關(guān)于信息化系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目管理的體會

曹力

[摘 要]現(xiàn)代管理學(xué)中一個非常重要的分支便是項(xiàng)目管理工作，具體來說就是運(yùn)用有限的資源，借助系統(tǒng)的方法理論以及手段，對項(xiàng)目所涉及的所有工作進(jìn)行高效管理，從而能夠?qū)崿F(xiàn)之前設(shè)計的預(yù)期目標(biāo)，而且項(xiàng)目信息化成功的必要條件便是進(jìn)行高效管理。

[關(guān)鍵詞]信息化系統(tǒng)；項(xiàng)目管理；體會

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.22.017

[中圖分類號]TP399-C2 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）22-00-02

為了設(shè)計某一獨(dú)特的產(chǎn)品，或者是為了得到某一成果，或者是為了提供最好的服務(wù)所付出的努力，稱之為項(xiàng)目，簡單來說就是選用最少的資源、最少的時間完成客戶所交付的任務(wù)。項(xiàng)目有3個非常突出的特點(diǎn)，第一個特點(diǎn)是臨時性，第二個特點(diǎn)是獨(dú)特性，第三個特點(diǎn)是漸進(jìn)性。

1 建立質(zhì)量文檔的體會

1.1 建立質(zhì)量文檔的重要性

創(chuàng)建質(zhì)量文檔體系是做好項(xiàng)目管理非常重要的環(huán)節(jié)，在項(xiàng)目開始階段，大多數(shù)工作人員都會抱怨自己的工作，為什么要寫這么多文檔，認(rèn)為是在浪費(fèi)時間。其實(shí)，質(zhì)量文檔對于管理體系的項(xiàng)目實(shí)施來說非常重要。質(zhì)量文檔是一個文檔集，涉及多方面的內(nèi)容，比如有先期調(diào)研內(nèi)容，還有分析可行性的內(nèi)容，還有分析風(fēng)險的內(nèi)容，還有預(yù)測項(xiàng)目投入產(chǎn)出的內(nèi)容，還有項(xiàng)目實(shí)施方案的內(nèi)容，更有項(xiàng)目設(shè)計方案，項(xiàng)目過程中可能會遇到的風(fēng)險，以及相對應(yīng)的解決方案等內(nèi)容。質(zhì)量文檔的內(nèi)容包含了項(xiàng)目的所有過程，雖然編寫質(zhì)量文檔不能直接帶來收益，但是通過編寫質(zhì)量文檔可以有效地管理項(xiàng)目本身。無論是什么樣的項(xiàng)目，都必須在考察具體情況的基礎(chǔ)上才能進(jìn)行設(shè)計，與此同時，還要根據(jù)這個計劃方案對不同的資源以及人力進(jìn)行分配，從而才可以確保各個環(huán)節(jié)能夠相互配合，更高質(zhì)量地完成項(xiàng)目。如果不進(jìn)行項(xiàng)目計劃設(shè)計工作，就無法對項(xiàng)目的實(shí)施過程進(jìn)行全面監(jiān)控，也就沒有辦法管理好項(xiàng)目，項(xiàng)目組織成員也就無法認(rèn)清自己在項(xiàng)目中所處的位置，就沒有辦法積極高效地參與工作，所以建立質(zhì)量文檔是非常重要的。

1.2 建立質(zhì)量文檔的作用

若干個小階段構(gòu)成了比較復(fù)雜或者是比較大的項(xiàng)目內(nèi)容，這些小階段都在很大程度上影響了項(xiàng)目質(zhì)量建設(shè)的整體過程，每一個環(huán)節(jié)都會對之后的環(huán)節(jié)產(chǎn)生影響，可能會成為后面決策的依據(jù)。只進(jìn)行口頭交流的話，經(jīng)過一段時間后必然會有所遺漏，但是把交流過程編寫成質(zhì)量文檔就能夠保存下來，后面的人能夠更加方便地查詢交流的內(nèi)容，為之后開展工作提供了便利。與此同時，對于編寫質(zhì)量文檔的人來說，也有很大的好處，在編寫的過程中就會對項(xiàng)目問題進(jìn)行認(rèn)真思考，并且產(chǎn)生潛移默化的影響。

通過創(chuàng)建質(zhì)量文檔也能夠在很大程度上檢驗(yàn)參與者的綜合素質(zhì)，如果長久地堅持下去，一定能夠整體提升項(xiàng)目參與者的綜合素質(zhì)。這種質(zhì)量管理體系具體來說也是一種規(guī)范和理論，需要參與者進(jìn)行認(rèn)真學(xué)習(xí)，并且加以理解。作為項(xiàng)目管理者撰寫質(zhì)量文檔是有很大好處的，文字撰寫能力和口頭交流能力是齊頭并進(jìn)的，通過實(shí)施一個項(xiàng)目，并且編寫質(zhì)量文檔工作就有可能會促使一名普通員工經(jīng)過鍛煉，成為一名非常優(yōu)秀的項(xiàng)目管理者。

