科研機(jī)構(gòu)的科研項(xiàng)目精細(xì)化管理機(jī)制創(chuàng)新探索及實(shí)踐

吳崇明 許虹 柴倩倩 高慧 李金山 王欽宏

(中國科學(xué)院天津工業(yè)生物技術(shù)研究所，天津 300308)

0 引言

追溯我國現(xiàn)代科研管理制度，從效仿蘇聯(lián)的事業(yè)單位撥款制和計(jì)劃任務(wù)制，從摸索科學(xué)基金制度，到“十五”期間，我國科研計(jì)劃全面推行課題制?，F(xiàn)如今，課題制已成為我國科研運(yùn)行以及組織管理的基本制度[1]。按照規(guī)定，課題研究的層次根據(jù)實(shí)際需要可實(shí)行“課題—子課題”或“項(xiàng)目—課題”兩級管理。而日?？蒲泄芾碇兴f的科研項(xiàng)目是一個相對廣義的概念，指代科研項(xiàng)目的各個層級。

科研院所的科研項(xiàng)目管理是圍繞項(xiàng)目自身的需求，遵循技術(shù)發(fā)展的客觀規(guī)律，在一定的科研環(huán)境中安排和落實(shí)科研活動，在管理范疇內(nèi)或組織內(nèi)部對科研項(xiàng)目在規(guī)劃、立項(xiàng)、流程、人才、資源、成果、推廣等方面實(shí)施的適合組織特點(diǎn)的管理活動[2]。

基于項(xiàng)目管理的十大知識領(lǐng)域和五大過程，結(jié)合科研管理特點(diǎn)，將項(xiàng)目管理理論和方法引入科研項(xiàng)目管理的應(yīng)用正在不斷被研究和發(fā)展?？蒲许?xiàng)目的管理水平直接影響科研項(xiàng)目的實(shí)施效果，因此有必要對科研項(xiàng)目的管理機(jī)制進(jìn)行深入研究與探討，以期解決實(shí)際科研項(xiàng)目管理中遇到的困難和問題，創(chuàng)新科研項(xiàng)目的管理機(jī)制和模式，進(jìn)一步提升科研項(xiàng)目管理效益。

1 科研項(xiàng)目管理存在的困難與問題

1.1 項(xiàng)目來源的多元化與分散化

國家實(shí)施創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略以來，全社會研發(fā)經(jīng)費(fèi)支出不斷加重，至2017年3月，與國內(nèi)生產(chǎn)總值之比達(dá)到2.08%[3]。隨之而來的是各種來源、渠道的科研項(xiàng)目呈現(xiàn)多元化和分散化的特點(diǎn)。按經(jīng)費(fèi)來源和渠道一般可分為以下幾類：

第一類：財(cái)政類項(xiàng)目，又可分為中央財(cái)政科技計(jì)劃和地方財(cái)政科技計(jì)劃。這類項(xiàng)目的主管部門針對科技計(jì)劃(專項(xiàng)、基金等)的不同特點(diǎn)，結(jié)合不同項(xiàng)目類別和要求編制有針對性的項(xiàng)目指南，每年在固定時間發(fā)布項(xiàng)目指南，鼓勵和引導(dǎo)符合條件的科研人員申報(bào)項(xiàng)目，其研究目的和研究內(nèi)容在申報(bào)前是不確定的，一旦立項(xiàng)，則按照相關(guān)主管部門財(cái)政項(xiàng)目管理的規(guī)定進(jìn)行管理。

第二類：委托類項(xiàng)目，又可分為縱向委托和橫向委托。這類項(xiàng)目委托方有明確需求，被委托方的研究目的和內(nèi)容、經(jīng)費(fèi)使用、過程管理及驗(yàn)收符合委托方規(guī)定即可。這類項(xiàng)目主要來源于政府、企事業(yè)單位和社會組織等。

第三類：自選類項(xiàng)目，又可分為啟動基金類和創(chuàng)新基金類。這類項(xiàng)目由科研單位自行制定相關(guān)管理辦法，支持科研工作者進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)研活動或者自由科研探索。

隨著新一輪經(jīng)濟(jì)全球化浪潮的到來，軍民融合發(fā)展戰(zhàn)略的深入實(shí)施，跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨地域科技合作的開展，科研項(xiàng)目的來源將更加多樣化、多元化和分散化。

