事業(yè)單位檔案管理中的電子信息技術(shù)應(yīng)用探尋

盧森

摘要：電子信息技術(shù)的革新與發(fā)展在人們的生活與工作中發(fā)揮了非常重要的作用。在檔案管理領(lǐng)域也充分展現(xiàn)其電子技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。推動(dòng)了事業(yè)單位的良好發(fā)展。本文主要針對(duì)事業(yè)單位檔案管理中電子信息技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用。針對(duì)其中的不完善之處提出幾點(diǎn)建議。以期更好地提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作 事業(yè)單位 電子信息技術(shù) 技術(shù)優(yōu)勢(shì)

電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，是檔案管理信息化與智能化的重要體現(xiàn)，利于檔案管理工作的便捷化，提高其工作效率及質(zhì)量。尤其是在事業(yè)單位中，電子信息技術(shù)帶來(lái)的革新具有重要意義。在這樣的背景下，需要從電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用情況出發(fā)，探討相關(guān)改進(jìn)措施，從而讓電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中發(fā)揮出更優(yōu)的服務(wù)功能。

一、電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案的優(yōu)點(diǎn)

檔案管理規(guī)范化、信息化及智能化是檔案管理適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，因此在事業(yè)單位的檔案管理中引入電子信息技術(shù)是必然的發(fā)展要求。這一技術(shù)的實(shí)際運(yùn)用可以包括三個(gè)主要方面：首先，在內(nèi)容管理中采用電子信息技術(shù)，可簡(jiǎn)化以往復(fù)雜繁瑣的管理內(nèi)容，其操作內(nèi)容涵括了多項(xiàng)信息化工序，比如檔案信息檢索、電子文件匯總、統(tǒng)計(jì)和號(hào)碼編制、電子檔案插圖與表格制作、電子檔案文件存儲(chǔ)及共享等等，具有操作更加簡(jiǎn)單便捷的優(yōu)點(diǎn)。其次，在管理系統(tǒng)方面采用電子信息技術(shù)，可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)的劃分，包括查詢網(wǎng)頁(yè)、用戶管理、檔案整理和分類、檔案收集和打印等多個(gè)模塊，具有管理精細(xì)化與管理界面更清晰的優(yōu)點(diǎn)。最后，在事業(yè)單位檔案管理中采用電子信息技術(shù)，可以提高檔案資料存儲(chǔ)的科學(xué)性，并增強(qiáng)檔案資料保護(hù)的安全性。

二、電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案中的不足

電子信息技術(shù)融入事業(yè)單位檔案管理中，可以在提高檔案管理可靠性的基礎(chǔ)上，有效提高檔案管理工作效率，同時(shí)也利于提高檔案的有效使用率。但是其中依舊存在著一些不足亟待改進(jìn)：

第一，電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用缺乏足夠的規(guī)范化及系統(tǒng)化，比如工作人員在檔案整理時(shí)偏向于邏輯歸檔，僅僅將目錄傳輸至終端，沒(méi)有做到科學(xué)合理的電子歸檔，也沒(méi)有考慮到脫機(jī)載體自動(dòng)下載的設(shè)計(jì)問(wèn)題，這就導(dǎo)致電子檔案文件的網(wǎng)絡(luò)安全性受到影響。

第二，檔案管理人員沒(méi)有深入認(rèn)識(shí)電子信息技術(shù)，容易出現(xiàn)工作失誤。比如使用后的電子文件被隨意處理，造成電子文件資源的流失；部分工作人員過(guò)分依賴電子信息技術(shù)，卻沒(méi)有保存好相關(guān)紙質(zhì)文件，若電子系統(tǒng)發(fā)生故障而損壞了電子文件，也容易帶來(lái)文件資源的流失，影響檔案的完整性與安全性。

第三，電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的使用時(shí)間尚短，檔案管理制度不夠完善，無(wú)法支持事業(yè)單位檔案管理的更有效開(kāi)展。

第四，借助電子信息技術(shù)來(lái)對(duì)檔案文件進(jìn)行存儲(chǔ)，主要是通過(guò)電子化的硬盤(pán)驅(qū)動(dòng)器來(lái)實(shí)現(xiàn)電子化資料與文件的存儲(chǔ)，其中存在的安全風(fēng)險(xiǎn)需受到重視，比如硬盤(pán)中毒，或者被黑客竊取文件等等。

三、電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用對(duì)策

要促進(jìn)電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的有效運(yùn)用，可從以下幾個(gè)方面采取措施：

（一）提高人員的信息技術(shù)知識(shí)能力水平

要推進(jìn)電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案中的發(fā)展與應(yīng)用，就應(yīng)該加快檔案管理工作與電子信息技術(shù)的有機(jī)融合。人員是檔案管理的主體，需要對(duì)管理人員及其他工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，拓寬其對(duì)電子信息技術(shù)的知識(shí)面，并熟練掌握相關(guān)技能，使其可以在最大程度上減少工作失誤。

（二）完善電子化檔案管理制度

在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，檔案管理工作非常重要，而完善的管理制度能夠?yàn)闄n案管理工作的有效推進(jìn)提供支持。因此，在事業(yè)單位檔案管理中融入電子信息技術(shù)，需要從實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行相應(yīng)的完善，以制定科學(xué)可行的管理制度，保障電子檔案文件的信息管理水平，促使事業(yè)單位電子檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（三）加強(qiáng)電子檔案安全防護(hù)

信息安全在檔案管理工作中是非常重要的內(nèi)容，必須確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境和使用環(huán)境的安全性，避免檔案文件及其信息出現(xiàn)損壞或者丟失。因此，需要做好重要文件復(fù)制備份的工作，避免原始文件損壞后而造成檔案的信息缺失。同時(shí)，要加強(qiáng)電子檔案安全防護(hù)系統(tǒng)，保證檔案資源不被黑客竊取，讓事業(yè)單位的利益得到有效保障。在這個(gè)方面，還可以做好網(wǎng)絡(luò)安全評(píng)估，強(qiáng)化信息接入網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)密鑰設(shè)置，提高安全標(biāo)準(zhǔn)水平，在最大限度上保障檔案信息安全。

（四）提高電子檔案管理的規(guī)范化水平

基于電子信息技術(shù)的檔案管理應(yīng)該具備足夠的規(guī)范化水平，管理人員要遵循規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化等原則，嚴(yán)格規(guī)范原始文件格式，保證文件處理的質(zhì)量。若是存在不明確或不清晰的存檔信息，則予以嚴(yán)格審查，再進(jìn)行有效修復(fù)。而在電子文件的處理方面，也要實(shí)現(xiàn)存檔和分類等工作的規(guī)范化，要求相關(guān)人員既積極參加培訓(xùn)，又自主學(xué)習(xí)與掌握電子信息技術(shù)，以提高自身的知識(shí)水平，并提高對(duì)電子信息技術(shù)的操作能力，從而提高檔案信息的處理質(zhì)量。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用是必然的發(fā)展要求，既可提高檔案管理水平，提高檔案信息處理質(zhì)量，提高檔案管理操作的便捷性，還可以提高檔案資源的有效利用率。但是其在實(shí)際運(yùn)用中卻依舊有待進(jìn)一步改進(jìn)，需從提高人員的信息技術(shù)知識(shí)能力水平、完善電子化檔案管理制度、加強(qiáng)電子檔案安全防護(hù)以及提高電子檔案管理的規(guī)范化水平等多個(gè)方面來(lái)進(jìn)行，最終實(shí)現(xiàn)電子信息技術(shù)與事業(yè)單位檔案管理的真正有效融合，充分發(fā)揮電子信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)作用，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的開(kāi)展。