淺談高校檔案信息化建設(shè)

趙丹

[摘 要]高校檔案信息化建設(shè)工作，對于提升高校檔案管理工作效率、推動高校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展具有重要的意義，為此高校需要重視檔案信息化建設(shè)工作，為檔案信息化建設(shè)工作提供資源支撐，從而為高校檔案信息化建設(shè)工作的有序開展提供保障。本文在分析高校檔案信息化建設(shè)內(nèi)容的基礎(chǔ)上，提出了檔案信息化建設(shè)的對策。

[關(guān)鍵詞]高校；檔案管理；信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.22.071

[中圖分類號]G270.7；G647.24 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）22-0-02

信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，為高校檔案管理工作帶來巨大的沖擊的同時(shí)，也帶來了機(jī)遇。在此背景下，高校需要重視信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對檔案管理工作方式、工作流程進(jìn)行重塑，從而有效提升檔案管理工作的信息化水平，進(jìn)而為提升檔案管理工作效率奠定良好的基礎(chǔ)。在此過程中，明確檔案信息化建設(shè)的工作內(nèi)容，探索檔案信息化建設(shè)的路徑，對于推動高校檔案信息化建設(shè)工作有序開展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

高校檔案信息化建設(shè)工作，主要是推動檔案收集整理、檔案利用以及檔案業(yè)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)信息化。

從檔案收集整理方面來看，這項(xiàng)工作是高校檔案管理工作的基礎(chǔ)，傳統(tǒng)檔案收集與整理工作具有煩瑣、復(fù)雜的特點(diǎn)，無論是檔案接收、分類還是檔案立卷、編目等，都具有較大的工作量。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案信息不僅呈現(xiàn)出了數(shù)量劇增的趨勢，而且形式也呈現(xiàn)出了多元化的特點(diǎn)，在此背景下，傳統(tǒng)的檔案收集整理工作方式顯然已經(jīng)難以滿足高校檔案管理需求，為此構(gòu)建“雙軌制”的檔案管理模式、推動網(wǎng)上立檔歸檔工作的發(fā)展、實(shí)現(xiàn)裝訂整理工作自動化，成為高校檔案信息化建設(shè)工作的重要發(fā)展方向。

從檔案利用方面來看，檔案信息的利用率直接決定著檔案信息價(jià)值能否得到充分體現(xiàn)，同時(shí)也能夠反映出檔案管理部門的服務(wù)水平。檔案利用率的提升，不僅要求高校能夠?qū)n案信息進(jìn)行廣泛收集與科學(xué)整理，而且也要求高校能夠?yàn)闄n案信息受眾提供便捷的檔案信息檢索工具。傳統(tǒng)的檔案利用工作以手工為主，成為制約高校檔案利用率以及服務(wù)水平得以提升的主要因素，因此高校需要抓住信息技術(shù)發(fā)展的機(jī)遇，推動檔案信息利用方式以及利用渠道的信息化發(fā)展，進(jìn)而為彰顯檔案信息價(jià)值提供技術(shù)保障。

從檔案業(yè)務(wù)管理的信息化來看，一方面，高校需要構(gòu)建自動化的檔案管理環(huán)境。在此方面，高?？梢砸胱詣踊O(shè)備為提升檔案管理工作效率奠定良好的基礎(chǔ)，同時(shí)高校有必要推動檔案管理工作呈現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)化的特征，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸與共享。另一方面，高校需要重視運(yùn)用信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)開展宣傳與交流工作，從而拓展宣傳與交流工作的覆蓋范圍，引導(dǎo)高校教職工以及大學(xué)生群體認(rèn)識到檔案信息具有的價(jià)值，對于提升檔案信息利用率以及檔案信息管理部門的服務(wù)水平具有重要的意義。