1.2 項(xiàng)目管理的結(jié)果導(dǎo)向性與科研探索不確定性的矛盾

課題制的科研項(xiàng)目在簽訂任務(wù)書時，一般也遵循了項(xiàng)目管理的SMART原則[4]，即目標(biāo)是具體的(Specific)，是可以衡量的(Measurable)，是可以達(dá)到的(Attainable)，是實(shí)在、可證明和觀察的(Realistic)，具有明確的截止期限(Time-based)。

然而，科研項(xiàng)目區(qū)別于一般項(xiàng)目之處主要是對于未知領(lǐng)域的一種創(chuàng)新探索，其本質(zhì)的不確定性導(dǎo)致人們在無法確知行動結(jié)果的情況下制訂行動計(jì)劃，而隨著創(chuàng)新研究活動的展開和深入，需要不斷進(jìn)行調(diào)整和完善，有時根據(jù)實(shí)際情況需要改變主要目標(biāo)和行動路線，甚至需要徹底放棄最初的計(jì)劃[5]。

這就造成項(xiàng)目的結(jié)果導(dǎo)向性與科研探索不確定性之間的矛盾，需要科研管理具備彈性，這給科研項(xiàng)目管理帶來一定困難。

1.3 項(xiàng)目管理的復(fù)雜性與風(fēng)險性

經(jīng)合組織(OECD) 的有關(guān)研究顯示, 創(chuàng)新和技術(shù)進(jìn)步是生產(chǎn)活動、 分配活動和應(yīng)用各種知識的各主體之間所構(gòu)成的復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)關(guān)系共同運(yùn)作的結(jié)果?？蒲许?xiàng)目管理不可避免存在復(fù)雜性，是一個“復(fù)雜的智能系統(tǒng)”，具有層次性、靈活性和創(chuàng)新性[6]。

科研項(xiàng)目的風(fēng)險主要來自環(huán)境、技術(shù)、管理等因素造成的客觀因素的風(fēng)險。管理風(fēng)險和技術(shù)風(fēng)險為主要風(fēng)險[7]。

另外，科研經(jīng)費(fèi)管理作為科研項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容之一，在“放管服”背景下，科研經(jīng)費(fèi)風(fēng)險性增加。這是從另一角度需要考慮的風(fēng)險防控問題[8]。

1.4 項(xiàng)目管理缺乏專業(yè)化隊(duì)伍

我國科技管理起步較晚，將先進(jìn)的項(xiàng)目管理理念運(yùn)用于科研項(xiàng)目管理的模式在不斷嘗試、探索和創(chuàng)新過程中。實(shí)際工作中“重申報(bào)立項(xiàng)、輕過程管理”“重結(jié)題驗(yàn)收、輕成果推廣”“重決算、輕預(yù)算”“管經(jīng)費(fèi)的不懂科研項(xiàng)目、管科研項(xiàng)目的不管經(jīng)費(fèi)”等問題都已經(jīng)成為常態(tài)，缺乏一支專業(yè)化科研項(xiàng)目管理隊(duì)伍?？蒲许?xiàng)目管理專業(yè)化不僅要求對科研項(xiàng)目管理有深刻理解，而且要業(yè)務(wù)熟練，才能克服上述這些常態(tài)問題，提升科研項(xiàng)目管理的水平。

2 精細(xì)化管理的內(nèi)涵

精細(xì)化管理最初是源于發(fā)達(dá)國家的一種企業(yè)管理理念，是基于常規(guī)管理，并進(jìn)一步將其引向深入的基本思想和管理模式，是一種對戰(zhàn)略規(guī)劃和管理目標(biāo)進(jìn)一步分解、細(xì)化和落實(shí)的過程，是讓企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃和管理目標(biāo)能有效貫徹到每個管理環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用的過程，同時也是提升企業(yè)整體執(zhí)行能力和管理效力的一個重要途徑[9]。

精細(xì)化管理特征可以概括為“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”[10]。在組織管理過程中，要注重基礎(chǔ)、過程和落實(shí)，還要注重細(xì)節(jié)、質(zhì)量和效果。推行精細(xì)化管理要靠完善嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)章制度。只有通過精細(xì)化管理，才能夠?qū)?fù)雜之事簡單化，簡單之事流程化，流程之事定量化，定量之事信息化，從而實(shí)現(xiàn)全過程管理的規(guī)范化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化和信息化[11]。

