淺析事業(yè)單位檔案管理存在的問題和應(yīng)對措施

曾永發(fā)

摘 要：檔案在保證事業(yè)單位高效、協(xié)調(diào)、有序運行具有重要的作用。國家制定了事業(yè)單位檔案管理工作制度，各單位應(yīng)嚴格執(zhí)行，體現(xiàn)制度的規(guī)范性和嚴肅性。同時不同單位的服務(wù)范圍和工作性質(zhì)不盡相同，要根據(jù)自身特點和國家相關(guān)法律法規(guī)，制定并完善符合自身實際的檔案管理體系，最大程度發(fā)揮檔案管理的作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；存在的問題；應(yīng)對措施

1 導(dǎo)言

在事業(yè)單位檔案管理過程中，始終要做到規(guī)范與靈活相統(tǒng)一、權(quán)益與職責相兼容、制定與執(zhí)行相并重三大原則，做好檔案管理工作，需要事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)重視，需要專業(yè)工作人員的高專業(yè)水準，需要組織的硬件措施，需要好的相關(guān)管理制度。只要做好了以上四點，事業(yè)單位就能做好檔案管理工作，也更加能做好事業(yè)單位的工作。

2 當前事業(yè)單位檔案管理中的問題及其原因

2.1 事業(yè)單位對檔案管理重視程度不足

對檔案管理不重視或者不夠重視的現(xiàn)象在部分事業(yè)單位比較明顯。之所以出現(xiàn)這種情況，究其原因還是因為這部分事業(yè)單位對于出臺的檔案管理制度認識嚴重不足，也對相關(guān)的法律法規(guī)模棱兩可，使得整個單位在檔案管理工作方面不重視，直接造成了事業(yè)單位的工作混亂。

2.2 檔案管理人員專業(yè)水平不足

造成這一結(jié)果其實有兩大原因，首先，管理人員職位不穩(wěn)定，由于很多事業(yè)單位對于檔案疏于管理，出于對這方面的認識不足，使得檔案管理人員職位變動頻繁，一月一換，相關(guān)檔案人員一直處于新人階段，對情況不清楚，造成了工作效率低下。同時任命到檔案管理的人員本身素質(zhì)不夠高，缺乏專業(yè)的辦公技巧，這一點也是導(dǎo)致管理混亂的直接原因。

2.3 管理制度不完善

在管理制度方面，雖然相關(guān)的條例細則，如《干部檔案管理條例》、《干部檔案整理細則》等，其實已經(jīng)要求實施多年，但是始終無法貫徹落實，尤其在程序規(guī)范方面，各單位始終沒能在系統(tǒng)內(nèi)部形成一套流暢的運行體系，檔案管理建設(shè)工作長期以過去的經(jīng)驗，缺乏對新東西的貫徹落實，始終處在緩慢的發(fā)展狀態(tài)。部分事業(yè)單位檔案管理制度不夠完善，直接導(dǎo)致了檔案管理方面監(jiān)督力度不足、管理規(guī)范化程度不足、組卷分類混亂等問題，造成了工作混亂的情況。例如，有些單位為了節(jié)省流程，沒有按照法律程序就直接銷毀原本應(yīng)該分類、歸檔的部分文件資料。這可以說是檔案管理工作上的重大損失。

2.4 設(shè)備現(xiàn)代化程度不足，信息化進程緩慢

之所以出現(xiàn)現(xiàn)代化程度不足的情況，更多地是因為缺乏資金。有許多單位的檔案管理部門電腦設(shè)備落后、辦公條件較差、檔案管理依然是老樣子。例如，個別單位的檔案室十分簡陋，辦公環(huán)境較差，還有很多單位極度缺乏保護檔案的設(shè)備配置等等問題。由于硬件措施的不到位，所以直接導(dǎo)致了檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化方面的投入嚴重不足，沒有檔案管理軟件的輔助或者信息化管理軟件長期不更新。

3 應(yīng)對措施

3.1 建立健全檔案管理體系

以科學性和合理性為依據(jù)，制定各項檔案管理規(guī)章制度并落到實處。規(guī)章制度不要長篇大論，應(yīng)以方便日常管理工作為原則，具有可操作性，充分發(fā)揮管理體系的應(yīng)有價值。規(guī)章制度具有平等的約束力。建立檔案管理體系不只約束檔案利用者，同樣約束檔案管理者。在制度面前人人平等，才能真正落實檔案管理體系。建立明確的獎懲機制，約束員工遵守規(guī)章制度。檔案管理部門要建立明確的獎懲機制，懲治那些破壞檔案和不嚴格履行規(guī)章制度的人員，表揚表現(xiàn)優(yōu)秀人員。

