事業(yè)單位檔案管理存在的問題和應(yīng)對措施

鄒與群

摘 要：事業(yè)單位改革以來，通過多次改革發(fā)展，實(shí)現(xiàn)全新的提升。事業(yè)單位在有效的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)展條件下，不斷提升檔案管理的工作水平，將事業(yè)單位工作落到實(shí)處，加強(qiáng)事業(yè)單位的建設(shè)和發(fā)展水平，確定事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新建設(shè)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；應(yīng)對措施

1 事業(yè)單位檔案管理工作面臨的問題

1.1 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

我國事業(yè)單位工作有很多的不足。事業(yè)單位缺乏完善的檔案管理體系，檔案管理制度不夠規(guī)范，對檔案管理資料和信息的收集和整理都不夠規(guī)范，對檔案和資料信息的保存也很隨意，這些都說明我國事業(yè)單位關(guān)于檔案管理工作還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有明確相應(yīng)管理規(guī)范和要求。而且近年來數(shù)字信息化技術(shù)發(fā)展迅猛，數(shù)字信息化技術(shù)在檔案管理工作方面可以省去很多的人工整理，還可以更加合理有效的對事業(yè)單位的檔案資料和信息進(jìn)行整理。

1.2 事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視

事業(yè)單位對檔案管理工作還不夠重視。忽視檔案管理工作，檔案管理意識薄弱。我國事業(yè)單位檔案管理工作的地點(diǎn)比較簡陋，檔案室建設(shè)陳舊落后，辦公環(huán)境差，缺少檔案管理的保護(hù)措施。事業(yè)單位尚且對檔案管理工作不重視，意識不到檔案管理工作的重要性。在事業(yè)單位中如果領(lǐng)導(dǎo)干部不以身作則，不重視檔案管理工作，那下屬部門和相應(yīng)檔案管理部門的工作人員自然也不會認(rèn)真對待檔案管理工作。對此事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)部門有必要做出一些調(diào)整和開設(shè)事業(yè)單位監(jiān)理部門，以做到對檔案管理的高度重視。

1.3 數(shù)字信息化技術(shù)未能應(yīng)用于檔案管理工作

數(shù)字信息化技術(shù)發(fā)展迅速，這也標(biāo)志著科技時代即將到來。為此我國政府對數(shù)字信息化技術(shù)的發(fā)展投入了大量的資金支持和人才培養(yǎng)。數(shù)字信息化技術(shù)的出現(xiàn)，在事業(yè)單位中解放了人工對檔案和信息資料的收集與管理。但還是有很多事業(yè)單位能把數(shù)字信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中去。數(shù)字信息化技術(shù)在不同行業(yè)，不同領(lǐng)域中的應(yīng)用已經(jīng)非常廣泛。當(dāng)然檔案管理工作也要與時俱進(jìn)。我國事業(yè)單位要在檔案管理工作時，積極合理運(yùn)用數(shù)字化信息技術(shù)。這不僅科學(xué)有效的提高了工作效率和準(zhǔn)確性，還減少了很多人工收集和整理檔案資料和信息的工作。數(shù)字信息化技術(shù)的出現(xiàn)，給事業(yè)單位檔案管理工作帶來了很多的便利。

1.4 檔案管理人員的綜合素養(yǎng)比較低

事業(yè)單位檔案管理工作不僅比較復(fù)雜，另外對于檔案的管理質(zhì)量要求也比較高，如果管理不當(dāng)，其后續(xù)的影響涉及是很多的，由于檔案管理工作是比較乏味和無趣的，沒有足夠的耐心和責(zé)任心是不可能勝任這項(xiàng)工作的，因此這就需要檔案管理人員具有較強(qiáng)的責(zé)任意識，同時也要具有良好的專業(yè)知識和管理方法。但是在實(shí)際的事業(yè)單位檔案管理中，各單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理意識比較淡薄，對檔案工作重視不夠，人才總量不足，且老齡化現(xiàn)象比較嚴(yán)重，把檔案室當(dāng)成“過渡養(yǎng)老”的地方，多半用來照顧老弱病殘型人員，年齡老化嚴(yán)重；檔案管理員頻繁更換，有的沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)就上崗，對檔案工作的重要性及有關(guān)知識不了解，這嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量。隨著事業(yè)單位的發(fā)展，單位檔案管理的工作量勢必會增加不少，而一些管理人員的管理理念還是比較傳統(tǒng)，這就造成了其管理水平并不能適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理的新要求，另外，由于管理人員對于檔案管理工作的認(rèn)識不夠，也會導(dǎo)致對管理工作的態(tài)度不積極，進(jìn)而缺乏足夠的上進(jìn)心，慢慢地會造成其綜合素養(yǎng)的不高。

