淺析離退休管理工作中的檔案管理信息化

崔榮星

[摘 要]在離退休者的檔案管理中，由于退休人員較多，相關管理中心也不重視離退休者的檔案管理，導致檔案管理存在諸多問題，不利于維護離退休者的合法利益?；诖?，本文分析了離退休活動檔案管理中常見的問題，并提出了相應的對策，希望能夠為后期的檔案管理提供借鑒。

[關鍵詞]事業(yè)單位；離退休；管理活動；檔案管理；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.22.070

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）22-0-02

離退休項目檔案涉及很多內容，例如，離退休者在管理服務階段會產生諸多文字、語音信息以及個人資料檔案、健康檔案等，信息內容很多，可能造成遺漏現象。所以，相關管理中心要妥善管理離退休活動的檔案資料，優(yōu)化相應的管理服務，從而才能更好地適應當前社會的老齡化狀況。

1 離退休管理過程檔案管理的作用

事業(yè)單位離退休職員的檔案，全方面、準確、完整地記載了離退休職工的基本狀況，也是國家檔案中非常關鍵的構成部分。但是，許多離退休職工的檔案資料并未得到集中管理，很多都寄放在勞動市場，因此從整體來說，國內的檔案管理模式較為分散、零亂，從而會影響人事資料的權威性。目前，在離退休職工人事檔案使用主體上，不僅包含事業(yè)單位與單位離退休職工自身及直系親屬，而且還包含社區(qū)與醫(yī)保部分及公檢法機關等。因此，離退休職工檔案管理的基本功能及作用非常明顯，與我國的民生項目息息相關。

2 離退休活動檔案管理中常見的問題

2.1 相應的基礎設施較為薄弱

相關調查信息顯示，在管理離退休者的工作檔案時，一些基礎設施并不完善，缺少一個專業(yè)的檔案保存場所，大多數是直接存放在辦公室或是一些臨時場所，沒有做好防水、防火方面的工作，對檔案信息的安全性產生了較大的影響，很難滿足當前檔案管理活動的要求。

2.2 缺少科學的制度保障

由于缺少科學的制度保障，原來的工作單位在管理離退休者工作檔案時，未及時向社保管理中心移交檔案信息，社保組織與人力單位分別負責參保信息與退休檔案管理，從而很難及時進行資料統(tǒng)計，不利于開展相關工作。同時，個人的社保信息都是存放在各個單位內，采用的是不同的管理方式，其合法權益將很難得到保障。

2.3 認識片面，缺乏關注

盡管離退休管理活動、離退休職員檔案管理并非事業(yè)單位的核心人物，但針對事業(yè)單位全局發(fā)展而言卻是非常重要的，單位唯有提高離退休工作檔案管理的認識，妥善開展離退休職員檔案管理活動，才能保證事業(yè)單位穩(wěn)定團結、健康發(fā)展。但是，很多事業(yè)機構均沒有高度重視離退休職員檔案管理活動。根本原因在于，與單位經營活動、科研等工作相比，離退休職員管理工作的地位比較靠后，與單位經營活動檔案信息比較，事業(yè)機構離退休職員檔案發(fā)揮出的參考作用不明顯。因此，很多單位均對離退休管理過程的檔案管理不夠關注，在檔案管理方面投放的人力、物力及財力均很少。

3 信息化背景下加強離退休活動檔案管理的對策

3.1 完善檔案信息管理系統(tǒng)的基礎設施

為提升離退休業(yè)務檔案管理的信息化程度，首先必須完善與改進離退休檔案管理的信息化基礎設備，政府財政中心要全力支持離退休業(yè)務檔案控制活動，提供足夠的資金保證，采用科學的措施來處理資金問題。而且，事業(yè)機構要努力配合，采取多種途徑籌集檔管理工作需要的經費，保證檔案管理信息化基礎設施創(chuàng)建工作可以快速開展，相關管理部門需創(chuàng)建單位離退休職員檔案管理部門，對各單位內的離退休職員的檔案信息進行綜合管理，提升檔案管理的查詢效率，在創(chuàng)建檔案信息時要引進信息化系統(tǒng)，并做好設施維護與溫度管理等配套設備的安裝工作，創(chuàng)造一個穩(wěn)定的檔案管理空間。此外，單位要采用科學的計算機設施及軟件技術，努力創(chuàng)建離退休檔案控制工作的信息庫，實現離退休職員資料的聯(lián)網操控和信息共享。

3.2 優(yōu)化管理制度，貫徹落實責任機制

在實施檔案管理信息化系統(tǒng)時，需要完善相應的管理制度，確定職責，保障網絡與信息的安全性，進一步改革檔案管理機制，由此滿足信息化管理的需求。在相應的需求標準基礎上，相關部門應制定一個健全的規(guī)章機制，可以與信息化管理工作相符合，進一步細分電子檔案管理步驟，特別是在電子文件與檔案方面，一定要確保電子檔案的真實性和安全性，以及檔案管理的基本標準。而且，針對相關管理部門來說，建立集中檔案統(tǒng)計職務等規(guī)范也是非常重要的，由此梳理檔案網絡，根本目的在于實現資源共享。

