對秘書工作的認(rèn)識淺談

■龍長波／六盤水師范學(xué)院

秘書不僅僅是收收郵件、發(fā)發(fā)傳真、負(fù)責(zé)通知、安排行程、打印復(fù)印等勞務(wù)性的工作。秘書工作有它獨(dú)具的靈活性，它有專屬于它的對從業(yè)人士的素質(zhì)特殊要求。秘書應(yīng)具備較高的智商和情商，需要具備強(qiáng)大的洞察力和處事的能力，還有較高的人際交往能力。

一、對秘書工作的定位

（一）職責(zé)定位

秘書工作是綜合性的、輔助性的、從屬性的，并且還帶有群眾性和機(jī)密性。秘書工作的中心點(diǎn)是“服務(wù)”，服務(wù)需要按照要求做到完美實(shí)屬不易。從小的層面來說，我們經(jīng)常想不出有用的建議。大的層面來說我們對問題的研究停滯不前。目前的環(huán)境下，對秘書工作來說，領(lǐng)導(dǎo)看重秘書工作和搞文秘的員工，辦公室里關(guān)心秘書工作和搞文秘的同事，這是秘書工作大膽進(jìn)行工作開展的最佳時期，只要兼具責(zé)任感、機(jī)遇意識和緊迫感，就能做出一番成績。但是，研究并不是一個人的事，而是需要大家一起討論，獻(xiàn)策獻(xiàn)計［1］。

（二）個人角色定位

個人角色的定位要求我們正確地看待秘書工作。職位就是單位提供的，代表著有多大的權(quán)益；崗位就是單位安排的，代表著責(zé)任的輕與重；能力是自己鍛煉出來的，代表著你能不能做好這份工作。我們更應(yīng)該關(guān)注的是崗位，盡自己最大程度的努力把領(lǐng)導(dǎo)分配的任務(wù)就好，盡量做到完美，在工作的過程中逐漸提高自己的工作素養(yǎng)，提升自己的發(fā)展空間。

（三）工作的定位

秘書工作有很多性質(zhì)，有常規(guī)性的，也有突發(fā)性的；有勞務(wù)性的，也有系統(tǒng)性的；有基礎(chǔ)性的，也有拓展性的，經(jīng)常是兩兩相交結(jié)合。秘書工作是一種集較強(qiáng)的政治性和事務(wù)性于一體的工作，一方面要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的出謀劃策小助手、信息的傳遞和入口，另一方面也是自己謀生的手段，要解決好這些特性本來就需要藝術(shù)。

二、對秘書工作的認(rèn)識

（一）秘書工作需具備的知識

要知道秘書工作是沒有固定范圍的，只要是可能涉及到和領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的領(lǐng)域，秘書就絕對不可以說一個“不”。他們首先需要擁有作為秘書的一些基本素質(zhì)，比如語言和文字的表達(dá)能力、文件處理能力、公關(guān)接待能力等等。其次還要熟悉所有和企業(yè)相關(guān)的知識和概念。說話寫稿具有專業(yè)性。所以，秘書應(yīng)該是企業(yè)中的“百科全書”，不單單要對企業(yè)相關(guān)知識熟悉了解，并且還要把范圍擴(kuò)大到最廣，做到最專業(yè)。不然是無法勝任秘書工作的。

（二）秘書工作需具備良好的人際關(guān)系和協(xié)調(diào)能力

我們常說，人際關(guān)系是人類社會關(guān)系的一種展現(xiàn)，但事實(shí)并不是完全相同于人類社會關(guān)系，而是在社會上，人們憑借一種或者多種媒介，通過和人的交往而自然形成和固定信息感知等層面相關(guān)聯(lián)的有利渠道。和人類社會關(guān)系相比較，情感特點(diǎn)就是人際關(guān)系當(dāng)中最主要的特點(diǎn)，涵蓋了以情感特點(diǎn)為根本的人的意識、語言、動作和心理滿意度等等的因素。人際關(guān)系的情感特點(diǎn)表明，調(diào)節(jié)人際關(guān)系就是要在人與人之間有了一定的感情基礎(chǔ)上來開展的。抓住人際關(guān)系的情感特點(diǎn)，那么秘書在工作當(dāng)中對于人際關(guān)系的協(xié)調(diào)還需要注意一下三個功能：

