洪燕燕
【摘要】財務(wù)共享服務(wù)中心有利于企業(yè)集團(tuán)降低人力設(shè)備成本,更有利于集團(tuán)總部準(zhǔn)確及時掌握下屬公司的財務(wù)信息。文章分三個階段來論述企業(yè)集團(tuán)構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心的實(shí)施過程,并提出各階段應(yīng)關(guān)注的重點(diǎn)難點(diǎn)因素。
【關(guān)鍵詞】財務(wù)共享服務(wù)中心 企業(yè)集團(tuán) 實(shí)施
財務(wù)共享服務(wù)中心因其標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、統(tǒng)一管理核算的優(yōu)勢受到各大型企業(yè)集團(tuán)的青睞。本文主要論述企業(yè)集團(tuán)如何順利構(gòu)建實(shí)施運(yùn)行財務(wù)共享服務(wù)中心,為企業(yè)集團(tuán)的長遠(yuǎn)發(fā)展提供堅實(shí)后盾。
一、財務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)勢
財務(wù)共享服務(wù)中心將下屬公司那些共同的、簡單的、重復(fù)的、可標(biāo)準(zhǔn)化的財務(wù)流程轉(zhuǎn)移到共享服務(wù)中心,依托統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng),由共享中心集中核算,這樣做降低了人力及設(shè)備投入成本。企業(yè)資金由分散存儲使用到財務(wù)共享服務(wù)中心統(tǒng)一管理分配,降低資金成本,提高資金的使用率。在財務(wù)共享服務(wù)中心集中核算的模式下,企業(yè)集團(tuán)統(tǒng)一各下屬公司的財務(wù)制度政策,對各下屬公司的管理更為有效。
二、財務(wù)共享服務(wù)中心的實(shí)施流程
構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心的實(shí)施流程可大致分為三個階段:規(guī)劃階段、整合階段和實(shí)施階段。
(一)規(guī)劃階段
財務(wù)共享服務(wù)中心不僅是財務(wù)戰(zhàn)略上的變革,對企業(yè)的整體長遠(yuǎn)發(fā)展更有深遠(yuǎn)影響,因此企業(yè)應(yīng)先進(jìn)行深入評估,明確規(guī)劃財務(wù)共享服務(wù)中心的定位和目標(biāo),評估企業(yè)是否適用財務(wù)共享服務(wù)中心。
首先要定位和確定目標(biāo),財務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)施是服務(wù)于企業(yè)整體戰(zhàn)略發(fā)展,因此企業(yè)在定位和確定目標(biāo)時,應(yīng)重點(diǎn)考慮企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀及發(fā)展目標(biāo),使財務(wù)共享中心的實(shí)施有效推進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。其次組建實(shí)施項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)開展項(xiàng)目規(guī)劃及具體實(shí)施工作,該團(tuán)隊(duì)由財務(wù)、人力、信息系統(tǒng)等專業(yè)人員以及財務(wù)共享服務(wù)中心管理咨詢專家共同組成,該團(tuán)隊(duì)還應(yīng)引入企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)參與指揮協(xié)調(diào)項(xiàng)目建設(shè)。構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心將分散在各下屬公司的財務(wù)結(jié)算統(tǒng)一到中心管理,這其中涉及各方面的利益問題,高層領(lǐng)導(dǎo)的指揮協(xié)調(diào)支持將是項(xiàng)目實(shí)施成功的關(guān)鍵因素之一。
(二)整合階段
根據(jù)規(guī)劃階段的企業(yè)定位和目標(biāo),制定財務(wù)共享中心的工作職責(zé)和工作內(nèi)容,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)開始對財務(wù)共享中心的構(gòu)建實(shí)施進(jìn)行全面梳理整合。這個階段主要包括組織架構(gòu)整合、內(nèi)部制度政策整合、業(yè)務(wù)流程梳理、信息系統(tǒng)整合及財務(wù)人員整合等五個方面。