3 科研項(xiàng)目精細(xì)化管理機(jī)制研究

近年來，將精細(xì)化管理引入科研項(xiàng)目管理中已經(jīng)成為科研項(xiàng)目管理的大趨勢。不少高校在嘗試將科研項(xiàng)目精細(xì)化管理后，都收到了不錯的效果[12-14]。

相對而言，科研機(jī)構(gòu)由多個課題組組成，組織結(jié)構(gòu)相較高校更為簡單、扁平，易于做到科研項(xiàng)目精細(xì)化管理。因此，可以嘗試摸索一種精細(xì)化管理機(jī)制，包括業(yè)務(wù)管理層面、質(zhì)量管理層面、制度管理層面以及人員管理層面。

3.1 項(xiàng)目分級分類管理

基于目前科研項(xiàng)目渠道多、來源廣，而管理要求差別大，常規(guī)的全周期全要素的項(xiàng)目管理模式易導(dǎo)致管理成本高且管理效率低下的問題。如何高效利用好有限的人力、物力資源，抓大放小，這就要制定相應(yīng)的分類分級管理辦法。

周春曉等的實(shí)踐[15]是以科研單位項(xiàng)目的戰(zhàn)略需求、經(jīng)費(fèi)額度、學(xué)科和參與單位的交叉程度作為指標(biāo)，對科研項(xiàng)目進(jìn)行量化評分，并按照評分?jǐn)?shù)值進(jìn)行分類。類別不同，管理方式和管理權(quán)限不同。實(shí)踐結(jié)果表明，通過分類分級管理可以更加明確各責(zé)任主體在不同實(shí)施環(huán)節(jié)的職責(zé)，整體提升項(xiàng)目實(shí)施效率。

因此，科研單位可參考上述做法，根據(jù)實(shí)際情況對項(xiàng)目實(shí)行量化考評分類，不同的項(xiàng)目嘗試采取不同方式的管理模式。

3.2 現(xiàn)代項(xiàng)目管理PDCA循環(huán)質(zhì)量控制系統(tǒng)

科研項(xiàng)目可劃分為立項(xiàng)過程、實(shí)施過程和驗(yàn)收過程三個基本過程[16]。對于處于科研項(xiàng)目周期不同階段的三個過程，具有不同的管理內(nèi)容。實(shí)施階段是科研項(xiàng)目質(zhì)量控制的核心?，F(xiàn)代項(xiàng)目管理的PDCA過程方法是符合科研項(xiàng)目彈性管理要求的一種項(xiàng)目管理工具，可以較好地解決科研項(xiàng)目管理“適度”的問題[17]。

PDCA循環(huán)理論包括計(jì)劃(Plan)、執(zhí)行(Do)、檢查(Check)、處理(Action)四個過程，是加強(qiáng)全面質(zhì)量管理的一種理念和工作方式?？蒲许?xiàng)目的實(shí)施過程可以分為若干階段目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)階段目標(biāo)過程包含若干子過程，科研項(xiàng)目進(jìn)行中的不確定性與難以預(yù)測性，可以在每個子過程中運(yùn)用PDCA循環(huán)，不斷動態(tài)調(diào)整，施以“適度控制”，修訂原計(jì)劃，完成階段目標(biāo)(圖1)。

3.3 項(xiàng)目管理制度化

黃喜等提出的一種科研項(xiàng)目管理成熟度的評測體系，將精細(xì)化管理級評價為第四等級，在制度規(guī)范級之上[18]。對此借鑒引申，可看到科研項(xiàng)目管理水平的進(jìn)階過程，從初始級、經(jīng)驗(yàn)規(guī)范級、制度規(guī)范級到精細(xì)管理級、創(chuàng)新管理級，體現(xiàn)了科研項(xiàng)目管理水平的高低程度。

科研項(xiàng)目的精細(xì)化管理需要建立在制度規(guī)范化基礎(chǔ)上，并且涉及的全過程管理流程均要有章可循，有據(jù)可依，項(xiàng)目管理過程才可做到有條不紊、精準(zhǔn)細(xì)致。因此，科研單位可研究項(xiàng)目相關(guān)管理實(shí)施過程，量身定制完備的管理制度，建立完善的內(nèi)控體系。

