適應(yīng)新時期發(fā)展需要做好文書檔案管理工作

文/甘肅省打柴溝糧油儲備庫有限公司 袁玉霞

在現(xiàn)代社會發(fā)展過程中，文書檔案管理作用已被很多單位領(lǐng)導(dǎo)所重視，已經(jīng)成為單位領(lǐng)導(dǎo)決策水平和決策效率的衡量依據(jù)。由此可見，文書工作人員的素質(zhì)高低與技術(shù)水平對文書檔案管理工作有著十分重大的影響，同時也是做好文書檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)，對于整個文書檔案發(fā)展有著不可忽視的作用。

一、文書檔案管理的重要性

隨著我國社會的不斷發(fā)展，現(xiàn)代文書檔案管理具備實際性、邏輯性與專業(yè)性等特點，因此在實際的管理工作當(dāng)中需要從專業(yè)、機密、政策等多方面來進行總結(jié)，進而使文書檔案管理工作能夠全面、持續(xù)地進行，使檔案管理工作中的各類資源能夠發(fā)揮出最大利用價值。尤其是在市場經(jīng)濟高度發(fā)達的今天，企業(yè)想要在市場長久立足，提升競爭力，那么做好文書檔案管理工作是重中之重。

二、文書檔案管理中存在的問題

（一）思想認(rèn)識不到位。目前有許多文書檔案管理人員并沒有認(rèn)識到文書檔案管理工作對于企業(yè)整體來說有著何種地位。很多管理人員的思想還停留在文書檔案管理只是收集資料并將其分類就行了。只是在被動的處理工作，對工作的熱情與積極性不高。一旦管理人員出現(xiàn)這樣的工作態(tài)度，極有可能在進行檔案分類時不規(guī)范、檔案資料缺失，真正需要用到相關(guān)檔案時，無檔案可查，更無法對文書檔案的資源進行更深層次的利用與開發(fā)。

（二）缺少科學(xué)化的管理制度。文書檔案所記錄內(nèi)容在不斷增多，其記錄范圍也在不斷擴大。以往的傳統(tǒng)檔案管理形式雖然也在不斷改善，但還存在著諸多的問題。首先以往傳統(tǒng)的檔案記錄需要通過工作人員手寫記錄，這樣不僅耗費了大量的人力與物力，同時工作量也大大增加，并且手寫記錄的方法，不能及時更新檔案記錄。其次以往的檔案管理工作并沒有按照規(guī)章制度來執(zhí)行，檔案記錄不夠規(guī)范，并且檔案資料不能很好地為其他工作服務(wù)。

（三）基礎(chǔ)普遍較差。現(xiàn)階段仍有很多的企業(yè)在文書檔案管理上處于封閉式的管理狀態(tài)，導(dǎo)致文書檔案管理工作對于管理體制與管理流程認(rèn)識較差。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作的主要內(nèi)容就是避免檔案丟失，在這樣的管理模式下，極大程度上降低了檔案的利用率，不能充分發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價值，其整理規(guī)范也不統(tǒng)一、不全面，使文書檔案管理工作存在基礎(chǔ)較差的現(xiàn)象。

三、適應(yīng)新時期做好文書檔案管理工作的對策建議

（一）加強人員培訓(xùn)。原本的檔案管理工作完成本就十分不規(guī)范，再加上工作人員的專業(yè)性較弱，使檔案不能有效地為企業(yè)所服務(wù)，想要讓文書檔案管理工作適應(yīng)新時期的發(fā)展，要讓管理人員充分了解文書檔案管理工作有著何種重要的影響，并對負(fù)責(zé)工作的工作人員進行更加系統(tǒng)化的培訓(xùn)，在培訓(xùn)過程中應(yīng)嚴(yán)格要求、提高標(biāo)準(zhǔn)、決不能馬虎了事，不把培訓(xùn)當(dāng)回事。在檔案管理工作中，工作人員應(yīng)具備較強的責(zé)任心，良好的職業(yè)道德，工作態(tài)度誠懇，能夠在工作中發(fā)現(xiàn)自身的不足從而改善，要具有不怕苦不怕累的工作精神。提升檔案管理工作人員的工作激情與熱情，不能讓其被動地進行工作。

（二）完善文書檔案管理制度。文書檔案管理制度更加完善，是保障做好文書檔案管理工作的主要途徑之一，目前很多企業(yè)對文書檔案管理部門不夠重視，其職責(zé)功能也進一步退化，對于這種現(xiàn)象，企業(yè)應(yīng)專門設(shè)立文書檔案管理機構(gòu)，并配置一系列的檔案管理設(shè)施，加強檔案管理工作人員的責(zé)任觀念。制定出一套完善的制度，使職工對檔案管理工作能更加重視。同時檔案部門在檔案的篩選、整理、收集與記錄等工作中對檔案管理制度進行細(xì)節(jié)優(yōu)化，來確保文書檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，適應(yīng)新時期社會發(fā)展的需求。

（三）加強檔案管理工作信息化水平。掌握現(xiàn)代信息化管理技術(shù)，是當(dāng)前文書檔案管理工作所必備的基礎(chǔ)條件。在檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代計算機技術(shù)，使文件的形成、運行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)能夠與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)化地完成文件的起草、修改、檢測、打印、登記、統(tǒng)計等工作，因此，文書檔案管理人員應(yīng)充分掌握計算機技術(shù)的運用。為了適應(yīng)新時期的發(fā)展，文書檔案管理信息化、數(shù)字化是必然結(jié)果。檔案管理工作人員需要結(jié)合實際的工作情況，邊學(xué)習(xí)邊操作，在不斷提升自身業(yè)務(wù)能力的同時也要加強計算機知識與信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自身成為綜合型檔案管理人才。

（四）為各自的工作中心服務(wù)。文書檔案管理工作的本質(zhì)就是為了單位的工作中心服務(wù)。因此在檔案管理工作中，管理人員應(yīng)了解身邊發(fā)生的一切，上到國家政策，下到各個部門工作中心。文書檔案管理人員應(yīng)時刻跟著工作中心走，對檔案信息進行及時地收集與篩選，使檔案信息能夠有效、準(zhǔn)確、全面地為各自工作中心服務(wù)。

四、結(jié)語

綜上所述，在文書檔案管理工作中需要結(jié)合現(xiàn)代科技技術(shù)與知識，使文書檔案管理能夠更加完全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，保證為企業(yè)和單位的中心工作提供良好的信息服務(wù)。提升檔案管理工作人員的信息技術(shù)能力是提高文書檔案工作效率的重要基礎(chǔ)，因此，為了讓文書檔案管理工作能更好地適應(yīng)新時期的發(fā)展，對工作人員的技能加強、制度完善已勢在必行。