淺議新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響

于海霞

摘 要：事物都是具有兩面性的，信息化技術(shù)的興起，雖然帶來了機(jī)遇，卻也帶來了不小的挑戰(zhàn)。檔案管理作為各個企業(yè)的重要項目，更是受到了嚴(yán)重影響，因而越來越多的企業(yè)開始認(rèn)可并重視信息化技術(shù)。高校更應(yīng)抓住這個機(jī)遇。本文分析了新時代背景下，新媒體的重要性、新媒體對高校檔案管理的重要性、以及提高高校檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)的重要性。并提出了在新媒體環(huán)境下，高校檔案管理的部分應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞：新媒體傳播；高校檔案管理；應(yīng)對措施

高校學(xué)生眾多，教師隊伍龐大，還有較多的后勤人員，為了有序管理，建立檔案是十分必要的，然而面多眾多人群，原本就很復(fù)雜的檔案管理工作更是難上加難。傳統(tǒng)的檔案管理方法不僅耗時多，也需要更多的人力以及空間。因此把握住信息化技術(shù)這個機(jī)會，才能更好更便捷的進(jìn)行檔案管理。新媒體的利與弊，更是需要檔案管理人員去掌握與平衡，發(fā)揮出新媒體優(yōu)秀的一面。借鑒優(yōu)秀運(yùn)用新媒體的案例，并避開新媒體運(yùn)用不當(dāng)?shù)谋锥?。在成功借鑒的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，將新媒體的作用發(fā)揮到極致。

1 新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響

1.1 新媒體傳播的重要性

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，新媒體也發(fā)生了巨大的改變。相較之下，傳統(tǒng)的信息傳播技術(shù)報刊媒體、電視廣播、圖書雜志等受到了巨大沖擊。不僅是這些行業(yè)，其他很多行業(yè)也受到了挑戰(zhàn)。其中檔案管理作為近些年來越來越受重視的項目，也面臨著巨大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。越來越多的企業(yè)和群眾開始重視網(wǎng)絡(luò)媒體，網(wǎng)絡(luò)媒體的宣傳力度與新型的宣傳方式也吸引著廣大群眾。如果不能做到與時俱進(jìn)，緊跟時代的步伐，那么遲早會與時代脫軌，進(jìn)而被群眾和社會所淘汰。為了避免這樣的局面，檔案管理必須進(jìn)行改革。傳統(tǒng)的宣傳方式不僅宣傳方式不夠吸引人，宣傳力度也不夠，而且不具時效性，傳播速度過慢，地域受限。這就導(dǎo)致信息的反饋受限，大大降低了工作效率。而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，新媒體的出現(xiàn)，打破了這一僵局。它擺脫了時間空間的限制，以更吸引人的宣傳方式，將信息有效的傳播出去，且傳播的更廣，傳播的群眾更多，打破了年齡的限制。

1.2 新媒體在檔案管理中的重要性

檔案管理工作作為近些年來才興起的項目，還不夠完善。不僅很多企業(yè)沒能重視檔案管理，即使是認(rèn)可并重視檔案管理的企業(yè)，也存在著很多的弊端。缺乏管理經(jīng)驗、管理人員配置不平衡、工作人員的疏忽等，導(dǎo)致檔案管理工作沒能形成一個完整的體系。而過度的依賴傳統(tǒng)的信息傳播方式，檔案都是紙質(zhì)化，管理起來不僅麻煩，而且占用空間、人力。調(diào)取檔案時也會給工作帶來麻煩。而檔案管理不是時時進(jìn)行的，這就導(dǎo)致空閑時人員的浪費，加大了企業(yè)的開支，工作效率低下。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步與飛速發(fā)展，已經(jīng)有部分企業(yè)采用了新媒體，數(shù)字化管理。信息化的管理模式可以使整個管理工作形成一個完整的體系，無論是檔案的調(diào)入還是調(diào)出，都會變得便利。所有的檔案都登記在電腦中，方便查找。在新媒體的環(huán)境下，檔案的管理也無需過多的人員，這就避免的人員的分配不均，節(jié)省開支。因此，高校更應(yīng)重視起新媒體技術(shù)，并將之應(yīng)用到檔案管理中。

