做好新形勢下檔案數(shù)字化建設(shè)及安全工作的幾點思考

■胡海敏／中共豐縣縣委辦公室

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

（1）有利于提高經(jīng)濟效益。檔案數(shù)字化將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案信息轉(zhuǎn)化為機讀檔案，可以方便快捷的將信息錄入數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)絡(luò)上存儲相關(guān)信息，同步備份、維護方便、檢索快捷，極大減少保管存儲費用、節(jié)省空間、節(jié)約查閱時間，節(jié)省紙張消耗和人員利用。（2）有利于提高辦公效率。傳統(tǒng)檔案信息以紙質(zhì)文檔為主，存放在檔案室里，查找調(diào)用往往用時較長，但通過數(shù)字化檔案則通過利用新技術(shù)手段，使查詢資料變得非常方便快捷，也大大減少了辦公人員的工作量，減輕工作負擔。（3）有利于提供全面服務(wù)。檔案數(shù)字化可以借助互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)等平臺快速檢索、儲存、閱讀電子檔案信息，對于提高檔案部門服務(wù)和管理水平，為檔案面向社會、服務(wù)大眾及內(nèi)部管理提供更為全面服務(wù)。再通過詳細編排目錄、摘要、索引等方法加強電子檔案管理，提供高效數(shù)字化服務(wù)。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的作用

（一）有效保護檔案原始模樣

（1）電子化處理。傳統(tǒng)檔案主要以紙質(zhì)、縮微膠片、照片、音像等形式存在，這些存儲載體往往容易損壞，保存安全系數(shù)不高。通過電子化處理，檔案保存在網(wǎng)絡(luò)上，既可以代替原檔案使用，又可以延長檔案保存時間。（2）網(wǎng)絡(luò)備份保存。對于一些重要檔案，往往需要長期或甚至永久保存。我們可以通過對電子化數(shù)據(jù)進行網(wǎng)絡(luò)備份的方法，將電子化檔案備份保存，提升檔案保存長期性、安全性。（3）圖文處理修復(fù)。因時間原因，傳統(tǒng)檔案容易模糊褪變。但傳統(tǒng)檔案電子化后，可以利用當前現(xiàn)代化的圖像處理技術(shù)，對部分模糊褪變字跡進行恢復(fù)、對污損殘缺照片檔案進行修復(fù)。

（二）擴大檔案利用范圍

（1）推進資源共享。通過數(shù)字化處理，可以有效打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案“孤本”“一份一地”“復(fù)制轉(zhuǎn)移”“難以多人同時使用”等方面的限制，有效推進資源共享。（2）破解時間空間限制。數(shù)字化檔案可以通過互聯(lián)網(wǎng)進行不同地域之間的迅捷傳輸，大大擴展檔案利用空間、縮短檔案傳送時間、節(jié)約傳送人力、物力、財力。（3）提高利用效率。在查檔利用時，可以充分發(fā)揮計算機高速檢索功能和現(xiàn)代化技術(shù)處理能力，短時間內(nèi)從海量檔案信息數(shù)據(jù)中迅速準確地找到自己所需的相關(guān)數(shù)據(jù)。

三、檔案數(shù)字化的安全保密控制

（一）檔案數(shù)字化安全保密控制主要內(nèi)容

（1）建立規(guī)章制度。主要應(yīng)包括檔案數(shù)字化設(shè)備使用制度、檔案數(shù)字化系統(tǒng)安全保密規(guī)定、檔案數(shù)字化加工人員選定及管理制度、檔案數(shù)字化加工場所安全保密制度等等。（2）科學(xué)制定安全保密方案。首先，要在相對封閉、隔離的計算機網(wǎng)絡(luò)中進行操作，做到與外網(wǎng)物理隔斷。其次，要安全存放檔案數(shù)字化設(shè)備，防水、防爆、防火、防盜、防磁等。第三，強化檔案數(shù)字化工作人員身份認證，禁止非法用戶進入。第四，加強檔案數(shù)字化工作人員分類，分別設(shè)定訪問權(quán)限，避免越權(quán)訪問相關(guān)信息。（3）加強安防體系建設(shè)。在場所選定上，應(yīng)方便保管檔案實體，同時與檔案原保存環(huán)境盡量相似。在安防系統(tǒng)建設(shè)上，要加強防盜報警系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、電子監(jiān)控系統(tǒng)、恒溫恒濕系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、自動滅火系統(tǒng)等方面的建設(shè)，保證加工場所安全。（4）數(shù)據(jù)庫管理工作。要加強數(shù)據(jù)整理，做好檔案數(shù)據(jù)校對，對數(shù)據(jù)進行分發(fā)打包預(yù)處理，為下一步工作打好基礎(chǔ)。要做好數(shù)據(jù)備份，預(yù)防檔案數(shù)據(jù)丟失、破壞、更改等問題，如若發(fā)送可以及時進行還原。

（二）檔案數(shù)字化安全保密控制的有關(guān)措施

（1）提高檔案數(shù)字化管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和能力。一方面，要求管理人員樹立政治保密意識，時刻保持警惕性和責任心，防止信息在不經(jīng)意間泄露。另一方面，要求管理人員樹立服務(wù)意識，保持檔案工作熱情，全身心投入工作中。同時，要加強管理人員培訓(xùn)，豐富專業(yè)知識、更新知識結(jié)構(gòu)，全面掌握先進技術(shù)。（2）健全完善數(shù)字化檔案保密制度。要建立科學(xué)的工作程序，對檔案資料的登記、查閱、復(fù)制、保存和銷毀等進行明確；要建立管理人員工作規(guī)范，對保密信息管理人員做出詳細規(guī)定。要加強相關(guān)制度的更新完善，根據(jù)工作實際及時進行調(diào)整完善，保證制度的適用性和有效性。（3）建立數(shù)字化檔案查閱和使用管理辦法。要履行嚴格的審批程序，查閱人要經(jīng)過審批后才能查閱信息；要對查閱者的身份、目的進行審查，不能簡單的將全部資料無條件給出；要對查閱方式進行限定，根據(jù)檔案密級加強管理，對于涉密文件管理人員應(yīng)當全程進行監(jiān)督；要對保密級別高的電子信息檔案進行加密處理。

四、結(jié)語

檔案數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)時代潮流的一種必然趨勢，將有力推動檔案事業(yè)發(fā)展，我們要充分認識檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義，強化實踐應(yīng)用、加大安全保密控制力度，加快形成“保密帶動管理，管理帶動服務(wù)”的良性互動工作模式，切實推動檔案管理工作邁上新臺階。