2 高校檔案信息化建設(shè)的策略

2.1 加強(qiáng)信息化建設(shè)宣傳工作

在高校檔案信息化建設(shè)的過程中，高校領(lǐng)導(dǎo)、教職工只有高度重視檔案信息化建設(shè)工作，才能確保檔案信息化建設(shè)工作有序開展。事實(shí)上，高校檔案信息化建設(shè)工作以及從手工作業(yè)向信息化管理轉(zhuǎn)變，都不是一蹴而就的，為此高校需要加強(qiáng)信息化建設(shè)宣傳工作，引導(dǎo)高校教職工特別是檔案管理工作者轉(zhuǎn)變自身的檔案管理理念，以更為開放的心態(tài)應(yīng)對信息化技術(shù)與檔案管理工作的深度融合。同時(shí)，高校領(lǐng)導(dǎo)需要為高校檔案信息化建設(shè)工作提供人力支撐、技術(shù)支撐與財(cái)力支撐，確保檔案信息化建設(shè)工作具有充足的資源供給，從而為檔案信息化建設(shè)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在此過程中，高校領(lǐng)導(dǎo)層還需要從頂層設(shè)計(jì)層面做好檔案信息化建設(shè)工作規(guī)劃，從而為檔案信息化建設(shè)工作提供指導(dǎo)，推動檔案信息化建設(shè)工作順利開展。

2.2 完善檔案信息管理制度

在高校檔案信息化建設(shè)的過程中，高校不僅需要從技術(shù)層面提升檔案管理工作的信息化程度，而且需要重視圍繞檔案信息化管理工作特點(diǎn)，從制度建設(shè)方面為檔案信息化管理工作的有序開展提供良好的保障。具體而言，完善檔案信息管理制度，主要體現(xiàn)在完善檔案保密制度、完善檔案利用制度以及完善檔案歸檔制度3個(gè)方面。從完善檔案保密制度來看，隨著檔案信息化程度不斷提升，檔案信息傳播路徑將呈現(xiàn)出多元化的特征，在此背景下，如果檔案保密制度不完善，則會面臨較高的檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，因此圍繞信息化工作環(huán)境下檔案保密需求對檔案保密制度進(jìn)行完善，是高校檔案信息化建設(shè)過程中的重要工作。從完善檔案利用制度來看，檔案信息化對于優(yōu)化檔案信息服務(wù)、實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值具有重要的意義，在此背景下，高校檔案管理工作者需要著眼于提升檔案利用率，對檔案利用制度進(jìn)行持續(xù)完善，從而確保高校檔案的利用價(jià)值能夠最大化。從檔案歸檔制度的完善方面來看，信息化技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用，促使檔案管理工作呈現(xiàn)出更為便捷、更為靈活的特征，但是電子檔案歸檔工作與紙質(zhì)檔案歸檔工作體現(xiàn)出了一定的差異，為此高校有必要制定“雙規(guī)歸檔”制度，確保不同存在形態(tài)的高校檔案都能夠?qū)崿F(xiàn)良好歸檔。

2.3 重視數(shù)字化館藏資源建設(shè)

數(shù)字化館藏資源建設(shè)，是高校檔案信息化建設(shè)過程中的重要環(huán)節(jié)，在此過程中，高校檔案管理工作者需要重視運(yùn)用信息技術(shù)做好檔案編研工作，在轉(zhuǎn)變檔案資源存儲方式的基礎(chǔ)上構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，從而為提升檔案資源利用率奠定良好的基礎(chǔ)。從檔案編研工作來看，高校檔案管理工作著需要重視檔案編研的計(jì)算機(jī)化，從而替代傳統(tǒng)的手工工作模式，進(jìn)而在提升檔案編研工作效率的基礎(chǔ)上確保歸檔文化具有良好的準(zhǔn)確性與完整性。從轉(zhuǎn)變檔案資源存儲方式來看，高校檔案管理工作者需要對紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，從而為檔案資料的檢索工作奠定基礎(chǔ)。與此同時(shí)，高校檔案管理工作者需要重視構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫來存儲數(shù)字化檔案，確保檔案存儲工作適應(yīng)檔案信息化建設(shè)與信息化管理的需求。從數(shù)據(jù)庫檢索方面來看，相對于手工檢索而言，基于數(shù)據(jù)庫的檢索工作不僅具有更高的效率，而且也具有更高的準(zhǔn)確性，為此高校需要圍繞自身檔案資源做好目錄檢索與全文檢索建設(shè)，為高校檔案信息的快速提取、有效利用提供良好的保障。

