醫(yī)院會計檔案管理信息化建設(shè)探討

李晶晶

摘 要：新時代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)隨之廣泛應(yīng)用于檔案管理中，進(jìn)而推動醫(yī)院會計檔案管理的信息化建設(shè)。本文結(jié)合新會計檔案法及醫(yī)院實際執(zhí)行中存在的問題進(jìn)行分析，提出如何運(yùn)用信息化平臺去歸檔整理利用醫(yī)院會計檔案，實現(xiàn)動態(tài)管理檔案的目標(biāo)，使醫(yī)院會計檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化，從而有效提高該檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院會計檔案；信息化建設(shè)；探討

一、醫(yī)院會計檔案管理的主要內(nèi)容及重要性醫(yī)院會計檔案是指醫(yī)院在各項會計業(yè)務(wù)、財務(wù)活動中形成的財務(wù)報表、賬簿、會計憑證等應(yīng)歸檔保存的材料，分為以下幾類 ：

（1）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

（2）會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；

（3）財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告；

（4）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料[1]。

（5）采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的。

醫(yī)院會計檔案是記錄和反映醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動的重要史料和證據(jù)，為充分發(fā)揮會計檔案在經(jīng)濟(jì)管理工作中的作用，必須加強(qiáng)會計檔案管理信息化建設(shè)工作，建立和健全會計檔案信息化管理制度，確保會計檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。

二、醫(yī)院會計檔案信息化建設(shè)的意義

（一）引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)，保證會計檔案管理的安全性。新時期引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，推動了會計檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)而創(chuàng)新會計檔案管理方法，改變了傳統(tǒng)的管理模式，以便檔案管理人員運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，對醫(yī)院的會計檔案進(jìn)行加密管理，需要指定的密碼才可以使用，有效避免出現(xiàn)會計檔案丟失的現(xiàn)象，使會計檔案管理更具有安全性。將整理好紙質(zhì)的會計檔案統(tǒng)一錄入到相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫中，利用檔案管理軟件對其進(jìn)行信息化處理，不僅節(jié)省了存放空間，還增強(qiáng)了會計檔案管理的嚴(yán)密性，需要特定的密碼才能存取會計檔案，進(jìn)而保護(hù)好重要的會計檔案和文件，充分發(fā)揮出會計檔案管理的優(yōu)勢和特點，由此提高會計檔案管理的安全性，體現(xiàn)出會計檔案管理信息化建設(shè)的重要性。

（二）改變了傳統(tǒng)的會計檔案管理模式，為整理查找會計檔案提供更便捷的服務(wù)。時代的發(fā)展與進(jìn)步促進(jìn)了科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化作為科技的重要產(chǎn)物也推動了醫(yī)院檔案管理的進(jìn)步與改革[2]。運(yùn)用信息技術(shù)管理醫(yī)院會計檔案，創(chuàng)新和改變了傳統(tǒng)的管理模式，借助信息技術(shù)的處理功能，將紙質(zhì)的會計檔案資料轉(zhuǎn)為電子的形式，存放在相應(yīng)的文檔中，通過軟件檢索功能便可快速找到所需的會計檔案，明確會計檔案存在的具體位置，并且便于檔案管理人員整理諸多的會計檔案資料，改善傳統(tǒng)管理的不足之處，使會計檔案管理規(guī)范化、信息化。與此同時，檔案管理人員運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化平臺，可以相互交流管理經(jīng)驗，進(jìn)而共同進(jìn)步，實現(xiàn)遠(yuǎn)程交流和傳遞的目標(biāo)，推動了會計檔案管理信息化建設(shè)，解決了以往會計檔案管理中存在的問題，便于會計檔案管理人員高效率完成本職工作，從而提高會計檔案管理水平。

（三）結(jié)合新醫(yī)改及醫(yī)院發(fā)展的要求不斷更新軟件的新功能， 讓會計檔案更好發(fā)揮在醫(yī)院業(yè)務(wù)中的經(jīng)濟(jì)作用，保證醫(yī)院會計檔案管理的科學(xué)性。比如：增加會計檔案查閱端口，為相關(guān)部門提供自主查閱的權(quán)力，方便其利用。

三、醫(yī)院會計檔案信息化建設(shè)的相對策略

（一）增強(qiáng)管理人員的自身業(yè)務(wù)素質(zhì)及信息化意識。不斷增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及信息化意識是會計檔案信息化建設(shè)的基本條件。隨著科技發(fā)展，信息化手段已逐步運(yùn)用到檔案管理中，這不但要求檔案管理員掌握過硬的理論知識，更要懂得如何運(yùn)用現(xiàn)代科技手段來管理醫(yī)院的會計檔案，對信息化檔案建設(shè)提供支持和保障，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理能早日實現(xiàn)信息化。作為領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該以發(fā)展的眼光去看待檔案管理信息化的未來，加大力度對檔案管理信息化投入人力財力資源，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，使其扎實掌握信息技術(shù)的知識，借助信息技術(shù)快速整理會計檔案，高效率分類各種會計檔案，利用網(wǎng)絡(luò)平臺準(zhǔn)確便捷的查找到會計檔案存放的位置提高利用效率。

