大數據時代的企業(yè)檔案信息化建設思路及發(fā)展方向

董文深

摘 要：大數據時代，檔案工作的信息化建設也面臨了提出了新的課題，檔案資料不單單是要做到“數字化”，更重要的是要做到“數據化”。檔案作為企業(yè)發(fā)展，歷史見證的重要物證，其在公司日常精英管理與科研生產中的重要性愈發(fā)明顯，加上信息化手段的發(fā)展和檔案管理方式的轉變，為檔案管理的信息化建設提供了必要條件，這是大數據時代檔案信息化發(fā)展的必然趨勢，也是檔案信息化建設工作的迫切需要。

關鍵詞：檔案信息化；大數據；檔案管理

現(xiàn)代信息技術技術日新月異，大數據的概念應運而生，對于企業(yè)的發(fā)展同時帶來了的挑戰(zhàn)和機遇，在大數據時代，企業(yè)的檔案管理工作不可忽略，同時也具有的重要功能和意義，身處大數據時代，檔案的信息化建設同樣也有別于現(xiàn)有的檔案信息化工作。檔案如何收集、檔案如何查閱、如何從博物館式的檔案庫中，實現(xiàn)知識挖掘以及如何實現(xiàn)檔案服務思維創(chuàng)新，這一切的一切都將產生革命性變化。身處大數據時代，檔案專業(yè)人員除了應著眼于檔案的信息化推進，更要關注在信息化條件下的檔案利用與開發(fā)工作，以確保檔案信息的三性（完整性、安全性、正確性），推進和提升檔案信息的利用率，更好地位公司服務。檔案工作的信息化推進在這個新時代面臨著巨大挑戰(zhàn)的同時，也迎來了繁榮發(fā)展的全新機遇。

1 檔案信息化建設的必要性

1.1 大數據時代信息化進程的必要性

大數據時代對檔案管理的信息化建設提出了新的要求，檔案資料不單單是要做到“數字化”，更重要的是要做到“數據化”。檔案資源的數字化是趨勢，數據信息就是資源，而檔案是企業(yè)發(fā)展的文件載體，其在公司日常經營與科研生產中的重要性不言而喻，隨著信息技術的日新月異和檔案專業(yè)工作的轉變，為檔案工作的信息化建設提供了新的抓手，同時這也是大數據時代對于檔案工作的新要求；

1.2 檔案信息資源安全的必要性

檔案信息化管理主要以計算機技術和互聯(lián)網技術為支撐，改變了傳統(tǒng)的以紙質承載重要信息的方法。檔案信息通過電子文件保存在計算機內，不僅能夠為管理提供全面信息，還能有效避免信息的丟失，因此檔案管理信息化建設對于保證檔案信息的三性（完整性、安全性、正確性）、提高檔案資源開發(fā)利用效率具有重要意義。

1.3 提升檔案管理、借閱利用效率的必要性

紙質化檔案在信息著錄、資料收集、檔案借閱利用等方面都存在諸多問題，利用信息化系統(tǒng)管理檔案能夠避免紙質實體檔案管理中存在的諸多問題，可以通過檔案信息化平臺進行統(tǒng)一規(guī)范處理，檔案管理人員按照檔案系統(tǒng)設置相應的讀寫權限進行相應的操作即可；檔案信息化建設可以使得檔案管理效率大幅度提升，檔案管理人員有充分的精力和時間對檔案的真?zhèn)魏驼_進行辨別，而檔案借閱利用流程，通過信息化技術手段，確定借閱人相關權限，對檔案的借閱、復制拷貝等操作進行記錄和賦權，省去了紙質流程的借閱手續(xù)，使得檔案借閱利用整個過程更加便利和快捷。

