公安檔案信息化應(yīng)用過程中的問題與對策
——以濮陽市公安局為例

信息化技術(shù)將公安檔案管理帶入了一個(gè)全新的時(shí)代，顛覆了傳統(tǒng)檔案管理模式。公安檔案管理信息化建設(shè)是適應(yīng)現(xiàn)代化警務(wù)模式的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、長期性工作，探究公安檔案管理信息化應(yīng)用過程中的問題并提出相應(yīng)的對策有助于公安檔案更好地為公安工作服務(wù)。

一、濮陽市公安檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

公安檔案信息化是提升公安工作質(zhì)態(tài)的助力器，繁榮公安文化的富礦沃土。濮陽市公安局對公安檔案信息建設(shè)高度重視，借鑒國內(nèi)檔案信息化管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，成立了檔案管理信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，制定了“兩年三步”的建設(shè)規(guī)劃和具體的實(shí)施方案，明確警令部牽頭，后勤、通信等部門配合，在人力、財(cái)力、物力等方面加大投入，截至2016年底，全市公安檔案信息系統(tǒng)建設(shè)任務(wù)全面完成，市、縣、鄉(xiāng)檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了三級聯(lián)網(wǎng)，走在了河南省前列。

（一）加大投入，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)。硬件方面，濮陽市公安局堅(jiān)持加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施投入，主動(dòng)征求上級主管單位的意見建議，對照規(guī)范檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，大力推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)范化建設(shè)。市局檔案室在原有一庫房的基礎(chǔ)上，新建200余平方米的第二庫房，新裝標(biāo)準(zhǔn)檔案密集架265立方米，按照檔案管理規(guī)范化認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，配備各種管理設(shè)施。各縣局、各單位按照檔案保管“十防”要求，配備了防火、防潮、防消磁等設(shè)施，改善了檔案安全管理?xiàng)l件，確保了檔案安全。清豐縣、范縣公安局采用現(xiàn)代管理手段，為檔案庫房配備了智能化檔案密集架，管理水平進(jìn)一步提高。軟件方面，堅(jiān)持實(shí)用與設(shè)想、現(xiàn)在與未來綜合思維，組織技術(shù)力量與全省檔案信息化管理軟件開發(fā)商反復(fù)溝通，對系統(tǒng)軟件進(jìn)行了調(diào)整升級，為公安檔案信息、數(shù)據(jù)納入全省公安大數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)預(yù)留接口，為檔案信息管理系統(tǒng)深度運(yùn)用奠定了基礎(chǔ)。

（二）健全制度，切實(shí)加強(qiáng)檔案工作正規(guī)化管理。一是建立健全檔案收集、保管、保密、查借閱、鑒定、檔案人員崗位責(zé)任等各項(xiàng)制度，做到制度上墻，強(qiáng)化監(jiān)督檢查。二是調(diào)整充實(shí)檔案管理人員隊(duì)伍。全市按照年輕化、知識化、專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)，明確了市局、縣局專職檔案員20名，局直其它單位內(nèi)勤19名為兼職檔案員,檔案員大專以上文化程度占89%。三是加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)和能力培養(yǎng)。舉辦全市公安機(jī)關(guān)檔案管理業(yè)務(wù)知識和信息化管理培訓(xùn)班，對各縣局、分局、局直各單位檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案員進(jìn)行集中培訓(xùn)，進(jìn)一步更新信息化、現(xiàn)代化、科學(xué)化管理檔案理念，為全市公安檔案管理工作實(shí)現(xiàn)新跨越奠定了良好基礎(chǔ)。

（三）深化應(yīng)用，切實(shí)發(fā)揮檔案工作職能。目前，濮陽市公安局檔案室?guī)齑鎸I(yè)檔案82761卷，文書檔案20916卷，其中今年新增文書檔案1212卷，專業(yè)檔案7032卷，為公安檔案的開發(fā)利用和信息化管理奠定了基礎(chǔ)。各級檔案管理人員緊緊圍繞公安工作實(shí)際，加強(qiáng)對公安檔案信息的篩選、匯總、分析、提煉，為領(lǐng)導(dǎo)決策、打擊犯罪等公安業(yè)務(wù)工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。匯總年度公安工作中大事要事，編寫公安大事記，報(bào)市政府史志辦，協(xié)助匯編全市史記材料公安篇。積極配合公安實(shí)戰(zhàn)單位開展業(yè)務(wù)工作，今年以來為業(yè)務(wù)單位查詢700余次，為打擊違法犯罪，維護(hù)社會治安提供了大量憑證和執(zhí)法依據(jù)。

二、公安檔案管理信息化應(yīng)用過程中問題

雖然濮陽市縣兩級公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理進(jìn)一步規(guī)范，檔案信息化建設(shè)任務(wù)已完成，但是由于部分單位對檔案工作重視不夠，受警力緊張等客觀因素制約，各縣局、城區(qū)各分局之間工作發(fā)展不平衡，檔案管理工作中還存在一些突出的問題亟待解決。

