醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)路徑研究

王智杰

摘 要：隨著近年來我國醫(yī)學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作受到了廣大學(xué)者的重視，醫(yī)院檔案管理工作人員作為醫(yī)院檔案管理體系的重要組成部分，必須跟上現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的發(fā)展趨勢，按照新時(shí)期的檔案管理思想，優(yōu)化檔案管理機(jī)制。醫(yī)院也必須重視對檔案管理人員的培養(yǎng)，不斷提高檔案管理人員綜合素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力，明確其工作職責(zé)，改變傳統(tǒng)的檔案管理方法。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；改進(jìn)路徑；問題研究

1 醫(yī)院檔案管理工作范圍

從目前我國醫(yī)院檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀來看，醫(yī)院檔案管理的首要職責(zé)是文件史料檔案保存。文件史料檔案記錄了醫(yī)院發(fā)展的歷史，是醫(yī)院規(guī)劃建設(shè)的重要參考，是反映醫(yī)院整體建設(shè)成果的重要文字材料。檔案工作者要針對醫(yī)院重要的文件史料進(jìn)行搜集、分類、歸檔及長期保存，滿足醫(yī)院未來發(fā)展的需要。同時(shí)醫(yī)院檔案管理工作者要針對醫(yī)院各類病歷檔案妥善保存、管理。因?yàn)獒t(yī)院的服務(wù)對象主要是傷病員，病人在住院期間會(huì)留下完整的信息記錄，這就需要檔案管理人員對各類病案信息進(jìn)行收集和管理。在醫(yī)院檔案管理工作中，還包括科研教學(xué)檔案和人事檔案。因?yàn)獒t(yī)院是知識密集型場所，在臨床實(shí)踐中會(huì)形成各種科研教學(xué)資料，需要檔案管理人員針對這些重要的科研信息有針對性的儲(chǔ)存和保管。人事檔案記錄了醫(yī)院工作人員的工作經(jīng)歷、工作能力、業(yè)務(wù)水平，對醫(yī)院管理制度的健全有著重要影響，檔案管理人員要對各類人事檔案妥善保存，滿足醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的需要。當(dāng)然在檔案管理過程中還有其他類型的信息，包括獎(jiǎng)?wù)隆⒂屑o(jì)念價(jià)值文物等實(shí)物載體，也需要檔案管理人員妥善搜集和保存，方便其他部門查詢[1]。

2 醫(yī)院檔案管理人員的工作要求

在醫(yī)院檔案管理實(shí)踐中，檔案管理人員必須具備專業(yè)知識和較高的理論素養(yǎng)。因?yàn)闄n案管理工作是高技術(shù)水平的一項(xiàng)工作，一位合格的檔案管理人員不僅要掌握專業(yè)的檔案管理知識，還應(yīng)該熟練掌握各種管理技能，通過不斷學(xué)習(xí)，增強(qiáng)自己的業(yè)務(wù)能力，以便更為優(yōu)秀的做好檔案收集、整理、歸檔及管理工作，保障檔案資源得到有效利用。其次，檔案管理人員必須具有較高的理論素養(yǎng)，具備淵博的學(xué)識。檔案管理工作的實(shí)質(zhì)是為了更好的開發(fā)利用檔案信息資源，檔案工作人員如果僅有專業(yè)知識是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足需求的。優(yōu)秀的檔案工作人員還必須學(xué)習(xí)相應(yīng)的醫(yī)學(xué)知識，學(xué)會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)操作檔案管理系統(tǒng)，形成較高的信息化素養(yǎng)。同時(shí)，檔案管理實(shí)踐過程中工作人員必須具備良好的溝通能力。檔案管理部門是一個(gè)多元集成的部門，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都需要專業(yè)的人員與其他部門人員進(jìn)行溝通。因此，檔案管理工作者必須具備較強(qiáng)的溝通能力，能與其他部門或人員取得聯(lián)系，建立良好的溝通機(jī)制，為快速開展工作提供有利條件。此外，檔案管理人員還要具備嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案管理工作要做到細(xì)致嚴(yán)格、謹(jǐn)慎嚴(yán)密，要把各類信息記錄的原材料統(tǒng)一搜集整理，及時(shí)做好信息備份工作，方便檔案資源及時(shí)利用。最后，檔案管理人員必須具備較好的服務(wù)意識。檔案管理人員作為文件信息材料的記錄者和擁有者，在工作實(shí)踐之余要充分挖掘檔案信息資源的價(jià)值，既要為領(lǐng)導(dǎo)層提供相應(yīng)的決策服務(wù)，也要為員工發(fā)展提供建議，以確保醫(yī)院各項(xiàng)工作又好又快發(fā)展[2]。