2 檔案信息化基礎設施建設

2.1 軟、硬件基礎設施建設

企業(yè)的檔案工作信息化建設推進過程中，檔案部門應當配置一定規(guī)格的計算機設備、專業(yè)檔案系統(tǒng)軟件、縮微等檔案專業(yè)設備。專業(yè)檔案管理人員要具有專業(yè)檔案知識、同時具備信息化專業(yè)技術，這樣復合型的人才負責檔案管理，形成管理體系。除此之外還須建立起大容量的檔案信息資源數據庫、大規(guī)模可同時允許大量用戶的訪問系統(tǒng)，配備高性能服務器。

企業(yè)的內網平臺與外網平臺實行物理隔離，形成互相獨立不可傳輸數據的網絡。檔案系統(tǒng)只有在內網平臺的用戶才可以進行訪問和檔案業(yè)務處理。而在系統(tǒng)軟件的建設方面，主要分為系統(tǒng)軟件和應用軟件兩大類。常見的系統(tǒng)軟件目前世界上流行的操作系統(tǒng)軟件有：Windows、UNIX、LINUX等，目前大多數企業(yè)絕大部分員工使用的操作系統(tǒng)是Windows操作系統(tǒng)。企業(yè)使用的應用軟件普遍是針對性很強的需求定制軟件，如：OA辦公系統(tǒng)軟件、檔案資源綜合管理系統(tǒng)軟件、財務合同管理軟件等。

2.2 檔案信息系統(tǒng)的建立

檔案工作的信息化推進，就是將互聯(lián)網技術運用到檔案管理工作，通過互聯(lián)網拓寬了檔案信息數據資源收集的范圍，建立一個便于業(yè)務人員與檔案人員的檔案信息系統(tǒng)。企業(yè)建立的檔案信息化系統(tǒng)是一個實現(xiàn)了文件與檔案的統(tǒng)一管理平臺，包含了檔案部門檔案資源管理全流程。包括：前期的文件管理，文件歸檔和檔案整理，檔案信息資源的管理，系統(tǒng)中還增加針對各類數據諸如：各類期刊雜志等資料的管理。應該說，檔案信息化系統(tǒng)是檔案部門檔案業(yè)務管理中的核心部分，實現(xiàn)檔案信息數據的統(tǒng)一規(guī)范管理，是公司檔案信息化建設進程中不可或缺的重要組成部分。

3 檔案信息資源建設

3.1 檔案目錄數據庫建設

檔案信息數據的目錄庫建設是檔案工作資源建設階段的基礎工作。檔案信息數據的目錄庫建設要對原有紙質文件目錄進行數字化，使其成為結構化的電子目錄庫的過程。公司應當積極推進各門類檔案目錄庫的建設，逐步實現(xiàn)公司檔案的目錄檢索。建立結構化的檔案目錄數據庫，第一是確定著錄文件的層次類別；第二是確定著錄文件的字段信息；第三是確定著錄字段在數據庫中的格式。檔案信息資源的目錄庫建設工作量大，僅靠檔案館自身力量來完成，周期長、效率低，必須依靠高效的組織實施，科學分解任務，檔案部門應規(guī)定移交部門在移交檔案的同時必須提交按規(guī)范化的機讀檔案目錄。

企業(yè)各級檔案部門應通過前期統(tǒng)籌規(guī)劃，全面推進館藏檔案電子目錄數據庫的建設工作，基本實現(xiàn)數字化檢索館藏檔案，提高服務質量的同時，也滿足企業(yè)科研生產對檔案信息的不同需求。

3.2 傳統(tǒng)館藏檔案數字化

紙質檔案的數字化是將傳統(tǒng)的檔案依據一定規(guī)范標準轉化成數據庫可以識別和處理的結構化信息，存儲在計算機存儲設備里，以便快速檢索，提高檔案信息利用率。需要檔案部門使用數碼相機、掃描儀、刻錄機、縮微設備，通過拍攝、掃描、縮微、光盤刻錄的方法，將全文或重點部分轉換成數字信息，再通過計算機、打印機、網絡將其顯示、保存、打印、傳輸出來。設計膠片、膠卷、磁帶等載體形式則需要通過一些專業(yè)設備進行轉錄、翻拍。館藏檔案的數字化，還需要大容量、高密度、高速度的存儲設備，如硬盤、光盤、磁盤陣列等，防止人為或自然的損害。為了保證性能穩(wěn)定，數據安全，還必須符合特定的需求，方便攜帶、運送和安裝，經過數字化的傳統(tǒng)檔案信息資源可以通過光盤庫、磁盤陣列借助局域網通過檔案信息系統(tǒng)提供利用。

