優(yōu)化高校檔案館館藏的分析與思考

■陳 鴻／浙江大學檔案館

高校檔案館既是學校檔案工作的職能管理部門，又是學校永久保存和提供利用本校檔案信息資源的科學文化事業(yè)機構。高校檔案是學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。近年來，隨著我國高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，各類材料、文件不斷增多，隨之而出現(xiàn)的現(xiàn)象是各類高校檔案館逐漸擴大了檔案接收范圍，館藏量與日俱增。高校檔案館的核心在于館藏，因此對于館藏狀況加以分析，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，并提出相應的改進方法就顯得迫在眉睫，尤為重要。這樣不僅能更好的優(yōu)化高校檔案館館藏，對于學校、社會各界的檔案利用也將提供更好的服務支撐。本文從四個方面闡述高校檔案館館藏存在的問題，并對之提出相應的解決對策，希望能夠在一定程度上優(yōu)化高校檔案館館藏，提升館藏質(zhì)量。

一、高校檔案館館藏的狀況

（1）檔案材料歸檔范圍把握不明確，該歸檔的材料沒有歸，不需要歸檔的材料卻大量涌入檔案館。普通高等學校檔案管理辦法雖有明確規(guī)定歸檔范圍，但是實際工作中部分高校檔案管理人員由于諸多原因無法準確把握，導致案卷的質(zhì)量令人堪憂，無用、不需要的、毫無價值的檔案材料充斥著高校的檔案庫房，占據(jù)空間。

（2）到期檔案的鑒定銷毀無法完成。按照規(guī)定，到期檔案需由檔案部門和有關部門組成鑒定小組，按照分工，集體審查，提出意見，登記造冊后方可銷毀，但是由于檔案工作人員無法準確把握哪些材料該銷毀，哪些材料不該銷毀，導致檔案材料積累的越來越多。大量增長的檔案材料和庫房面積的矛盾日益突出，鑒定銷毀到期、無價值、劣質(zhì)的檔案顯得刻不容緩。

（3）數(shù)字化程度低。21世紀是一個信息的時代，檔案也是信息時代的重要組成部分，而數(shù)字化是檔案信息化的重要手段，這就要求檔案工作能夠在各方面做出調(diào)整，能夠更好地去適應時代的發(fā)展，實現(xiàn)信息化。高校檔案館由于諸多原因，檔案材料大部分仍然僅以紙質(zhì)材料呈現(xiàn)，在查閱利用的過程中，往往需要調(diào)出實體檔案，不僅耗費大量的時間精力，檔案調(diào)出次數(shù)、翻閱次數(shù)的增加，對于檔案的完整性也構成了一定的挑戰(zhàn)。當然有些高校也已經(jīng)開始在做數(shù)字化的工作，但是每年數(shù)量巨大的增量檔案的進館使這樣的一種工作必須持續(xù)的推進，否則將會前功盡棄。

（4）檔案類別相對單一，豐富性、全面性有待加強。每年新增的全校檔案材料中，絕大多數(shù)集中在黨群、行政、教學、科研等常規(guī)檔案，而對于一些名人檔案、實物檔案的收集進館則顯得捉襟見肘。有些高校檔案館可能覺得日常檔案的收集已經(jīng)耗費了大量的人力物力，根本沒有時間再去顧及常規(guī)檔案之外的檔案材料的收集進館，再者對于名人檔案、實物檔案等專門檔案的收集比常規(guī)檔案收集難度更大，時間耗費也更多，由于這些現(xiàn)象的存在導致了高校檔案館的館藏檔案類別顯得相對單一、不夠豐富。

二、優(yōu)化高校檔案館館藏的具體措施

（1）首先，要加強全校各立卷部門兼職檔案員的培訓，提高各兼職檔案員的檔案業(yè)務知識，使之能在業(yè)務前端就做到準確辨別哪些材料必須歸檔，哪些材料不需要歸檔。其次，檔案館工作人員需要加強與各兼職檔案員的聯(lián)系，緊密配合，對移交檔案進行嚴格鑒別，在源頭上做好把控。

（2）逐步開展檔案鑒定銷毀工作，針對當前庫房面積和檔案增量日益突出的矛盾，思想上樹立意識，成立檔案鑒定小組，制定鑒定工作標準，對于沒有價值或即將失去價值的檔案材料進行鑒別，穩(wěn)扎穩(wěn)打，確保銷毀的檔案材料不再有保存價值。鑒定銷毀工作不僅能緩解庫房不足的壓力，更有助于館藏檔案質(zhì)量的提升。

（3）加強檔案的信息化，推進館藏檔案數(shù)字化。對既有館藏檔案逐步推進數(shù)字化項目的同時，對于每年新進館的館藏檔案也進行相應的數(shù)字化掃描，兩頭一起進展，逐步提升館藏檔案的數(shù)字化率，提升檔案利用的效率，減少對檔案材料的移動、翻閱，提高其完整性。

（4）在做好常規(guī)檔案歸檔進館的同時，加強專門檔案的收集進館，如與學校關系密切的名人檔案材料、實物檔案材料等，發(fā)掘找尋與其他高校檔案館的不同之處，凸出自身檔案館的特色。同時可以在現(xiàn)有館藏檔案的基礎上，對既有檔案加以編研利用，推出好的編研成果，進一步鞏固檔案的豐富性。

三、結語

綜上所述，高校檔案館在優(yōu)化檔案館館藏的工作中還有許多問題亟待解決，要做到應歸盡歸，應收盡收，杜絕不必要的檔案材料進館；同時加快檔案鑒別銷毀，剔除毫無價值的檔案材料；逐步推進檔案館館藏的數(shù)字化、信息化；與此同時在常規(guī)檔案收集的基礎上拓寬收集渠道，加大名人檔案的征集力度，只有這樣，才能逐步優(yōu)化館藏，提升館藏質(zhì)量，更好的為學校、為全社會提供強有力的服務支撐。

參考文獻：

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