淺談集團(tuán)企業(yè)合同履行監(jiān)管信息化實(shí)踐

龐靜靜 丁雷

合同是實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目的基礎(chǔ)，是企業(yè)通向市場(chǎng)的橋梁和紐帶，合同管理水平的高低事關(guān)企業(yè)自身在交易過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)防控能力，可見(jiàn)合同管理的重要性不言而喻。但在整個(gè)合同信息化管理過(guò)程中，每個(gè)環(huán)節(jié)究竟該管什么，怎么管，管到什么程度，才能將合同的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，需要企業(yè)去不斷地探索與實(shí)踐。

一、信息化建設(shè)背景

霍煤集團(tuán)是隸屬于山西焦煤集團(tuán)旗下的大型國(guó)有煤炭企業(yè)，下轄?zhēng)资页蓡T單位，平均每年合同簽訂量近萬(wàn)份，合同總金額100多億元。但集團(tuán)公司各單位在合同管理過(guò)程中，常常出現(xiàn)“重審簽、輕履行”，缺乏過(guò)程控制的現(xiàn)象，合同條款約定不夠清晰，不嚴(yán)格按照合同條款執(zhí)行的情況時(shí)常出現(xiàn)；同時(shí)，各單位合同管理都在自建的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中完成，彼此間相互獨(dú)立，信息傳遞不暢，在一定程度上，影響了集團(tuán)公司對(duì)所屬各單位經(jīng)營(yíng)情況的實(shí)時(shí)管控。為了，扭轉(zhuǎn)合同管理的不利局面，使合同管理向信息化、科學(xué)化、高效化轉(zhuǎn)變，迫切需要搭建一套集團(tuán)統(tǒng)一合同履行監(jiān)管信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同審簽、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止、歸檔以及統(tǒng)計(jì)等全生命周期的有效監(jiān)管，進(jìn)一步提升集團(tuán)公司的風(fēng)險(xiǎn)防控能力。

二、信息化建設(shè)理念

1.“一體化”建設(shè)實(shí)現(xiàn)集中管理

遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一履行”的“六統(tǒng)一”原則，合同履行監(jiān)管信息化系統(tǒng)在原有集團(tuán)公司服務(wù)器的基礎(chǔ)上搭建，確立了涵蓋制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)文本、法律法規(guī)等功能模塊于一體化合同履行監(jiān)管體系，將集團(tuán)所有合同數(shù)據(jù)匯總、分析形成大數(shù)據(jù)庫(kù)，按照不同的統(tǒng)計(jì)口徑自動(dòng)生成日常統(tǒng)計(jì)報(bào)表，采用集中管理思路對(duì)合同履行的各個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行全過(guò)程管控，從而提升合同管理效率和質(zhì)量。同時(shí)，充分考慮企業(yè)不同板塊的特點(diǎn)和差異性，摸索出“統(tǒng)一規(guī)劃設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施模板、差異化靈活配置”的設(shè)計(jì)模式和“集中組織培訓(xùn)初始化、企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)個(gè)性功能配置”的集中加分散的實(shí)施模式，根據(jù)設(shè)定不同的管理權(quán)限，每級(jí)用戶(hù)只能看到自己職責(zé)范圍內(nèi)相應(yīng)的合同，在滿(mǎn)足了從集團(tuán)公司到基層單位合同管理的需求的同時(shí)，加強(qiáng)了系統(tǒng)的安全性和保密性。

2.“模塊化”設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)流程管理

合同履行監(jiān)管信息化系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計(jì)，將各項(xiàng)功能通過(guò)模塊的設(shè)置來(lái)實(shí)現(xiàn)，整個(gè)系統(tǒng)包括信息登記、信息查詢(xún)、履行管理、統(tǒng)計(jì)分析、法律法規(guī)、合同范本、預(yù)警提醒、狀態(tài)監(jiān)控、歸檔管理等模塊。各模塊功能既能相互獨(dú)立，又相互聯(lián)系，共同構(gòu)成一個(gè)有機(jī)整體。建立起由法務(wù)部門(mén)統(tǒng)一歸口，各業(yè)務(wù)部門(mén)、各基層單位分專(zhuān)業(yè)分職能參與管理的模式，實(shí)現(xiàn)了合同的履行跟蹤執(zhí)行、終結(jié)、歸檔、查詢(xún)統(tǒng)計(jì)等流程的合規(guī)范化管理。

