淺析高校固定資產(chǎn)全生命周期的信息化管理

張曉 李霓

[摘 要]近年來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)高等教育事業(yè)的投入力度不斷加大，高校固定資產(chǎn)價(jià)值和數(shù)量都增長(zhǎng)較快。本文以設(shè)備類固定資產(chǎn)為例，根據(jù)高校固定資產(chǎn)的特點(diǎn)，從全生命周期的角度探討如何解決比較突出的重點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題，使高校固定資產(chǎn)管理走上良性發(fā)展的道路。

[關(guān)鍵詞]設(shè)備類固定資產(chǎn)；全生命周期；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.22.014

[中圖分類號(hào)]G647.5 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）22-00-02

0 引 言

高校固定資產(chǎn)是高校開展教學(xué)科研等基本職能最重要的物質(zhì)基礎(chǔ)，具有其他部門和行業(yè)不具有的特點(diǎn)：一方面，高校作為事業(yè)單位，固定資產(chǎn)經(jīng)費(fèi)來(lái)源依賴于財(cái)政撥款；另一方面，高校教學(xué)的科研功能，又導(dǎo)致固定資產(chǎn)保有結(jié)構(gòu)偏向于專業(yè)配置。由于固定資產(chǎn)管理存在的問(wèn)題不利于固定資產(chǎn)價(jià)值的衡量與監(jiān)管，因此有必要探討如何做好高校固定資產(chǎn)管理工作。新形勢(shì)下，如何管理好固定資產(chǎn)，使其發(fā)揮最大的效用，已成為擺在高校管理層面前亟待解決的重要問(wèn)題。利用信息化手段構(gòu)建固定資產(chǎn)全生命周期管理系統(tǒng)，將成為現(xiàn)階段高校固定資產(chǎn)管理的突破點(diǎn)。

1 高校固定資產(chǎn)管理存在的問(wèn)題

目前，多數(shù)高校管理層、固定資產(chǎn)管理職能部門和固定資產(chǎn)所有者沒(méi)有建立固定資產(chǎn)全生命周期管理的基本觀念。學(xué)校固定資產(chǎn)管理仍牽涉多個(gè)部門，在建立信息網(wǎng)絡(luò)化之前，固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)辦理手續(xù)煩瑣，經(jīng)辦人需要多次前往各個(gè)部門辦事。同時(shí)，由于管理部門分散、審批人員眾多、辦事效率低下，導(dǎo)致固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)流程條塊化、碎片化，雖然已經(jīng)建立或部分建立各種固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，但各部門系統(tǒng)尚未實(shí)現(xiàn)全面對(duì)接，固定資產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)尚未構(gòu)建?，F(xiàn)階段，固定資產(chǎn)管理不夠科學(xué)、不夠精細(xì)，特別是盤點(diǎn)工作難度大，導(dǎo)致部分固定資產(chǎn)僅停留在賬面，實(shí)際游離于監(jiān)管之外。此外，國(guó)家最新政策宣傳力度不夠，固定資產(chǎn)管理者、使用人了解最新政策的渠道不暢，領(lǐng)會(huì)分析政策文件水平和風(fēng)險(xiǎn)把控能力不足，在實(shí)際工作中不能很好地防范和規(guī)避政策風(fēng)險(xiǎn)。

2 建立固定資產(chǎn)全生命周期的管理網(wǎng)絡(luò)

固定資產(chǎn)的全生命周期，主要指固定資產(chǎn)的計(jì)劃、采購(gòu)、使用、維護(hù)和處置各個(gè)階段。從全生命周期的角度，高校有必要采取信息化手段解決固定資產(chǎn)管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，從事前采購(gòu)、事中使用和事后處置3個(gè)階段，推進(jìn)高校設(shè)備類固定資產(chǎn)全生命周期的系統(tǒng)建設(shè)和整合。

2.1 事前采購(gòu)階段

設(shè)備類固定資產(chǎn)事前采購(gòu)階段主要包括預(yù)算申報(bào)、發(fā)起購(gòu)置和簽訂合同3個(gè)方面。根據(jù)經(jīng)費(fèi)類型不同，高校固定資產(chǎn)購(gòu)置預(yù)算申報(bào)可根據(jù)不同的資金來(lái)源方式，分為教學(xué)經(jīng)費(fèi)購(gòu)置和科研經(jīng)費(fèi)購(gòu)置等不同方式，在財(cái)務(wù)預(yù)算管理系統(tǒng)或科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)中進(jìn)行辦理。同時(shí)，根據(jù)不同的申報(bào)金額，固定資產(chǎn)購(gòu)置預(yù)算校內(nèi)分級(jí)實(shí)現(xiàn)在線審批，其中達(dá)到規(guī)定金額的由職能部門匯總，按照“三重一大”的制度要求進(jìn)行集體決策，將結(jié)果統(tǒng)一上報(bào)給政府主管部門審批。在上報(bào)校內(nèi)集體決策之前，財(cái)務(wù)部門和資產(chǎn)管理部門應(yīng)當(dāng)通過(guò)審核申報(bào)內(nèi)容和參考資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的存量數(shù)據(jù)做出同意和駁回固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)的決定。