企業(yè)應通過數字化處理，將檔案館現(xiàn)存各種載體的檔案實施數字化處理，并整合到相應的檔案信息數據庫中，處理編研成果、聲像檔案、項目檔案、各類技術報告及全套的技術文件圖紙，并且建立了相應的完整的數據庫總目錄。

3.3 接收各種形式的電子文件

互聯(lián)網的廣泛應用，大數據時代信息化戰(zhàn)略的全面實施，使電子文件越來越多地成為文件生成的最初形態(tài)。檔案信息系統(tǒng)通過存儲設備拷貝傳輸和網絡數據傳輸的方式，接收和征集電子檔案和應歸檔電子文件及其元數據，在網絡環(huán)境下，利用檔案信息系統(tǒng)軟件完成對電子檔案的采集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、鑒定和統(tǒng)計等全過程，使電子檔案成為檔案館可供利用的數字化信息資源。

企業(yè)應將檔案信息化建設同時也納入了企業(yè)信息化建設中，一同規(guī)劃、一同發(fā)展，在建設各專業(yè)系統(tǒng)時，充分考慮檔案部門的意見，把歸檔接口考慮進去，歸檔接口主要基于Web Services技術，具有安全、跨平臺和可重用等優(yōu)點，提高電子文件歸檔的效率，提升檔案管理的水平。企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)建立與其他專業(yè)信息系統(tǒng)在線歸檔接口，技術文件平臺接口、OA接口、財務系統(tǒng)接口、項目計劃系統(tǒng)接口等，實現(xiàn)部分專業(yè)系統(tǒng)形成的電子文件實時在線歸檔。

4 檔案信息化標準制度建設

檔案信息化建設的法律保障是標準規(guī)范，是不可替代的重要條件。就目前而言，我國相關的檔案信息化建設的標準還不是很明確，企業(yè)檔案部門應當健全完善檔案信息化建設的標準規(guī)范和檔案工作制度。同時還要建立健全電子文件檔案管理的規(guī)章制度，規(guī)范電子檔案的格式、標準等，電子文件檔案管理的規(guī)章制度可以使公司在進行檔案管理工作時有章可據，使檔案管理工作有條不紊地進行，避免在管理工作中出現(xiàn)檔案混亂的現(xiàn)象，如果出現(xiàn)問題，也能根據相關的規(guī)章制度及時進行處理。新時期背景下，電子信息技術不斷進步，以電子信息技術為載體的電子檔案被擺到了前所未有的高度，企業(yè)應當依據實際情況，制定電子檔案管理的相關管理辦法，比如制定電子檔案的收集制度、集中管理制度以及歸檔制度等。電子檔案管理辦法還應包括檔案管理人員的績效考核制度，加強對專業(yè)檔案管理員的監(jiān)督。在電子檔案管理工作中，建立責任機制，明確檔案管理員的職責。

5 檔案信息化人才隊伍建設

檔案專業(yè)人才基礎，同時也是檔案工作信息化推進的基礎。因此，企業(yè)的檔案管理人員為了適應檔案信息化建設的需要，應當轉變觀念，主動學習，提高自身的綜合素質，重視對檔案工作人員的繼續(xù)教育，讓檔案人員掌握最先進的信息化管理技術，推進檔案目錄數據庫、電子全文數據庫、聲像檔案數據庫建設，對館藏檔案、資料、聲像檔案進行目錄著錄和數字化處理。另外企業(yè)也應當加大資金的投入，建立一支以掌握多種技能人才為核心，同時兼顧管理能力的隊伍來滿足企業(yè)檔案信息化建設的需求。