（一）檔案庫房管理欠規(guī)范化?？h局公安機(jī)關(guān)雖然庫房基礎(chǔ)建設(shè)較好，但內(nèi)部管理不夠規(guī)范，如南樂縣、臺前縣公安局、衛(wèi)都分局、治安支隊(duì)等單位檔案庫房都不同程度存在辦公用品擺放凌亂、堆放雜物，衛(wèi)生條件不達(dá)標(biāo)等問題。個(gè)別單位除濕、防火設(shè)備配備不到位，不能滿足檔案保管安全要求。

（二）檔案管理業(yè)務(wù)工作水平不高。部分單位檔案管理人員不熟悉、不掌握檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)，檔案整理歸檔過程中在分類、整理、編號、裝訂、卷宗封面填寫等環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤，部分單位未對歸檔文件進(jìn)行篩選和分類，所有文件混雜一起。

（三）檔案立卷歸檔意識不強(qiáng)。城區(qū)公安分局此類問題突出。部分單位主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，檔案沒有應(yīng)收盡收，致使分局組建以來工作中形成的業(yè)務(wù)檔案卷宗散落在各業(yè)務(wù)大隊(duì)內(nèi)勤或民警個(gè)人手中，及時(shí)立卷歸檔比例不高，沒有落實(shí)檔案管理工作要求，存在檔案管理安全隱患。分局由于辦公室人員少，缺少懂業(yè)務(wù)、有能力的人員從事檔案管理工作，致使檔案連續(xù)三年未收繳，檔案管理工作停滯，急需充實(shí)人員，使檔案管理工作恢復(fù)正常。

（四）檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。從檢查情況看，多數(shù)單位普遍缺少專職檔案員，大部分為辦公室人員或內(nèi)勤兼職，對檔案工作業(yè)務(wù)知識缺乏系統(tǒng)地學(xué)習(xí)研究。新配檔案員對基礎(chǔ)業(yè)務(wù)不熟悉，在檔案收集整理過程中文件材料收集不齊全、歸檔不及時(shí)，整理不規(guī)范現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。部分單位對檔案工作重視不夠，組織參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會少，現(xiàn)代化管理知識更新慢，存在對配備的先進(jìn)設(shè)備、信息化管理系統(tǒng)不會用、不敢用等問題，服務(wù)公安業(yè)務(wù)工作的能力水平欠缺。

三、公安檔案管理信息化

（一）進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。檔案管理是對歷史負(fù)責(zé)、服務(wù)公安業(yè)務(wù)工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。實(shí)施檔案工作“分級管理”，有章可循，有法可依。各級公安機(jī)關(guān)要進(jìn)一步深刻認(rèn)識新形勢下加強(qiáng)和改進(jìn)檔案工作的重要性、必要性，切實(shí)提高對檔案管理工作的重視程度，把檔案管理與其它公安業(yè)務(wù)工作同部署、同安排、同落實(shí)，發(fā)揮好公安檔案服務(wù)公安中心工作和現(xiàn)實(shí)斗爭的職能和作用。要按照“誰管理、誰負(fù)責(zé)、誰實(shí)施、誰擔(dān)責(zé)”的原則和要求，建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組織，健全并落實(shí)檔案管理工作制度，強(qiáng)化主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)和具體責(zé)任人的工作責(zé)任，動(dòng)員全體民警積極參與，構(gòu)建“大檔案”工作格局，為公安檔案工作可持續(xù)發(fā)展提供有力組織保障。

（二）進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全管理和業(yè)務(wù)工作。要在檔案管理工作中凸顯安全這一主題，注重和加強(qiáng)硬件投入和基礎(chǔ)建設(shè)。各縣公安局、市局各公安分局和局直有關(guān)單位要深入開展自查整改和鞏固提高，在檔案庫房建設(shè)上舍得花錢，確保各項(xiàng)安全管理實(shí)施上應(yīng)有盡有，提升檔案庫房建設(shè)管理水平。要克服辦公用房緊張等實(shí)際困難，創(chuàng)造條件，建安全規(guī)范的檔案庫房。要強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理意識，重點(diǎn)在檔案的收集、整理、移交、借閱、歸檔等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)抓好制度落實(shí)。城區(qū)各公安分局要緊密結(jié)合自身實(shí)際，以業(yè)務(wù)檔案歸檔為重點(diǎn)，組織開展業(yè)務(wù)檔案集中收集歸檔活動(dòng)，補(bǔ)齊短板，把未立卷歸檔的檔案全部歸檔，徹底消除業(yè)務(wù)檔案卷宗可能丟失的安全隱患。

（三）進(jìn)一步加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)和檔案管理業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)。搞好檔案工作，隊(duì)伍是關(guān)鍵。要高度重視檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，配齊配強(qiáng)檔案工作人員，年齡偏大、知識結(jié)構(gòu)不合理的人員要調(diào)整，兼職過重的要減負(fù)。要組織開展多種形式的檔案管理知識學(xué)習(xí)，注重和加強(qiáng)信息化管理技術(shù)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員管檔、用檔意識，提高檔案人的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力。要組織編研開發(fā)檔案資源，把“死檔”變成“活檔”，提升檔案管理服務(wù)公安業(yè)務(wù)工作的能力和水平，推動(dòng)全市公安檔案管理工作再上新臺階。