電子商務檔案管理面臨的問題及其對策

■鄭　姍　李娟娟／荊州理工職業(yè)學院

電子商務檔案是電子商務活動發(fā)展的必然產(chǎn)物，由于電子商務活動是以互聯(lián)網(wǎng)為載體的，因此，電子商務檔案也是以電子文本為主，基于互聯(lián)網(wǎng)形勢，電子商務檔案管理更為重要。但是就目前來看，電子商務檔案管理工作存在許多問題，使得電子商務檔案信息受到了一定的安全沖擊。電子商務檔案是電子商務活動開展的依據(jù)，要想促進電子商務的更好發(fā)展，就必須結(jié)合當前形勢，做好電子商務檔案管理工作。

一、電子商務檔案管理面臨的問題

（一）電子商務檔案管理意識較低

就目前來看，我國電子商務企業(yè)的檔案管理意識還比較低，沒有認識到電子商務檔案管理對企業(yè)業(yè)務發(fā)展的重要性，一方面認為電子商務檔案可有可無；另一方面認為電子商務檔案管理不能為企業(yè)創(chuàng)造直接的經(jīng)濟效益，而且需要投入更多的成本，以至于電子商務檔案管理處于一個比較“空”的狀態(tài)。

（二）檔案管理制度的缺失

電子商務檔案管理工作的高效開展有賴于健全的制度。但是就目前來看，電子商務企業(yè)還沒有建立與電子商務檔案管理工作相匹配的工作制度，對電子商務檔案管理工作職責沒有落實下去，以至于電子商務檔案管理比較混亂。

（三）專業(yè)檔案管理人員的不足

人作為電子商務檔案管理工作的主體，人的能力、素質(zhì)的高低直接影響到了電子商務檔案管理效率。就目前來看，檔案管理人員依然在采用傳統(tǒng)的檔案管理理念，沒有把電子文件當作應該歸檔的文件，認為只有紙質(zhì)文件才是檔案管理的對象。同時，電子商務檔案管理難度大，檔案管理人員存有畏難思想，在工作中不仔細、不認真，一定程度上增加了電子商務檔案管理風險。

（四）檔案信息安全風險較大

電子商務檔案是以電子形成存在的，是在電子商務活動中產(chǎn)生的，而電子商務活動是建立在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性、虛擬性，使得電子商務檔案很容易受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，從而造成電子商務檔案信息的失真。一旦電子商務檔案信息失真，就會給企業(yè)的發(fā)展造成不利影響。

二、電子商務檔案管理對策

（一）增強電子商務檔案管理意識

電子商務檔案是在電子商務活動中產(chǎn)生的，是電子商務活動的真實記錄，同時對企業(yè)制定科學的電子商務戰(zhàn)略有著借鑒和指導作用。因此，企業(yè)應當認識到電子商務檔案管理的重要性，要認識到電子商務檔案這一無形資產(chǎn)的潛在價值。電子商務企業(yè)要設(shè)置專門的機構(gòu)負責電子商務檔案管理工作，明確電子商務檔案管理流程，落實電子商務檔案管理職責，從而促進電子商務檔案管理工作的高效開展。

（二）健全電子商務檔案管理制度

要想做好電子商務檔案管理工作，電子商務企業(yè)就必須健康電子商務檔案管理制度。結(jié)合實際需求，建立電子商務檔案管理工作相匹配的工作制度，對電子商務檔案的收集、整理、保管、利用等工作作出明確的規(guī)定，確保各項工作有據(jù)可查。同時，要落實電子商務檔案審查機制，對電子商務檔案信息進行反復的核實，確保檔案信息真實、可靠。

（三）加強電子商務檔案管理人員的培訓

首先，加強電子商務檔案管理人員能的培訓，提高其檔案管理能力、組織協(xié)調(diào)能力以及信息化技術(shù)操作能力，為電子商務檔案管理培養(yǎng)一支綜合能力過硬的隊伍；其次，加強檔子商務檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)教育，提升其職業(yè)素養(yǎng)，使得檔案管理人員認識到自身肩負的職責。

（四）加強電子商務檔案信息安全管理

信息化時代里，檔案信息化管理已成為一種必然趨勢，在這種必然趨勢下，檔案信息安全問題也隨之出現(xiàn)。因此，企業(yè)在開展電子商務檔案管理的過程中，要全面做好電子商務檔案信息安全管理工作。一方面，結(jié)合電子商務檔案實際，建立完善、統(tǒng)一的電子商務檔案信息系統(tǒng)，從硬件和軟件方面入手，提高檔案信息系統(tǒng)的安全性，其次，加大信息安全技術(shù)的應用，如加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等，保證電子商務檔案信息的完整，避免檔案信息受到惡意攻擊。

三、結(jié)語

綜上，電子商務檔案管理是一項重要的工作，它關(guān)系到電子商務企業(yè)的發(fā)展?，F(xiàn)行形勢下，電子商務活動日益活躍起來，對電子商務檔案管理工作也越來越看重。電子商務檔案是電子商務活動真實的記錄，是電子商務企業(yè)開展電子商務活動的依據(jù)，因此，電子商務企業(yè)必須全面抓好電子商務檔案管理工作。結(jié)合實際，電子商務企業(yè)必須提高檔案管理意識，健全檔子商務檔案管理制度，加強電子商務檔案管理人員的培訓，加快檔案信息化建設(shè)，進而促進電子商務檔案管理工作的高效開展。