機(jī)構(gòu)編制檔案實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)管理的發(fā)展初探

鄒江偉

摘 要：機(jī)構(gòu)編制部門的檔案信息見證了各個(gè)時(shí)代各地方對社會(huì)治理的歷史，更是我們解讀了解一個(gè)地方社會(huì)發(fā)展歷史和預(yù)判社會(huì)發(fā)展趨勢的最佳資料。當(dāng)社會(huì)正在信息時(shí)代高速發(fā)展的時(shí)代，快速的信息時(shí)代發(fā)展讓傳統(tǒng)檔案管理也跟著不斷變化，傳統(tǒng)機(jī)構(gòu)編制檔案的管理模式已不能滿足人們有效利益檔案資源的需求，有效實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)檔案的信息化和在信息化建設(shè)中如何管理利用好檔案已成為機(jī)構(gòu)編制部門一個(gè)重要課題，檔案信息化管理將成為當(dāng)前機(jī)構(gòu)編制部門檔案管理的必然趨勢，讓我們在利用時(shí)更加方便。

關(guān)鍵詞：檔案信息；信息化建設(shè)；檔案管理的發(fā)展；檔案信息化管理

原始的檔案信息主要是通過人工進(jìn)行收集、撰寫、紙質(zhì)存儲，最后存放在檔案室，現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，社會(huì)發(fā)展讓檔案信息化管理成為社會(huì)向前邁進(jìn)的必然，快速的信息時(shí)代發(fā)展讓傳統(tǒng)檔案管理也跟著不斷變化，傳統(tǒng)機(jī)構(gòu)編制檔案的管理模式已不能滿足人們有效利益檔案資源的需求，有效實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)檔案的信息化和在信息化建設(shè)中如何管理利用好檔案已成為機(jī)構(gòu)編制部門一個(gè)重要課題。本文主要探討如何讓機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)的檔案只需要通過以互聯(lián)網(wǎng)為媒介，從而實(shí)現(xiàn)在相關(guān)網(wǎng)站、微信公眾號、博客、騰訊、論壇、微博上尋找到相關(guān)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)編制信息化。

1 機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)的檔案信息化構(gòu)建

1.1 檔案信息收集、整理

機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)檔案信息化建設(shè)初級的工作的開展相對是比較困難，首先遇到的問題就是數(shù)據(jù)收集。原始機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)檔案中的信息非常豐富，它包含著社會(huì)管理的各個(gè)領(lǐng)域，檔案形成的各類附件，需要大家不斷去整理挖掘，然后通過篩選、分類最后整理在一起。信息收集工作非常繁重，范圍太廣泛，篩選工作非常精細(xì)，需要經(jīng)過不斷“清洗”，分類整理，避免冗余，最后將按照文字、圖片、語音等分類處理，方便后續(xù)數(shù)據(jù)處理。

1.2 檔案信息存儲、分析

傳統(tǒng)的機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)檔案信息都是采用紙質(zhì)保存，放在儲存室里，而當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸強(qiáng)大，并且檔案信息化處理之后 ，數(shù)據(jù)非常繁雜，內(nèi)容眾多，檔案合理管理和儲存成為首要問題，而當(dāng)前出現(xiàn)的“云存儲”，可擴(kuò)充的容量，能夠讓不斷更新的資料和繁雜的數(shù)據(jù)得到妥善處理。檔案信息收集和存儲就是為了后續(xù)數(shù)據(jù)的分析，最后加以利用。從大數(shù)據(jù)中分析得到的信息之間只有相對應(yīng)關(guān)系，沒有直接因果關(guān)系，能夠幫助我們找到更加全面，準(zhǔn)確的資料，能夠輔助大家分析決策。

1.3 檔案信息維護(hù)、保護(hù)

在機(jī)構(gòu)編制檔案信息化管理中，大家不僅需要對資料進(jìn)行分析和利用，還要根據(jù)每年機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)的業(yè)務(wù)整理檔案不斷更新自己數(shù)據(jù)庫，這樣才能保證組織或者個(gè)人等與時(shí)俱進(jìn)。檔案信息依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得以發(fā)展，這就需要大家掌握一定計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知識和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，從而保證這些電子檔案信息安全性。檔案信息安全直接影響到現(xiàn)在新各行各業(yè)，若是相關(guān)信息泄露，被不法分子利用，將會(huì)當(dāng)前社會(huì)造成巨大影響，從而阻礙人們向前邁進(jìn)的腳步。

