淺談企業(yè)人事檔案管理的信息化建設(shè)

彭劉麗

摘 要：研究企業(yè)人事管理信息化建設(shè)問題，不僅有利于提升企業(yè)人事檔案整體管理水平，面且對于推動“人才強國”和“人才強企”戰(zhàn)略同樣具有重要意義。本文對企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)的作用以及當(dāng)前我國企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題進行了深入分析，最后對如何提升企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)水平提出對策，對于提升企業(yè)人事檔案管理工作水平有一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案管理；信息化

檔案是我國經(jīng)濟社會發(fā)展的重要基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性資源，而企業(yè)人事檔案管理更是企業(yè)貫徹落實黨的十九大提出的“人才強國”戰(zhàn)略以及企業(yè)實施“人才強企”戰(zhàn)略的重要基礎(chǔ)和前提，加強企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)則更有利于發(fā)揮企業(yè)人事檔案的職能作用，為企業(yè)乃至國家提供更加真實、準(zhǔn)確、全面的人力資源特別是人才信息。盡管隨著我國工業(yè)化與信息化融合程度的不斷加深化，我國各類企業(yè)已經(jīng)開始運用信息化手段管理人事檔案工作，但仍然存在著重視不夠、缺乏不足、應(yīng)用廣的問題。我們必須加大對企業(yè)人事檔案管理的信息化建設(shè)的投入與研究。

1 加強企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的作用

一是有利于提高企業(yè)人事檔案管理水平。企業(yè)人事檔案作為是企業(yè)乃到至國家的重要信息資源，由于受條件限制，管理水平始終較低。，加強企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)，能夠使企業(yè)人事檔案管理步入更加科學(xué)化、規(guī)范化、制度化軌道，特別是通過信息化管理，能夠?qū)⑵髽I(yè)人事檔案信息錄入到計算機當(dāng)中，不僅便于保存，而且能夠通過程序設(shè)計來提高企業(yè)人事檔案管理水平，特別是能夠使企業(yè)人事檔案的應(yīng)用更加廣泛，對于提高我國企業(yè)人事檔案整體管理能力和效果具有重要意義。

二是有利于促進企業(yè)人事檔案資源共享。隨著我國科技信息化的快速發(fā)展，信息共建、共享、共用已經(jīng)成為一種趨勢，而企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)能夠推動企業(yè)人事檔案資源共享進程，使企業(yè)人事檔案通過“開放性”來提高使用效率和使用效益。推動企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)，能夠使企業(yè)更加全面、準(zhǔn)確、快速的獲取人力資源的基礎(chǔ)信息、個人發(fā)展、專業(yè)特長、工作業(yè)績等方面綜合信息，能夠改變傳統(tǒng)的人事檔案信息“紙質(zhì)化”不利于搜集、整理、分析的問題，有能夠使企業(yè)人事檔案發(fā)揮更大作用。

2 目前企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)存在的不足

一是企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)重視不足。企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)盡管已經(jīng)得到越來越多企業(yè)的認(rèn)可，但由于人事檔案信息化建設(shè)需要投入大量的資金進行基礎(chǔ)建設(shè)，同時也需要對紙制檔案進行數(shù)字化處理，因而也需要大量的人力物力投入。由于企業(yè)都以追求企業(yè)效益“最大化”為目標(biāo)，因而很多企業(yè)特別是中小企業(yè)對人事檔案管理信息化建設(shè)缺乏足夠的重視，無論是硬件建設(shè)，還是軟件建設(shè)，都無法達到人事檔案管理信息化的要求，直接導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)落后，很多還是靠人工和紙質(zhì)進行管理，這也直接影響了企業(yè)人事檔案管理水平的提高。

二是企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)比較單一 。從我國企業(yè)人事檔案管理信息化總體情況來看，盡管我國很多企業(yè)特別是大中型企業(yè)都對人事檔案管理信息化建設(shè)進行了有效的投入，但卻忽視了人事檔案管理信息化建設(shè)的管理和運行，更多的是將人事檔案信息化建設(shè)作為保存檔案資料的載體，只是對企業(yè)人事檔案進行了“數(shù)字化”處理，比較將資料保存到計算機或者記錄到光盤當(dāng)中，應(yīng)用十分有限。還有一些企業(yè)盡管應(yīng)用了人事檔案管理軟件，但更多的只是進行錄入和查詢，對企業(yè)人力資源進行分析和輔助決策的作用十分有限，這就導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)缺乏全面性和系統(tǒng)性。

