論檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性

李雨

【摘要】在企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案是必不可少的，檔案就是企業(yè)在生產(chǎn)和管理過程中具有保存價(jià)值的文件，其中包括對(duì)國(guó)家、社會(huì)以及企業(yè)自身等各方面的。企業(yè)檔案的涉獵范圍很廣，包括會(huì)議材料、企業(yè)合同、協(xié)議書、以及企業(yè)重要的對(duì)外活動(dòng)憑證等。這些檔案的保存和管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來說十分重要，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前我國(guó)企業(yè)的檔案管理方式已經(jīng)逐漸由傳統(tǒng)的實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)管理、信息化管理。本文就檔案的管理對(duì)企業(yè)的重要性展開了研究，并探討了如何提高企業(yè)的檔案管理技術(shù)，以供參考。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案 檔案管理

對(duì)于企業(yè)來說，檔案是一家企業(yè)一切活動(dòng)的存根，記錄了企業(yè)在過去的活動(dòng)和發(fā)展歷程，可以說檔案是企業(yè)發(fā)展的見證者，企業(yè)的發(fā)展離不開檔案的記錄，同時(shí)藉由檔案的記錄，企業(yè)的工作人員能夠更加詳盡地了解企業(yè)過去的發(fā)展模式，這對(duì)未來企業(yè)發(fā)展水平的提高來說至關(guān)重要。企業(yè)檔案涉及范圍很廣，如果企業(yè)檔案保管不利，那么不僅企業(yè)的很多無形的資產(chǎn)就都無法得到保證，甚至連臺(tái)賬記錄、保密設(shè)備等信息也都不能保證，因此提高企業(yè)檔案的管理水平對(duì)于企業(yè)來說至關(guān)重要，企業(yè)要完善檔案的記錄和管理模式，維持企業(yè)的穩(wěn)定、健康發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理的重要性

（一）利于企業(yè)融資

在集團(tuán)公司融資的過程中，銀行會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展水平展開調(diào)研，其中企業(yè)發(fā)展水平最好的證明就是各項(xiàng)檔案。銀行對(duì)于企業(yè)放款之前，一定會(huì)就企業(yè)的綜合實(shí)力、資質(zhì)、管理結(jié)構(gòu)以及社會(huì)口碑和發(fā)展前景等方面進(jìn)行了解，同時(shí)在放款的過程中，銀行也會(huì)就企業(yè)的情況和信息進(jìn)行建檔，這么做能夠幫助銀行合理保存客戶信息，便于雙方的后續(xù)合作和交流。通過檔案，銀行和企業(yè)雙方能夠盡快建立起信任、實(shí)力和責(zé)任的檔案結(jié)構(gòu)，在進(jìn)行銷售和其他后續(xù)服務(wù)時(shí)，能夠給企業(yè)提供很大的幫助。

（二）促進(jìn)企業(yè)發(fā)展

對(duì)于企業(yè)來說，檔案是涉及到企業(yè)發(fā)展的方方面面的，做好檔案管理工作，也就是從客觀上促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展。檔案涉及到了企業(yè)在場(chǎng)運(yùn)行中的各項(xiàng)信息，對(duì)這些信息進(jìn)行管理就能夠幫助企業(yè)提高工作效率，降低重復(fù)工作量，提升企業(yè)的綜合實(shí)力。檔案管理部門對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行存放管理，有利于檔案信息的存檔，同時(shí)還可以方便企業(yè)上傳下達(dá)等工作的開展，檔案的合理存放能夠便于在日后遇到相關(guān)工作時(shí)能夠進(jìn)行及時(shí)的查閱，便于確立明確的工作方向，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。總的來說，企業(yè)檔案的合理存放在便于辦公部門的上傳下達(dá)以及文件查閱等方面具有重要的作用，因此企業(yè)要對(duì)檔案管理工作給予足夠的重視。

（三）建立管理體系

企業(yè)內(nèi)部需要管理，而檔案則能夠幫助企業(yè)內(nèi)部建立完善的管理制度，能幫助企業(yè)更好地規(guī)范員工的行為，使企業(yè)的管理活動(dòng)更加貼近和信息化。良好的檔案管理工作，能夠幫助檔案的收集、整理、堅(jiān)定以及編研等工作更加便捷地開展，同時(shí)檔案管理也能夠便于公司的各部門的相互協(xié)作，更好地完成相關(guān)的工作項(xiàng)目。檔案管理對(duì)公司管理的作用不僅是大方面的規(guī)章制度的管理，也能夠幫助企業(yè)完善細(xì)節(jié)的管理制度。企業(yè)的檔案會(huì)保存員工的相關(guān)資料，便于企業(yè)根據(jù)不同的員工能力將其分配到合理的地方去，檔案的這項(xiàng)功能在企業(yè)整合管理、人事變動(dòng)以及開展新的工作業(yè)務(wù)時(shí)就顯得尤為重要。