2 關(guān)于用戶認(rèn)可度的體會

產(chǎn)品研發(fā)和項(xiàng)目實(shí)施的性質(zhì)是不一樣的，項(xiàng)目實(shí)施必須要和用戶進(jìn)行大量的溝通，而產(chǎn)品研發(fā)則比較關(guān)注市場需求分析以及有關(guān)技術(shù)研究，用戶的認(rèn)可程度在很大程度上影響著項(xiàng)目實(shí)施的成敗，所以如今必須思考的問題便是采取什么樣的方法和手段才能提升用戶對項(xiàng)目組的認(rèn)可程度。筆者認(rèn)為主要從以下兩個方面加以考慮，一方面從用戶的角度考慮，另一方面是抓住機(jī)會提升用戶的認(rèn)可度。

2.1 從用戶的角度考慮

有的項(xiàng)目經(jīng)理在考慮問題的過程中，往往是站在自己的角度去考慮問題，這種做法則忽略了很多用戶潛在的真實(shí)需求，忽略了用戶開發(fā)一個系統(tǒng)的目的，從用戶的角度去研發(fā)這樣一個系統(tǒng)，到底是為了什么，是給什么樣的人用。

2.2 抓住機(jī)會提升用戶認(rèn)可度

機(jī)會不會按照人們預(yù)期的時間、預(yù)計的地點(diǎn)出現(xiàn)，但是一旦出現(xiàn)了機(jī)會，不論何時何地，都要盡最大的努力抓住這個機(jī)會，在這個關(guān)鍵環(huán)節(jié)解決這個問題。在進(jìn)行項(xiàng)目管理的過程中，必須要對項(xiàng)目實(shí)施的過程進(jìn)行密切關(guān)注，必須認(rèn)識到在關(guān)鍵時刻的表現(xiàn)，有可能會推翻原來所付出的努力，取得良好的成績，也有可能會促使用戶轉(zhuǎn)變對該項(xiàng)目的不好印象，所以機(jī)會是一把雙刃劍，抓住機(jī)會就能夠給工程項(xiàng)目帶來好處。

3 高效團(tuán)隊的體會

不論在項(xiàng)目管理的過程中選用什么樣的管理方法，都必須要結(jié)合具體的實(shí)際情況，以謀求實(shí)際工作中的最大化收獲為目標(biāo)。在項(xiàng)目實(shí)施的過程中，建設(shè)高效團(tuán)隊非常重要。

3.1 項(xiàng)目經(jīng)理的重要性

項(xiàng)目經(jīng)理在一個團(tuán)隊中起著核心的作用，是一個團(tuán)隊的領(lǐng)導(dǎo)者。項(xiàng)目經(jīng)理的處事方法以及人格都會對一個團(tuán)隊產(chǎn)生非常大的影響，作為項(xiàng)目經(jīng)理必須要為員工樹立榜樣，將好的、有利的方面?zhèn)鬟_(dá)給項(xiàng)目組成員，除此之外，項(xiàng)目經(jīng)理還要有承擔(dān)不利因素以及不好方面的魄力以及能力。項(xiàng)目經(jīng)理一旦在項(xiàng)目組成員面前表達(dá)自己的消極情緒就會影響項(xiàng)目組成員的思想，給整個項(xiàng)目帶來不好的影響。員工在選擇公司的過程中，都會將一個團(tuán)隊中項(xiàng)目經(jīng)理的能力和魄力考慮進(jìn)去，除了關(guān)心薪酬之外，他們還關(guān)心自己工作的環(huán)境。因此，作為優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理必須慎重考慮這項(xiàng)工作，把這項(xiàng)工作變成自己應(yīng)該做的事情。

作為項(xiàng)目經(jīng)理，必須要從全面的角度考慮用戶的不滿和抱怨，之所以產(chǎn)生不滿或者是抱怨的現(xiàn)象，都是有一定原因的，所以必須要在組織內(nèi)部進(jìn)行自我批評，進(jìn)行自我反思，找出自己做得不對的地方，只有了解自己、了解用戶，才能夠解決用戶的不滿和抱怨問題。與此同時，通過這種自我反思方法能夠不斷強(qiáng)化項(xiàng)目組成員的責(zé)任感。

