“大數(shù)據(jù)”時(shí)代下的電子檔案建設(shè)趨勢(shì)

黃苑艷

摘 要：近年來，我國信息科技技術(shù)發(fā)展十分迅速，各種各樣的信息數(shù)據(jù)充斥在人們的生活中，而對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和利用，不管是對(duì)個(gè)人還是對(duì)企業(yè)都有一定的借鑒作用。在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代下，電子檔案工作也面臨著巨大的考驗(yàn)，因此，改善管理方式就顯得尤為重要，這也是發(fā)揮其有效性的必要途徑。本文針對(duì)“大數(shù)據(jù)”時(shí)代下的電子檔案建設(shè)趨勢(shì)進(jìn)行分析，并提出一定的保障措施，希望為電子檔案建設(shè)提供幫助。

關(guān)鍵詞：“大數(shù)據(jù)”時(shí)代；電子檔案；建設(shè)趨勢(shì)；保障措施

在新時(shí)期環(huán)境下，電子檔案成為了對(duì)資料信息收集和儲(chǔ)存的主要方式，其對(duì)行業(yè)的發(fā)展具有積極的促進(jìn)作用。在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代下，對(duì)電子檔案工作也必然提出了更高的要求。而充分發(fā)揮電子檔案工作的作用，就需要掌握“大數(shù)據(jù)”時(shí)代下的電子檔案建設(shè)趨勢(shì)，進(jìn)而采取有效的保障措施來促進(jìn)電子檔案建設(shè)，這也是行業(yè)發(fā)展中不容重視的問題。

1 大數(shù)據(jù)的定義與特征

1.1 大數(shù)據(jù)的定義

大數(shù)據(jù)又被稱為巨量資料和海量資料，其所涉及到的資料量具有巨大的規(guī)模，其在一定的時(shí)間范圍利用常規(guī)的軟件工具并不能對(duì)數(shù)據(jù)集合進(jìn)行捕捉、整理、管理和處理等，需要一定的處理模式才能夠具有強(qiáng)大的決策力、洞察的發(fā)現(xiàn)力以及流程優(yōu)化功能的海量與多樣化信息資產(chǎn)，大數(shù)據(jù)是由一種巨大數(shù)量、復(fù)雜結(jié)構(gòu)、豐富類型數(shù)據(jù)的集合，基于一定的云計(jì)算進(jìn)行數(shù)據(jù)處理和應(yīng)用的模式，然后再對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合、共享、交叉、復(fù)用等，從而具有智力資源以及知識(shí)服務(wù)的能力[1]。

1.2 大數(shù)據(jù)的特征

大數(shù)據(jù)是在云計(jì)算和互聯(lián)網(wǎng)后的又一變革性的信息技術(shù)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)據(jù)是核心資產(chǎn)，其對(duì)各個(gè)行業(yè)的傳統(tǒng)發(fā)展模式都造成了很大的沖擊，如果行業(yè)不能借助大數(shù)據(jù)來對(duì)用戶的需要進(jìn)行掌握、分析和判斷，就會(huì)嚴(yán)重影響到事業(yè)的發(fā)展和行業(yè)的決策等。大數(shù)據(jù)具有著鮮明的特征，一是數(shù)據(jù)的體量十分巨大，一般私人計(jì)算機(jī)的硬盤容量是TB量級(jí)，而企業(yè)數(shù)據(jù)量接近到了EB量級(jí)；二是數(shù)據(jù)的類型十分繁多，繁多的數(shù)據(jù)可以分作結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)以及非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，除了文本形式結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)外，其非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)形式也是越來越多，比如，視頻、音頻、圖片以及網(wǎng)絡(luò)日志等，復(fù)雜的數(shù)據(jù)類型對(duì)數(shù)據(jù)處理的能力也提出更高的要求；三是價(jià)值的密度比較低，需要使用強(qiáng)大的算法來對(duì)數(shù)據(jù)價(jià)值進(jìn)行提取，這也是大數(shù)據(jù)下需要解決的難題；四是數(shù)據(jù)處理的速度要快，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下數(shù)據(jù)挖掘以及數(shù)據(jù)處理的速度與效率是行業(yè)發(fā)展的突破點(diǎn)[2]。

