基于全過程的物資采購審計管理

鄭芳

物資采購全過程審計就是對物資采購的九項核心業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督，包括需求計劃管理、采購管理、招標(biāo)采購、合同管理、倉儲管理、配送管理、廢舊物資管理、質(zhì)量監(jiān)督管理、供應(yīng)商關(guān)系管理和物資督察管理，使審計監(jiān)督貫穿物資采購全過程。

1 樹立全新的采購審計監(jiān)督理念

1.1 從個別環(huán)節(jié)監(jiān)督向供應(yīng)鏈全過程監(jiān)督轉(zhuǎn)變

注重完善采購監(jiān)督管理鏈條，強(qiáng)化關(guān)鍵領(lǐng)域監(jiān)督，突出審計重點，實行有重點、有步驟、有成效的審計全覆蓋。對采購監(jiān)督的認(rèn)識從過去供應(yīng)鏈的一個環(huán)節(jié)向包括需求計劃、尋源采購、合同管理、質(zhì)量管控、倉儲配送、供應(yīng)商管理等在內(nèi)的供應(yīng)鏈全過程管理轉(zhuǎn)變。

1.2 從只注重招標(biāo)采購向注重采購實施全過程的監(jiān)督轉(zhuǎn)變

過去監(jiān)督資源都集中在招標(biāo)采購階段，招標(biāo)前的需求計劃環(huán)節(jié)、招標(biāo)后的合同及履約驗收環(huán)節(jié)未納入監(jiān)督的范圍，合同簽訂及履約驗收與招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、驗收不一致，招標(biāo)階段的監(jiān)督?jīng)]有達(dá)到目的。推動審計監(jiān)督由事后整改向事前防范、事中管控轉(zhuǎn)變，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題，強(qiáng)化采購源頭管理和結(jié)果管理。

1.3 從以程序?qū)驗橹叵虺绦驅(qū)蚺c結(jié)果導(dǎo)向并重轉(zhuǎn)變

改變以往監(jiān)督重采購過程，輕采購結(jié)果的狀況，監(jiān)督重點從關(guān)注過程控制轉(zhuǎn)向及結(jié)果評價，解決程序空轉(zhuǎn)、效率低下、無人對采購結(jié)果負(fù)責(zé)等問題。把監(jiān)督過程作為起點，監(jiān)督結(jié)果作為落腳點，加大對采購結(jié)果的監(jiān)督評價。轉(zhuǎn)變監(jiān)督觀念，發(fā)揮各個部門的作用，建立協(xié)同監(jiān)督機(jī)制。

2 整合采購監(jiān)督資源

建立權(quán)責(zé)分明、科學(xué)規(guī)范的采購監(jiān)督防線。在強(qiáng)化物資部門縱向監(jiān)督的同時，明確界定了物資督察部門、審計部門、監(jiān)察部門、法律部門在物資采購管理風(fēng)險防控工作中的主要職責(zé)，共同參與、各司其職，合理劃分監(jiān)督權(quán)限。建立一個由“三道防線”組成的風(fēng)險防控體系，物資督察、法律監(jiān)督是風(fēng)險管理的第一道防線，負(fù)責(zé)專業(yè)自我約束與審批控制；監(jiān)察監(jiān)督是風(fēng)險管理的第二道防線，審計監(jiān)督是風(fēng)險管理的第三道防線，是對監(jiān)督控制的再監(jiān)督。

3 消除采購監(jiān)督盲點

針對采購全過程監(jiān)督空白或薄弱的重點環(huán)節(jié)，投放審計資源，靈活采用日常監(jiān)察、專項監(jiān)察、定期監(jiān)察形式，對物資供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險實施管控，實現(xiàn)審計監(jiān)督“前伸后延”?！扒吧臁奔磸?qiáng)化了采購需求提報和計劃執(zhí)行的監(jiān)督，“后延”即強(qiáng)化了采購結(jié)果執(zhí)行與管理的監(jiān)督。

3.1 加強(qiáng)采購需求計劃監(jiān)督

一是深入研究裝備政策和采購策略。總結(jié)分析公司系統(tǒng)采購的主要物資類別、型號，以及在各類投資項目、各地區(qū)、各電壓等級之間的分布情況，形成公司實際固定資產(chǎn)裝備傾向的分析報告，對公司采購策略提出管理建議，以保持規(guī)模采購的經(jīng)濟(jì)性、技改大修的兼容性以及地區(qū)間的平衡。

二是深入分析需求計劃提報的及時性與準(zhǔn)確性欠缺的原因。主要為設(shè)計、監(jiān)理單位履職不到位，設(shè)計深度不夠，初步設(shè)計批復(fù)滯后。同時，由于物資管理系統(tǒng)與項目管理系統(tǒng)不對接，物資管理部門不能夠通過系統(tǒng)獲知項目采購里程碑計劃，無法對計劃提交的及時性進(jìn)行考核，需求計劃提報及時性缺乏有效的管控手段。要求強(qiáng)化物資采購管理信息系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)，加強(qiáng)對采購需求單位提報信息質(zhì)量的管理與考核，促進(jìn)規(guī)范提報工作。

3.2 加強(qiáng)采購結(jié)果評價

規(guī)范采購履約驗收行為，加強(qiáng)采購評價結(jié)果的利用，對采購預(yù)算、采購需求及采購評審形成有效反饋三是突出問題導(dǎo)向。對歷年采購中標(biāo)單位完善中標(biāo)批次、數(shù)量價格、合同簽訂、質(zhì)量抽檢、到貨驗收、結(jié)算支付、違約投訴等各類信息進(jìn)行審計抽查，對供應(yīng)商的評標(biāo)審查、駐廠監(jiān)造、質(zhì)量抽檢、基層單位投訴等信息進(jìn)行整合評價，評價結(jié)果在投標(biāo)商務(wù)評分中體現(xiàn)。