芻議人防檔案管理工作存在的問題及優(yōu)化措施

張偉純

摘 要：人民防空的主要工作內(nèi)容是人民防空工程建設(shè)和維護管理、指揮通信系統(tǒng)建設(shè)以及開展人防知識宣傳教育等，在其長期運作過程中必然會產(chǎn)生大量信息資源。這些信息資源主要是通過圖像、文字、聲音以及其他載體來保存的原始記錄，是人防各項工作開展的真實歷史記錄，在人防未來的各項工作開展以及領(lǐng)導決策等方面發(fā)揮著重要的作用。受多種因素影響，當前人防檔案管理工作存在著諸多問題，因此，在新形勢下人防檔案管理工作者必須要認清不足之處，從工作實際情況入手，不斷總結(jié)，不斷優(yōu)化，促使人防檔案管理工作得到進一步提升。

關(guān)鍵詞：人防；檔案管理；存在問題；優(yōu)化措施

結(jié)合當前人防部門檔案管理工作現(xiàn)狀來看，基本上已經(jīng)實現(xiàn)了立卷歸檔操作的規(guī)范化，能夠在第一時間針對人防各項工作所產(chǎn)生的資料進行收集和整理，確保檔案載體齊全，并能夠依照《檔案法》相關(guān)章程要求開展檔案管理工作。但隨著時代的進步和發(fā)展，對人防檔案管理工作也提出了更高要求，在此背景下人防應(yīng)著重分析自身檔案管理工作中存在的問題，并在切合自身實際情況下對現(xiàn)有檔案管理工作進行優(yōu)化，確保人防檔案管理工作的高效性、系統(tǒng)性、完整性及準確性。

1 人防檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理意識淡薄

就當前現(xiàn)狀來看，由于部分人防領(lǐng)導缺乏對檔案工作的認識，不重視檔案工作，忽視檔案管理，甚至對于他們而言，檔案管理的規(guī)范化是可有可無的；加之，缺乏科學且有效地考核評價標準以及相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓，因此導致人防檔案管理工作效率差強人意。

1.2 管理制度尚未健全

管理制度的健全完善與否直接關(guān)系到各項工作最終開展的效果。對人防檔案管理工作來說，建立健全、切實可行的管理制度是保障人防檔案管理工作有效開展的先決條件。結(jié)合當前人防檔案管理現(xiàn)狀來看，檔案管理存在的問題也日益突顯，這主要是因為缺乏健全完善、切實可行的檔案管理制度，在具體的管理工作中沒有一個明確方向和具體操作標準，嚴重影響檔案管理工作的準確性，常會出現(xiàn)一些失誤，比如資料收集不齊全、不完整，分類錯誤、保管期限劃分錯誤等等，導致人防檔案管理工作無法有效有序地開展。

1.3 檔案資料欠缺完整

資料收集的齊全完整與否將對資料的分類、歸檔、保管、編研、檢索和利用等各個環(huán)節(jié)造成直接或間接的影響。人防檔案管理對于日常工作所產(chǎn)生資料的收集整理比較注重，但是對時間跨度較大的人防工程建設(shè)和維護項目的資料難以做到收集及時、齊全，并且難以保管、易丟失；再加上檔案員不能深入到人防工程項目的緣故，在資料收集過程中時常會有“數(shù)量多、質(zhì)量低”的情況出現(xiàn)，名義上收集的資料都有，但是針對重要原始記錄、關(guān)鍵技術(shù)的核心內(nèi)容卻不足，甚至檔案中還會出現(xiàn)不屬于歸檔范圍的資料，以致于檔案參考、查閱時受到影響。

1.4 資金投入嚴重不足

檔案管理工作的發(fā)展與資金投入之間也有著十分密切的聯(lián)系，倘若缺乏資金投入，檔案管理工作中電子信息技術(shù)就難以得到實現(xiàn)和應(yīng)用。由于部分人防辦針對檔案管理工作不重視，在檔案現(xiàn)代化管理所需設(shè)備、人員方面未投入足夠的資金，過于簡陋的檔案管理設(shè)備條件極易出現(xiàn)檔案資料老化、霉化的問題，如此一來檔案資料也就難以得到妥善的保管和有效的利用。另外，即便部分人防部門添置了現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，然而因缺乏能對設(shè)備熟練操作的專業(yè)人員，以致于設(shè)備長期處于閑置狀態(tài)，利用率降低。