2.4 開展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在高校檔案信息化建設(shè)工作中，完善的基礎(chǔ)設(shè)施是開展檔案信息化管理的重要基礎(chǔ)，為此高校需要為檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作提供充足的資金支撐，為前期建設(shè)工作以及后期維護(hù)工作提供保障。與此同時(shí)，高校還需要重視推動基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與檔案信息化管理需求實(shí)現(xiàn)良好對接，在做好前期需求調(diào)研工作的基礎(chǔ)上，針對需求調(diào)研結(jié)果開展模塊設(shè)計(jì)與功能設(shè)計(jì)，不僅能夠確保高?；A(chǔ)設(shè)施更好地滿足檔案信息化管理需求，而且能夠避免出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)、過度投入等傾向，從而能夠有效控制檔案信息化建設(shè)的工程成本。另外，在檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)置的后期維護(hù)中，高校需要重視開展人才培養(yǎng)與培訓(xùn)工作，或者通過招聘專業(yè)的信息化設(shè)備管理工作人員負(fù)責(zé)軟硬件設(shè)備的管理與維護(hù)，從而為檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的正常使用提供保障。

2.5 做好網(wǎng)絡(luò)信息安全保障工作

高校檔案信息化建設(shè)雖然能夠有效提升檔案管理的工作效率，但是卻也為檔案信息安全帶來了一定的風(fēng)險(xiǎn)，為此做好網(wǎng)絡(luò)信息安全保障工作，是高校檔案信息化建設(shè)工作中至關(guān)重要的一環(huán)。在此過程中，首先，高校需要增強(qiáng)檔案管理工作者的安全意識，引導(dǎo)檔案管理工作者認(rèn)識到檔案信息化管理過程中面臨的風(fēng)險(xiǎn)以及風(fēng)險(xiǎn)原因，從而促使檔案管理工作者能夠在檔案信息化管理工作中做到規(guī)范操作，避免因操作失誤而產(chǎn)生檔案信息泄露現(xiàn)象。其次，高校需要重視運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)提升檔案信息安全系數(shù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)也得到了迅猛發(fā)展，因此高校需要重視依托網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，為檔案信息安全構(gòu)筑防火墻。與此同時(shí)，高校在構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)的過程中，需要重視權(quán)限管理，避免檔案信息出現(xiàn)惡意篡改以及盜取。最后，高校不僅需要從意識和技術(shù)方面做好檔案信息安全保障工作，而且有必要從制度層面推動檔案信息安全保障成為一項(xiàng)常態(tài)化工作。在此過程中，高校需要重視出臺檔案管理工作細(xì)則，并建立完善的獎懲激勵機(jī)制，確保檔案信息安全問題能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)反饋與及時(shí)解決。

3 結(jié) 語

高校檔案信息化建設(shè)工作對于推動高校檔案管理工作適應(yīng)新的形勢、新的需求具有重要的意義，在此過程中高校需要從檔案收集整理、檔案利用以及檔案業(yè)務(wù)等層面實(shí)現(xiàn)信息化與自動化，并通過加強(qiáng)信息化建設(shè)宣傳工作、完善檔案信息管理制度、重視數(shù)字化館藏資源建設(shè)、開展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和做好網(wǎng)絡(luò)信息安全保障工作，為持續(xù)提升高校檔案管理信息化水平提供良好的保障。

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