淺析科技檔案管理信息化建設(shè)

劉蔚

[摘 要]第三次工業(yè)革命使人類邁入了知識經(jīng)濟時代，科技資源所蘊含的社會價值和經(jīng)濟價值愈加凸顯?，F(xiàn)階段，各種科研活動呈現(xiàn)出迅猛增長的態(tài)勢，科研活動中產(chǎn)生的各種信息也成為經(jīng)濟建設(shè)和社會建設(shè)尤為重要的信息資源。這些信息資源被人類有意識地加以采集、歸類并整理后就形成了科技檔案，對科技檔案進行深層次開發(fā)，運用信息化技術(shù)挖掘潛藏在科技檔案中的價值，符合社會發(fā)展的規(guī)律以及科研活動的需要。科技檔案信息化管理、利用工作是我國檔案事業(yè)的關(guān)鍵部分，有必要對其開展相應(yīng)探討。

[關(guān)鍵詞]科技檔案；信息共享；綜合素質(zhì)；管理體制

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.22.064

[中圖分類號]G270.7 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）22-0-02

0 引 言

隨著科技在綜合國力競爭中的作用越來越突出，科技檔案建設(shè)工作備受社會各界的廣泛關(guān)注?，F(xiàn)階段，科技檔案信息化建設(shè)的目的就是利用信息技術(shù)挖掘科技檔案中的潛在價值，進而使科技檔案能夠為各項工作提供服務(wù)，最終構(gòu)建以用戶需求為驅(qū)動的科技檔案信息化管理模式。雖然我國科技檔案管理信息化建設(shè)有一定深度的理論研究，實踐工作也取得了一定的進展，但與域外發(fā)達國家相比仍存在很大差距，許多理論和技術(shù)尚不成熟，有必要對該領(lǐng)域進行研究。筆者將信息化建設(shè)融入科技檔案管理理念中，從檔案學(xué)的角度分析了科技檔案信息化建設(shè)，以期能找出可行性路徑來推動科技檔案管理信息化建設(shè)的步伐，進而豐富我國檔案事業(yè)的外延與內(nèi)涵。

1 科技檔案管理信息化概述

1.1 科技檔案管理信息化的概念

基于唯物辯證法視角，科技檔案與一般檔案屬于個別與一般的關(guān)系，科技檔案中既具有一般檔案的共同屬性——原始記錄性，也有其特性。這種特性使科技檔案在記錄性和原始性上呈現(xiàn)出不同的特點。從記錄的角度來看，它記載了某一社會個體從事科研活動的整個過程和結(jié)果，能夠反映出社會個體從事科研活動時的情景。從原始的角度來看，科技檔案中的信息是記錄的科研活動，從而會保留科研活動的各種標(biāo)記，能夠反映科技檔案的原始特征。筆者將科技檔案信息化定義為：在法律法規(guī)的框架下，單位檔案管理人員運用信息技術(shù)對科研活動產(chǎn)生的各種信息進行分類整理，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)對各種信息進行深層次挖掘的一種檔案管理模式。

1.2 科技檔案管理信息化的特點

1.2.1 專業(yè)性

在形成領(lǐng)域方面，科研活動需要按照專業(yè)進行分工，不同專業(yè)的科研活動也不同，因此伴隨科研活動產(chǎn)生的科技檔案也會涉及不同專業(yè)的不同領(lǐng)域，對這些科技檔案進行信息化建設(shè)也會呈現(xiàn)出專業(yè)性的特點。在內(nèi)容性質(zhì)方面，依托于信息技術(shù)對科技檔案進行管理，能夠?qū)⒖萍紮n案里面的各項內(nèi)容加以電子化和數(shù)據(jù)化，進而在內(nèi)容性質(zhì)上呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)化、專業(yè)化的特點。

1.2.2 成套性

在科技檔案形成階段，科研活動處于不同時期會形成不同的科技檔案，科技檔案信息化建設(shè)不是僅僅對某一部分的科技檔案進行信息化、數(shù)據(jù)化處理，而是成套地對科研活動所有階段的科技檔案進行信息化和數(shù)據(jù)化處理。在科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成上，一個科研活動項目的科技檔案材料應(yīng)當(dāng)齊全，這是科技檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