根據(jù)設(shè)備類型不同，在系統(tǒng)中選擇不同的購(gòu)置方式。①一般設(shè)備主要采取網(wǎng)上平臺(tái)采購(gòu)方式，采用設(shè)備競(jìng)價(jià)系統(tǒng)/采購(gòu)平臺(tái)購(gòu)置；②達(dá)到招標(biāo)金額的固定資產(chǎn)應(yīng)招標(biāo)采購(gòu)，采用招標(biāo)系統(tǒng)申報(bào)購(gòu)置，如因特殊原因需要采取競(jìng)爭(zhēng)性談判和單一來(lái)源等方式購(gòu)置固定資產(chǎn)，必須在采購(gòu)系統(tǒng)中進(jìn)行單獨(dú)申請(qǐng)，一事一議，在線審批；③符合大型儀器設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)采用大型儀器采購(gòu)平臺(tái)購(gòu)置；④進(jìn)口設(shè)備，由前期中標(biāo)入圍的進(jìn)出口公司代購(gòu)。

購(gòu)置完成后必須通過(guò)合同系統(tǒng)簽訂采購(gòu)合同，采購(gòu)合同要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)模板修改上傳，審批后進(jìn)行辦理。如果高校信息化水平較高，可以考慮在合同系統(tǒng)中添加網(wǎng)絡(luò)審批系統(tǒng)、電子印章系統(tǒng)和電子簽名系統(tǒng)，在線生成固定資產(chǎn)購(gòu)置合同，進(jìn)一步方便經(jīng)辦人員完成校內(nèi)流程。

2.2 事中使用階段

在合同簽訂后，需要組織專家調(diào)試驗(yàn)收的固定資產(chǎn)。驗(yàn)收專家可在專家?guī)熘羞x取，驗(yàn)收結(jié)果根據(jù)需要在固定資產(chǎn)登記后上傳資產(chǎn)管理系統(tǒng)備查。固定資產(chǎn)投入使用或驗(yàn)收合格后，經(jīng)辦人員應(yīng)運(yùn)用資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行固定資產(chǎn)預(yù)登記，為下一步的財(cái)務(wù)報(bào)銷做準(zhǔn)備。因?yàn)閳?bào)表生成的需要，跨年未處理的預(yù)登記固定資產(chǎn)信息將在系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)刪除。

固定資產(chǎn)預(yù)登記審核通過(guò)后，經(jīng)辦人員可以就近在自助設(shè)備上打印相關(guān)登記材料，與發(fā)票/暫付款憑證、合同等原始憑證匯集后，進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷。財(cái)務(wù)報(bào)銷應(yīng)先在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行報(bào)銷預(yù)約，打印紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行部門審批。在條件成熟時(shí)，校內(nèi)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也可通過(guò)電腦或手機(jī)中的電子印章系統(tǒng)和電子簽名系統(tǒng)進(jìn)行審批。報(bào)銷預(yù)約成功后，財(cái)務(wù)部門通過(guò)物流系統(tǒng)收單，通過(guò)財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)行賬務(wù)處理，財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，固定資產(chǎn)入賬后向資產(chǎn)管理系統(tǒng)反饋，固定資產(chǎn)由預(yù)登記轉(zhuǎn)為入賬。根據(jù)需要，年末或月末財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和資產(chǎn)管理系統(tǒng)要進(jìn)行固定資產(chǎn)賬務(wù)自動(dòng)核對(duì)，并將核對(duì)結(jié)果分別反饋在財(cái)務(wù)系統(tǒng)和資產(chǎn)系統(tǒng)中，需要退稅等特殊處理的固定資產(chǎn)報(bào)銷應(yīng)提供相應(yīng)的材料。

固定資產(chǎn)入賬后，經(jīng)辦人員可接收信息并實(shí)時(shí)查看，通過(guò)自助設(shè)備打印資產(chǎn)信息的二維碼或登記條碼貼附在固定資產(chǎn)上。下一步，需要推廣射頻識(shí)別（RFID）標(biāo)簽。在固定資產(chǎn)的日常使用中，經(jīng)辦人員可以在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中提出保養(yǎng)和維修的申請(qǐng)，資產(chǎn)管理系統(tǒng)也可以根據(jù)同類和相近資產(chǎn)的使用情況推送保養(yǎng)提醒。一般固定資產(chǎn)由資產(chǎn)管理部門安排中標(biāo)入圍單位進(jìn)行維保，特殊固定資產(chǎn)根據(jù)實(shí)際情況另行處理。