1.3 提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的重要性

隨著新媒體的應(yīng)用及普及，高校的檔案管理工作迎來了巨大的挑戰(zhàn)。雖然部分高校已經(jīng)采用了新媒體技術(shù)，然而新媒體技術(shù)對于互聯(lián)網(wǎng)、信息化的依賴，也導(dǎo)致這一技術(shù)需要工作人員具有更高的專業(yè)素質(zhì)，以及一定的專業(yè)知識及素養(yǎng)。實際情況卻是部分高校的檔案管理人員仍沉浸在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，不能很快的適應(yīng)新媒體，從而不能將以往的工作經(jīng)驗與信息化技術(shù)結(jié)合起來，導(dǎo)致檔案管理工作沒能享用新媒體的便捷，反而變得“四不像”。也有部分工作人員，雖然能夠適應(yīng)新媒體，并將以往的工作經(jīng)驗作為基礎(chǔ)與信息技術(shù)結(jié)合起來。但是缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識，導(dǎo)致工作起來仍舊困難重重。甚至錯誤的運(yùn)用新媒體，致使整個檔案管理體系崩潰。因此高校必須重視檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升，這樣才能更好更便捷的運(yùn)用新媒體技術(shù)。已經(jīng)具備專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理工作人員，也應(yīng)在原基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新。合理利用多媒體，加大宣傳力度，改進(jìn)宣傳方式等，提高學(xué)生閱讀興趣。

2 針對新媒體高校檔案管理的應(yīng)對措施

2.1 觀念上的轉(zhuǎn)變

在迎接新媒體時代帶來的挑戰(zhàn)時，檔案管理要做的不止是技術(shù)層面的簡單引進(jìn)，工作人員還要實現(xiàn)在管理觀念層面上的轉(zhuǎn)變。身處檔案管理崗位上的人員應(yīng)該主動適應(yīng)新媒體時代的變遷，把推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)當(dāng)做一次改革創(chuàng)新的機(jī)遇。檔案管理的工作人員應(yīng)該明確意識到新媒體時代下檔案的信息化道路是做好管理工作的必由之路。

2.2 新舊宣傳方式的有機(jī)結(jié)合

在檔案宣傳工作方面，相關(guān)人員需要做到正確認(rèn)識傳統(tǒng)的宣傳模式。應(yīng)該保留傳統(tǒng)宣傳模式中能與工作發(fā)展相適應(yīng)的部分，自覺淘汰掉已經(jīng)落后了的宣傳形式。此外，要把傳統(tǒng)宣傳模式和新興的宣傳媒介有機(jī)的結(jié)合起來。學(xué)會良好的運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)新媒體，掌握一些基礎(chǔ)知識，為增強(qiáng)個人的專業(yè)性而不斷學(xué)習(xí)吸收新技術(shù)，也可以以“一帶多”的方法，進(jìn)行技術(shù)上的基礎(chǔ)培訓(xùn)。

2.3 檔案管理各部門進(jìn)行配合

其實要真正做好檔案管理工作也并非檔案部門一個就可以的，還需要各部門相互溝通。檔案的管理是需要大量的人、財、物的集合，這樣一個繁雜工程自然少不了其他部門的配合。

2.4 對計算機(jī)應(yīng)用的重視

檔案管理常見的方式是人工手動為主，計算機(jī)運(yùn)用為輔，其實這樣的方式并沒有讓計算機(jī)帶來的良好效益實現(xiàn)最大化。檔案管理人員可以把計算機(jī)信息管理提上主體地位作為一個階段性的工作任務(wù)，實現(xiàn)檔案管理以計算機(jī)為主，人力為輔的新局面，使檔案管理走向智能化的道路，這樣的管理模式對于類似檢察院等機(jī)關(guān)部門的檔案管理有很大的現(xiàn)實意義。

3 結(jié)束語

隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用及普及，致使信息化技術(shù)飛速發(fā)展。人們對互聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)可以及依賴，使得人們越來越重視信息化的傳播方式，這給我國傳統(tǒng)的信息傳播方式帶來極大的沖擊。若不改變，便會與時代脫軌，便會被社會所淘汰。因此越來越多的企業(yè)采用信息化技術(shù)。學(xué)校作為未來人才的培訓(xùn)基地，肩負(fù)著為祖國培養(yǎng)人才的責(zé)任，更應(yīng)該重視信息化技術(shù)。這樣才能與時俱進(jìn)，為社會培養(yǎng)出更優(yōu)秀的全方位人才，為祖國的現(xiàn)代化建設(shè)貢獻(xiàn)更多的力量。新媒體既是一個挑戰(zhàn)也是一個機(jī)遇，高校的檔案管理需牢牢把握這一機(jī)遇。通過提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，與傳統(tǒng)方式的有機(jī)結(jié)合等，增加宣傳力度與范圍，從而提高檔案管理的工作效率。

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