2 “大數(shù)據(jù)”時(shí)代下的電子檔案建設(shè)趨勢(shì)和保障措施

2.1 “大數(shù)據(jù)”時(shí)代下的電子檔案建設(shè)趨勢(shì)

1）擴(kuò)展性、有效性、真實(shí)性以及完整性。擴(kuò)展性：在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息數(shù)據(jù)量是巨大的，并且是持續(xù)增加的，因此，在電子檔案的建設(shè)中就一定要重視其擴(kuò)展性的特征，這也是電子檔案建設(shè)的基礎(chǔ)保障。有效性：由于大數(shù)據(jù)下的環(huán)境是十分復(fù)雜的，因此，電子檔案的建設(shè)還要有標(biāo)準(zhǔn)化的制度、嚴(yán)格程序、妥善安全防護(hù)技術(shù)以及安全保密防范對(duì)策，用以確保電子檔案的有效性。真實(shí)性：在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，網(wǎng)上電子檔案出現(xiàn)了“百花齊放、百家爭(zhēng)鳴”的局面，這種局面固然為每個(gè)領(lǐng)域、每個(gè)行業(yè)甚至于個(gè)人使用提供了便捷、快速的信息資源，但要想確保所利用的信息是真實(shí)有效的，就必須在信息來源、類別、檔號(hào)、互見號(hào)等方面進(jìn)行標(biāo)注說明，在使用者和讀者面前產(chǎn)生共鳴，確保電子檔案的真實(shí)性。完整性：在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案信息電子化，可謂一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面，但要想保障它的完整性，要在電子檔案信息化整合中不可偷工減料、取章斷義，刪減合成，在保障歸檔檔案的完整基礎(chǔ)上合成電子檔案以保障它的完整性。在以上條件都滿足的前提下，還需要電子檔案建設(shè)中具有相應(yīng)的數(shù)字證書以及電子印章技術(shù)等，來保證其電子檔案具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽{證性以及法律價(jià)值，另外，為了保證其電子檔案在封裝、傳送、整理、儲(chǔ)存、保管以及利用中具有良好的安全性，需要對(duì)電子檔案的安全級(jí)別進(jìn)行有效的劃分，進(jìn)而根據(jù)不同級(jí)別與權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)的訪問權(quán)限設(shè)置，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的全面管理，這也是電子檔案建設(shè)中的重點(diǎn)和難點(diǎn)[3]。

2）與紙質(zhì)檔案并存的趨勢(shì)。在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代下的電子檔案建設(shè)的同時(shí)，也離不開紙質(zhì)檔案的輔助，要將兩者進(jìn)行有效的結(jié)合，形成一種雙線并存的發(fā)展模式?！按髷?shù)據(jù)”時(shí)代下的電子檔案建設(shè)要將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成電子信息形式進(jìn)行管理，在應(yīng)用系統(tǒng)中的電子信息通過憑證化的處理后，就會(huì)成為電子檔案形式，可以把電子信息在應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行獨(dú)立，形成一種能夠直接進(jìn)行閱讀的文檔形式，而紙質(zhì)檔案作為重要的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，在紙質(zhì)檔案電子化的管理同時(shí)，也要保證紙質(zhì)檔案的完整性和安全性，使管理模式真正做到切實(shí)有效。也就是說，一方面充分發(fā)揮電子檔案在日常利用中的快捷性和方便性，另一方面紙質(zhì)檔案又是電子檔案的重要支撐和堅(jiān)強(qiáng)后盾，保存并沿用紙質(zhì)檔案的原始性和憑證性。