對(duì)于某些需要考核使用績(jī)效的固定資產(chǎn)，資產(chǎn)管理部門可以通過(guò)大型儀器管理平臺(tái)和一卡通系統(tǒng)對(duì)其使用效率進(jìn)行管理和統(tǒng)計(jì)。資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以設(shè)置相關(guān)指標(biāo)，對(duì)某臺(tái)固定資產(chǎn)、某個(gè)人、某個(gè)部門的固定資產(chǎn)使用情況進(jìn)行科學(xué)分析、查漏補(bǔ)缺，根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，對(duì)個(gè)人和部門固定資產(chǎn)購(gòu)置和報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行考量，并將固定資產(chǎn)使用績(jī)效納入個(gè)人和部門年度績(jī)效考核，督促所有者和使用人最大程度地提高固定資產(chǎn)使用效率和避免資金浪費(fèi)。

根據(jù)政府會(huì)計(jì)改革的最新要求，2019年起高校固定資產(chǎn)應(yīng)該進(jìn)行折舊處理。計(jì)提折舊之后，能夠更加客觀地反映高校固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀。固定資產(chǎn)應(yīng)在初始設(shè)置完成之后，由資產(chǎn)管理系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)提折舊，并向財(cái)務(wù)系統(tǒng)反饋，財(cái)務(wù)部門核對(duì)無(wú)誤后，依據(jù)資產(chǎn)管理系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理。

高校應(yīng)盡快實(shí)現(xiàn)經(jīng)辦人員通過(guò)手機(jī)APP或手持終端設(shè)備對(duì)固定資產(chǎn)二維碼或條形碼進(jìn)行掃描、盤點(diǎn)，數(shù)據(jù)適時(shí)反饋到資產(chǎn)管理系統(tǒng)，資產(chǎn)管理部門可以隨時(shí)調(diào)取和抽查。在未來(lái)射頻識(shí)別（RFID）標(biāo)簽推廣完成后，可以有效減少資產(chǎn)盤點(diǎn)的工作量，更可以大幅提高實(shí)地盤點(diǎn)的效率，更加真實(shí)地反映高校固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀，改善高校資產(chǎn)管理部門人手不足、無(wú)法實(shí)地全面盤點(diǎn)的難題，從根本上杜絕目前部分高校存在的固定資產(chǎn)賬實(shí)不符的隱患，為高校資產(chǎn)管理改革提供動(dòng)力和契機(jī)。

2.3 事后處置階段

利用信息化系統(tǒng)最重要的是做到共享調(diào)劑。在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，高校設(shè)置固定資產(chǎn)共享申請(qǐng)模塊，需求方可自行查找所需設(shè)備，經(jīng)過(guò)使用部門和管理部門的批準(zhǔn)，可在支付相應(yīng)對(duì)價(jià)的情況下共享使用。如果有閑置固定資產(chǎn)，所有者可在資產(chǎn)管理系統(tǒng)的調(diào)劑平臺(tái)發(fā)布信息，與需求者協(xié)商一致后，經(jīng)過(guò)使用部門和管理部門批準(zhǔn)，可在支付相應(yīng)對(duì)價(jià)的情況下調(diào)劑使用。如確有需要，也可經(jīng)相關(guān)部門審核后進(jìn)行校外調(diào)劑。

在處理報(bào)廢、報(bào)損時(shí)，經(jīng)辦人員通過(guò)資產(chǎn)管理系統(tǒng)可實(shí)時(shí)查看所管理的固定資產(chǎn)，資產(chǎn)歸口管理部門也可以根據(jù)資產(chǎn)監(jiān)管平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理，達(dá)到報(bào)廢報(bào)損條件的，經(jīng)辦人員可以根據(jù)固定資產(chǎn)使用狀態(tài)提出報(bào)廢和報(bào)損的申請(qǐng)，按照流程在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中審批和上報(bào)。達(dá)到報(bào)廢狀態(tài)的固定資產(chǎn)，由招標(biāo)入圍的單位進(jìn)行回收處置，處置收入按照國(guó)家規(guī)定進(jìn)行處理；達(dá)到報(bào)廢期限但仍可使用的固定資產(chǎn)，由所有者將固定資產(chǎn)名稱、種類、已使用年限和現(xiàn)狀等基本信息上傳到資產(chǎn)管理平臺(tái)，校內(nèi)需求方或者經(jīng)招標(biāo)入圍的回收單位可以通過(guò)競(jìng)價(jià)取得，所得收入在學(xué)校和所有者之間進(jìn)行合理分配。

3 結(jié) 語(yǔ)

通過(guò)全生命周期信息化管理，固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)均可以實(shí)現(xiàn)在線辦理，縮短了高校資產(chǎn)管理部門的業(yè)務(wù)處理時(shí)間，提高了所有者利用固定資產(chǎn)的效率，有利于實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)績(jī)效管理目標(biāo)。同時(shí)，高校資產(chǎn)管理部門可以根據(jù)固定資產(chǎn)的保有狀態(tài)，進(jìn)行科學(xué)管理、適時(shí)全面操控，避免發(fā)生突擊花錢、閑置浪費(fèi)、保管不善和責(zé)任不清等行為，也可以在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中根據(jù)最新政策要求，將文件濃縮后進(jìn)行后臺(tái)設(shè)置、推送和宣傳，從而達(dá)到降低固定資產(chǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)、提高固定資產(chǎn)使用合規(guī)性的目的。

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