中小型醫(yī)院后勤檔案管理中的問題與解決措施分析

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十堰市婦幼保健院

文字、圖表、簿冊、錄音、光盤、錄像等各門類載體中所記載的具有一定保存價值的醫(yī)院各項工作信息均為醫(yī)院檔案，其是使醫(yī)院在接受相關(guān)檢查、評估時能對其以往工作方法與工作思想予以重現(xiàn)的重要途徑，是醫(yī)院宣傳教育工作得以實施的前提，也是醫(yī)院各項科學(xué)研究工作得以開展的基礎(chǔ)。所以，科學(xué)、合理的對醫(yī)院檔案信息資源進(jìn)行管理、利用與開發(fā)具有相當(dāng)?shù)谋匾裕洳粌H可積極推動醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)，還能從客觀的角度對中國特色社會主義建設(shè)過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)與輝煌成就予以展現(xiàn)?，F(xiàn)如今，許多中小型醫(yī)院較為傳統(tǒng)的后勤檔案管理模式已無法適應(yīng)新時期醫(yī)院的發(fā)展步伐。因此，需對醫(yī)院后勤檔案信息資源進(jìn)行充分挖掘利用，將醫(yī)院后勤檔案管理模式轉(zhuǎn)變過來，以有效推進(jìn)中小型醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展。

一、中小型醫(yī)院后勤檔案管理工作的具體意義

在醫(yī)院規(guī)劃與建設(shè)過程中充分發(fā)揮其憑證作用、在醫(yī)院日常管理過程中充分發(fā)揮其參考作用、為醫(yī)院未來發(fā)展提供強有力的保障是中小型醫(yī)院后勤檔案管理工作開展的主要意義。現(xiàn)如今，許多中小型醫(yī)院為對社會發(fā)展實際需求予以適應(yīng)均在持續(xù)擴(kuò)大自身規(guī)模，醫(yī)院的初始建設(shè)數(shù)據(jù)、資料與文件等檔案可為醫(yī)院擴(kuò)建工作提供真實、有效的歷史依據(jù)，對醫(yī)院的發(fā)展十分重要。此外，醫(yī)院后勤檔案中還包括醫(yī)院后勤部門的物業(yè)管理、綠化保潔、維修管理、基本建設(shè)、生活保障等一系列工作狀態(tài)，可有效保障醫(yī)院的未來發(fā)展，且醫(yī)院后勤檔案內(nèi)容的真實性還可為醫(yī)院工作發(fā)展規(guī)律的總結(jié)與研究工作提供重要科學(xué)依據(jù)[1]。

二、當(dāng)前中小型醫(yī)院后勤檔案管理工作中存在的不足

(一)未能予以后勤檔案管理工作足夠的重視

現(xiàn)如今，許多中小型醫(yī)院管理層未能予以后勤檔案管理工作足夠的重視，“重臨床、輕管理，重業(yè)務(wù)、輕檔案”現(xiàn)象嚴(yán)重，難以激發(fā)起醫(yī)院后勤檔案管理工作人員的工作主動性與工作熱情，令醫(yī)院后勤檔案管理工作不能發(fā)揮出其應(yīng)有作用[2]。

(二)醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)與歸檔管理范圍不夠健全與規(guī)范

目前，大部分中小型醫(yī)院甚至還未對專門檔案管理部門予以明確設(shè)立，僅由行政科室人員或辦公室人員兼任醫(yī)院后勤檔案管理工作，使得醫(yī)院當(dāng)中的各類檔案得不到統(tǒng)一的集中管理，降低了醫(yī)院檔案的完整率與歸檔率，阻礙了醫(yī)院后勤檔案質(zhì)量的提升。

(三)醫(yī)院專業(yè)檔案管理人才缺失，相關(guān)人員綜合業(yè)務(wù)水平不高

許多中小型醫(yī)院的后勤檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平與政治素質(zhì)較低，缺乏應(yīng)有的理論水平與管理能力，不能對醫(yī)院當(dāng)中需要歸檔的文件予以完整、及時、全面的收集，對醫(yī)院后勤檔案管理工作的發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重制約。

三、可對中小型醫(yī)院后勤檔案管理工作水平予以有效提升的幾點建議

(一)提升檔案意識、弘揚檔案精神、宣傳檔案工作重要性

需在醫(yī)院后勤檔案管理工作開展過程中對其重要性予以大力宣傳，以使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、干部、職工的檔案意識得到有效提升，醫(yī)院檔案管理工作重要性宣傳工作可通過如醫(yī)院電子屏幕、醫(yī)院報刊、醫(yī)院宣傳欄、定期舉辦檔案工作專題會議、定期開展檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)等途徑實施開展，對與檔案工作有關(guān)的法律、法規(guī)、政策、方針進(jìn)行大力宣傳，弘揚檔案精神。使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在檔案工作專題會議中明確了解當(dāng)前中小型醫(yī)院后勤檔案管理工作中存在的問題與困難，提升其對醫(yī)院后勤檔案管理工作的重視程度。令醫(yī)院后勤檔案管理人員在檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)過程中強化自身檔案管理能力，以提升中小型醫(yī)院后勤檔案管理工作的整體水平[3]。

