談新形勢下檔案信息化工作的幾點感想

文/阿拉善職業(yè)技術(shù)學(xué)院 李海霞

檔案信息化管理的重要性不言而喻，因此在高職院校要順應(yīng)時代的發(fā)展，在高校的檔案管理工作中推行信息化管理，找到相應(yīng)的對策，提升檔案信息化管理的水平。作為一名高職院校的檔案管理人員，我在實際的工作中總結(jié)出以下幾個方面的內(nèi)容，希望能夠與大家一起探討檔案信息化管理的相關(guān)對策。

一、更新檔案管理觀念促進檔案信息化建設(shè)

首先，單位的領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理的工作進行重視。隨著信息化時代的到來，檔案管理的質(zhì)量也因為信息化技術(shù)而得到了提升，同時，信息化時代也對檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)。因此，單位的管理者要高度重視這樣的挑戰(zhàn)，采取積極的措施去應(yīng)對挑戰(zhàn)，尤其是對檔案管理的安全性問題上一定要引起足夠的重視。要對檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和思想素質(zhì)都進行重視，通過培訓(xùn)全面提升他們的素質(zhì)，只有這樣才能從源頭上保障檔案管理工作的高效性和安全性。

二、加快檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在高職院校的檔案管理工作中，要實現(xiàn)信息化，第一步就必須要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。因此，高職院校必須要加強檔案硬件設(shè)備建設(shè)，重視檔案管理的安全性。例如：檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、檔案數(shù)字化設(shè)備等。因為檔案要實現(xiàn)信息傳輸，實現(xiàn)交換和資源共享，就必須有先進的基礎(chǔ)設(shè)施。先進的檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是檔案信息化工作的基礎(chǔ)，它對發(fā)揮檔案信息化的整體效益具有積極作用。

信息化的檔案管理工作不僅需要人工的管理也需要先進設(shè)備的支持。所以，檔案硬件設(shè)備建設(shè)非常重要。檔案管理工作中計算機網(wǎng)絡(luò)的作用非常大，它是形成電子檔案的基礎(chǔ)。電子檔案的管理具有十分便捷的優(yōu)勢，但還是存在相應(yīng)的隱患。檔案管理的安全性就是其中的一個問題。因此，在新形勢下，必須設(shè)置檔案安全管理系統(tǒng)對紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理都應(yīng)該進行加強。首先要加大資金投入，在資金上確保檔案管理工作的正常開展。在投入設(shè)備之后，還要對設(shè)備進行定期的維護和保養(yǎng)，這樣才能全面地加強檔案管理硬件設(shè)備的建設(shè)，為檔案管理工作的提升起到積極作用。

三、加強檔案信息資源建設(shè)

加強高職院校的檔案信息資源建設(shè)具有積極的意義。它是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，同時也是這項工作的核心，而且它還是一項長期的工作。此外，它也是衡量一所學(xué)校檔案信息化管理水平的一個重要標(biāo)志。在高職院校的檔案信息資源建設(shè)中，包括以下的內(nèi)容：一方面是館藏檔案的數(shù)字化，另一方面是電子文件的采集和接收。因此，要重視以上的工作內(nèi)容，才能不斷地提升檔案信息化管理的質(zhì)量。

四、建立信息化檔案管理制度，提升檔案管理的效率

教學(xué)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化必須形成一種規(guī)范的管理制度。一是規(guī)范教學(xué)檔案的分類范圍標(biāo)準(zhǔn)；二是對信息數(shù)據(jù)采集填報人員的身份、權(quán)限等方面進行規(guī)定。從而使檔案中教學(xué)信息資料的來源得到保證，也對其真實性、準(zhǔn)確性進行把控。同時，要達到教學(xué)數(shù)據(jù)在采集和報送中的規(guī)范化操作，就必須注意以下幾個方面。第一是數(shù)據(jù)填報的程序；第二是確定教學(xué)數(shù)據(jù)來源的相關(guān)責(zé)任部門或者個人；第三是填報數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)。

此外，高職院校還要重視教學(xué)數(shù)據(jù)采集的培訓(xùn)，形成培訓(xùn)制度。根據(jù)數(shù)據(jù)平臺要求對數(shù)據(jù)采集員制訂工作流程，對他們的工作進行考核，形成考核制度，這樣就形成了固定的工作模式，對檔案管理工作具有積極意義。

五、高職院校要對檔案管理軟件進行重視

實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的教學(xué)歸檔工作對于高職院校的信息化檔案建設(shè)來說，既是重點也是難點。在我國的高職院校中，有大部分院校是原來的中專學(xué)校進行組合之后升級而成的。因此，在學(xué)校的教學(xué)行政管理過程中，存在著各系分散分級管理的情況，對于檔案管理的意識淡薄，因此檔案管理的質(zhì)量就不夠理想。

