探討醫(yī)院人事檔案實施信息化管理的優(yōu)勢

文/龍巖市婦幼保健院 廖慶珍

從醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀能夠看出，醫(yī)院人事檔案主要是記錄醫(yī)務人員經(jīng)歷和社會實踐的重要文件，能夠全面反映出醫(yī)務人員的工作表現(xiàn)、專業(yè)能力等，是一種重要的人事信息資源。因此醫(yī)院領導層需要正確認識人事檔案管理工作的重要性，并且能夠充分應用信息化技術提升檔案管理效果，充分發(fā)揮出人事檔案信息管理優(yōu)勢，優(yōu)化配置人力資源，改革和完善人事制度。

一、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）無法保障安全性。在管理期間為了防止檔案查詢?nèi)藛T隨意涂改和銷毀人事檔案，需要選擇專業(yè)人員與查詢?nèi)藛T一同查閱檔案。然而由于管理人員在監(jiān)督期間無法全面避免查詢?nèi)藛T隨意修改人事檔案內(nèi)容，若醫(yī)院人事檔案出現(xiàn)銷毀情況，并且沒有做好備份，將會嚴重影響人事檔案管理的安全性。

（二）檢索效率低。當前，我國大部分醫(yī)院中的人事檔案主要存儲在各個科室，因此在查詢和歸檔人事檔案時往往需要較大的工作量。醫(yī)院人事檔案管理人員在調(diào)取檔案時需要多次往返檔案管理庫和各科室部門。某些人事檔案資料有上百頁，因此為了保證人事檔案的完整性，需要在調(diào)取之后核對頁碼和內(nèi)容，會降低查詢效率。

（三）管理難度大。醫(yī)院人事檔案大多都是整卷歸檔處理，因此在查閱期間僅能夠查閱一部分內(nèi)容，但是由于人事調(diào)動或者其他原因需要調(diào)取所有檔案內(nèi)容，此時就會顯著增加工作量。當前人事檔案大多為紙質(zhì)版文件，因此在登記時只能夠利用手工方式完成，加大了醫(yī)院人事檔案管理難度，無法有效提升人事檔案的管理效率。

（四）歸檔難度大。醫(yī)院人事檔案常常會由于年度考核或者學歷變更等出現(xiàn)變動情況，并且會出現(xiàn)同時查詢檔案資料的情況，會在一定程度上影響歸檔正確性。如果醫(yī)院人事檔案無法有效歸檔，將會直接影響醫(yī)院人事檔案的管理效果，導致在實際管理期間出現(xiàn)較多問題。

二、人事檔案實施信息化管理的優(yōu)勢

（一）實施網(wǎng)絡化檔案管理機制。按照醫(yī)院人事檔案中的原始數(shù)據(jù)資料，充分應用信息維護系統(tǒng)，將醫(yī)院人事檔案信息輸入到計算機系統(tǒng)中，建立醫(yī)院人事檔案信息平臺，在此期間需要合理分類和處理檔案信息數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)化。醫(yī)院檔案管理部門建立數(shù)據(jù)庫能夠方便檔案調(diào)取、檢索和整理，全面提升計算機工作效率和精度，擴大信息存儲量，及時有效地為醫(yī)院決策層提供數(shù)據(jù)信息，全面做好人事檔案信息化管理。

（二）建立和完善電子文檔歸檔。醫(yī)院管理人員需要注重建立電子文檔歸檔制度，注重培訓人事檔案管理人員，確保其能夠充分了解檔案信息化管理的基礎知識和操作技能，能夠高效完成電子文檔歸檔工作。由于電子文檔涉及較多范圍，因此醫(yī)院檔案部門無法獨立完成電子文檔歸檔工作，需要與醫(yī)院管理科室、電子文檔科室等共同完成電子檔案歸檔工作，實現(xiàn)資源共享機制。與此同時，醫(yī)院各個部門需要全面發(fā)揮出自身優(yōu)勢，并且在電子文檔歸檔中建立整體機制，全面改善建檔歸檔期間的問題。

（三）建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)。醫(yī)院內(nèi)部管理機制會直接影響人力資源需求量。因此為了確保人事檔案管理和科學性，需要保障醫(yī)院人力資源適應醫(yī)院改革發(fā)展要求。醫(yī)院人事管理部門需要全面做好人力資源建設工作，并且分析人才檔案信息與人事檔案管理之間的關系。為了全面滿足現(xiàn)代化檔案管理工作需求，需要全面提升醫(yī)院人力資源管理和開發(fā)水平，完善信息化管理系統(tǒng)。使醫(yī)院內(nèi)部人員能夠?qū)嵤┬畔⒒瘷z索，確保醫(yī)院職稱晉升、干部聘用和人才培養(yǎng)的合理性和有效性。

三、人事檔案信息化管理措施

（一）招納專業(yè)計算機應用人才。醫(yī)院在檔案管理人員招聘期間需要添加計算機應用技術審核標準，確保檔案管理人員具備一定的計算機知識和技術，從根本上提升檔案管理人員的計算機水平。在此期間還可以招收計算機應用指導員，對現(xiàn)有檔案管理人員實施培訓。醫(yī)院可以合理劃分人事檔案管理人員，以老員工和新員工交互方式提升老員工計算機使用能力，提升新員工檔案管理方法。

（二）借助計算機技術整理檔案信息?，F(xiàn)階段，醫(yī)院各個方面都已經(jīng)滲透信息化技術，也出現(xiàn)了較多無紙化、網(wǎng)絡化服務。檔案管理部門需要注重信息化系統(tǒng)的硬件設施建設，投資建設信息化設備，研發(fā)人事檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案管理電子化和無紙化，縮短檔案調(diào)取時間，從根本上提升檔案管理效率。醫(yī)院需要選拔具備計算機專業(yè)技術知識的人員整理和存儲人事檔案信息。在完成檔案存儲之后需要實施保密處理，注重檔案信息的保密管理。比如人事信息保障體系或者人員查詢系統(tǒng)，全面加強人事檔案信息的保密等級，可以通過以下方式實現(xiàn)：第一，為檔案管理系統(tǒng)所處電腦設置密碼保護以及登錄權限，醫(yī)務人員需要利用工號和密碼進入管理系統(tǒng)。第二，注重計算機系統(tǒng)的安全防護，做好數(shù)據(jù)資料備份，安裝殺毒軟件，并且使用醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡，以免遭受到病毒和黑客攻擊，丟失相關資料信息。

四、結束語

綜上所述，醫(yī)院人事檔案實施信息化管理，不僅能夠充分調(diào)動醫(yī)院人事資源信息，還能夠有效提升檔案管理人員的工作效率，加強人事檔案信息的保密度和規(guī)范性，從根本上處理人事檔案管理問題，實現(xiàn)真正意義上的合理化管理，促進醫(yī)院長久穩(wěn)定發(fā)展。