3.2 提高檔案管理水平

要積極宣傳檔案管理工作在經(jīng)濟社會發(fā)展中的作用，明確檔案管理對單位高效、協(xié)調(diào)、有序運行的意義，突出檔案管理工作的重要性；要建立一支專業(yè)的檔案管理監(jiān)督隊伍，負責檢查和監(jiān)督檔案管理工作，保證科學有效完成檔案管理工作；要建立檔案管理考核機制，定期考核并公示檔案管理工作質(zhì)量及其考核結(jié)果，讓檔案管理者及時找出自身工作的不足，以不斷改進；要制定和實施檔案管理工作質(zhì)量評價體系，促進檔案管理工作的科學化和規(guī)范化。

3.3 推動檔案信息化管理

隨著科技水平的飛速發(fā)展，高科技設(shè)備的應(yīng)用提高了工作效率和工作質(zhì)量。在檔案管理工作中，應(yīng)充分利用高科技設(shè)備，實現(xiàn)檔案信息化管理，不斷提高檔案的效能，延長檔案的存儲壽命，縮短檔案檢索查詢時間。首先，事業(yè)單位檔案管理部門要及時收集和整理本單位檔案，保證檔案的實效性；其次，檔案管理應(yīng)引入計算機、掃描儀等現(xiàn)代科技設(shè)備，將紙質(zhì)檔案傳輸保存到計算機內(nèi)形成數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的科技化管理和數(shù)字化管理；最后，要利用網(wǎng)絡(luò)的共享性，向全社會提供一流、專業(yè)和最新的檔案信息，實現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)的全社會共享，方便利用者高效利用檔案信息。

3.4 加強檔案保密工作

檔案部門一定要實現(xiàn)獨立化辦公，與其他辦公部門分開，保證涉密檔案的安全性。對于國家要求保密的檔案，一定要加大保護力度，設(shè)立獨立的保護區(qū)域，專人負責，杜絕泄露現(xiàn)象的出現(xiàn)，防止威脅和損害單位本身和國家的利益與安全。要認真做好檔案審查工作。檔案的審查工作是檔案利用前的重要工作，是檔案利用的重要環(huán)節(jié)，關(guān)鍵性工作是科學而準確地區(qū)分、判定檔案的利用與控制使用范圍，必要時請檔案管理部門的專家把關(guān)。檔案管理者根據(jù)標準逐件初步審查所利用的檔案，判定好利用與控制使用范圍；由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的管理者進行中審，重點對初審中沒能判定利用與控制使用的部分檔案確定范圍；由業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)初審和中審的情況綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。妥善做好檔案的解密工作。根據(jù)《保密法》規(guī)定確定涉密檔案的不同等級，不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但秘密不是一成不變的，具有一定的時效性：隨著時間的推移或秘密保管期限屆滿，會失去保密價值此時不能按原有保密文件管理，應(yīng)按公開文件管理。在成為公開文件前，保密文件必須遵循《保密法》“國家秘密事項在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級和保密期限的機關(guān)、單位或者其上級機關(guān)應(yīng)當及時解密?！敝?guī)定解密。

3.5 做好檔案利用的基礎(chǔ)工作

要利用原有基礎(chǔ)進行系統(tǒng)整理，達到科學分類、合理組卷、清楚編目、系統(tǒng)排列的要求，進一步提高利用檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。同時按照適應(yīng)利用后檢索與管理的要求，建立健全檔號，編制新的檢索工具。對珍貴重要的檔案要采取抄錄、復(fù)印、照相等形式復(fù)制，留好檔案副本，提高檔案資料的使用壽命，最好采用現(xiàn)代科技設(shè)備進行數(shù)字化信息化管理。

4 結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理部門在調(diào)整人員結(jié)構(gòu)的過程中，首要任務(wù)就是對工作進行交接。但是人員調(diào)整存在問題，導(dǎo)致工作交接難以開展，造成工作步調(diào)越來越慢。檔案管理工作的開展對事業(yè)單位的發(fā)展來說有重要的作用，因此，需要通過對其中存在問題的分析，提出針對性的解決措施，從而優(yōu)化檔案管理工作，加強事業(yè)單位發(fā)展的穩(wěn)定性。

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