對于高職院校來說高效歸檔是一個難題。因此，在新的環(huán)境下，信息技術(shù)為教學(xué)檔案的歸檔帶來了新的希望。它將信息量非常大、信息內(nèi)容復(fù)雜的教學(xué)檔案進行歸檔。不僅節(jié)約了檔案管理人員的工作時間也提升了他們的工作質(zhì)量。

教學(xué)軟件和數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用將龐大的信息進行分類，它還可以使電子數(shù)據(jù)、材料達到標(biāo)準(zhǔn)化程度，為信息化檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化提供了堅實的基礎(chǔ)。高職院校要對信息化檔案建設(shè)的水平進行提升，就必須重視管理軟件的使用，這對文檔一體化管理起到了促進作用。將檔案管理工作層次從文檔管理的層面提升到檔案管理層面。

因此，高職院校要轉(zhuǎn)變思想，對紙質(zhì)檔案管理模式的弊端進行規(guī)避，將檔案信息化的建設(shè)進行重視，對管理軟件進行重視，為后期工作提供便利。比如，在當(dāng)今的高職院校中，當(dāng)學(xué)校和教師能感受到網(wǎng)絡(luò)排課的優(yōu)點，他們就不再樂意進行手工排課。這就是信息化檔案建設(shè)的優(yōu)勢所在。因此，高職院校要重視相關(guān)軟件的運用，注重檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化平臺的搭建，只有這樣才能將每一項檔案管理工作都形成標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫。

六、高職院校要實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的集成化管理

集成化管理必須調(diào)動各相關(guān)部門來參與一項工作。在這樣的管理過程中，各單位各部門都有一個明確的指導(dǎo)思想、目標(biāo)和方向，從而實現(xiàn)資源的高效整合。在高職院校信息化建設(shè)中，要加強這項工作的集成化管理，形成各個教學(xué)部門之間的合力，它們之間能夠形成相互協(xié)調(diào)的工作模式和工作關(guān)系。從而提升檔案信息化建設(shè)的效率，因此，集成化管理是高職院校檔案信息化管理的必要措施，也是必經(jīng)之路。

要做集成管理，高職院校購買教學(xué)管理集成系統(tǒng)就是一個可行的措施。但是，市面上的集成系統(tǒng)運用不是簡單的拿來就可以用。它們大都與高職院校的實際教學(xué)管理系統(tǒng)之間存在不兼容的問題。這就為高職院校的集成化管理帶來了難題。但是，只要高職院校對自身的教學(xué)需求進行調(diào)整，在集成系統(tǒng)的運用中進行不斷的磨合，就可以將信息化管理和集成化管理二者的優(yōu)勢進行有機結(jié)合。

七、高職院校還要注重提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在檔案管理工作中，必須要對檔案管理人員進行嚴(yán)格的把關(guān)，挑選綜合素質(zhì)非常高的人員參與到工作中。首先，科技突飛猛進，在這樣的新形勢下，自動化已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的趨勢，所以對工作人員的要求就必須得到提升。因此，在招聘工作人員的時候，就應(yīng)該對應(yīng)聘者的專業(yè)進行限定，主要招聘檔案專業(yè)畢業(yè)的高校學(xué)生。

另外，在工作人員正式上崗前，崗前的培訓(xùn)也必須進行，同時要加強崗前培訓(xùn)的評估，淘汰那些不合格的人員。同時選擇對于檔案管理工作知識比較熟悉、思想素質(zhì)合格的人員。其次，要在工作中對檔案管理工作人員進行職業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)。由于檔案記錄著單位的發(fā)展經(jīng)歷和重大事件，它的意義不言而喻，所以必須要保證它的保密性。所以，如果不對工作人員的道德素養(yǎng)進行重視，檔案泄露的現(xiàn)象就會發(fā)生，不利于檔案管理的發(fā)展。因此，要加強工作人員責(zé)任感，進而提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，只有這樣才能推進檔案管理工作。

八、結(jié)束語

高職院校的檔案信息化建設(shè)不僅是復(fù)雜的，也是一個長期的過程。高職院校要對其引起高度重視，而且還要在人力、物力（技術(shù)）和資金上加大投入，為檔案的信息化管理提供重要的資金保障和決策制定，將高職院校的信息化檔案建設(shè)工作引向更加高的層次。此外，在信息化檔案建設(shè)建成的基礎(chǔ)上，高職院?？梢赃\用信息化檔案對各個院部進行工作質(zhì)量考核。檔案信息化管理工作對于高職院校的信息發(fā)布、傳遞和共享帶來便捷，將促進這項工作形成新的局面。同時，高職院校的檔案管理工作必須得到管理人員的重視，要在檔案的管理中更新管理觀念，提升自身的技能，促進檔案管理質(zhì)量的提升。