2 體育事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化方法

2.1 提高工作思想認(rèn)識，突出檔案利用

許多檔案管理問題都是由于人們對檔案管理工作沒有足夠的重視而引起的，因此想要切實(shí)做好體育事業(yè)單位的檔案管理工作，首先就是要提高人們對體育檔案管理工作的認(rèn)識，明確體育檔案管理工作對體育事業(yè)單位的重要性。事業(yè)單位的檔案管理人員要清楚地認(rèn)識到檔案管理工作不是一項(xiàng)無足輕重的工作，提高檔案管理水平，加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，利用信息化技術(shù)是非常重要的。體育事業(yè)檔案管理人員要更新理念，用創(chuàng)新的思維方式完善和建立相關(guān)的內(nèi)部檔案管理制度和辦法，加大對檔案管理工作的資金投入，創(chuàng)建獨(dú)立的體育檔案管理部門和檔案管理工作室、檔案儲存室、查閱室，配備有完善的消防設(shè)施的體育檔案庫。同時單位要運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，借鑒一些成功的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，將檔案管理與單位的發(fā)展進(jìn)行有效結(jié)合，改進(jìn)和完善原有的檔案管理體系，提升檔案管理效率。體育事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)管理人員要加大對檔案管理工作的支持力度，加強(qiáng)對檔案管理工作人員的關(guān)心和支持，盡量為檔案管理工作營造一個良好的工作環(huán)境，提升檔案管理工作人員的主動性和積極性。

2.2 加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，更新管理手段

體育事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升離不開檔案管理硬件設(shè)施的改善和建設(shè)。當(dāng)前體育事業(yè)單位檔案管理的許多硬件設(shè)施已經(jīng)出現(xiàn)了陳舊和落后的狀況，不能適應(yīng)當(dāng)前現(xiàn)代體育檔案管理的需求。因此體育事業(yè)單位的管理者要加強(qiáng)對檔案管理工作的資金投入，著眼于單位自身檔案管理的實(shí)際工作需要，對檔案管理的陳舊落后設(shè)備進(jìn)行更新、完善，為體育檔案管理工作提供必要的物質(zhì)支持。事業(yè)單位要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)配置檔案室的各項(xiàng)設(shè)備，強(qiáng)化檔案室與相關(guān)設(shè)備的維護(hù)與管理，確保檔案管理工作能夠順利展開。體育事業(yè)單位的檔案管理要與時俱進(jìn)，完善和建立信息化檔案管理平臺，利用當(dāng)前迅猛發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，及時建立電子檔案室，把過去的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)化成規(guī)范的數(shù)字檔案。如檔案管理相關(guān)工作人員可以利用計算機(jī)、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備，把圖片、文字等檔案資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息數(shù)據(jù)，引進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)對檔案實(shí)施信息化管理。這樣既節(jié)約了檔案存儲空間、突破了手工管理的繁瑣和時間與空間的限制，信息獲取也更加及時準(zhǔn)確，用戶可以在任何時間和地點(diǎn)通過計算機(jī)使用檔案信息，從而實(shí)現(xiàn)了資源共享，提高了檔案利用價值。另外單位還要加強(qiáng)檔案的統(tǒng)一管理，建立統(tǒng)一的檔案管理制度，對電子文件要利用殺毒軟件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)病毒的控制，對不需要修改和繼續(xù)寫入的電子文件或軟盤進(jìn)行加密保護(hù)，從而做到以防為主，防治結(jié)合，保證檔案文件能夠安全有效地利用。

2.3 提升工作綜合素質(zhì)，建設(shè)管理隊(duì)伍

隨著我國信息技術(shù)發(fā)展的日益成熟和信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，單位在提升檔案管理工作效率的同時，也要提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。單位要利用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)進(jìn)行體育事業(yè)單位的檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理的工作方式和管理形式，就需要檔案管理人員與時俱進(jìn)、提高創(chuàng)新意識，加強(qiáng)對信息化檔案管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，提升檔案管理工作人員的綜合應(yīng)用能力，以便適應(yīng)當(dāng)前社會檔案管理工作的需要。體育事業(yè)單位要利用多種形式對檔案管理人員進(jìn)行計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方面的技術(shù)培訓(xùn)，加強(qiáng)對檔案管理專業(yè)知識的強(qiáng)化和拓展。比如單位可以邀請專業(yè)的數(shù)字化檔案管理專家進(jìn)行專業(yè)知識講座，對檔案管理人員進(jìn)行計算機(jī)技術(shù)方面的專業(yè)培訓(xùn)，或派遣檔案管理人員到專業(yè)的數(shù)字化檔案管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行實(shí)踐學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案管理人員的綜合應(yīng)用能力。事業(yè)單位還要不斷補(bǔ)充和引進(jìn)優(yōu)秀專業(yè)人才，面向社會招聘，為體育事業(yè)單位的檔案管理工作輸入新鮮的血液，推動體育事業(yè)單位的檔案管理工作持續(xù)良好地發(fā)展。

3 結(jié)語

綜上所述，要做好體育檔案管理工作，既要了解體育發(fā)展的歷史還應(yīng)立足于我國體育事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，逐步完善體育檔案管理工作，培養(yǎng)體育檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大體育檔案管理工作人員的工作熱情，使體育檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。

參考文獻(xiàn)

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