高校檔案編研與檔案利用服務途徑研究

摘 要：本文主要以高校檔案編研與檔案利用服務為重點闡述，結合當下做好檔案編研，加強檔案宣傳工作和提升高校檔案利用服務工作的途徑為主要依據(jù)，從提高檔案資源利用率、高校檔案信息化創(chuàng)設、提高檔案員的接待水平這幾方面進行深入探索與研究，旨意為相關研究提供參考資料。

關鍵詞：檔案編研；檔案利用服務；高校

隨著社會進步，信息技術不斷發(fā)展，為高校檔案編研創(chuàng)造了優(yōu)越條件，也為與檔案利用服務創(chuàng)造了新方向。在新時代要求下，高校教育事業(yè)在不斷完善和進步，需要高校檔案編研工作者研發(fā)更多的檔案信息資料，檔案利用是高校對外進行的服務方式，對外服務的好壞直接影響到高校的形象，減弱高校檔案資源利用率，本文是對檔案編研和檔案利用服務情況進行研究，具體如下：

1 做好檔案編研，加強檔案宣傳工作

檔案宣傳工作主要是向社會人士講述檔案與檔案工作的重要作用，大力宣傳檔案與檔案法律法規(guī)的相關信息，需要大家積極踴躍加入到檔案工作中，做好檔案的保護和利用服務工作。宣傳工作是高校檔案發(fā)展的必不可少的一部分，主要目的是讓學校領導、教師、學生對檔案有所了解，并大力支持檔案管理工作，能促進檔案事業(yè)有效發(fā)展。目前檔案宣傳工作是所有檔案工作中最重要也最薄弱的步驟，檔案工作者缺少檔案宣傳意識，對檔案宣傳工作宣傳不到位，宣傳形式單一，宣傳內容沒有吸引力。導致大家對檔案工作的具體內容完全不了解，最終使得檔案利用率不高、利用范圍小，阻礙了檔案事業(yè)發(fā)展。高校要加強對檔案工作者管理，提高檔案工作者的檔案宣傳意識，采取具有吸引力的方式方法宣傳檔案，使得檔案意識逐漸在大家心中扎根，增強檔案利用率，最大限度發(fā)揮檔案的作用。在高校檔案事業(yè)工作中，要有效的將檔案宣傳和檔案編研兩者融合在一起，合理做好檔案編研工作會有效促進高校檔案宣傳工作，高校檔案編研工作主要以收藏檔案為研究目標，為學校社會利用檔案提供檔案資料為根本，結合檔案室的資料對檔案進行具有主題性的探究和整合。利用檔案室內保留的文獻編寫文章，運用網(wǎng)絡技術制作檔案多媒體產(chǎn)品，檔案編研工作是一項為學校社會服務的工作，也就是把檔案原件經(jīng)過更改整理，變成出版物。閱讀者可以在不需要進入檔案室的情況下在有關書刊、報紙上看到檔案內容，通過對檔案資料的編輯、利用編研成作品，在要利用的時候可以充分了解檔案的作用，知道檔案的價值，為檔案宣傳奠定了基礎。所以做好檔案編研工作能有效促進高校檔案發(fā)展。

2 提升高校檔案利用服務工作的途徑

2.1 提高檔案資源利用率

為盡快提高我國高校檔案資源利用率，高校應積極主動加大對已經(jīng)生效并正在執(zhí)行的文件利用率，為適應社會發(fā)展，對已經(jīng)擁有的檔案管理進行改革和創(chuàng)新。在檔案管理中，做好對已經(jīng)生效并只能在執(zhí)行的文件的管理，能有效促進檔案資源的合理化力利用，為政治公務消息的公布和對公共服務的展開創(chuàng)建一個有用場所。高校檔案室需要創(chuàng)建文件閱覽基地，保證對檔案的利用者可以積極主動的來到閱覽基地，對已經(jīng)生效并正在執(zhí)行的文件進行查閱觀看，可以立即獲取需要的檔案資料和信息。高校檔案管理部門應為利用者開設咨詢平臺和復印功能平臺，為高校學生提高全面便捷的服務，通過復印檔案室檔案資料目錄以及網(wǎng)絡宣傳推行對已經(jīng)生效并正在執(zhí)行的文件的應用方

式[1]。高校檔案管理部門應通過網(wǎng)絡和校園板報把檔案室閱覽基地的開放時間、運用檔案資料流程等相關信息公布給檔案利用者，盡最大限度的滿足高校教師和學生對檔案的利用需求，盡可能的將檔案利用服務的價值和魅力展現(xiàn)出來。