3.2 團(tuán)結(jié)合作的重要性

要想成為一支高效的團(tuán)隊，必須認(rèn)識到團(tuán)結(jié)合作的重要性，一定要防止出現(xiàn)因?yàn)橐粋€人離職而給整個項(xiàng)目帶來毀滅性影響的現(xiàn)象。這種情況主要是因?yàn)檫@個人的離開，導(dǎo)致項(xiàng)目出現(xiàn)混亂，不能夠再進(jìn)行下去，經(jīng)過大量的實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)沒有一個項(xiàng)目會由于某個人的離開而出現(xiàn)癱瘓，只不過是帶給整個項(xiàng)目影響的程度不一樣而已。所以為了防止項(xiàng)目出現(xiàn)更大的問題，在項(xiàng)目實(shí)施的過程中，必須要做好核心人員的備份工作，技術(shù)或者體系架構(gòu)掌握在大多數(shù)人的手中。除此之外，還要明確技術(shù)經(jīng)理與項(xiàng)目經(jīng)理之間的關(guān)系，只有這樣，二者之間才能夠進(jìn)行團(tuán)結(jié)合作，項(xiàng)目經(jīng)理主要是作為管理者對整個項(xiàng)目進(jìn)行管理的。技術(shù)經(jīng)理要向項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，項(xiàng)目經(jīng)理必須要協(xié)調(diào)好技術(shù)經(jīng)理，認(rèn)真考慮技術(shù)經(jīng)理所提出的建議和要求，在開展具體工作的過程中，不能出現(xiàn)兩個領(lǐng)導(dǎo)。如果存在兩個經(jīng)理，產(chǎn)生分歧時，在一定程度上會降低辦事的效率。公司一旦任命了項(xiàng)目經(jīng)理，那就說明這個項(xiàng)目就由這個經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)，技術(shù)經(jīng)理必須配合項(xiàng)目經(jīng)理的工作，但是項(xiàng)目經(jīng)理要想更好地開展項(xiàng)目，必須要熟悉項(xiàng)目的業(yè)務(wù)情況，還要從規(guī)范以及行政制度上進(jìn)行保障。

4 項(xiàng)目進(jìn)度和成本管理的體會

4.1 項(xiàng)目進(jìn)度管理

簡單來說，項(xiàng)目進(jìn)度管理就是借助各種糾正偏頗的措施控制進(jìn)度計劃的變更，保障順利實(shí)現(xiàn)計劃目標(biāo)，從組織措施方面來說，就是要建立非常先進(jìn)的管理組織系統(tǒng)，恰當(dāng)?shù)胤峙涓鲗哟蔚目刂迫藛T以及他們的職責(zé)，借助與之有關(guān)的進(jìn)度管理制度和程序開展項(xiàng)目制度管理工作。要想實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的進(jìn)度目標(biāo)，必須充分重視項(xiàng)目的進(jìn)度，并且要采取一系列的組織措施進(jìn)行管理，不斷完善項(xiàng)目管理的組織體系，必須要設(shè)立專門的進(jìn)度管理部門，選用優(yōu)秀的專業(yè)人員開展進(jìn)度管理工作。

4.2 成本管理

在進(jìn)行項(xiàng)目成本管理的過程中，注重采用事前控制手段降低成本。大多數(shù)員工在項(xiàng)目管理的過程中，往往過多關(guān)注事中成本控制，以及事后的成本分析，但忽視了事前的成本預(yù)算，不會認(rèn)真做好事前的成本預(yù)算工作，但是這些工作人員所忽略的工作往往是最為重要的工作，是一個項(xiàng)目能否順利完成的重要保障。作為項(xiàng)目管理者，必須要計算項(xiàng)目中的標(biāo)價以及合同文本中的責(zé)任成本，從而才能保障在施工過程中用最低的成本來建設(shè)最好的項(xiàng)目，從而不斷提升項(xiàng)目的收益。在進(jìn)行成本預(yù)算的過程中，要注重兩個方面，一是要管理材料費(fèi)以及人工費(fèi)，在項(xiàng)目成本管理中是一項(xiàng)非常重要的工作，必須要對周邊各類材料、人工費(fèi)的市場行情進(jìn)行充分調(diào)研，從而才能保障成本預(yù)算的合理性以及可行性。二是在制定責(zé)任承辦的過程中，要考慮規(guī)模、地理位置、結(jié)構(gòu)等因素，一定要結(jié)合具體的實(shí)際情況制定更加合理的成本預(yù)算目標(biāo)。

5 結(jié) 語

本文首先研究了建立質(zhì)量文檔的體會，即建立質(zhì)量文檔的重要性、建立質(zhì)量文檔的作用，進(jìn)而研究了關(guān)于用戶認(rèn)可度的體會，即從用戶的角度考慮以及抓住機(jī)會提升用戶認(rèn)可度，并提出了高效團(tuán)隊的體會，即項(xiàng)目經(jīng)理的重要性以及團(tuán)結(jié)合作的重要性，最后總結(jié)了有關(guān)項(xiàng)目進(jìn)度和成本管理的體會。

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