3 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員工作現(xiàn)狀

1）在醫(yī)院管理機(jī)制建設(shè)中，醫(yī)院管理層把如何提高醫(yī)療服務(wù)水平、服務(wù)質(zhì)量、醫(yī)療條件作為優(yōu)先建設(shè)內(nèi)容，著重醫(yī)療技術(shù)型人才培養(yǎng)，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備更新基礎(chǔ)設(shè)施，重視改變以往的工作環(huán)境，為患者提供更優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。這種機(jī)制下，醫(yī)院管理層忽視了對檔案管理人員的培養(yǎng)，既沒有就檔案管理技術(shù)方法進(jìn)行更新，也為全面重視檔案管理人員技能建設(shè)，導(dǎo)致很多醫(yī)院的管理隊(duì)伍素質(zhì)普遍不高。

2）檔案管理人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理。目前在醫(yī)院檔案管理工作實(shí)踐中，其人員組織隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不夠合理，平均年齡較大，技能水平較差，無法形成與工作崗位相契合的理論水平及業(yè)務(wù)能力，不能有效提高檔案管理效率。

3）未全面重視醫(yī)院檔案管理人員交流學(xué)習(xí)。在醫(yī)院內(nèi)部，醫(yī)院管理層更重視專業(yè)技術(shù)型人才及醫(yī)生護(hù)士的繼續(xù)教育，對檔案管理人員的繼續(xù)教育不夠重視，既沒有提供與其職位相匹配的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，也沒有制定有關(guān)檔案管理人員全面學(xué)習(xí)的計(jì)劃，導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)上存在不足。

4）醫(yī)院內(nèi)部檔案資源利用意識不強(qiáng)。從目前醫(yī)院檔案管理實(shí)踐來看，醫(yī)院檔案不僅是醫(yī)院發(fā)展過程中的歷史全記錄，更涉及到醫(yī)務(wù)工作者在診療服務(wù)過程中的文書信息和各種影像資料，有的資料具有重要的研究價(jià)值，對醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)影響重大。由于目前醫(yī)院檔案工作者檔案資源利用意識不強(qiáng)，很多珍貴的檔案資源得不到有效開發(fā)和利用，無法發(fā)揮出檔案管理的優(yōu)勢作用。

5）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足。在目前醫(yī)院檔案管理實(shí)踐中，醫(yī)院將大多資源投入到疾病理療等領(lǐng)域的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，甚至很多醫(yī)療設(shè)備水平已達(dá)到世界一流，但是對檔案管理的硬件設(shè)施投入?yún)s極為有限，甚至信息化技術(shù)還未全面應(yīng)用其中，導(dǎo)致檔案管理效率無法得到有效提升。

4 醫(yī)院檔案管理工作的主要改進(jìn)路徑

1）重視檔案管理人員專業(yè)化培養(yǎng)。檔案管理人員作為醫(yī)院現(xiàn)代管理體系的重要組成部分，對推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)改革、醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)有著重要作用。醫(yī)院管理層應(yīng)轉(zhuǎn)變思維意識，重視檔案管理人員的專業(yè)化培養(yǎng)，既要給檔案管理人員提供職位晉升通道，也要給其提供交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，通過加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育提高其技能水平，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理整體水平得到提升。同時(shí)，醫(yī)院檔案管理部門不僅是醫(yī)院管理機(jī)制的重要組成部分，也是推動(dòng)醫(yī)院進(jìn)行信息化改革的重要驅(qū)動(dòng)力，為提高醫(yī)院檔案管理工作效率，醫(yī)院管理部門應(yīng)樹立創(chuàng)新意識，大力宣傳檔案管理部門的重要性，以提高檔案管理者和醫(yī)護(hù)人員的信息化意識。醫(yī)院管理部門要開展多種形式的組織培訓(xùn)活動(dòng)，在提高檔案管理人員技能水平、業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)檔案管理人員的使命感和榮譽(yù)感，要著力健全管理制度，完善管理體系建設(shè)，逐步強(qiáng)化檔案管理人員的法律意識。醫(yī)院管理者要強(qiáng)化檔案管理中病案質(zhì)量監(jiān)控和病案書寫規(guī)范化培訓(xùn)，針對醫(yī)院管理中的各種文書信息實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，既要讓檔案管理人員切實(shí)意識到標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要性，也要對其工作進(jìn)行規(guī)范化管理，做好各類資料的搜集和整理，將各種文件材料統(tǒng)一保存，為后期查詢使用提供便利。