3.4 項(xiàng)目管理專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)與管理

劉琦暉等通過對發(fā)表論文情況的分析研究[19]，發(fā)現(xiàn)第一線的高?？蒲泄芾砣藛T中有一支較為廣泛且穩(wěn)定的科研管理研究隊(duì)伍，認(rèn)為高校一線科研管理隊(duì)伍的“科研管理專業(yè)化程度對高?？蒲泄ぷ鞯耐七M(jìn)和科技創(chuàng)新的發(fā)展有著直接的影響”。

周倩對科技管理人員專業(yè)化建設(shè)做了比較系統(tǒng)和深入的研究[20]，認(rèn)為我國科技管理人員專業(yè)化是科技發(fā)展的必然，也是科技管理科學(xué)化的現(xiàn)實(shí)需要。

4 案例實(shí)踐

基于實(shí)際工作中遇到的問題，根據(jù)摸索的機(jī)制以TIBCAS研究所為對象進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)踐。該研究所正式成立五年，科研管理體系處于正在建立和完善的過程中，無歷史包袱，共31個課題組，體量適中，是較好的實(shí)踐對象。

圖1 科研項(xiàng)目實(shí)施過程PDCA循環(huán)應(yīng)用

4.1 項(xiàng)目分級分類管理實(shí)踐

梳理研究所當(dāng)年在研項(xiàng)目共計(jì)200多個，渠道來源較廣，主管部門不同，可嘗試分級分類管理。目前實(shí)行了分類并未分級管理，原因有三個：一是研究所無歷史積淀，處于爭取學(xué)術(shù)和行業(yè)聲譽(yù)的創(chuàng)業(yè)期，每一個項(xiàng)目都有關(guān)研究所名譽(yù)，要求對每一個項(xiàng)目都予以重視。二是研究所引進(jìn)的人才不少是初次擔(dān)任研究組長，對于研究項(xiàng)目的管理也無太多管理經(jīng)驗(yàn)，放權(quán)給研究組長在一定程度上將造成他們的管理壓力。三是研究所目前承擔(dān)課題數(shù)量及金額還在管理部門能夠完全承擔(dān)管理職責(zé)的能力范圍內(nèi)，沒有達(dá)到需要分級分?jǐn)偣芾韷毫Φ某潭取?/p>

鑒于此，總結(jié)該研究所科研項(xiàng)目分級分類管理現(xiàn)狀，分級分類法具有一定適用范圍，即適用于課題組長較成熟，承擔(dān)科研課題數(shù)量較多，已經(jīng)具備行業(yè)積淀的科研機(jī)構(gòu)。

4.2 項(xiàng)目管理PDCA循環(huán)質(zhì)量控制系統(tǒng)實(shí)踐

研究所在實(shí)行科研項(xiàng)目全過程管理中，提出節(jié)點(diǎn)匯報(bào)制，即項(xiàng)目每到一個階段節(jié)點(diǎn)需要向科研主管部門匯報(bào)進(jìn)展情況，根據(jù)進(jìn)展情況比對階段目標(biāo)，如有問題則與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人商議進(jìn)行修正和調(diào)整，以期實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目順利完成既定目標(biāo)的同時使項(xiàng)目資金使用效益得到提高。

例1：某自然基金項(xiàng)目。在研發(fā)過程中，國外研究機(jī)構(gòu)將相關(guān)研究內(nèi)容搶先發(fā)表。項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)檢查時，與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人商議對原定研究任務(wù)稍做調(diào)整，在已發(fā)表內(nèi)容基礎(chǔ)上再做深入研究。同樣也達(dá)到了原定目標(biāo)。

例2：某地方支撐計(jì)劃項(xiàng)目。項(xiàng)目已在研究所完成既定放大實(shí)驗(yàn)，原定的中試合作企業(yè)因業(yè)務(wù)調(diào)整等，不再提供中試實(shí)驗(yàn)條件。在項(xiàng)目中期檢查時，發(fā)現(xiàn)此問題后立即與課題負(fù)責(zé)人商議，向項(xiàng)目主管部門申請相關(guān)調(diào)整，并積極聯(lián)系更換中試企業(yè)，最終達(dá)到原定項(xiàng)目目標(biāo)。