2.2 高校檔案信息化創(chuàng)設

近些年來，我國社會發(fā)展迅速，信息技術水平不斷提高，對高校檔案工作提出了更高的要求，對高校檔案工作來說既是挑戰(zhàn)，又是機遇。在高校檔案管理工作中，要創(chuàng)建信息化創(chuàng)設作為保障，信息化創(chuàng)設包含管理創(chuàng)設、規(guī)范性創(chuàng)設、網(wǎng)絡化創(chuàng)設和智能化創(chuàng)設四個重要內榮。高校為加強學校檔案管理，檔案管理部門應不斷更新管理制度和管理內容，依據(jù)國家頒發(fā)的相關法律法規(guī)政策對網(wǎng)絡檔案文件整合做好防御措施和服務利用。檔案管理部門妥善保管好電子檔案信息和資料，根據(jù)高校目前發(fā)展的實際情況，制定符合的管理措施，最大限度發(fā)揮保障系統(tǒng)的優(yōu)勢加強保護，促進高校檔案管理工作的順利進行。高校要為智能化檔案資料的創(chuàng)設工作投放更多的時間和精力，要保證電子檔案信息的獲取和傳播過程合理化，要依據(jù)高校發(fā)展情況，對已經(jīng)生效并正在執(zhí)行的文件進行完善，改善檔案管理現(xiàn)狀。檔案管理者要對特別檔案資料進行更嚴格保管，為高校管理檔案創(chuàng)設平臺[2]。在高校管理部門和有關平臺的相互配合下，逐步提高檔案管理利用服務的發(fā)展，為檔案資源共享奠定基礎。高校領導注重對檔案管理者的培養(yǎng)，即檔案管理部門要做好對上級分配和下達任務的傳達，信息化意識程度決定高校檔案利用服務水平。為使高效檔案利用服務工作順利進行，高校管理者應選擇出組織能力強、信息技術水平高、有責任感的人擔當檔案領導階層人員，使信息化創(chuàng)設更好的實行。

2.3 提高檔案員的接待水平

高校檔案利用服務工作者自身需具有系統(tǒng)完善的檔案管理知識，還需要一定的親和力和感染力，利用自身知識結構基礎和接待水平不斷的提高高校檔案管理的對外服務水平和高大偉岸形象。高校檔案部門要定期對高校檔案工作者進行全面系統(tǒng)知識培訓，對其檔案管理者進行心理學和服務管理等培訓，檔案服務工作者在接待檔案利用者的時候要充分了解和觀察到其內心變化和心理特征[3]。在接待過程中努力做到以檔案利用者為主體，對待檔案利用者的詢問要保持一顆耐心，無論何時何地要站在利用者的角度去考慮問題，最大限度的做好服務。例如：當有檔案利用者進入到檔案室查找資料時，檔案服務工作者應放下手中正在進行的工作，用積極樂觀態(tài)度去迎接利用者，耐心負責有禮貌的詢問利用者需求。要有能及時觀察出利用者在查閱資料時存在的問題，主動上前幫助查找，當利用者完成檔案查找離開時，服務工作者要有禮貌微笑說一聲：“請慢走，歡迎下次光臨”。并及時翻看意見箱的信封內容，對利用者提出的合理問題進行及時更改。高校檔案工作者要一直保持有積極樂觀的態(tài)度迎接檔案利用者，用禮貌的語言對利用者進行詢問和溝通。當服務工作者在遇到刁難的利用者時，不能與期爭吵，要做到用自身的真誠、微笑、禮貌用語去感染利用者，使檔案利用者可以發(fā)現(xiàn)是自身問題。很多檔案利用者對檔案利用時需準備的材料不了解，在檔案查詢時往往會出現(xiàn)證件不全現(xiàn)象，檔案服務者要隨機應變，在不觸犯規(guī)章制度的基礎上，為利用者提供服務服務。

3 結束語

綜上所述，高校檔案編研能有效促進檔案利用率，在對全面、完善、系統(tǒng)的檔案資料的研究后，更充分掌握高校歷史和辦學理念，傳揚高校精神[4]。檔案編研為檔案宣傳工作奠定了基礎，所以，需要檔案管理工作者不斷創(chuàng)新和發(fā)展，完善檔案開發(fā)資料，全面提高檔案編研水平和編研能力。檔案員要加強與檔案利用者之間的心靈交流與溝通，及時掌握利用者對檔案服務和檔案利用滿意效果，對檔案利用者的意見進行整理，并對其進行及時修改，提高檔案利用的整體水平。

參考文獻

[1]陳月愛.做好檔案編研是高校檔案宣傳工作的有效途徑[J].辦公室業(yè)務，2013（19）：70-71.

[2]王春媛.高校檔案編研工作創(chuàng)新的途徑[J].蘭臺世界，2005（7）：53-53.

[3]汪文珍.試論高?？蒲袡n案的管理模式與利用途徑[J].西北工業(yè)大學學報（社會科學版），2008，28（4）：92-94.

[4]鄭重.淺談高校檔案編研工作發(fā)展策略[J].黑龍江檔案，2012（1）：100-100.

作者簡介

劉玲（1974-），女，云南陸良，大學本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。