(二)使醫(yī)院后勤檔案管理制度更為完善，對檔案管理人員綜合素質(zhì)予以提升

建立健全醫(yī)院后勤檔案管理制度是提升中小型醫(yī)院后勤檔案管理水平的有效途徑，醫(yī)院后勤檔案管理人員可在此類制度的管理與約束下轉(zhuǎn)變自身工作作風(fēng)，有效提升其工作質(zhì)量。醫(yī)院可利用相應(yīng)的考核制度對后勤檔案管理人員工作質(zhì)量進(jìn)行考核與評估，并以獎懲標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)對其實行相應(yīng)的獎勵與懲罰。中小型醫(yī)院需將后勤檔案管理人員培養(yǎng)納入人才培養(yǎng)計劃當(dāng)中，為其提供專業(yè)培訓(xùn)與進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會，致力于其綜合素質(zhì)的提升。

(三)制定并實施醫(yī)院后勤檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使醫(yī)院后勤檔案管理步入全新的工作局面

中小型醫(yī)院需將一系列科學(xué)性與規(guī)范性兼具的醫(yī)院后勤檔案管理工作體系制定出來，令醫(yī)院后勤檔案工作從收集、分類、整理、立卷直至歸檔的一系列工作流程更為標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范與科學(xué)，對電子公文檔案與磁性載體檔案進(jìn)行重點管理，確保對紙質(zhì)檔案、影像檔案、電子檔案與磁性載體檔案的管理均合乎醫(yī)院后勤檔案管理工作體制的要求與標(biāo)準(zhǔn)，令醫(yī)院后勤檔案能將醫(yī)院發(fā)展面貌更加形象、生動、直觀的展現(xiàn)出來，為醫(yī)院日后對后勤檔案的開發(fā)利用提供便利。

(四)使醫(yī)院后勤檔案管理工作方法更具科學(xué)性，令醫(yī)院后勤檔案管理步入信息化

先進(jìn)管理設(shè)備的配備是中小型醫(yī)院后勤檔案管理工作步入信息化的基礎(chǔ)，醫(yī)院檔案室需對檔案庫房予以合理規(guī)劃，并為其配備計算機(jī)、空調(diào)、除濕、除塵、烘干、溫濕度計與滅火器等等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，對檔案庫房溫濕度予以科學(xué)控制，避免發(fā)生火災(zāi)、蟲害等不良災(zāi)害。與此同時，醫(yī)院需將局域網(wǎng)絡(luò)與先進(jìn)的檔案管理軟件充分利用起來，展開醫(yī)院后勤檔案管理部門與醫(yī)院其他各部門間的檔案信息資料管理工作，致力于將服務(wù)作為醫(yī)院后勤檔案信息化管理體系的主旨，使醫(yī)院后勤檔案信息資料服務(wù)于醫(yī)院當(dāng)中的各個部門[4]。另外，醫(yī)院還需樹立起牢固的網(wǎng)絡(luò)安全意識，對檔案資料保密制度予以嚴(yán)格執(zhí)行，確保醫(yī)院檔案信息的完整性與安全性。

(五)對醫(yī)院后勤檔案予以積極開發(fā)與利用

中小型醫(yī)院后勤檔案管理人員需以醫(yī)院的實際工作目標(biāo)與工作安排為依據(jù)對醫(yī)院后勤檔案予以充分利用，為醫(yī)院各科室積極提供具有一定參考價值的檔案資料，將全方位、多層面的信息資源提供給醫(yī)院臨床、教學(xué)、醫(yī)療與科研工作，明確醫(yī)院各部門在檔案信息資源方面的利用需求，有效支持中小型醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)。

四、結(jié)語

在當(dāng)前信息化高速發(fā)展、競爭日益激烈條件下，中小型醫(yī)院若想自身后勤管理工作效率得到有效提升就必須對后勤檔案管理工作水平予以強化，明確醫(yī)院后勤檔案管理工作的開展任重而道遠(yuǎn)，對自身后勤檔案管理制度進(jìn)行完善，并在此同時推進(jìn)后勤檔案管理的信息化建設(shè)，以為醫(yī)院決策者與管理人員提供有效的備查依據(jù)，令中小型醫(yī)院后勤管理服務(wù)質(zhì)量與醫(yī)院整體水平得到有效提升，使之實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李斌.醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策探析[J].時代農(nóng)機(jī),2015,14(8):81,120.

[2]夏京艷.醫(yī)院后勤檔案管理的重要性及工作優(yōu)化路徑[J].卷宗,2016,30(4):1～2.

[3]李靜,王艷君,趙振國.淺談中小型醫(yī)院后勤檔案管理中的問題與解決[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2017,18(17):142～144,146.

[4]毛向陽,張為,陳亮.醫(yī)院后勤檔案管理存在的問題及改進(jìn)措施[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理,2015,24(3):135～136,138.