談檔案管理數(shù)字化的意義

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賓縣機構(gòu)編制數(shù)據(jù)管理中心

一、優(yōu)化了管理者知識結(jié)構(gòu)和隊伍結(jié)構(gòu)

信息技術(shù)高速發(fā)展，其在我國社會各領(lǐng)域運用也日漸廣泛。信息時代下，推進檔案管理領(lǐng)域同數(shù)字化發(fā)展是一項重要任務。縱觀傳統(tǒng)的檔案存儲和利用，可以發(fā)現(xiàn)一些影響檔案安全存儲和高校利用的因素。在信息時代下，合理地運用現(xiàn)代信息技術(shù)，促進檔案存儲方式的多樣化發(fā)展。目前，檔案歸檔材料已經(jīng)逐步從傳統(tǒng)的單純以紙質(zhì)材料為主，轉(zhuǎn)變?yōu)榘ù疟P、光盤、錄像帶、彩色照片等在內(nèi)的多種存儲方式。但是，隨著存儲方式的多樣化發(fā)展，檔案管理工作的重要性更為突出。在推動檔案管理數(shù)字化建設過程中，要求檔案管理工作人員應加強專業(yè)知識學習，注重專業(yè)知識與與管理知識的相互滲透與互為補充。在檔案數(shù)字化發(fā)展下，檔案管理工作人員既要熟練的掌握檔案方面的專業(yè)知識，也要熟悉電子計算機信息管理方面的技術(shù)技能。同時，應積極地加強檔案管理隊伍建設，多引入一些專業(yè)性的檔案管理工作人員，力求強化檔案管理工作隊伍中人才知識結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)的合理優(yōu)化和搭配，促進檔案管理水平的提升。二是進一步加大在檔案管理人才培育方面的資金和資源投入，培育符合檔案數(shù)字化管理需求的現(xiàn)代化、高素質(zhì)、高技術(shù)的檔案事業(yè)人才，滿足檔案管理數(shù)字化發(fā)展的人才需求。三是加強針對檔案管理工作人員的培訓活動。培訓中，應主要側(cè)重關(guān)于數(shù)字通訊技術(shù)、計算機管理技術(shù)以及電子檔案基礎(chǔ)知識等方面的培訓，優(yōu)化檔案管理工作隊伍，改善檔案管理數(shù)字化人才匱乏現(xiàn)狀，提升檔案管理數(shù)字化水平。

二、促進現(xiàn)代管理技術(shù)應用，提高了工作效率

豐富的檔案信息資源是檔案行業(yè)的主要特征之一。通過豐富的信息資源，可以更為全面的對社會發(fā)展中各個時期的發(fā)展情況予以反映。豐富的檔案信息資源蘊含海量的知識內(nèi)容，在實際的檔案整理工作中存在一定的復雜性且工作強度較大。在數(shù)字化環(huán)境下，合理利用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)、信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)，將會達到事半功倍的效果。具體體現(xiàn)在三個方面：一是提升檔案分類的準確性，減少手工操作。傳統(tǒng)地檔案立卷主要是通過檔案整理人員依據(jù)個人理解對文件進行分類。但是，由于個人理解存在差異，造成對某一份檔案的歸檔和分類出現(xiàn)分類不同的現(xiàn)象，會對案卷整理質(zhì)量有所影響，且不利于工作效率的提升。而計算機技術(shù)的運用，則可以借助計算機模擬人工立卷，，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印。這可以有效地減少人為因素的影響，提升工作效率。二是以往的檔案文書立卷方法依然出現(xiàn)遺漏或者需要完善時，需要對已立卷的檔案進行拆卷，且需要對卷內(nèi)文件進行重新排序、編號和裝訂。而在運用現(xiàn)代信息技術(shù)后，則可以通過計算機方法快速插入和修改目錄；三是人工立卷歸檔時，需要對文件進行接邊切邊，在實際操作中十分容易損壞件全貌，甚者可能對文件中的一些領(lǐng)導簽字或者批示造成損壞。在數(shù)字化環(huán)境下，運用計算機立卷歸檔則不會出現(xiàn)這種情況，可以盡可能地確保文件的原貌，有效地節(jié)省工作人員的工作量，且有助于工效率的提升。此外，工作人員可以按時完成歸檔工作，可以更加集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作。

三、有效保護了原紙質(zhì)檔案，改善了利用方式

現(xiàn)階段，我國現(xiàn)存著豐富的歷史檔案資料和古籍書刊等，涉及歷朝歷代的檔案、歷史地圖和珍貴歷史文獻，具備極高的史學價值。這些珍貴的檔案資料記載并反映著中華民族燦爛的歷史和文化。因此，必須高度重視對這些檔案的保存，確保得到有效地保存，并延長其保存期限。但是，紙質(zhì)材料本身的不足無法得到這一目的。因此，必須充分利用數(shù)字技術(shù)，借助掃描技術(shù)對這些珍貴歷史文獻的數(shù)字化處理，以數(shù)字化的方式來保存這些檔案的副本，同時方便學者們進行交流和利用。同時，這種方法可以有效地延遲原件的保存時間，防止閱覽而造成的損壞，避免人為因素和環(huán)境因素的損壞，達到對檔案資料的有效保護的作用。

此外，利用現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)，遠程訪問成為了可能。而遠程共享訪問解決的一個重要問題，就是檔案的利用不再受“孤本”的限制，可要實現(xiàn)多人本地、異地共享查閱。同時，異地調(diào)閱利用也有效地節(jié)約了利用者的時間和利用效率。借助數(shù)字化的檔案信息管理和檔案利用平臺，利用者可以隨時隨地的利用各種設備進行訪問，即實現(xiàn)了利用方式的有效改善，也實現(xiàn)了對原始版檔案的有效保護。

四、結(jié)語

總之，伴隨現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化已成為必然趨勢。檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢逐步顯現(xiàn)出來。為此，我們立足檔案管理數(shù)字化建設的重要性爭取認識的基礎(chǔ)上，必須不斷地審時度勢，立足實際，不斷探尋新的理論和方法，解決遇到的各種新問題，不斷地推進檔案數(shù)字化建設的進程。

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