淺談建筑工程檔案數(shù)字化管理的意義及完善策略

摘 要：近年來，檔案數(shù)字化管理模式，大大提升了建筑檔案的管理實(shí)效性，降低了建筑檔案管理工作中的物力、人力等各方面的投入。各建筑單位要積極創(chuàng)新自己的工作形式，用數(shù)字化檔案管理，讓檔案管理的實(shí)效性得到有效提高，同時(shí)，工作思維也應(yīng)積極轉(zhuǎn)變，結(jié)合工程實(shí)際狀況，建設(shè)健全的數(shù)字化管理系統(tǒng)，以此提高檔案管理的實(shí)際效率，為其他業(yè)務(wù)的開展提供有力支撐。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案;數(shù)字化管理;

當(dāng)前，科技在飛速發(fā)展，信息技術(shù)水平越來越高，為切實(shí)提升檔案管理的實(shí)效性，確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)和完整，諸多行業(yè)都越來越重視檔案的數(shù)字化管理。檔案數(shù)字化管理模式，有非常多的優(yōu)勢(shì)，在建筑行業(yè)的應(yīng)用也在積極進(jìn)行，大大提升了建筑檔案的管理實(shí)效性，降低了建筑檔案管理工作中的物力、人力等各方面的投入。

1.建筑工程檔案數(shù)字化管理的意義

1.1能夠顯著提高檔案管理的整體質(zhì)量

在檔案管理中，積極使用數(shù)字化技術(shù)，借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，可更加高效的開展檔案管理工作，推動(dòng)檔案管理朝規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。借助數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行處理，即可有助于更加安全地存儲(chǔ)工程項(xiàng)目信息，同時(shí)，可對(duì)這些信息進(jìn)行有效加工和合理使用，讓檔案管理的范圍得到更好地拓展。

1.2能夠極好地促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的共享

現(xiàn)在，國內(nèi)工程單位的檔案數(shù)字化管理水平相對(duì)而言是落后的，仍舊沒有可行性較高的檔案數(shù)據(jù)共享機(jī)制。因此，如果能夠深入進(jìn)行工程檔案數(shù)字化建設(shè)，可以促進(jìn)檔案信息實(shí)現(xiàn)更好地共享，使用統(tǒng)一的工程檔案管理系統(tǒng)，以此提高工程檔案數(shù)據(jù)的共享性和使用率。使用數(shù)字化檔案管理體系，能夠規(guī)劃管理工程經(jīng)營時(shí)形成的檔案資料，不再使用以前的紙質(zhì)管理系統(tǒng)，極好地解決以前工程檔案管理工作僅停留在數(shù)據(jù)整理、檢索等層面的問題，保證工程檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益能夠得到充分的體現(xiàn)。

1.3可以極好地推動(dòng)建設(shè)項(xiàng)目的發(fā)展

建筑工程檔案是工程建設(shè)過程中形成的各種資源、各種數(shù)據(jù)的總和，不僅有紙質(zhì)的資料，還有很多音頻、視頻、圖片等資料，如果工程檔案數(shù)字化管理的整體水平得不到強(qiáng)化，會(huì)讓檔案管理工作開展起來非常難，工程單位應(yīng)積極使用數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)工程檔案的合理整合、存儲(chǔ)和使用，然后結(jié)合工程建設(shè)實(shí)際狀況、技術(shù)水平和工藝進(jìn)行深層次地分析，為單位后續(xù)實(shí)現(xiàn)更加長遠(yuǎn)、更加穩(wěn)健地發(fā)展打好基礎(chǔ)。

2.建筑工程檔案數(shù)字化管理完善思路

2.1積極健全檔案管理制度

為更好地實(shí)施數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)該積極健全檔案管理機(jī)制。各單位應(yīng)結(jié)合自己的實(shí)際狀況，積極健全長效化、常態(tài)化的管理制度，同時(shí)結(jié)合工程實(shí)際要求，合理調(diào)整工作制度，切實(shí)提升檔案管理工作的動(dòng)態(tài)性，從而可以更好地滿足檔案管理數(shù)字化的要求，然后全面覆蓋工程建設(shè)整個(gè)過程，盡量保證資料的精準(zhǔn)性和完整性。另外，應(yīng)該積極發(fā)揮信息技術(shù)的各種優(yōu)勢(shì)，科學(xué)設(shè)計(jì)平臺(tái)功能，這樣工程管理制度的滲透效果才能得到強(qiáng)化，并且，要使用自動(dòng)化技術(shù)，對(duì)資料進(jìn)行復(fù)核，從而讓資料的真實(shí)性得到更好地保證。

