會計檔案的功能與管理淺析

王雪峰

摘要：會計檔案對于一個企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，關(guān)系到企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的方方面面。本文從企業(yè)發(fā)展的角度闡述了會計檔案的定義，介紹了會計檔案在編制過程中的特點和作用。依據(jù)會計檔案定義以及特點作用，著重論述了會計檔案管理過程中存在的問題，根據(jù)自己多年的工作經(jīng)驗提出了相應(yīng)的解決辦法。

關(guān)鍵詞：會計檔案 管理 薄弱

一、會計檔案的定義

會計檔案是由各種會計專業(yè)資料組成的，主要由眾所周知的會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等。會計檔案的誕生有著豐富的歷史背景，它是一個以經(jīng)濟(jì)活動為基礎(chǔ)的會計資料的綜合。會計檔案的誕生為現(xiàn)代和后代研究金融經(jīng)濟(jì)、歷史提供了可靠的依據(jù)以及有效的歷史材料。對會計檔案進(jìn)行整理是會計檔案管理的重要內(nèi)容，是保存、利用會計檔案的前提，會計機(jī)構(gòu)和會計人員必須認(rèn)真對待努力做好。隨著時間的積累會計檔案的形式逐漸完善，會計檔案也得到了充分的利用。會計檔案在一定時期內(nèi)反映企業(yè)和事業(yè)單位的一種倉儲形式，為其企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動有效實施提供一系列支持。

由于信息時代的到來大量的企業(yè)會計經(jīng)濟(jì)活動涌入，會計檔案信息的管理工作變得繁雜，不能再依靠傳統(tǒng)的會計檔案管理模式，需要創(chuàng)新管理的制度，促進(jìn)管理工作的進(jìn)程。要從思想層面重視改革會計檔案管理工作的必要性，有效解決繁雜的局面，積極提高會計檔案管理工作的效率。通過對會計檔案資源數(shù)據(jù)的管理，把繁雜的會計信息系統(tǒng)化，實現(xiàn)會計檔案資源的科學(xué)管理。在傳統(tǒng)的會計檔案管理工作中，會計檔案管理部門只向部分國有企事業(yè)單位等重要機(jī)構(gòu)提供服務(wù)。重要機(jī)構(gòu)的相關(guān)的文件數(shù)量非常大，管理使用的制度也并不完善。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，針對的群體不僅僅是部分重要機(jī)構(gòu)，而是更加廣泛化，面向廣大的人民群眾，更加的開放與透明，真正實現(xiàn)的會計檔案管理合理化。

二、會計檔案管理存在的問題

（一）會計檔案管理人員的專業(yè)水平不夠

現(xiàn)在很多會計檔案管理人員還是以前的傳統(tǒng)工作方式和能力，沒有學(xué)習(xí)會計時代下先進(jìn)的信息化會計檔案管理方式，展現(xiàn)出的專業(yè)水平嚴(yán)重不符合檔案工作的新要求，需要盡快提高專業(yè)水平的能力，來促進(jìn)會計檔案管理工作的進(jìn)步。

（二）會計檔案信息管理存在安全隱患

會計檔案信息的保存存在許多安全隱患，對于保存的文件需要準(zhǔn)備防潮的設(shè)備以及存儲空間，需要準(zhǔn)備專門的檔案室以及專業(yè)的管理人才進(jìn)行會計檔案信息的保存。會計檔案系統(tǒng)的信息也存在病毒以及黑客的巨大風(fēng)險，在新的會計檔案管理系統(tǒng)中更加需要防范信息的安全隱患。

（三）會計檔案資源的安全性有待提高

在會計新的發(fā)展環(huán)境下，對于更高的要求，會計檔案資源的安全性保存還沒有完全借助新的信息技術(shù)以及設(shè)備，對于重要的文件資源應(yīng)該進(jìn)行備份，設(shè)置一套保密性級高的安全管理系統(tǒng)，保證會計檔案資源的安全性。。變革新的管理體系要運用最先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，符合會計時代的新要求，通過專業(yè)化的人才建立完善的會計檔案管理體系。會計檔案資源作為政府以及事業(yè)單位色重要文件資源，常常需要進(jìn)行長時間的保存，因此必須對會計檔案資源的安全性進(jìn)行管理。

三、進(jìn)行會計檔案管理工作的建議

（一）加強(qiáng)培養(yǎng)會計檔案管理工作的人才

要加強(qiáng)會計檔案管理人員的培養(yǎng)，通過專業(yè)的教學(xué)提高人員的技術(shù)水平。學(xué)習(xí)國內(nèi)外會計檔案管理人才的專業(yè)能力和技術(shù)，對這些人才進(jìn)行引進(jìn)，提高我國會計檔案管理的效率和服務(wù)水平。會計檔案管理主要通過檔案文件作為載體，積極運用新的科學(xué)技術(shù)，逐步在會計檔案管理中實現(xiàn)信息化。政府以及事業(yè)單位的會計檔案管理工作非常復(fù)雜，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足新的管理要求，新的管理需要信息化和數(shù)字化的引入。

（二）變革會計檔案管理體系

目前我國的會計檔案管理系統(tǒng)仍然是傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)，存在很多不合理的地方，需要繼續(xù)進(jìn)行改革創(chuàng)新。在會計新時代，只有通過改變會計檔案管理系統(tǒng)，加大對會計檔案管理人員管理的投入，才能有效地促進(jìn)會計檔案管理工作。變革新的管理體系要運用最先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，符合會計時代的新要求，通過專業(yè)化的人才建立完善的會計檔案管理體系。對于會計檔案管理工作我們要力求科學(xué)化、規(guī)范化，并不斷完善和創(chuàng)新會計檔案管理制度。只有這樣，才能更好地企業(yè)的會計檔案管理工作。我們要進(jìn)一步建立和完善規(guī)則和檔案管理制度，落實崗位責(zé)任，明確各級人員責(zé)任，嚴(yán)格落實機(jī)制并落實實施。建立覆蓋公司領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門的會計檔案管理網(wǎng)絡(luò)，規(guī)范會計檔案歸檔管理的全過程，使企業(yè)的檔案管理走上管理規(guī)范化的軌道。

（三）提升會計檔案資源的安全

會計檔案資源作為政府以及事業(yè)單位色重要文件資源，常常需要進(jìn)行長時間的保存，因此必須對會計檔案資源的安全性進(jìn)行管理。在會計時代下，保存會計檔案資源可以借助新的信息技術(shù)以及設(shè)備，對于重要的文件資源進(jìn)行備份，設(shè)置一套保密性級高的安全管理系統(tǒng)，保證會計檔案資源的安全性。

四、小結(jié)

通過對會計檔案資源數(shù)據(jù)的管理，把繁雜的會計信息系統(tǒng)化，實現(xiàn)會計檔案資源的科學(xué)管理。在傳統(tǒng)的會計檔案管理工作中，會計檔案管理部門只向部分國有企事業(yè)單位等重要機(jī)構(gòu)提供服務(wù)。重要機(jī)構(gòu)的相關(guān)的文件數(shù)量非常大，管理使用的制度也并不完善。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，針對的群體不僅僅是部分重要機(jī)構(gòu)，而是更加廣泛化，面向廣大的人民群眾，更加的開放與透明，真正實現(xiàn)的會計檔案管理合理化。