2 人防檔案管理工作優(yōu)化措施

2.1 提高檔案管理重視程度

為了更好地做好人防檔案管理工作，首先要做的是從根本上轉(zhuǎn)變態(tài)度，提升檔案管理員對檔案管理工作的重視力度。第一，人防部門領(lǐng)導必須要高度重視檔案管理工作，深入研究人防檔案管理工作，制定科學且有效的檔案管理的指標任務(wù)，并且加強對檔案管理工作的督促和各項規(guī)章制度的落實，以便從整體上提升檔案管理工作效率。第二，人防還必須要加強檔案員的思想教育和業(yè)務(wù)培訓，從本質(zhì)上提升檔案員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。第三，全面、有效、長期堅持做好檔案宣傳工作，加強檔案工作同人防各部門的聯(lián)系、溝通，通力合作，齊頭并進。

2.2 健全檔案管理工作制度

想要做好人防檔案管理工作，就必須要建立健全完善、切實可行的管理制度，唯有這樣才能在有序開展工作的同時，進一步提升檔案管理標準化執(zhí)行力度，最大化實現(xiàn)人防檔案管理工作穩(wěn)健長遠的發(fā)展。人防檔案管理部門要在此基礎(chǔ)上，嚴格要求檔案員按照相關(guān)規(guī)章制度執(zhí)行，讓相關(guān)責任落實到人頭上，科學合理的管理檔案資源。同時，人防檔案管理部門要深入結(jié)合人防工作的實際情況，全面構(gòu)建人防工作中所產(chǎn)生資料的收集、整理、分類、編目、歸檔、立卷、保管、借閱、利用、保密等諸多流程的管理制度，保障每一個流程的規(guī)范性。另一方面，還要不斷完善考評機制，做到獎罰分明，對嚴格管理人防檔案信息資源的工作人員，給予他們相應(yīng)的獎勵和政治待遇，最大化激發(fā)他們工作積極性和責任心。

2.3 完善檔案收集整編工作

在人防各項工作開展的初期階段，檔案員就必須落實到位，以從始至終跟蹤的形式對工作開展過程中所產(chǎn)生的各個文件材料進行收集。人防工作中存在著部分時效性強、形成周期短的文件材料，檔案員就必須收集及時、收集齊全，以免資料缺失，從而影響收集質(zhì)量。針對部分形成周期較長的文件材料，特別是人防工程建設(shè)和維護項目、指揮信息系統(tǒng)建設(shè)項目所形成的資料，檔案員要主動與項目技術(shù)員配合，從工程立項到竣工驗收，跟蹤全過程；另一方面，必須高度重視檔案編研工作，有針對性地進行信息資料的編研。應(yīng)以人防各部門對檔案利用需求為根據(jù)，合理開展檔案編研工作，對各部門檔案信息的需求動向、發(fā)展趨勢深入進行了解，以便將他們需求重點掌握，有目的地收集、分析、匯總。同時，針對檔案信息利用率定期展開分析，以便將每個階段的利用重點明確。

2.4 加大檔案管理資金投入

對于檔案管理工作而言，良好的檔案管理硬件設(shè)施是其順利開展的前提條件及物質(zhì)保障。人防要想將檔案管理工作落實到位、檔案資源利用充分，領(lǐng)導的重視和支持是必不可少的，檔案庫房建設(shè)的資金投入也同樣十分重要。首先，需要加大檔案管理硬件投入。針對檔案管理工作配備必需的計算機、硬盤、光盤等硬件與系統(tǒng)管理軟件，以便檔案管理和開發(fā)利用工作得以順利開展；其次，需要加大對檔案員的投入。信息數(shù)據(jù)時代下，檔案員不但需要具備傳統(tǒng)檔案管理專業(yè)意識，同時也需要對電子信息基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)工程與信息系統(tǒng)知識、計算機軟硬件基礎(chǔ)知識等各類有關(guān)于計算機操作技能知識有所了解。鑒于此，人防部門可挑選畢業(yè)于高校、具備較高綜合能力的人才進行檔案隊伍的建設(shè)。

3 結(jié)語

總之，有效加強人防檔案管理工作，充分利用人防檔案資源，使之和平時期更好地服務(wù)社會，戰(zhàn)爭時期有效地保護人民生命財產(chǎn)安全，是一項十分重要的民防工作。人防檔案員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思想觀念，結(jié)合工作實際建立健全檔案管理制度和工作標準，從多方面完善對人防檔案的收集及整編工作。同時加大檔案管理資金投入，督促管理人員及時更新知識，掌握現(xiàn)代化的檔案管理手段，熟練使用檔案管理的新工具、新技術(shù)，不斷提高檔案管理水平，以此來提升人防檔案管理的質(zhì)量和效率。

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