1.2.3 以信息技術(shù)為依托的檔案管理模式

信息技術(shù)是這一系統(tǒng)性工程建設(shè)的基石，一旦脫離這一基石，科技檔案管理信息化便無從談起。信息技術(shù)發(fā)展速度快，從最初最簡單的計算機技術(shù)到現(xiàn)階段的人工智能技術(shù)，無不說明信息技術(shù)仍呈現(xiàn)出快速發(fā)展的態(tài)勢?？萍紮n案管理信息化同樣也需要與時俱進，充分利用信息技術(shù)的特點和優(yōu)勢服務(wù)科技檔案，不斷提高科技檔案管理工作的效率。

2 科技檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1 信息化建設(shè)程度不高

一方面，科技檔案信息化工作體系有待完善。許多單位的檔案管理人員在對科技檔案進行歸檔時處于被動狀態(tài)，科研部門送來什么科技檔案就對什么檔案進行信息化處理，檔案信息化工作流于形式。檔案管理人員不能充分發(fā)揮主觀能動性，有意識地對科技檔案中的部分內(nèi)容進行篩選處理，從而導(dǎo)致后期的信息資源整合任務(wù)不堪重負(fù)。另一方面，科技檔案信息化建設(shè)本來就是一項資金密集型工程，尤其在工作初期，更是需要投入較多的財力來購置相應(yīng)的檔案管理軟件和硬件設(shè)施，加之檔案信息化建設(shè)的見效周期較長，部分單位往往不愿意在科技檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域投入過多的資金，各種軟硬件設(shè)施也面臨著淘汰升級的困境，現(xiàn)有的科技檔案管理的工作環(huán)境亟待優(yōu)化。

2.2 檔案管理人員知識老化

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式中，檔案管理人員只需要檔案管理的基礎(chǔ)知識就能對紙質(zhì)檔案進行管理并利用，而在檔案信息化建設(shè)中，檔案管理人員則需要掌握一定的計算機操作技能和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)?，F(xiàn)階段，許多單位檔案管理人員只掌握了簡單的計算機操作技能，在利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搭建科技檔案管理網(wǎng)以及靈活運用科技檔案管理系統(tǒng)上則顯得生疏，從而導(dǎo)致科技檔案管理工作容易出現(xiàn)紕漏。同時，部分單位不能夠開展有針對性的培訓(xùn)活動，導(dǎo)致檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)老化，與信息化建設(shè)工作的需求脫軌?？偠灾?，單位檔案管理人員的整體素質(zhì)不高是制約科技檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素，單位只有打通這一環(huán)節(jié)，才能真正落實信息化建設(shè)工作。

3 科技檔案信息化建設(shè)的路徑

3.1 跟蹤運用最新的信息化技術(shù)

信息化技術(shù)更新?lián)Q代較快，檔案管理人員需要跟蹤運用最新的信息化技術(shù)對科技檔案進行綜合管理。例如，檔案管理人員利用數(shù)據(jù)著錄技術(shù)對所有科技檔案進行統(tǒng)一著錄，方便今后對科技檔案進行查找；檔案管理人員利用信息服務(wù)技術(shù)搭建一站式檔案服務(wù)平臺。同時，檔案管理人員要使科技檔案管理朝著管理專業(yè)化、信息集成化和信息數(shù)字化的方向發(fā)展，搭建科技檔案信息資源平臺來加強科技檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系，在此技術(shù)上與其他單位進行合作，建立信息資源共享平臺來加強單位之間的聯(lián)系，消除信息壁壘。

3.2 增加資金投入，增強檔案信息化建設(shè)意識

一方面，單位要加大軟硬件設(shè)施方面的投入，確保軟硬件更新速度與信息技術(shù)的更迭速度相匹配。例如，單位要購置相應(yīng)的檔案軟件管理系統(tǒng)，購置激光掃描儀、高傳輸速度硬盤等硬件設(shè)施，進而優(yōu)化科技檔案工作環(huán)境，提升工作效率。單位可以探索吸引社會資本參與科技檔案管理的合作機制，加強同信息技術(shù)企業(yè)之間的聯(lián)系，調(diào)動多種力量，形成共享、共建和共贏的科技檔案開發(fā)利用新局面。另一方面，單位的領(lǐng)導(dǎo)層要樹立開發(fā)意識、效益意識和超前意識，認(rèn)識到科技檔案的價值，促使科技檔案利用工作由靜態(tài)服務(wù)向動態(tài)服務(wù)轉(zhuǎn)變，由封閉型利用向開放型利用轉(zhuǎn)變。同時，科技檔案管理人員要主動加強與科研部門的聯(lián)系，了解相關(guān)的科研進展，有計劃地開展檔案管理和利用工作。