一是組織架構(gòu)的整合。主要是財務(wù)組織架構(gòu)整合,設(shè)置崗位,給每個崗位制定工作內(nèi)容與職責(zé)。二是內(nèi)部制度政策的整合。統(tǒng)一集團(tuán)內(nèi)部財務(wù)制度政策,修訂財務(wù)管理制度,規(guī)范財務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與流程,確保員工有章可循,規(guī)范操作。通過有效整合后,集團(tuán)保證制度政策貫徹執(zhí)行,在運(yùn)營過程中,根據(jù)企業(yè)的內(nèi)外環(huán)境不斷完善與改進(jìn)。三是業(yè)務(wù)流程梳理。建立流程管理機(jī)制,進(jìn)一步優(yōu)化財務(wù)業(yè)務(wù)審批流程。四是信息系統(tǒng)整合。每一項(xiàng)會計業(yè)務(wù)與財務(wù)核算都需要通過信息系統(tǒng)得以實(shí)現(xiàn),統(tǒng)一的企業(yè)信息系統(tǒng)是財務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建成功的關(guān)鍵因素之一。五是財務(wù)人員整合。構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心,使原本分散在各單位的從事傳統(tǒng)財務(wù)核算模式的財務(wù)人員集中到財務(wù)共享中心從事標(biāo)準(zhǔn)化流程化的財務(wù)工作。在員工上崗前,必須對其進(jìn)行企業(yè)信息系統(tǒng)和共享中心流程制度管理等相關(guān)培訓(xùn),使其知曉和掌握相應(yīng)的工作內(nèi)容,提高財務(wù)共享服務(wù)中心的服務(wù)效率。
在整合階段,溝通和協(xié)作非常重要,尤其是在內(nèi)部制度政策整合與信息系統(tǒng)技術(shù)整合階段,要積極發(fā)揮專業(yè)人員和企業(yè)集團(tuán)高層管理人員的溝通協(xié)調(diào)作用,保障企業(yè)管理及信息化管理等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)推進(jìn)。
(三)實(shí)施階段
在信息系統(tǒng)、人員、流程等各項(xiàng)工作已準(zhǔn)備就緒后,財務(wù)共享服務(wù)中心開始實(shí)施運(yùn)行。實(shí)施財務(wù)共享服務(wù)中心的企業(yè)集團(tuán)規(guī)模較大,組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜,管理難度大,因此在初期就想一蹴而就,那很可能適得其反。企業(yè)集團(tuán)應(yīng)循序漸進(jìn),逐步推進(jìn),可先選擇兩三個有代表性的下屬公司進(jìn)行試點(diǎn),試點(diǎn)中要進(jìn)行跟蹤分析工作,發(fā)現(xiàn)問題,分析原因,并及時提出解決方案。對已習(xí)慣財務(wù)核算傳統(tǒng)模式的企業(yè)員工對于財務(wù)共享服務(wù)中心這一新模式,必然需要一段時間的接受和適應(yīng)過渡期。企業(yè)集團(tuán)需要加強(qiáng)溝通宣傳,幫助員工增強(qiáng)迎接挑戰(zhàn)的信心,實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)財務(wù)核算模式到財務(wù)共享中心的順利過渡。企業(yè)集團(tuán)成功試點(diǎn)后,開始進(jìn)入全面實(shí)施運(yùn)行階段。下屬公司較多的集團(tuán)也可進(jìn)行分批運(yùn)行。在這一階段,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作任務(wù)已基本完成,改為由財務(wù)共享服務(wù)中心的管理團(tuán)隊(duì)為主。對財務(wù)共享服務(wù)中心的跟蹤審視,除了中心內(nèi)部的工作績效,還要結(jié)合企業(yè)集團(tuán)整體發(fā)展情況。財務(wù)共享中心需要貫徹持續(xù)改進(jìn)優(yōu)化的理念,不斷審視流程,優(yōu)化流程。財務(wù)共享中心初期是個磨合過程,不斷改進(jìn)的過程。通過不斷改進(jìn)優(yōu)化,使財務(wù)共享服務(wù)中心發(fā)揮出最大的作用,幫助企業(yè)達(dá)到節(jié)約成本、提高效率的目的。
財務(wù)共享服務(wù)中心作為一項(xiàng)先進(jìn)的財務(wù)管理模式,企業(yè)集團(tuán)應(yīng)堅持不斷優(yōu)化,最終必將實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部各流程標(biāo)準(zhǔn)化和精簡化,推進(jìn)企業(yè)集團(tuán)的長遠(yuǎn)發(fā)展。
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