中學(xué)檔案信息化建設(shè)面臨的困境與對(duì)策

趙青

摘 要：目前信息時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用于各行各業(yè)中，并取得了較好的成效。本文對(duì)中學(xué)檔案信息化建設(shè)所面臨的困境進(jìn)行了分析，并在此基礎(chǔ)上提出幾點(diǎn)解決策略，希望對(duì)相關(guān)工作的展開(kāi)發(fā)揮出借鑒價(jià)值。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案；信息化建設(shè)；困境與對(duì)策

在中學(xué)管理工作中，檔案管理是非常重要的環(huán)節(jié)之一，其以視頻、文字、圖片等形式，記錄著學(xué)校運(yùn)行與管理的發(fā)展軌跡，并對(duì)教學(xué)活動(dòng)的順利開(kāi)展起到了輔助作用。在當(dāng)前信息時(shí)代下，管理者在工作實(shí)踐中，為了將自身的管理作用發(fā)揮到最大，就一定要致力于信息化建設(shè)，只有這樣才能夠解決好目前的工作困境，促使管理工作得以有效、有序地實(shí)施下去。因此，在現(xiàn)階段，對(duì)檔案信息化建設(shè)所面臨的困境及對(duì)策進(jìn)行研究是十分必要的。

1 中學(xué)檔案信息化建設(shè)面臨的困境

1）信息化意識(shí)較為淡薄。對(duì)于檔案的信息化建設(shè)而言，它是傳統(tǒng)管理方式的一次變革，具有著較強(qiáng)的突破性，有助于管理效率、管理質(zhì)量的雙重提升，以期為教師管理工作的開(kāi)展帶來(lái)諸多的便利。但是，從目前的實(shí)際情況看，由于部分學(xué)校在這一方面的意識(shí)淡薄，并沒(méi)有給予一定的重視程度，在資金投入、人員配置上的支持也較少，將檔案工作放置在邊緣化的位置上，難以使最終的管理效果達(dá)到預(yù)期。另外，對(duì)于一些教工人員來(lái)說(shuō)，他們只是將檔案管理視為資料儲(chǔ)存，觀點(diǎn)存在著較強(qiáng)的片面性，導(dǎo)致一些重要文件、資料難以得到及時(shí)回收，使得學(xué)校承擔(dān)著相應(yīng)的損失[1]。

2）信息化基礎(chǔ)較為薄弱。中學(xué)教師在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，在致力于信息化建設(shè)時(shí)，除了要具有信息化意識(shí)外，信息化基礎(chǔ)也是非常必要的，只有這樣才能夠有效地增強(qiáng)檔案管理的信息化、便利性、實(shí)效性，保障管理目標(biāo)的達(dá)成。但是，在現(xiàn)階段部分中學(xué)在這一方面卻較為匱乏，比如，由于資金有限，而難以配備必要的計(jì)算機(jī)、管理軟件、刻錄機(jī)、掃描儀等，導(dǎo)致信息化建設(shè)這一工作很難開(kāi)展下去，使得管理工作的針對(duì)性、便利性、有效性大大降低。另外，雖然部分學(xué)校在這一方面投入了大量資金，并購(gòu)置了大量的現(xiàn)代化設(shè)備，但由于重視程度的缺乏，使得這些設(shè)備的網(wǎng)絡(luò)共享、全文著錄等功能未得到使用，使得建設(shè)成效低下，與預(yù)期的建設(shè)目標(biāo)相差甚遠(yuǎn)。

3）管理人員較為缺乏。從當(dāng)前的實(shí)際情況上看，部分中學(xué)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)，由于受到了傳統(tǒng)觀念所帶來(lái)的影響，并未對(duì)檔案管理這一工作引起足夠的重視，為其所配置的管理人員，大多都是一些非專業(yè)的教師及教職員的家屬，造成管理人員的缺乏，對(duì)工作的順利開(kāi)展造成了極為不良的影響。對(duì)于這些管理人員而言，他們的管理理念陳舊、管理技能單一，不愿意將更多的精力、時(shí)間花費(fèi)在信息化建設(shè)上，使得檔案管理在這一方面的缺失，使得管理工作原地踏步、停滯不前。

2 中學(xué)檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新路徑

2.1 加強(qiáng)資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

近些年來(lái)，伴隨著我國(guó)課程改革的逐步推進(jìn)，中學(xué)學(xué)校無(wú)論是在辦學(xué)格局，還是辦學(xué)形式上都發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)變，使得檔案文件迅速增多，一些重要文件層出不窮，為教師們檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。為了保障管理任務(wù)的達(dá)成，促使管理工作快捷、方便的開(kāi)展下去，在工作實(shí)踐中管理者就應(yīng)大力的推動(dòng)信息化建設(shè)，并對(duì)資源建設(shè)起到一個(gè)加強(qiáng)的作用，使這一工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，使管理的實(shí)效性及便利性得以顯著性的增強(qiáng)[2]。

例如，管理者在開(kāi)展檔案管理這一工作的過(guò)程中，應(yīng)充分地借助于掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備，將一些歷史價(jià)值重大、或使用率較高的文檔，加以數(shù)字化的處理，并將其刻錄在磁盤、光盤等媒介中，以在便于使用的同時(shí)，為信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)。

