淺談企業(yè)檔案精細(xì)化管理措施

■史春蕾／濰坊華泰路橋工程有限公司

檔案指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中所形成的有用的原始記錄和重要的信息資料，在企業(yè)管理中，檔案起著重要作用。隨著社會發(fā)展，企業(yè)形成的檔案數(shù)量越來越多，一些傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足檔案工作需要。只有對檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，才能確保檔案和檔案工作的質(zhì)量。因此，檔案精細(xì)化管理就成為企業(yè)檔案管理關(guān)注的重點。

一、檔案精細(xì)化管理的意義

精細(xì)化管理是一種與粗放管理相對的管理理念，精細(xì)化管理是社會化大分工和管理現(xiàn)代化的產(chǎn)物。檔案精細(xì)化管理的重點是立足于專業(yè)化、系統(tǒng)化之上，以數(shù)據(jù)化和信息化為標(biāo)準(zhǔn)，用量化標(biāo)準(zhǔn)、切實可行的發(fā)展舉措對檔案工作進(jìn)行全面管理。檔案精細(xì)化管理的特點是檔案資料分類合理，內(nèi)容完整，數(shù)據(jù)詳實，收集和管理方法科學(xué)。簡而言之，檔案管理的特點是重細(xì)節(jié)、重過程、重落實、重效果。檔案精細(xì)化管理能確保檔案資料的安全性和完整性，還能有效提高檔案管理效率，為檔案開發(fā)、利用打下堅實的基礎(chǔ)。檔案管理是企業(yè)管理的一部分，許多企業(yè)雖然已經(jīng)認(rèn)識到了檔案管理的重要性，但是也有一些企業(yè)在管理中，對檔案管理缺少關(guān)注，檔案管理經(jīng)費投入和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對滯后。由于基礎(chǔ)設(shè)施不完善，缺少專業(yè)的檔案管理人才，一些企業(yè)的檔案管理工作還存在許多問題，如檔案分類不清，結(jié)構(gòu)不合理，檔案損害和丟失現(xiàn)象普遍，檔案管理信息化水平較低等等，這些，都影響了企業(yè)檔案管理質(zhì)量和檔案利用。要想提高企業(yè)檔案的使用效率和管理質(zhì)量，檔案精細(xì)化管理勢在必行。

二、企業(yè)檔案精細(xì)化管理措施

（一）管理觀念和管理體制精細(xì)化

思想是行動的先導(dǎo)。檔案管理精細(xì)化要從觀念創(chuàng)新開始，這也是確保檔案精細(xì)化管理順利展開的關(guān)鍵。在企業(yè)管理規(guī)劃中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理層要將精細(xì)化管理理念和創(chuàng)新發(fā)展思想放在首要地位，給予檔案管理工作以充分的關(guān)注，加大檔案管理資金投入，完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案管理提供高水平的管理設(shè)備。然后，完善檔案制度，健全檔案管理制度、保障制度、領(lǐng)導(dǎo)機制和考核制度，設(shè)置專門的檔案管理部門和管理人員，嚴(yán)格檔案歸檔、立卷和使用標(biāo)準(zhǔn)和程序，就檔案信息化、系統(tǒng)化和規(guī)模化管理提出明確的要求，作出科學(xué)規(guī)范，為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。檔案管理部門則要立足于日常管理，研究現(xiàn)有的檔案管理理論和方法，了解新時期檔案工作的特點，然后緊跟時代步伐，將聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)廣泛應(yīng)用到檔案管理中去，在檔案整理、組合、集成等方面，實現(xiàn)檔案管理信息化，切實發(fā)揮檔案的信息資源優(yōu)勢。

（二）檔案工作流程和服務(wù)精細(xì)化

企業(yè)檔案管理工作的一個重要內(nèi)容就是統(tǒng)一收集、分類管理和科學(xué)錄入企業(yè)各類文件資料信息，為企業(yè)檔案利用提供便捷高效的服務(wù)。而要想確保檔案資料的全面性、有效性，我們必須要嚴(yán)格檔案工作流程，以精細(xì)化的工作流程為標(biāo)桿，科學(xué)開展檔案工作。檔案工作流行標(biāo)準(zhǔn)化，要以檔案門類細(xì)化、管理細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)量化、信息化管理為根本，要做好檔案管理各個環(huán)節(jié)工作的量化對照、標(biāo)準(zhǔn)化管理。如在信息時代，企業(yè)要結(jié)合辦公室自動化系統(tǒng)的單軌運行狀況，嚴(yán)格多媒體技術(shù)數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，將圖文檔案、視頻音像檔案管理統(tǒng)一起來，打造全新的檔案微機管理體系，開發(fā)全方位的綜合檔案信息査詢系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理無紙化、信息化辦公。此外，根據(jù)新時期企業(yè)、職工群體的信息需求，檔案部門還要充分利用現(xiàn)有資源，創(chuàng)新檔案服務(wù)，確保檔案管理服務(wù)系統(tǒng)與企業(yè)網(wǎng)站的鏈接安全、檔案信息網(wǎng)上檢索便捷，為用戶提供更好的服務(wù)。

（三）提高檔案管理工作者的職業(yè)能力

如今隨著社會發(fā)展，各行業(yè)都逐漸步入了信息化時代。以信息化為背景，企業(yè)檔案管理模式、方法和大環(huán)境都發(fā)生了顯著的變化。運用信息化管理方式進(jìn)行檔案管理，開創(chuàng)檔案服務(wù)新局面，就成為企業(yè)檔案部門的工作重心。因此，落實精細(xì)化管理思想，企業(yè)要招聘、引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，根據(jù)檔案信息化管理特征，制定相應(yīng)的檔案管理計劃，將檔案管理責(zé)任落實到個人，走檔案信息化管理之路。然后，針對檔案管理人員開展各種形式的培訓(xùn)和再教育活動，使檔案人員明確自身的崗位責(zé)任、精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)，通過崗位技能培訓(xùn)、管理知識學(xué)習(xí)提高他們的職業(yè)技能。在此基礎(chǔ)上，就檔案工作進(jìn)行有效監(jiān)督和管理，立足于單位監(jiān)督考核機制，就檔案人員的檔案收集能力、網(wǎng)絡(luò)安全管理能力進(jìn)行考核和評價，根據(jù)他們的表現(xiàn)獎優(yōu)懲劣，以最大限度激發(fā)他們的工作熱情。

綜上所述，檔案精細(xì)化管理是檔案工作發(fā)展的新趨勢，也是提高企業(yè)檔案利用效率的必然選擇。因此，在日常管理中，企業(yè)要與時俱進(jìn)，就檔案精細(xì)化管理模式展開調(diào)查和研究，并在此基礎(chǔ)上完善檔案管理體系，創(chuàng)新檔案管理方法，以切實發(fā)揮檔案信息的實際作用，為企業(yè)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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