2.2 保障措施

1）完善建設(shè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代下的電子檔案建設(shè)中，一定要完善質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)，這也是推進(jìn)其工作開展的前提條件。需要建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案館和信息安全管控的平臺(tái)，從而來實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的發(fā)布、管理、報(bào)告以及防控等，還要嚴(yán)格按照相應(yīng)公安部門計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)的安全工作要求，執(zhí)行檔案數(shù)據(jù)安全等級(jí)的保護(hù)定級(jí)要求指標(biāo)，并啟用相應(yīng)的測(cè)評(píng)軟件來對(duì)信息安全的測(cè)評(píng)體系進(jìn)行完善，同時(shí)還要制訂各級(jí)單位檔案信息管理的應(yīng)急預(yù)案，并實(shí)施模擬性的實(shí)踐演練，保證信息化發(fā)展的安全，另外，還要貫徹和落實(shí)相應(yīng)的規(guī)范和制度，并制定配套的規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)，盡快的制定《數(shù)字檔案館評(píng)估指標(biāo)體系》，并且構(gòu)建電子檔案的接收和保存試點(diǎn)[4]。

2）增加資金投入。在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代下的電子檔案建設(shè)中，想要實(shí)現(xiàn)有效的電子檔案信息化發(fā)展，硬件設(shè)備是必不可少的，同時(shí)大量的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、整理和分析，還需要有良好的軟件支持，而這些都是需要大量的資金作為建設(shè)基礎(chǔ)的，因此，這就需要增加電子檔案建設(shè)資金的投入。按照國家檔案局以及相應(yīng)信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組的要求，檔案部門要積極的向其財(cái)政部門進(jìn)行反映，使現(xiàn)實(shí)需求和相關(guān)資金的扶持政策相匹配，從而增加信息化建設(shè)資金的投入，同時(shí)還要按照其信息化的目標(biāo)進(jìn)行考核，并出臺(tái)相應(yīng)的政策，來推進(jìn)檔案的信息化發(fā)展。

3）與時(shí)俱進(jìn)。在電子檔案建設(shè)中，由于受到“大數(shù)據(jù)”環(huán)境的影響，各級(jí)的檔案管理部門一定要統(tǒng)一思想，與時(shí)俱進(jìn)，來推進(jìn)其檔案的信息化發(fā)展和建設(shè)，并對(duì)檔案的信息化發(fā)展和建設(shè)中的問題進(jìn)行及時(shí)的協(xié)調(diào)和解決。相關(guān)部門要積極的和各級(jí)的信息化領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行有效的溝通，把檔案的信息化建設(shè)納入到電子政務(wù)以及民生的信息化發(fā)展中，同時(shí)還要注重新技術(shù)和新產(chǎn)品的研發(fā)，利用先進(jìn)的電子檔案信息化技術(shù)來推動(dòng)信息化的建設(shè)，完善其檔案信息的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，從而來實(shí)現(xiàn)電子檔案信息有效的交換和共享。

3 結(jié)束語

綜上所述，“大數(shù)據(jù)”的迅猛發(fā)展，對(duì)電子檔案的管理造成了很大的沖擊，而傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)滿足不了新時(shí)代的要求，為了更好的做好電子檔案工作，發(fā)揮其檔案管理的作用，就需要充分認(rèn)識(shí)到“大數(shù)據(jù)”時(shí)代下的電子檔案建設(shè)趨勢(shì)，進(jìn)而采取有效的保障措施來推動(dòng)其發(fā)展，這也是其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的必要途徑。

參考文獻(xiàn)

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[2]石峻峰，周俐霞，付雙雙.大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案資源管理研究現(xiàn)狀與趨勢(shì)分析[J].信息安全與通信保密，2014（9）：87-89.

[3]衛(wèi)麗亞.“大數(shù)據(jù)”時(shí)代下的電子檔案建設(shè)趨勢(shì)[J].企業(yè)文化旬刊，2017（10）.00032-00032.

[4]李楊.大數(shù)據(jù)背景下檔案工作的發(fā)展機(jī)遇、趨勢(shì)與挑戰(zhàn)[J].中外企業(yè)家，2016（32）.159-160.