另外，對(duì)于一些與教師考核、學(xué)生心理、學(xué)籍檔案、課程安排、考試成績(jī)有關(guān)的檔案，也應(yīng)加以數(shù)字化處理，為學(xué)生管理、學(xué)校科研、教學(xué)等工作的展開(kāi)提供理論依據(jù)，將自身的管理效用發(fā)揮到最大。同時(shí)，在中學(xué)教學(xué)當(dāng)中，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)是一種非常常見(jiàn)的現(xiàn)象。管理者在開(kāi)展檔案管理時(shí)，也應(yīng)將計(jì)算機(jī)這一基礎(chǔ)設(shè)備應(yīng)用其中，以進(jìn)一步地豐富檔案資源，對(duì)相關(guān)的檔案資料加以收集、整理、歸納、充實(shí)等，使得檔案資源更為豐富，促使管理目標(biāo)的有效落實(shí)。

2.2 注重檔案管理，保障檔案安全性

與傳統(tǒng)的管理方式相比，數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)是多方面的。比如，在以往的管理模式下，檔案資源大多都是以紙質(zhì)的方式呈現(xiàn)，不僅不易保存、占據(jù)空間較大，在利用、查找的過(guò)程中也較為不便，使得檔案的利用率降低。而在信息化建設(shè)后，就可以使這些問(wèn)題得以有效的解決，可以將這些資源刻錄在磁盤、光盤等媒介中，不僅更有利于保管，也使得保管成本得以大大降低。

但是，針對(duì)于數(shù)字化檔案，管理者在管理時(shí)也應(yīng)做好兩個(gè)方面的工作，只有這樣才能夠保障檔案的安全性，使管理成效得以提高。1.應(yīng)確認(rèn)好保存媒介是否安全。電子文件在儲(chǔ)存的過(guò)程中，很有可能會(huì)出現(xiàn)不兼容、文件破損或丟失等情況，需要管理者跟蹤，在發(fā)現(xiàn)故障、問(wèn)題時(shí)，應(yīng)及時(shí)更換，以免造成文件丟失，形成不可挽回的損失。另外，針對(duì)于一些重點(diǎn)文件，一定要實(shí)行好備份制度，可加以異地保存、資料復(fù)制，或?qū)⑵滢D(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案、縮微品等，最大化地保障文件的安全性，進(jìn)一步推動(dòng)信息化建設(shè)；2.為了避免計(jì)算機(jī)遭到病毒侵入，造成檔案丟失，管理者在開(kāi)展管理工作的過(guò)程中，也應(yīng)積極地聯(lián)合學(xué)校、相關(guān)部門等，進(jìn)行各種加密、設(shè)置防火墻、防入侵技術(shù)等，從而使檔案安全得到進(jìn)一步地保障，使檔案資源的使用率得以提高。

2.3 開(kāi)發(fā)檔案資源，推動(dòng)信息化建設(shè)

在信息化這一背景下，中學(xué)教師在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，也應(yīng)聯(lián)合檔案室，加大對(duì)資源的利用及開(kāi)發(fā)，從而將檔案在科研、人事管理、教學(xué)活動(dòng)等方面的價(jià)值突顯出來(lái)，將自身的管理效用發(fā)揮到最大[3]。

例如，教師可以積極地聯(lián)合檔案室，將一些利用率較高的資料放置在校園網(wǎng)中，便于師生的下載、閱讀，使檔案價(jià)值得以進(jìn)一步地提升。另外，為了進(jìn)一步便于師生對(duì)檔案的查找，教師也應(yīng)對(duì)電子檢索這一功能加以完善，在編寫(xiě)檔案資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格的按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一格式，便于檢索，使得師生在檢索時(shí)，只需要輸入題目、文號(hào)、作者、密級(jí)、時(shí)間等詞即可，使得檔案價(jià)值全方位地強(qiáng)化。

在這一模式下，師生可以快速地查找到自己的所需資料，比如，個(gè)人資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、成績(jī)學(xué)分、閱覽廳和圖書(shū)館內(nèi)的藏書(shū)目錄、考核成績(jī)等，使檢索便捷性顯著性的增強(qiáng)，促使管理目標(biāo)的達(dá)成。除此之外，在工作實(shí)踐中，管理教師也應(yīng)將自身的效用發(fā)揮到最大，充分的借助于網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，與其他學(xué)校構(gòu)建共享平臺(tái)等，以實(shí)現(xiàn)信息互換、資料拓展，使得各類檔案得以共享，將電子檔案的利用價(jià)值發(fā)揮到最大，使得信息化建設(shè)得以真正的實(shí)現(xiàn)。

3 結(jié)論

綜上所述，信息時(shí)代的到來(lái)為中學(xué)檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇及挑戰(zhàn)，使這一工作擁有了更加廣闊的發(fā)展前景，將工作價(jià)值、工作效用發(fā)揮到最大。在這一形勢(shì)下，身為一名管理者，一定要明確好自身所面臨的困境，并有目的、有意識(shí)地予以突破，以進(jìn)一步促進(jìn)自身的專業(yè)化發(fā)展，保障管理任務(wù)的達(dá)成。

參考文獻(xiàn)

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