現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)與作用研究

■王紅明／泰來(lái)縣機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)

（一）保密性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有重要地位，人事檔案關(guān)系著機(jī)關(guān)事業(yè)單位全體人員基礎(chǔ)信息、人才培養(yǎng)狀況、人才選拔、關(guān)系到重大事件、甚至涉及國(guó)家機(jī)密等等人事相關(guān)機(jī)密管理內(nèi)容，人事檔案具有保密性這一鮮明特點(diǎn)。在人事檔案管理過(guò)程中，嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)密制度要求，人才培養(yǎng)、選拔信息一旦有所泄露，造成員工隊(duì)伍思想不穩(wěn)定，而涉及重大事件，國(guó)家機(jī)密等信息泄露，對(duì)社會(huì)的安定及黨和國(guó)家安全帶來(lái)威脅。機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案涉及多方面，且制度較為完善，具有獨(dú)立的執(zhí)行程序和范圍要求，保證人事檔案管理內(nèi)容的機(jī)密性，為單位健康發(fā)展奠定人事基礎(chǔ)。

（二）歷史性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案主要內(nèi)容是真實(shí)記錄事業(yè)單位員工的個(gè)人生活、思想狀況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、突出才能等多方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理制度較為完善，傳統(tǒng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理基礎(chǔ)信息較多。近年來(lái)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事結(jié)構(gòu)精簡(jiǎn)，兼職管理人員為主流，部分檔案管理力度減小，對(duì)于檔案歷史傳承具有影響，需要加強(qiáng)制度的執(zhí)行及落實(shí)，從容應(yīng)對(duì)檔案隨時(shí)應(yīng)用及上級(jí)管理稽查。

（三）現(xiàn)實(shí)性

人事檔案涉及機(jī)關(guān)事業(yè)單位員工崗位培養(yǎng)及未來(lái)發(fā)展，對(duì)人才的選拔任用具有現(xiàn)實(shí)意義。隨著我國(guó)改革開(kāi)放，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人才流動(dòng)也逐漸增多，人事檔案追求實(shí)事求是，真實(shí)可靠，對(duì)單位人員工作、學(xué)習(xí)情況的動(dòng)態(tài)發(fā)展也逐一記錄，例如年度鑒定、獎(jiǎng)懲考核等具體工作細(xì)節(jié)情況，對(duì)人員的入團(tuán)、入黨、調(diào)動(dòng)、工資等多方面進(jìn)行記錄，從而進(jìn)行人員的思想教育、專業(yè)培養(yǎng)，根據(jù)檔案內(nèi)容的重要依據(jù)，可見(jiàn)，在現(xiàn)實(shí)工作中，人事檔案具有十分重要的現(xiàn)實(shí)性。

（四）標(biāo)準(zhǔn)性

隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革的推進(jìn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事管理水平逐漸上升，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的統(tǒng)一性、規(guī)范性是事業(yè)單位發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)。近年來(lái)，檔案信息化建設(shè)的迅速發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化也成為重要發(fā)展方向。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的作用

（一）促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事職能的發(fā)揮

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理人才資源較為短缺，員工個(gè)性化發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位注重人事管理建設(shè)，從財(cái)力、人力及物力等多方面給予支持，強(qiáng)化硬件建設(shè)，完善管理制度建設(shè)，保證人才資源的供給，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事管理發(fā)揮其職能作用，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人才管理、選拔及培養(yǎng)的宏觀需求，科學(xué)發(fā)展，統(tǒng)籌規(guī)劃人力資源，推進(jìn)人事管理水平提升。

（二）輔助機(jī)關(guān)事業(yè)單位人才隊(duì)伍培養(yǎng)

人事檔案具有基礎(chǔ)信息的同時(shí)，對(duì)員工具有的專業(yè)特長(zhǎng)、培訓(xùn)教育等詳細(xì)記錄，是在人才培養(yǎng)及選拔過(guò)程中的重要信息保障。機(jī)關(guān)事業(yè)單位黨工團(tuán)組織機(jī)構(gòu)健全，對(duì)員工的培養(yǎng)、教育等工作也較為全面，真實(shí)對(duì)員工在相關(guān)組織進(jìn)行教育、培養(yǎng)的成效進(jìn)行記錄，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位人才隊(duì)伍培養(yǎng)提供基礎(chǔ)、全面、真實(shí)的信息數(shù)據(jù)，為決策及管理層提供信息支持，保證人才隊(duì)伍宏觀及現(xiàn)實(shí)的健康發(fā)展。近年來(lái)，隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位精簡(jiǎn)人員結(jié)構(gòu)，部分地區(qū)機(jī)關(guān)事業(yè)單位缺乏高素質(zhì)人才，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位，人才引進(jìn)便成為人事管理的重點(diǎn)，單位要結(jié)合本單位性質(zhì)和實(shí)際需求，通過(guò)相關(guān)崗位歷史檔案的調(diào)研，結(jié)合新員工的學(xué)歷、工作經(jīng)歷及專業(yè)水平，進(jìn)行人才的選拔、任用和培養(yǎng)，最終到崗位上發(fā)揮其作用，也是人事檔案管理的重要工作。

（三）有助于實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置

隨著我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理體制改革的逐步推進(jìn)，事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展急需科學(xué)的崗位安排及人才配置，通過(guò)人事檔案的科學(xué)有效管理，發(fā)揮人力資源優(yōu)化配置的重要作用。人事檔案是員工的基本信息及履歷，人力資源管理部門通過(guò)人事檔案的真實(shí)反應(yīng)，選擇適合員工的崗位，發(fā)揮員工自身價(jià)值，對(duì)于那些特殊崗位，根據(jù)個(gè)人的基礎(chǔ)信息及履歷，進(jìn)行人員的選擇及培養(yǎng)，保證各部門人才的輸送，保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位的平穩(wěn)運(yùn)轉(zhuǎn)。

（四）完善人事檔案監(jiān)督管理的職能

人事檔案是具有保密性，在運(yùn)用過(guò)程中具有嚴(yán)密的程序要求，在管理制度上也較為完善，通過(guò)對(duì)人事檔案的安全管理，貫徹執(zhí)行檔案管理制度的執(zhí)行，制定使用人員及操作范圍，保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位重大事件、國(guó)家機(jī)密等重要信息的安全，健全檔案管理環(huán)境安全，明確專管人員的責(zé)任，充分利用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行管理，同時(shí)也要對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理加強(qiáng)安全監(jiān)督，保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位核心信息的安全。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的健康發(fā)展事關(guān)我國(guó)地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。因此，人事管理部門要高度重視，要加強(qiáng)檔案管理制度的貫徹執(zhí)行，強(qiáng)化人才規(guī)劃目標(biāo)，拓寬人才引入渠道，保障人事管理監(jiān)督功能，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位健康發(fā)展，進(jìn)而提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位服務(wù)和管理水平，以人事檔案健康發(fā)展為依托，促進(jìn)人力資源的發(fā)展，統(tǒng)籌人力資源協(xié)調(diào)配置，促進(jìn)地區(qū)經(jīng)濟(jì)的繁榮。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要明確人事檔案管理任務(wù)和目標(biāo)，重視相關(guān)制度的執(zhí)行，保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作的順利進(jìn)行，保證機(jī)關(guān)事業(yè)機(jī)關(guān)部門綜合職能的發(fā)揮。