人際交往的集體組合功能，指的是秘書處于行政事務(wù)管理的中心地帶，和所有部門以及員工都或多或少有一些工作上的聯(lián)系，起著承上啟下的、相互銜接的中間作用。由此看來，秘書工作最為重要的就是要看清人際交往的集體組合功能，就是說通過人際交往可以把人們互相結(jié)合到一起，組建成一個整體，為共同制定好的目標(biāo)和互相的利益，一起奮斗和工作，爭取最大的工作成效。

人際交往的協(xié)作調(diào)節(jié)功能，指的是秘書在解決各種各樣的行政事務(wù)性關(guān)系中，為了促進(jìn)和完成集體與集體、集體與個人，還有集體內(nèi)部每一個個體之間，在工作上和行動上的協(xié)調(diào)和配合，以及行動方向和節(jié)奏的統(tǒng)一，保證內(nèi)部與外界的和諧，獲得工作和活動等方面最大利益的共同目標(biāo)方向，常常需要通過人際交往的協(xié)調(diào)來堅持不懈地相互傳遞有無，雙方之間做到相互通風(fēng)報信、相互交流信息、一起協(xié)力工作［2］。

人際關(guān)系交往的心理健康功能，因?yàn)槿穗H關(guān)系涵蓋了人和人之間相互尋求滿意的心理訴求，那么，準(zhǔn)確的人際交往方式，對于秘書工作人員來說，具備著一種心理健康的功能。因此，秘書要調(diào)節(jié)好人際關(guān)系，不能只是單一的源于自己的工作需求，同時也要考慮職業(yè)的心理因素，在正確的人際交往當(dāng)中協(xié)調(diào)好人際關(guān)系，還可以使從業(yè)人員保證一種健康的心理狀態(tài)。另外，綜合協(xié)調(diào)能力是秘書工作的主要內(nèi)容，要注意協(xié)調(diào)的方式方法。依照對上下左右的不同層面的人，掌握好協(xié)調(diào)的技術(shù)，用來提升協(xié)調(diào)的實(shí)際效果。應(yīng)該及時處理，疏導(dǎo)工作上的誤解和矛盾，轉(zhuǎn)變?yōu)楣ぷ骱狭?。做事顧全大局、多溝通、勤于思考，把堅守原則的韌勁和策略方法的靈活性結(jié)合起來進(jìn)行統(tǒng)一，在協(xié)調(diào)中完成工作質(zhì)量的進(jìn)一步提升。