（四）便于人才培養(yǎng)

人才是每個(gè)企業(yè)在發(fā)展過程中不可獲取的組成部分，企業(yè)的發(fā)揮和進(jìn)步在哪都離不開人才的努力，同時(shí)每家企業(yè)也都十分重視專業(yè)人才，對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)也是必不可少的。在人才培養(yǎng)方面，企業(yè)可以通過檔案中記錄的員工的興趣愛好入手，制定出合理的培養(yǎng)方案。同時(shí)在企業(yè)的人才構(gòu)成當(dāng)中，檔案管理方面的人才也是不可或缺的，就當(dāng)前我國(guó)企業(yè)的檔案人才方面來看，要想培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，就要從以下幾個(gè)方面入手，首先就是展開相關(guān)知識(shí)的專業(yè)實(shí)踐，提高相關(guān)人才的知識(shí)儲(chǔ)備，然后給予人才足夠的實(shí)踐機(jī)會(huì)，讓他們能夠?qū)⑺鶎W(xué)習(xí)到的知識(shí)融匯貫通，形成自身的能力。當(dāng)然，優(yōu)秀的環(huán)境和專業(yè)同時(shí)也是十分重要的，這就需要企業(yè)相關(guān)部門的支持，同時(shí)還有相關(guān)的檔案工作人員的興趣等問題，便于提高企業(yè)工作人員的專業(yè)性，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理措施

（一）提高管理意識(shí)

企業(yè)的檔案管理不應(yīng)該一成不變，也要隨著社會(huì)的進(jìn)步和企業(yè)的發(fā)展不斷創(chuàng)新，而在創(chuàng)新的過程中，最重要的就是要提高企業(yè)的檔案管理意識(shí)，在檔案當(dāng)中明確區(qū)分個(gè)人價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。不僅如此，還要加強(qiáng)部門和部門、領(lǐng)導(dǎo)和員工、員工之間的交流，通過溝通和交流了解檔案管理當(dāng)中存在的不足，并根據(jù)需求制定大眾化、信息化的檔案管理方案。

（二）檔案管理信息化

隨和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化已經(jīng)轉(zhuǎn)深入到我們的生活當(dāng)中，各行各業(yè)都逐漸朝著信息化的方向發(fā)展，檔案管理也不例外。信息化便于檔案管理過程中的存檔、歸類和整合等工作，避免了傳統(tǒng)的檔案管理模式下檔案存放不便、混亂等問題，同時(shí)信息化的模式下，能夠幫助企業(yè)提高檔案管理的安全性，在檔案信息中應(yīng)用個(gè)人身份驗(yàn)證碼和防火墻，能夠有效保護(hù)檔案安全，同時(shí)還可以規(guī)定不同員工的查閱權(quán)限，避免公司的信息外泄。為了建立信息化的檔案管理方案，就要加強(qiáng)檔案相關(guān)人員的培養(yǎng)，提高其綜合素質(zhì)，促進(jìn)其操作水平的提高。

（三）個(gè)性化管理

檔案能夠回溯企業(yè)的發(fā)展史，同時(shí)還能夠幫助企業(yè)展望未來的發(fā)展趨勢(shì)，并對(duì)企業(yè)的發(fā)展方向做出指導(dǎo)，檔案的這項(xiàng)工作充分說明了其具有服務(wù)功能。如果檔案管理的宗旨和目標(biāo)設(shè)置不清，那么就會(huì)給企業(yè)的檔案管理造成混亂，所以說檔案管理的另一個(gè)發(fā)展方向就是個(gè)性化管理，即由先進(jìn)的信息化技術(shù)，給不同的員工開放不同的檔案查閱權(quán)限，便于其對(duì)公司的發(fā)展模式和發(fā)展情況進(jìn)行了解，提高員工的專業(yè)性和對(duì)公司的依賴性。

三、結(jié)語

總而言之，良好的檔案管理體系能夠幫助企業(yè)更好地發(fā)展，檔案是企業(yè)必不可少的一部分，推動(dòng)檔案管理的完善和規(guī)范化就是推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的進(jìn)步。因此企業(yè)要重視檔案管理工作的開展，通過多種方式提高企業(yè)檔案管理的專業(yè)性，促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

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