3.“集成化”系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息共享

合同履行監(jiān)管信息化系統(tǒng)建立后，集團(tuán)公司法務(wù)部下發(fā)了一整套完整的配套制度，在集團(tuán)內(nèi)部構(gòu)筑了完整的合同審批、簽訂、信息錄入、歸檔等制度保障，將合同管理真正嵌入業(yè)務(wù)流程之中，確保合同簽訂、履行監(jiān)管成為業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中不可逾越的一環(huán)，避免了合同辦理和業(yè)務(wù)操作“兩張皮”，保證了合同信息與業(yè)務(wù)信息的同步，真正實(shí)現(xiàn)了法務(wù)與業(yè)務(wù)的有機(jī)結(jié)合。同時(shí)我們將該系統(tǒng)與供應(yīng)采購(gòu)系統(tǒng)、焦煤E購(gòu)采購(gòu)等業(yè)務(wù)部門(mén)平臺(tái)的兼容對(duì)接，消除了信息孤島，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集成、信息共享，減少了基層合同管理人員的重復(fù)錄入，從整體上提升了集團(tuán)公司信息化管理水平。

4.“標(biāo)準(zhǔn)化”提高風(fēng)險(xiǎn)防控水平

合同履行監(jiān)管信息化系統(tǒng)結(jié)合了本企業(yè)業(yè)務(wù)板塊實(shí)際組織開(kāi)發(fā)不同板塊、不同類(lèi)型的標(biāo)準(zhǔn)合同示范文本，這些標(biāo)準(zhǔn)合同示范文本被嵌入合同管理信息系統(tǒng)中以供業(yè)務(wù)部門(mén)使用，減少了合同管理人員重復(fù)審查的時(shí)間，提高了風(fēng)險(xiǎn)防控水平。

三、系統(tǒng)功能特點(diǎn)

合同履行監(jiān)管信息化系統(tǒng)的建設(shè)以“最小風(fēng)險(xiǎn)、最少糾紛、最大價(jià)值”為導(dǎo)向，以“提升合同管控水平，防范經(jīng)營(yíng)法律風(fēng)險(xiǎn)”為總體目標(biāo)，具體完成“三個(gè)實(shí)現(xiàn)”：一是實(shí)現(xiàn)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的有效融合，切實(shí)推動(dòng)法務(wù)管理工作上水平；二是實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司事前防范、事中控制、事后補(bǔ)救的完整工作鏈條的形成；三是實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司法務(wù)系統(tǒng)“管理制度化、制度表式化、表式流程化、流程信息化”的高效、科學(xué)、現(xiàn)代集團(tuán)法務(wù)管控體系。

合同履行監(jiān)管信息化系統(tǒng)主要包括系統(tǒng)管理、基礎(chǔ)信息、合同登記、履行監(jiān)控、合同歸檔、統(tǒng)計(jì)分析等功能模塊，具體如下：

系統(tǒng)管理：系統(tǒng)的基礎(chǔ)性功能，主要包括角色管理、用戶(hù)管理、角色授權(quán)、用戶(hù)授權(quán)、組織機(jī)構(gòu)等多項(xiàng)子功能模塊。

基礎(chǔ)信息：輔助合同管理業(yè)務(wù)，建立合同范本、合同相對(duì)方庫(kù)、法律法規(guī)知識(shí)模塊等支持合同管理的整個(gè)流程。

合同登記：規(guī)范合同內(nèi)容項(xiàng)，建立統(tǒng)一合同電子文本，支持附件上傳，瀏覽具體合同內(nèi)容細(xì)節(jié)，支持自定義節(jié)點(diǎn)，從而為后續(xù)的合同履行過(guò)程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)信息預(yù)警做準(zhǔn)備。

履行監(jiān)控：實(shí)現(xiàn)合同的動(dòng)態(tài)跟蹤與管理，包括履行管理、預(yù)警提醒、變更管理和狀態(tài)監(jiān)控等多項(xiàng)功能支撐合同履行全生命周期。

