基于檔案信息管理系統(tǒng)的醫(yī)院科研檔案收集歸檔流程構(gòu)建

文/金華市中心醫(yī)院 徐穎

醫(yī)院科研檔案是指醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員在從事與醫(yī)學相關(guān)科學研究活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等載體形式的科研文件材料。近年來，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)及無紙化辦公系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，科研文件材料的形式發(fā)生了較大變化，檔案的儲存形式也隨之發(fā)生了改變，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)存檔的方式已無法滿足科研人員及檔案管理人員的需求，為此，許多單位都引進了檔案管理信息系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、檔案管理過程網(wǎng)絡(luò)化。本文利用信息管理系統(tǒng)建立了一套醫(yī)院科研檔案收集歸檔流程，為檔案全過程信息化管理奠定了良好基礎(chǔ)。

一、醫(yī)院科研檔案內(nèi)容及收集期限

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)學科學研究的載體，因此，科研檔案的收集與歸檔要與科學研究活動同步進行，根據(jù)醫(yī)院科研活動內(nèi)容，醫(yī)院科研檔案主要分為以下五類：

（一）科研綜合檔案。包括上級科技機構(gòu)及醫(yī)院正式發(fā)布的科研項目立項、科技成果獎勵、實驗室及重點學科成立、科研管理制度等紅頭文件及其他在科研管理活動中形成的問卷材料，以年度為單位進行收集歸檔。

（二）科研項目檔案。按照科研項目文件的形成規(guī)律，科研項目檔案包括項目申報書、立項查新報告、倫理審查報告、項目批文、項目合同書（任務(wù)書）、項目中期檢查材料、項目驗收結(jié)題材料、成果獎勵申報材料、推廣應(yīng)用材料等。一個科研項目完成后，即將所形成的科技文件材料進行收集歸檔。

（三）科研成果檔案。包括科研論文檔案，著作檔案和專利檔案，一般按照年度將本單位專業(yè)技術(shù)人員在各級各類刊物上發(fā)表的論文、撰寫的著作和授權(quán)專利進行收集歸檔。

（四）學科及平臺建設(shè)檔案。包括重點學科、實驗室平臺建設(shè)申報材料、建設(shè)期滿考核材料及建設(shè)期間形成的科技文件材料等，一個建設(shè)周期完成后對所形成的材料進行收集歸檔。

（五）學術(shù)交流檔案。包括聘請院外專家來院講學和本單位專業(yè)技術(shù)人員外出參加國內(nèi)外學術(shù)活動的記錄文件，按照年度進行收集歸檔。

二、科研檔案收集歸檔流程

醫(yī)院科研檔案已逐步形成“電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔”的格局，因此，借鑒電子檔案“前段控制”和“全程管理”的理念，醫(yī)院科研檔案收集歸檔工作流程（圖1）起始于文件形成階段，經(jīng)價值鑒定、數(shù)據(jù)采集、分類、格式轉(zhuǎn)化后實施預歸檔，預歸檔環(huán)節(jié)由科研管理人員作為責任人，預歸檔完成后科研管理人員將檔案移交至醫(yī)院專職檔案管理人員，通過檔案信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)最終收集歸檔。

（一）科研文件價值鑒定。根據(jù)《科學技術(shù)檔案工作條例》《科學技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T2-1992）等規(guī)定制定醫(yī)院科研檔案文件歸檔范圍，科研文件資料形成后根據(jù)歸檔范圍判定文件是否應(yīng)歸檔保存。對于有歸檔保存價值的文件，科研管理人員按照要求做好文件登記和保存工作，如科研項目一題一檔，成果檔案按科室分類保存、學術(shù)交流檔案按月保存。對于無歸檔價值的文件，僅按照文件處理的有關(guān)要求管理即可。