6 存在的問題

6.1 檔案信息化重要性認識不夠

大多數企業(yè)管理部門重業(yè)務、輕檔案的思想依然存在。大部分企業(yè)檔案信息化工作在年度考核中沒有硬性規(guī)定，不能引起企業(yè)的高度重視。檔案信息化建設相關的管理辦法，僅在電子檔案系統(tǒng)中作了粗線條的分類，缺乏科學性和可操作性，由此可見，對于檔案信息化建設重視還遠未達到預期。

6.2 專業(yè)人才相對缺乏

檔案部門人員年齡結構老化，人員結構嚴重失衡。即使企業(yè)配備兼職檔案員，但兼職檔案員在部門往往是一人多崗，無法專注于檔案工作。有的單位的專職檔案員往往年齡偏大，且檔案信息化知識不精、信息化管理理念滯后，在檔案信息化的專業(yè)性、規(guī)范性方面有所欠缺。另外，對檔案管理人員的再教育得不到保障，也限制了企業(yè)檔案信息化管理工作的發(fā)展。

6.3 網絡安全問題凸顯

檔案工作的信息化推進過程中，電子檔案面臨著很多安全隱患，這些安全隱患是包括檔案信息系統(tǒng)在內許多利用網絡建立起來的系統(tǒng)無法避免的問題，會威脅檔案信息系統(tǒng)的數據安全。如果不提前設置安全防護措施，網絡攻擊者通過木馬病毒程序向檔案信息系統(tǒng)實施攻擊，盜取企業(yè)內部有價值的檔案信息，嚴重的情況下甚至可能造成檔案信息系統(tǒng)的癱瘓。

7 檔案信息化建設問題的應對措施

7.1 完善制度規(guī)范建設，強化檔案信息化重要性認識

企業(yè)在推進檔案信息化建設的同時，應當重視規(guī)范制度的建立，同時也要簡歷起公司檔案信息化標準規(guī)范體系，集中力量研究電子文件歸檔、檔案電子信息的收集和管理、檔案信息安全保障、檔案資源綜合管理系統(tǒng)管理辦法、檔案信息網站維護與更新等一批企業(yè)檔案信息化標準規(guī)范，推進企業(yè)檔案信息化建設工作的開展，增強檔案管理人員及兼職人員對于檔案信息化的重要性認識。

7.2 加強人才隊伍建設，提高專業(yè)素養(yǎng)

企業(yè)檔案工作應牢固樹立人才是第一生產力的思想。不斷開展檔案業(yè)務培訓，加強檔案隊伍建設。根據檔案工作發(fā)展的需要，采取內部培訓和外請專家培訓等多種形式對專、兼職檔案人員進行培訓，對新制定的檔案管理制度進行宣貫，對修訂的檔案管理制度進行講解。不斷提高兼職檔案員的檔案整理能力和專職檔案員的工作效率，在大力推進檔案信息化建設工作的同時，努力打造一支政治素養(yǎng)強、業(yè)務能力精、共工作作風過硬的高素質檔案隊伍。

7.3 構建安全可靠的檔案網絡防御系統(tǒng)

企業(yè)要強化責任落實，專門指定信息化部門承擔檔案系統(tǒng)數據庫安全保護責任，通過物理隔離確保檔案信息系統(tǒng)安全、可靠。構建安全的網絡防御系統(tǒng)，充分考慮有關系統(tǒng)安全性的各種影響因素，同時提高網絡的安全保護墻的作用，在檔案業(yè)務信息系統(tǒng)采取措施，由安全管理員對計算機用戶授相應的信息讀寫或修改權限，并將用戶的權限控制在一定范圍之內。針對重要的檔案信息資源，加強訪問權限設置及保護，防止在數據傳輸過程中出現(xiàn)檔案數據泄露。對于檔案工作來說，安全建設是一項長期工作，要全面的、可持續(xù)的開展安全防御，只有安全警鐘長鳴，才能有效保證檔案信息資源數據的安全。

參考文獻

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