合同歸檔：對(duì)履行完畢的合同進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔處理，確保信息的完整性和安全性，同時(shí)支持整個(gè)系統(tǒng)的綜合查詢(xún)業(yè)務(wù)。

統(tǒng)計(jì)分析：豐富的報(bào)表和圖形分析，便于快速了解合同業(yè)務(wù)情況，包括報(bào)表統(tǒng)計(jì)和圖形分析功能。

四、信息化實(shí)施效果

系統(tǒng)運(yùn)行以來(lái)，我們結(jié)合實(shí)際，采用“分步實(shí)施，因地制宜”的辦法，總結(jié)集團(tuán)公司各板塊專(zhuān)業(yè)性和行業(yè)特點(diǎn)，把合同審簽、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止、歸檔以及統(tǒng)計(jì)等全過(guò)程，納入到集團(tuán)公司合同履行統(tǒng)一監(jiān)管平臺(tái)，實(shí)施效果主要體現(xiàn)在以下幾方面：

1.多節(jié)點(diǎn)履行管控

合同履行管控的重點(diǎn)在于根據(jù)不同的統(tǒng)計(jì)口徑將具體合同細(xì)化為不同的類(lèi)型，針對(duì)每一份具體合同制定專(zhuān)屬的合同監(jiān)管節(jié)點(diǎn)，按照各個(gè)節(jié)點(diǎn)對(duì)合同履行進(jìn)行細(xì)化監(jiān)控，例如：工程類(lèi)合同根據(jù)實(shí)際工程的進(jìn)展設(shè)置了開(kāi)工時(shí)間、形象進(jìn)度、提交竣工報(bào)告時(shí)間、竣工驗(yàn)收時(shí)間、質(zhì)保金、缺陷責(zé)任時(shí)間、工程延期、提交結(jié)算時(shí)間八個(gè)節(jié)點(diǎn)，每到一個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)系統(tǒng)自動(dòng)提醒合同管理人員和業(yè)務(wù)部門(mén)管理人員，對(duì)于超期履行、履行異常等情況進(jìn)行預(yù)警，實(shí)現(xiàn)合同履行的過(guò)程跟蹤管理，第一時(shí)間進(jìn)行有效處理，極大提高合同監(jiān)管效果。

2.多維度權(quán)限控制

為了提高合同信息的安全性和保密性，在系統(tǒng)管理模塊，通過(guò)報(bào)審單位、承辦部門(mén)、業(yè)務(wù)角色、合同類(lèi)型、操作權(quán)限條件對(duì)用戶(hù)進(jìn)行約束，使得用戶(hù)在使用系統(tǒng)時(shí)權(quán)限不越界，保證不相關(guān)人員不會(huì)對(duì)相關(guān)合同信息進(jìn)行查看、刪除等操作。同時(shí)，通過(guò)權(quán)限的控制能夠很好的明確人員分工，提高辦事效率，使得合同管理具有易操作性、方便性。

3.多角度統(tǒng)計(jì)分析

合同履行監(jiān)管信息化系統(tǒng)強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)分析功能實(shí)現(xiàn)對(duì)合同數(shù)量、類(lèi)型、金額、狀態(tài)等統(tǒng)計(jì)分析，統(tǒng)計(jì)圖涉及拼圖、柱狀圖、折線(xiàn)圖等類(lèi)型圖。多角度的統(tǒng)計(jì)分析能夠更加全面直觀的了解集團(tuán)公司簽署合同情況，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供直觀了解企業(yè)合同信息統(tǒng)一平臺(tái)，同時(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)的指揮決策提供數(shù)據(jù)支撐。

綜上所述，通過(guò)合同履行監(jiān)管信息化系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，構(gòu)建了集團(tuán)公司合同風(fēng)險(xiǎn)事前、事中及事后的管控體系，有效地減少了合同糾紛，堵塞了履行環(huán)節(jié)漏洞，維護(hù)了企業(yè)合法權(quán)益，進(jìn)一步提升了法務(wù)管理水平；同時(shí)，系統(tǒng)建成了集團(tuán)公司合同大數(shù)據(jù)庫(kù)，打破了時(shí)空界限和信息孤島，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司合同信息的有效集成和資源共享，為領(lǐng)導(dǎo)決策分析提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支持，也促進(jìn)了集團(tuán)企業(yè)管理理念的革新。