（二）科研文件預歸檔。預歸檔是指檔案文件在正式進入檔案信息管理系統(tǒng)前進行的歸檔操作?？蒲泄芾砣藛T在文件資料達到歸檔期限時，對文件進行分類、格式轉(zhuǎn)化、預歸檔，以保證問卷的真實可靠和完整可用。1.分類。價值鑒定階段科研管理人員已對文件資料進行了判定，并分類保存，因此預歸檔階段的分類操作在此基礎(chǔ)上進行二次確認即可。與價值鑒定階段不同的是，分類過程中要特別注重文件的真實性和完整性審查，科研管理人員要根據(jù)不同類別檔案的特點做好審查、整理工作，如科研項目檔案需按照課題準備、研究實驗、總結(jié)鑒定驗收、成果獎勵申報和推廣應(yīng)用五個工作階段整理組卷，成果檔案可通過外網(wǎng)文獻、專利數(shù)據(jù)庫進行復核并按學科進行分類整理，確保無文件資料遺漏。2.文件格式轉(zhuǎn)化。為滿足后續(xù)信息化管理的需要，要將所有需要歸檔資料按照電子檔案保存要求進行格式轉(zhuǎn)化，即將所有的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件，為保證文件真實可靠，一般將文件轉(zhuǎn)化為pdf格式，并設(shè)置保護限制。部分原本即電子化的文件資料，需注意格式的統(tǒng)一性。3.預歸檔。預歸檔是指科研管理人員利用檔案信息管理系統(tǒng)對已經(jīng)辦結(jié)的應(yīng)歸檔文件進行規(guī)范性檢驗，檢驗無誤后，將文件移交給醫(yī)院專職檔案管理人員，其中電子文件通過檔案信息管理系統(tǒng)移交，紙質(zhì)文件仍通過人工移交，要注意電子文件與紙質(zhì)文件的一致性，電子文件移交時根據(jù)信息系統(tǒng)預設(shè)的檔案分類選擇相應(yīng)的類別，移交申請?zhí)峤缓?，文件材料即進入了“準歸檔”狀態(tài)。規(guī)范性檢驗主要是檢查文件的內(nèi)容、格式是否符合電子存儲和信息化管理的規(guī)范，檢查存在問題的文件，科研管理人員需對其進行完善和補充，無誤后“固化”文件的修改和刪除操作。

（三）檔案信息管理系統(tǒng)收集整理歸檔?？蒲泄芾砣藛T通過檔案信息管理系統(tǒng)提交檔案移交申請后，醫(yī)院專職檔案管理將進行文件接收，并經(jīng)過分類、編號、補充著錄等步驟后，才最終實現(xiàn)文件歸檔，實現(xiàn)文件到檔案的轉(zhuǎn)化。1.分類與編號。醫(yī)院檔案管理人員接收檔案文件后，通過檔案信息管理系統(tǒng)對檔案進行分類?？蒲袡n案一般存入科研檔案案卷，該案卷包含了科研項目檔案、科研成果檔案、學科建設(shè)檔案、教學檔案、繼續(xù)教育檔案五類，檔案管理人員對電子文件和紙質(zhì)文件均核查無誤后，賦予分類號，再將經(jīng)過分類的文件按照預定的排列順序賦予檔號，并在對應(yīng)的紙質(zhì)文件上蓋上歸檔章。分類與編號過程中，管理人員需同時進行檔案的真實性、完整性、可靠性和可用性檢查，如存在問題需退回科研管理人員修改補充。2.補充著錄。補充著錄是指將屬于檔案管理范疇的元數(shù)據(jù)補充完整，并檢查科研管理人員提交的數(shù)據(jù)是否符合檔案管理的有關(guān)要求，如主題詞、責任者等是否有缺失，題名是否完整反映檔案的主要內(nèi)容等。3.歸檔保存。歸檔保存是檔案管理系統(tǒng)中文件整理和檔案歸檔的最后一個環(huán)節(jié)。在此環(huán)節(jié)中，檔案的內(nèi)容和數(shù)據(jù)均已整理完成，電子檔案已按檔案管理的有關(guān)要求在檔案管理信息系統(tǒng)中進行組織和存儲，紙質(zhì)檔案按照《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）封裝完畢。歸檔保存操作完成后，檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等原則上不能再進行修改，檔案管理人員將在系統(tǒng)中設(shè)置檔案使用權(quán)限，方便后續(xù)檔案的查詢利用。

醫(yī)院科研檔案作為醫(yī)學科學研究的載體，對科研工作的先進性、科學性及實用價值的鑒定有著重要的作用，同時也為醫(yī)院科技決策、發(fā)展規(guī)劃的制定和醫(yī)院人才考核、職稱晉升提供信息依據(jù)，具有參考和憑證的功能，利用信息化工具對科研檔案進行收集、整理、保存有利于保證檔案信息的真實、準確、全面，提高工作效率，也有助于后續(xù)對檔案的管理和利用。