3.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

科技檔案管理領(lǐng)域不僅需要檔案管理基本知識，還需要辨別科技信息和處理科技信息的能力，從而要求檔案管理人員要有完善的知識結(jié)構(gòu)和良好的知識素養(yǎng)。因此，單位有必要開展相應(yīng)的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)來優(yōu)化檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)。例如，單位可以與本區(qū)域的高校開展合作，針對本單位檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)有針對性地分批組織培訓(xùn)；單位也可以聘請有關(guān)領(lǐng)域的專家到單位開展講座和技能培訓(xùn)，提升檔案管理人員的知識素養(yǎng)。除此之外，檔案管理人員也要主動了解本單位科研項目的技術(shù)路線和技術(shù)方案，在進行歸檔時才能做到更加合理。

4 科技檔案信息化建設(shè)服務(wù)創(chuàng)新

4.1 用戶自助服務(wù)

隨著人工智能技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和信息技術(shù)的不斷進步，拓寬了檔案利用的途徑，能夠為檔案需求者提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。用戶自助服務(wù)是基于用戶需求開發(fā)的一種檔案服務(wù)模式。科技檔案管理人員按照一定類別將一些有代表性、大眾化的用戶咨詢問題進行分類后放置在檔案數(shù)據(jù)庫中。檔案需求者只需登錄檔案管理系統(tǒng)就能夠在數(shù)據(jù)庫中進行自助科技檔案檢索和查詢有關(guān)咨詢問題。同時，用戶可以通過檢索功能查詢包括檔案目錄、科技檔案圖紙、科技檔案數(shù)據(jù)等科技檔案中的內(nèi)容。這種“一站式”的服務(wù)功能能夠節(jié)省檔案管理部門的人力、物力和財力開支，用戶也能夠在非工作日隨時調(diào)取科技檔案進行查閱，有利于雙方實現(xiàn)共贏。

4.2 科技檔案專題服務(wù)

科技檔案專題服務(wù)主要指檔案管理人員利用信息技術(shù)讀取數(shù)據(jù)資源迅速這一特點，將科技檔案在互聯(lián)網(wǎng)上進行分類。檔案管理人員按照科技檔案的性質(zhì)進行分類，能夠幫助用戶在獲取某一科技檔案的信息時，迅速找到與該科技檔案相關(guān)的其他檔案內(nèi)容，加強了科技檔案之間的關(guān)聯(lián)性，拓寬了科技檔案的利用廣度、深度和維度?？萍紮n案專題服務(wù)的前期基礎(chǔ)工作較為龐大和細致，需要檔案管理人員花費較多的時間，后期工作則較為輕松，檔案管理人員只需要及時將收集到的科技檔案歸入相應(yīng)專題中即可。同時，檔案管理人員也需要加強與科研工作人員的溝通，做好定向跟蹤，及時更新科技檔案中的內(nèi)容，確?？萍紮n案信息服務(wù)的時效性和有效性。

5 結(jié) 語

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機技術(shù)的蓬勃發(fā)展，為科技檔案的管理和開發(fā)利用提供了一條可行性路徑和可靠的技術(shù)保障?？萍紮n案信息化建設(shè)工作并不是一個孤立的系統(tǒng)，其有賴于信息技術(shù)、檔案管理人員和科技檔案管理理論共同發(fā)力，檔案管理人員應(yīng)在科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理理論下，運用信息化技術(shù)做好科技檔案管理工作。一方面，既要在理論研究上進一步提升科技檔案管理信息化的層次，尋找出一套科學(xué)合理的開發(fā)方案，另一方面，也要在實踐中探索相關(guān)方法，對理論進行深層次加工，才能做到理論與實際相契合。由于筆者知識程度有限，對科技檔案的研究仍有許多不足之處，在未來的研究中有待進一步完善。

主要參考文獻

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