2.2切實(shí)提高數(shù)字化水平

強(qiáng)化信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以顯著提高檔案管理的質(zhì)量，各建設(shè)單位，要高度重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)發(fā)展，深入優(yōu)化檔案管理的各流程，切實(shí)提高管理工作的實(shí)效性，積極推動(dòng)以前的管理模式逐漸向數(shù)字化管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)型，這樣一來，檔案資料的完整性會(huì)得到更好的保障。這一過程中，要積極優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，打造高效的數(shù)據(jù)傳輸途徑，積極實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享，再就是要重視檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新和研發(fā)，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)實(shí)情，進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化，保證檔案管理能夠更好地滿足建設(shè)的要求。

2.3有效提高檔案數(shù)據(jù)的利用效率

合理規(guī)劃檔案資源，可以為日后工程建設(shè)提供足夠的數(shù)據(jù)支撐，在檔案管理工作實(shí)踐中，積極使用一些信息化技術(shù)，可以最大限度地提高檔案數(shù)據(jù)的使用效率，使用先進(jìn)的設(shè)備、先進(jìn)的技術(shù)，讓檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)方式得以改變和優(yōu)化，同時(shí)，創(chuàng)設(shè)健全的檔案資料數(shù)據(jù)庫，為后期檔案資料的調(diào)用提供方便。在實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化時(shí)，不能僅停留在簡單整合檔案資料的層面，還要結(jié)合實(shí)際狀況，對(duì)調(diào)動(dòng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行定位，這樣數(shù)據(jù)的使用率才能得到有效提高。

2.4高度重視管理工作的安全性

檔案管理工作要想得到較好的發(fā)展，保證網(wǎng)絡(luò)安全是必須的，要借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的實(shí)時(shí)共享和管理流程的合理整合。在使用數(shù)字化的檔案管理形式時(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全是對(duì)檔案安全影響最大的因素，各單位在使用信息化管理平臺(tái)時(shí)，要高度重視檔案管理的安全性，積極創(chuàng)建完善的安全管理系統(tǒng)，持續(xù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)管理流程進(jìn)行規(guī)范，從而有效防止網(wǎng)絡(luò)病毒的侵入。另外，還要積極使用一些安全防護(hù)相關(guān)的技術(shù)，全面開展檔案資料安全防護(hù)工作，對(duì)防火墻配置進(jìn)行深入優(yōu)化，對(duì)數(shù)據(jù)的整個(gè)交互過程進(jìn)行全面管控，如發(fā)現(xiàn)異常，應(yīng)及時(shí)隔離，以免外界病毒侵入。要合理使用一些殺毒軟件，實(shí)施監(jiān)控檔案管理體系的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，對(duì)病毒進(jìn)行及時(shí)處理。借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，積極做好檔案資料的管理工作，對(duì)檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行實(shí)時(shí)、全面地管控，同時(shí)，務(wù)必要精準(zhǔn)定位重點(diǎn)的檔案資料，切實(shí)提升檔案管理的實(shí)效性，如果在檔案存儲(chǔ)和使用過程中遇到了安全問題，應(yīng)第一時(shí)間進(jìn)行解決，以讓檔案數(shù)據(jù)的安全性得到切實(shí)提高

2.5高度重視強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)工作

工程檔案管理的專業(yè)性極強(qiáng)，管理部門要結(jié)合工程實(shí)際狀況，積極選聘優(yōu)秀的管理人才，讓管理隊(duì)伍得到壯大。當(dāng)前，信息化技術(shù)正在突飛猛進(jìn)地發(fā)展，要重視提升管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)水平，保證管理工作人員，能夠擁有對(duì)應(yīng)的工作能力。各單位應(yīng)高度重視培訓(xùn)工作，結(jié)合管理工作的實(shí)際狀況，有針對(duì)性地組織相應(yīng)的培訓(xùn)內(nèi)容，保證管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)得以持續(xù)強(qiáng)化。另外，還要深入健全績效考核制度，結(jié)合崗位實(shí)際狀況，明確績效考核標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，合理使用激勵(lì)機(jī)制，讓管理工作人員的工作責(zé)任心和積極主動(dòng)性得到最充分地調(diào)動(dòng)。

3.結(jié)束語

當(dāng)前，每個(gè)建筑工程建設(shè)單位都要積極跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，積極創(chuàng)新自己的工作形式，用數(shù)字化檔案管理，讓檔案管理的實(shí)效性得到有效提高，同時(shí)，工作思維也應(yīng)積極轉(zhuǎn)變，結(jié)合工程實(shí)際狀況，積極建設(shè)健全的數(shù)字化管理系統(tǒng)，以此提高檔案管理的實(shí)際效率，為其他業(yè)務(wù)的開展提供有力支撐。

參考文獻(xiàn)

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[2]馮麗麗.大型建筑工程檔案的數(shù)字化管理[J].山西檔案，2021，（z1）：10-11.

作者簡介：胡燕紅 性別：女 民族：漢 學(xué)歷：大學(xué)本科 研究方向：經(jīng)濟(jì)、建筑工程 單位及郵編：昌樂縣政務(wù)服務(wù)中心