3.3 建立檔案資源信息系統(tǒng)，保障檔案資料的安全性

隨著社會的快速發(fā)展及進步，必須加大檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)力度，建立檔案資源信息系統(tǒng)，將現存的各種資源集中起來，系統(tǒng)處理各項檔案資料。而且，單位有必要將檔案存儲在專門的檔案管理平臺上，從而才能更好地開展離退休業(yè)務管理活動。國內檔案管理工作的信息化應用起步很晚，目前仍然采取傳統(tǒng)的管理模式，來管理文檔、圖片和影像信息，從而就會增加查詢的難度，保存中也會出現很多問題，在以后的離退休業(yè)務檔案管理過程，必須投入充足的人力、物力以及財力等資源，便于提高離退休檔案工作的效果。

3.4 提高認識，提高檔案管理責任

根據黨的政策要求，需全面處理離退休職員管理及服務工作，既是事業(yè)單位的政治職責，還是一個影響較深、意義明顯的民生項目。所以，單位要提高認識，了解離退休檔案管理工作在事業(yè)單位生產經營中的重要意義，確定離退休職員檔案管理所處的地位，加強傳播檔案法律、勞動保障法規(guī)，增強單位領導的檔案管理觀念。另外，事業(yè)單位應采取多種科學的輿論模式、培訓工作，使單位內所有人員都了解檔案管理的性質、作用及意義。

3.5 提升檔案管理信息化水平

目前，離退休業(yè)務檔案管理工作的總體水平較低，人工操作與應用系統(tǒng)比較混亂，所以一定要調整檔案管理工作。信息化系統(tǒng)是一個系統(tǒng)項目，需要做好以下工作。其一，要實現檔案管理的科學化與規(guī)范化，事業(yè)單位要盡可能創(chuàng)建檔案管理工作的信息化系統(tǒng)，集中檔案格式文本與種類，不斷提高檔案查詢與利用的效率。其二，注重完善離退休業(yè)務檔案系統(tǒng)信息資源，轉變以往的管理模式，努力開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，做好各項檔案資料的信息化處理工作，進而逐步提高離退休檔案管理水平。

3.6 提升檔案管理能力

隨著信息化社會的發(fā)展，檔案管理工作采取信息化系統(tǒng)已經成為離退休管理工作的重要途徑。這就需要事業(yè)單位順應時代發(fā)展的潮流，形成與時俱進的管理思想，掌握信息化建設的機遇，引入科學的管理設施，憑借科學技術、現代化設施及先進管理思想開展離退休檔案管理工作。檔案管理部門應形成“以人為本”的觀念，不僅要積極采用計算機設備、網絡信息庫促進檔案信息轉變，及早創(chuàng)建內部信息化數據管理平臺，還要組織內部培訓，采取網絡系統(tǒng)培訓、職業(yè)技能訓練提升檔案管理者的工作水平，為離退休職員管理工作提供良好的檔案資料服務。

3.7 提高檔案管理者的綜合素養(yǎng)，創(chuàng)建專業(yè)的人才隊伍

若要保證整個離退休活動檔案管理體系順利運轉，一定要保證相關管理者可以高度重視自身的職責，培養(yǎng)出專業(yè)化的人才。檔案管理人員需要具有多元化理論，從而才能滿足相關標準，全部檔案管理人員的知識組成要素，對檔案管理者及其理論結構分布具有較大影響。所以一定要創(chuàng)建專業(yè)化、現代化的管理人才團隊。首先，檔案管理者了解與采用離退休相應的檔管理理論。其次，眾所周知，檔案管理活動最明顯的特征是可以采用多元化的技術成果，所以相關管理者一定要努力學習專業(yè)知識。最后，需要全面掌握離退休人員的各種知識，主要涉及各項技能，需要管理者對這些基本技能進行全面了解與學習。

4 結 語

離退休業(yè)務檔案管理是確保離退休員工基本生活權利的關鍵工作，一定要改變以往的模式，采取先進的科技技術，加快創(chuàng)建離退休業(yè)務檔案管理的信息化，以提高離退休人員資料管理的質量及效率。

主要參考文獻

[1]倪漢嬰，林萍，黃巖.信息化環(huán)境下離退休工作檔案管理的有效措施[J].人力資源管理，2017（8）.

[2]李亞林.淺議如何加強高職院校離退休人員檔案管理與利用[J].中小企業(yè)管理與科技，2016（8）.

[3]晁衛(wèi)華.高校離退休教職工檔案信息化建設存在的問題及應對策略[J].辦公自動化，2015（4）.

[4]蔣麗娟.信息化環(huán)境下離退休工作檔案管理的有效措施[J].辦公室業(yè)務，2014（23）.

[5]沈凱.淺談高校離退休人員檔案管理信息化建設的措施[J].黑龍江檔案，2013（1）.

[6]李丁麗.淺析信息背景下企業(yè)離退休人員的電子檔案管理[J].經濟管理：文摘版，2016（4）.

[7]倪漢嬰，林萍，黃巖.信息化環(huán)境下離退休工作檔案管理的有效措施[J].人力資源管理，2017（8）.

[8]梁曉.淺析信息化模式在衛(wèi)生檔案管理工作中的應用[J].魅力中國，2016（45）.

[9]何芳蘭.淺析醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題及建議[J].人力資源管理，2015（5）.

[10]楊毅.淺析檔案管理工作中存在的問題以及解決對策[J].科技風，2014（24）.

[11]林曉娟.淺析保密檔案管理工作中存在的問題及對策[J].信息技術，2017（7）.

[12]繆建萍.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].魅力中國，2017（20）.

[13]李婷.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].科學技術創(chuàng)新，2017（7）.