（二）完善檔案管理的軟件技術(shù)開發(fā)工作。當(dāng)今社會已經(jīng)基本實現(xiàn)了信息化，檔案管理相關(guān)系統(tǒng)和軟件的開發(fā)和升級直接影響著檔案管理信息化，軟件的升級和不斷更新需要用到大量的資金，這時就要院方做好充足的資本籌備工作，在選用軟件時一定要選有針對性專業(yè)性的，創(chuàng)立適合醫(yī)院體系的管理系統(tǒng)，同時和醫(yī)院行政及辦公體系相結(jié)合，使得其有足夠的兼容空間，以便資料都以計算機(jī)進(jìn)行處理和管理。特別是大數(shù)據(jù)時代后，應(yīng)將反映醫(yī)療改革經(jīng)濟(jì)運(yùn)行影響的會計資料嵌入會計檔案信息化管理系統(tǒng)中，通過精確內(nèi)容定位、單獨歸集此類會計檔案形成專門模塊管理。為后續(xù)醫(yī)院自身運(yùn)行情況及改革的經(jīng)驗數(shù)據(jù)提供檔案保障，并為未來醫(yī)療改革大數(shù)據(jù)云平臺的形成提供對接依據(jù)。（三）標(biāo)準(zhǔn)化管理信息化建設(shè)中的會計檔案，依照檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)制定其管理制度。標(biāo)準(zhǔn)化管理會計檔案對于醫(yī)院的未來發(fā)展有著重要的意義，也是能實現(xiàn)檔案有序歸檔和合理利用的前提保障。在實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的過程中，要結(jié)合自身實際情況，并在有關(guān)部門引導(dǎo)下完成標(biāo)準(zhǔn)化管理的制定工作。同時對于至關(guān)重要的會計檔案應(yīng)設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，通過授權(quán)才能將管理信息打開。因目前國家法律對電子文件的管理還在逐步完善中，這就要通過醫(yī)院的自身結(jié)合地方法規(guī)為電子文件和簽名創(chuàng)設(shè)出部分法律空間，且把統(tǒng)一的技術(shù)充分融入其中，形成統(tǒng)一規(guī)范的相關(guān)文件和格式。

（四）會計檔案信息化建設(shè)中也有諸多問題，比如：電子化會計檔案未能由系統(tǒng)控制，沒有嵌入在諸如HRP內(nèi)部管理系統(tǒng)中。一方面是電子會計檔案信息化管理系統(tǒng)研發(fā)少，不能與會計賬務(wù)處理系統(tǒng)相連接，未能實現(xiàn)會計會計檔案資料的直接生成與存檔、形成會計大數(shù)據(jù)云平臺；二是醫(yī)院在預(yù)算編制及實際運(yùn)營中，均缺少支持電子會計會計檔案信息化管理系統(tǒng)自籌、財政補(bǔ)助來源的資金，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)更新?lián)Q代迅猛的情況下，會計檔案管理信息化未能有效全面實現(xiàn)，無法滿足電子化管理要求，與業(yè)務(wù)發(fā)展不匹配。完善電子化會計檔案與檔案管理系統(tǒng)的對接工作，是醫(yī)院會計檔案信息化建設(shè)的重中之重，這要求檔案管理人員聯(lián)合醫(yī)院計算機(jī)中心、檔案軟件開發(fā)公司共同完成，不斷改進(jìn)。

綜上所述，加快醫(yī)院會計檔案管理的信息化建設(shè)，不僅可以有效保障檔案資料的安全性，并且能夠提高其利用效率，更好的推動醫(yī)院社會經(jīng)濟(jì)的創(chuàng)新發(fā)展，提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益。但是，從整體角度分析，現(xiàn)階段我國醫(yī)院會計檔案管理信息化工作中還存在很多問題，比如缺乏對信息化的認(rèn)識，信息化水平低等，這需要檔案管理人員提高自身素質(zhì)，做好檔案信息化建設(shè)的宣傳工作，提高醫(yī)院工作人員對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識，完善醫(yī)院會計檔案管理制度，提高信息化水平等，推動醫(yī)院會計檔案管理信息化建設(shè)工作的有序發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]中華人民共和國財政部.國家檔案局令第79號——會計檔案管理辦法

[2]孫慶平.信息化時代對醫(yī)院會計檔案管理的思考[J].現(xiàn)代營銷（下旬刊），2014，10：38.