例3：某上級主管部門研發(fā)項(xiàng)目。在項(xiàng)目執(zhí)行期間，研究所配套支撐技術(shù)平臺的服務(wù)能力得到大幅提升，能滿足項(xiàng)目原預(yù)算相關(guān)設(shè)備采購和外協(xié)服務(wù)的任務(wù)要求。在項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)檢查時，與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人商議，本著提高資金使用效益的原則，在申請調(diào)減相關(guān)費(fèi)用的同時根據(jù)課題進(jìn)展實(shí)際需要增加材料費(fèi)用等。最終以項(xiàng)目原預(yù)算超額完成了原定目標(biāo)。

將PDCA循環(huán)質(zhì)量控制理念運(yùn)用到項(xiàng)目全過程管理中，經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)?zāi)苡行岣唔?xiàng)目效果。

4.3 項(xiàng)目管理制度化建設(shè)

由于TIBCAS研究所為新建所，在學(xué)習(xí)兄弟院所的制度建設(shè)基礎(chǔ)上，研究所制度建設(shè)結(jié)合自身實(shí)際情況，從項(xiàng)目全過程管理相關(guān)業(yè)務(wù)制度和經(jīng)費(fèi)管理制度到內(nèi)控流程制定，建立起了較為規(guī)范和完備的制度體系，具體見表1。

4.4 項(xiàng)目管理專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)與管理

研究所要求每個課題組配備一個專職或兼職課題秘書，協(xié)助課題組長開展項(xiàng)目管理工作。科研秘書扮演課題組“大管家”“財(cái)政大臣”等幾個重要角色，與研究所科研管理部門保持密切聯(lián)系，減輕課題組長的負(fù)擔(dān)和壓力，使課題組長能將更多精力專注于科研事業(yè)。

研究所科研管理部門以科研秘書為基礎(chǔ)，培養(yǎng)和建設(shè)了一支深入各個課題組的科研項(xiàng)目管理隊(duì)伍，加強(qiáng)對研究所所有科研項(xiàng)目的精細(xì)化管理，具體措施還包括：

一是建立課題組臺賬制。要求科研秘書建立和管理課題組科研項(xiàng)目的臺賬，動態(tài)更新，跟蹤管理，以此將研究所的全部在研項(xiàng)目進(jìn)展匯總在研究所科研管理部門。

二是定期對科研秘書進(jìn)行培訓(xùn)。科研秘書的職責(zé)要求其對科研項(xiàng)目管理有一定認(rèn)知和理解，研究所科研主管部門定期召開相關(guān)培訓(xùn)會，系統(tǒng)培訓(xùn)和傳達(dá)相關(guān)管理理念，訓(xùn)練他們的相關(guān)業(yè)務(wù)技能。

三是建立科研秘書例會制。研究所財(cái)務(wù)部門定期對科研秘書進(jìn)行財(cái)務(wù)方面的培訓(xùn)，宣貫最新財(cái)務(wù)制度，交流財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，不斷改進(jìn)業(yè)務(wù)流程，為科研人員提供更高效的服務(wù)。

基于這支項(xiàng)目管理專業(yè)化隊(duì)伍的建設(shè)，研究所科研項(xiàng)目管理水平有明顯提升，科研項(xiàng)目過程的精細(xì)化管理得到及時反饋，管理效率和質(zhì)量均有所保障。

表1 TIBCAS研究所科研項(xiàng)目相關(guān)制度詳表

5 結(jié)語

我國科研計(jì)劃全面推行課題制以來，項(xiàng)目管理的理念和方法逐步應(yīng)用和融合于科研課題的全過程管理中。科研項(xiàng)目管理仍然存在項(xiàng)目來源的多元化與分散化、項(xiàng)目管理的結(jié)果導(dǎo)向性與科研探索不確定性的矛盾、項(xiàng)目管理的復(fù)雜性與風(fēng)險性、項(xiàng)目管理缺乏專業(yè)化隊(duì)伍等困難和問題。因此，本文提出針對性的解決機(jī)制和方法，包括項(xiàng)目分級分類管理、引入現(xiàn)代項(xiàng)目管理PDCA循環(huán)質(zhì)量控制系統(tǒng)、項(xiàng)目管理制度化、項(xiàng)目管理專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)與管理等。并通過TIBCAS研究所實(shí)踐的結(jié)果表明，除項(xiàng)目分級分類管理有適用局限性外，其余機(jī)制均運(yùn)行良好，能有效提高科研項(xiàng)目管理效率和質(zhì)量，可供其他科研單位借鑒和參考。