（三）秘書工作需嚴(yán)于律己

秘書每天都需要與領(lǐng)導(dǎo)、同事、客人、部分等進(jìn)行交流和接觸，所以秘書工作從業(yè)者需要愛好自己的工作敬重每一個同事，用優(yōu)雅的言行舉止和高素養(yǎng)的內(nèi)涵建立良好的人際關(guān)系和協(xié)調(diào)能力，從實(shí)際意義上講，秘書應(yīng)該屬于一位優(yōu)秀的公關(guān)人員。尤其是跟領(lǐng)導(dǎo)相處的時候，更需要管理好自己和領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系。明確好和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，尊敬但是不需要太過吹捧，對領(lǐng)導(dǎo)主動出擊但是不過分越界，聽從領(lǐng)導(dǎo)安排但是不能隨便迎合。秘書工作就是上下左右的中間樞紐站，有協(xié)調(diào)、綜合處理的作用。另外因?yàn)槊貢皖I(lǐng)導(dǎo)是走的最近的，不單單在很多方面需要參與領(lǐng)導(dǎo)的決定和計劃，還同時了解領(lǐng)導(dǎo)的個人隱私以及一些不太被人知道的秘密。因此，秘書在公開場合一定要注意自己的言行舉止，什么能說什么不能說自己心里要有譜，不要為了一時興奮就把該說的不該說的都說出去了。不然，不但可能會外漏工作機(jī)密，還有可能損害到領(lǐng)導(dǎo)的個人形象，對于工作和自己來說沒有一點(diǎn)好處。有的人說秘書就像是領(lǐng)導(dǎo)的一面鏡子，無法避免被刻上領(lǐng)導(dǎo)的印記。在旁觀者看來，秘書的言談舉止能完全倒映出領(lǐng)導(dǎo)為人處事的風(fēng)格。所以，秘書說話必須要謹(jǐn)慎，每時每刻銘記自己的一言一行不是自己的個人行為，是代表著領(lǐng)導(dǎo)的形象，如果秘書做事只想著自己的如意小算盤，不單單會害了自己還會耽誤工作，最后還損害了領(lǐng)導(dǎo)的名聲。企業(yè)安排我們給領(lǐng)導(dǎo)做事，有信任但是也是一種考驗(yàn)。因此秘書工作還需要經(jīng)得住考驗(yàn)，凈化自己的心，擺正自己的三觀。

（四）秘書工作需兼具未雨綢繆，開拓創(chuàng)新的精神

“機(jī)會永遠(yuǎn)都是留給有準(zhǔn)備的人”。秘書工作的歸屬性決定了它的被動性，但被動型并不等于被動的敷衍。作為秘書工作的從業(yè)人員，一邊要加強(qiáng)建立參謀小助手的自我意識，考慮領(lǐng)導(dǎo)想讓你做什么，提前做領(lǐng)導(dǎo)需要你做的事。實(shí)際增強(qiáng)工作的積極主動性，就是所謂的未雨綢繆；另外，要自覺主動的根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意思，站在大局的角度思考問題，明確上級精神和企業(yè)工作的結(jié)合之處與切入之處，具有前衛(wèi)的換位思考能力，努力提升自己的知識水平、政策水平還有工作能力，做到上下的調(diào)節(jié)統(tǒng)一，就需要秘書對和領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)的工作有提前的考慮和完成，打好一定的提前量。一個秘書要有清醒的頭腦，在重要的事情上要以大局為重不能犯糊涂，不要聽風(fēng)就是雨，更不要別人做什么你做什么，隨波逐流，不清楚情況就妄下定論。做秘書要打好堅實(shí)的基礎(chǔ)，端正自己的態(tài)度，提高自身修養(yǎng)，維護(hù)政治信念，樹立正確的發(fā)展路線和價值觀、世界觀、人生觀；在重要時刻能看清發(fā)展形式、看清方向、掌握好自己的分寸，這也是做秘書工作所要具備的重要素養(yǎng)［3］。

三、結(jié)語

秘書工作從業(yè)人員要學(xué)會并善于在工作中協(xié)調(diào)好各種工作、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)上下左右的本事。按照秘書工作的基礎(chǔ)特點(diǎn)來講，秘書工作是靠協(xié)調(diào)各種各樣的人際關(guān)系來進(jìn)行開展的。所以，對于每一位秘書工作從業(yè)者來說，既然你選擇了秘書工作，那么你就需要具備善于應(yīng)對各種各樣人的能力，善于學(xué)會和各種各樣的人交流和接觸，建立一個和諧的人際關(guān)系環(huán)境，在和睦的人際關(guān)系中順利開展各項(xiàng)工作和服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

［1］顏?zhàn)枯x.淺談企業(yè)秘書能力修養(yǎng)與角色定位［J］.職業(yè)，2013（24）:18～19.

［2］賈凡.淺談秘書禮儀［J］.時代金融，2013（23）:179～181.

［3］吳艷艷.淺談秘書的職業(yè)道德修養(yǎng)［J］.湖北成人教育學(xué)院學(xué)報，2013，19（02）:123～124.