2 機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)檔案信息化發(fā)展趨勢

2.1 必要性

機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)檔案見證了各個(gè)時(shí)代各地方對社會(huì)治理的歷史，更是我們解讀了解一個(gè)地方社會(huì)發(fā)展歷史和預(yù)判社會(huì)發(fā)展趨勢的最佳資料，使其擁有較大利用價(jià)值，在檔案保存機(jī)構(gòu)里占據(jù)著重要地位，若是不能將現(xiàn)在檔案資料信息化，將會(huì)導(dǎo)致很多信息還需要我們從資料室逐一閱覽，并且資料散亂，在整理和收集時(shí)非常困難。隨著時(shí)間不斷變遷，檔案數(shù)量逐漸增加，這就會(huì)導(dǎo)致機(jī)構(gòu)人員對檔案管理工作量增加，并且傳統(tǒng)機(jī)構(gòu)檔案采用紙質(zhì)保存，所以它們所占的空間也會(huì)隨之不斷增加。如果實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)編制檔案信息化，通過信息技術(shù)將各種檔案數(shù)據(jù)化、規(guī)范化，那將會(huì)在很大程度上減少檔案管理中的人為工作量和檔案利用率，提升機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)的社會(huì)價(jià)值。

2.2 發(fā)展優(yōu)勢

機(jī)構(gòu)編制檔案原件一般都是紙質(zhì)檔案，在儲存保存都要大量的人力和物力，給人們的工作量也是非常巨大。如果運(yùn)動(dòng)信息化技術(shù)管理，只需要將紙質(zhì)件收集整理后轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，運(yùn)動(dòng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理，檔案管理者只需要在計(jì)算機(jī)中管理好自己的數(shù)據(jù)庫，就能很好地保存檔案資料，需要使用檔案時(shí)直接從計(jì)算機(jī)存儲在硬盤或者云盤中提取出來后，能夠節(jié)約放置紙質(zhì)檔案空間和檔案資料維護(hù)費(fèi)用，同時(shí)，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫在查找和讀取時(shí)也比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案方便。

3 機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)檔案信息化運(yùn)用

3.1 對決策輔助分析

在機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)原始檔案進(jìn)行信息化處理之后，就需要建立相對完善的檢索系統(tǒng)，讓人們在檔案管理系統(tǒng)上能夠通過關(guān)鍵詞搜索到自己需要的資料。同時(shí)，可以將非涉密的機(jī)構(gòu)編制系統(tǒng)放在機(jī)構(gòu)編制部門的門戶網(wǎng)站上，讓普通網(wǎng)民和相關(guān)企業(yè)能夠觀測到相關(guān)資料下載，網(wǎng)頁瀏覽量等數(shù)據(jù)，從而去優(yōu)化在生產(chǎn)生活中的相關(guān)問題決策。同時(shí)，隨著時(shí)間積累，機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)涉及的數(shù)據(jù)、信息量逐漸增大，建立的數(shù)據(jù)庫也就隨之逐漸壯大，繁多的數(shù)據(jù)只有通過計(jì)算機(jī)不斷計(jì)算和分析才能快速地得到在機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)辦理中想要的分析資料，從而減少因數(shù)據(jù)和信息不完整造成決策失誤的可能性。

3.2 存在的問題

機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)檔案信息化在運(yùn)用和實(shí)際操作中還存在著許多問題，比如有些機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)檔案信息涉及到國家秘密和國家安全，如何管理和利用好這些檔案，就需要建立完善體制和防護(hù)措施保護(hù)機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)檔案資料，并提高管理人員自身素質(zhì)才能相應(yīng)保障，從而幫助大家提升工作效率。

4 總結(jié)

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)檔案管理技術(shù)的提高，讓傳統(tǒng)機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)檔案管理進(jìn)行改革是順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。如果實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)檔案信息化，能夠提高這些資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、全面性，還能夠更加高效利用檔案數(shù)據(jù)和相關(guān)資料，提高利用價(jià)值。

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