緊跟時代潮流，做好管理工作
——淺析新形勢下如何做好檔案管理工作

■陳雨羚／廣州工商學院

一、學校檔案管理工作的現狀

檔案工作由于受到客觀因素和社會發(fā)展大環(huán)境的影響，因此具有一定的滯后性。實現檔案管理的信息化是學校信息化建設過程中的重要的任務,只有把檔案管理納入到學校信息化建設體系之中,檔案管理工作的重要性才能得以體現。面對高校改革的不斷深入發(fā)展，檔案管理也在學校管理事務中發(fā)揮越來越重要的作用，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不足以適應現代化高校的發(fā)展，同時難以適應時代潮流的發(fā)展。

檔案管理工作在學校事務中具有舉足輕重的地位。但目前部分高校沒有對檔案管理引起足夠的重視，檔案管理部門自身缺乏工作積極性,導致工作流程混亂,工作效率低下，沒有有效發(fā)揮檔案管理工作的作用。

二、淺析造成檔案管理的問題的原因

（一）檔案管理意識淡薄，管理力量薄弱

首先是部分高校并沒有把檔案管理工作高度重視起來，不知道開展檔案管理工作的原因，以及開展檔案管理工作的具體做法的實施。其次是檔案管理人員缺少專業(yè)知識，并且有關工作人員崗位變動頻繁，專業(yè)化程度不高，導致檔案管理的無序性。最后是管理的質量不高，主要表現在，有的檔案管理工作人員只掌握了一些簡單的基礎知識，對檔案的管理不到位，導致一些年代久遠的檔案難以找到，無法發(fā)揮其重要作用。

（二）檔案管理觀念陳舊

當下部分學校檔案管理工作仍然以手工管理為主要方式，極少數運用現代化的管理手段，導致檔案管理質量較低，使用效率低。部分高校的辦公經費緊張，用于檔案管理方面的資金投入不足，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常進行。

（三）檔案管理工作人員專業(yè)能力及素養(yǎng)不足

由于檔案管理工作人員多數并非是專業(yè)人員，因而造成檔案管理工作的混亂，而且也沒有太多精力去學習有關檔案管理方面的專業(yè)知識，導致檔案相關業(yè)務素質不高。

其次，檔案管理工作大多數是紛繁復雜且枯燥無味的，且需要特別的仔細、負責、認真。檔案管理者絕大多數時間面對的都是各種材料的整理、統(tǒng)計，與外界接觸的機會較少，日復一日重復單調、重復的勞動，也容易產生煩躁情緒。

三、做好檔案管理工作的對策

（一）加強對檔案管理工作的認識

首先高校管理者要給予檔案管理工作高度重視，這是高校檔案管理工作得以很好發(fā)展完成的前提條件。其次讓檔案管理工作人員認真地學習相關工作流程，做到理論與實際相結合。此外檔案主管部門要積極主動地向領導匯報檔案管理過程中的情況及工作中遇到的問題，要樹立檔案工作的責任感，提高工作人員的自覺性。

（二）更新檔案管理觀念，運用現代化技術

首先加大對檔案信息化相關的硬件設備的投入，積極推進數字檔案室的建設；選擇起點較高且便于掌握的軟件，逐步實現檔案數字化管理。同時完善信息化的檔案庫，加大數據的收集，不斷豐富檔案資源，擴大檔案庫。因此，檔案管理工作者要不斷學習新的操作技術，緊跟時代潮流，便于展開工作，在提高工作能力的同時，特別是要注重操作技能的學習掌握，成為全面發(fā)展的檔案管理人員。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)能力

在進行檔案管理人員招聘時優(yōu)先錄用具有檔案管理教育和工作經驗的專業(yè)管理人才，除了要注重專業(yè)基礎知識之外，還要加強操作技能方面的培訓，從而更好地適應學校的檔案管理工作。

（四）調整檔案工作者的心理

要克服管理人員的倦怠心理，注重提高檔案管理人員對這項工作的認識，學習并掌握先進的科學的檔案管理方法，強化專業(yè)技能的訓練；其次是使檔案管理工作人員做到對工作擁有認同感，充分調動其自身的積極性，倦怠的心理就會自然消退。

四、結語

總而言之，要想提高高校檔案管理水平，相關工作人員就要學會借助現代化的信息技術，并建立相對完善的檔案管理制度，對檔案管理人員做好專業(yè)培訓，從而保證學校擁有規(guī)范化，制度化的檔案管理，使檔案為學校發(fā)展提供有力支持。學校必須加強自身的基礎設施建設，提高學校的整體行政管理水平。檔案工作人員要不斷學習和創(chuàng)新，這樣才會促進學校檔案管理工作迅速的發(fā)展。在新的歷史條件時期，學校檔案工作必須跟隨時代發(fā)展的潮流，進行管理工作理念的創(chuàng)新，尋求和探索檔案管理的新模式，促進學校的不斷發(fā)展。