三是企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)人員制約。企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)，必須有大量專業(yè)化、復(fù)合型的檔案管理人才支撐。由于我國很多企業(yè)特別是中小企業(yè)對企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)重視和投入不足，因而我國企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)管理人員嚴(yán)重不足，有的企業(yè)根本沒有根本專業(yè)的信息化管理人員，導(dǎo)致信息化應(yīng)用只能走形式或走過場。盡管一些企業(yè)配備了專門的人事檔案信息化管理人員，但有的缺乏檔案管理能力，有的缺乏信息處理能力，有的缺乏職業(yè)道德水準(zhǔn)，再加上缺乏對信息化管理的學(xué)習(xí)、研究和創(chuàng)新，因而在企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)過程中作用發(fā)揮有限，制約了企業(yè)人事檔案管理信息化水平的提高。

3 企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

一是加大企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)投入。企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)對加強企業(yè)人事檔案管理和推動企業(yè)人事檔案資源共享，進而發(fā)揮企業(yè)人事檔案管理的職能作用具有重大價值。我國各類企業(yè)要把企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)納入企業(yè)管理體系當(dāng)中，建立信息人事檔案信息化管理機構(gòu)，為人事檔案管理信息化建設(shè)奠定組織基礎(chǔ)。企業(yè)還要加大對人事檔案管理信息化建設(shè)的投入，既要配置計算機、打印機、掃描儀等硬件設(shè)備，又要運用符合企業(yè)實際的管理軟件，為企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造條件。

二是完善企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)體系。企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)，并不是一個部門能夠做好的事情，必須調(diào)動企業(yè)方方面面的力量，共同推動企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)。這就需要企業(yè)調(diào)動一切積極因素，建立企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)工作體系，建立由檔案管理部門負責(zé)、相關(guān)部門配合的協(xié)調(diào)機制，實行“統(tǒng)一管理、分級負責(zé)”，形成檔案管理信息化建設(shè)合力。要大力加強企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在此基礎(chǔ)上要推動人事檔案管理的分析、咨詢、建議等輔助決策作用，真正發(fā)揮企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的重要作用。

三是建立企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)制度。加強企業(yè)人事檔案管理信息化制度建設(shè)，對于推動企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)更加科學(xué)、規(guī)范、有序、高效具有重要作用。企業(yè)要從自身人事檔案管理信息化建設(shè)情況出發(fā)，進一步健全和完善信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，按照“目標(biāo)管理”的原則，建立信息化建設(shè)目標(biāo)、內(nèi)容、流程、應(yīng)用等一系列形之有效的制度體系，從企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)采集到后期錄入再到管理，都必須按照規(guī)定的流程進行，確保企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。要建立企業(yè)人事檔案管理信息化運行機制，加強信息化系統(tǒng)的管理和維護，出現(xiàn)問題及時解決，卻保穩(wěn)步運行。

四是打造企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)隊伍。與傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理相比，無論是工作內(nèi)容還是工作環(huán)境以及工作要求，信息化管理都更加復(fù)雜。，這就要求企業(yè)人事檔案管理部門加強信息化管理人才隊伍建設(shè)，將那些具備檔案管理、信息管理、企業(yè)管理等綜合管理能力的人員放到企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中。同時，還要加強對他們的教育和培訓(xùn)工作，使他們在理念、技術(shù)、管理、應(yīng)用方面始終走在前沿，為企業(yè)加強人事檔案管理信息化建設(shè)奠定人才基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語

綜上所述，我們必須進一步加深對企業(yè)人事檔案管理重要性的認(rèn)識，既要加大企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的投入，又要進一步健全和完善信息化管理機制，更要打造一批專業(yè)化的人事檔案管理隊伍，推動企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)步入更加科學(xué)化、規(guī)范化、高效化軌道。

參考文獻

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