2）檔案管理人員作為醫(yī)院現(xiàn)代信息管理體系重要建設(shè)者和實(shí)踐者在推動(dòng)醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面發(fā)揮著重要作用。醫(yī)院管理層有必要轉(zhuǎn)變思想意識，將檔案管理人員培養(yǎng)納入到醫(yī)院人才培養(yǎng)整體計(jì)劃中，可通過開展合作交流學(xué)習(xí)活動(dòng)、專題講座、學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)促進(jìn)檔案管理人員知識得到更新，以保障醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)更好開展。同時(shí)，醫(yī)院檔案管理人員要重視將信息化技能及手段應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中，提高醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)水平，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)管理工作有效開展。

3）檔案管理人員重視把醫(yī)院的信息資源價(jià)值全部發(fā)揮出來并融入到各項(xiàng)管理工作中，為醫(yī)院的發(fā)展決策提供參考，給醫(yī)院職工的職業(yè)發(fā)展提供建議，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作得到有效落實(shí)。醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)樹立信息化管理意識，在不斷增大資源投入和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的基礎(chǔ)上，重視檔案信息資源的挖掘和利用，要以歷史檔案信息作為經(jīng)驗(yàn)借鑒，建立新指標(biāo)，開展新業(yè)務(wù)，確保各類檔案信息資源能發(fā)揮應(yīng)用價(jià)值為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)提供指導(dǎo)。

4）檔案管理人員在推動(dòng)醫(yī)院文化建設(shè)的同時(shí)，還要注重發(fā)揮自身的專業(yè)優(yōu)勢，豐富管理內(nèi)容。因?yàn)獒t(yī)院的文化內(nèi)涵融入在檔案信息中，為全面推動(dòng)醫(yī)院信息化建設(shè)，傳統(tǒng)文化與現(xiàn)代管理理念有機(jī)融合，要立足實(shí)際打造特色的文化精神，促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部形成核心價(jià)值觀和凝聚力，推動(dòng)各項(xiàng)醫(yī)療工作有效落實(shí)。

5）在醫(yī)院內(nèi)部成立綜合性的檔案管理機(jī)構(gòu)。醫(yī)院管理者要全面意識到檔案綜合化、專業(yè)化管理的重要性，制定統(tǒng)一的規(guī)章管理制度，根據(jù)醫(yī)院檔案管理工作開展的實(shí)際情況對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，針對檔案信息搜集、歸類、整理、歸檔制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，完善管理機(jī)制。在檔案管理實(shí)踐中要針對醫(yī)院產(chǎn)生的各類檔案信息進(jìn)行全部歸檔利用，針對重要的醫(yī)療信息實(shí)現(xiàn)針對性存儲(chǔ)，建立健全相應(yīng)的管理章程，制定完善的管理實(shí)施細(xì)則，以保障檔案管理平穩(wěn)有序開展。此外要健全相應(yīng)的考核管理制度，設(shè)定分級把關(guān)原則，將具體的責(zé)任落實(shí)到人，將醫(yī)院的檔案管理納入到科室管理建設(shè)中，確定科室的管理職責(zé)，完善科室與檔案管理部門系統(tǒng)對接，在保障醫(yī)院檔案管理工作有效落實(shí)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)分級考核，以促進(jìn)檔案管理部門能不斷提升檔案管理水平。

6）建立集成化檔案管理系統(tǒng)。檔案信息資料管理與普通資料管理有著本質(zhì)的不同，一方面要根據(jù)醫(yī)院日常行政辦公管理特征建立信息自動(dòng)化搜集機(jī)制，包括利用傳感技術(shù)、IC卡讀取技術(shù)、自動(dòng)存儲(chǔ)媒介、信息交互技術(shù)，Web2.0工具、信息網(wǎng)絡(luò)及網(wǎng)絡(luò)互通系統(tǒng)等，全面促進(jìn)信息技術(shù)與檔案信息管理結(jié)合；另一方面，檔案信息資料管理是一項(xiàng)綜合的系統(tǒng)工程，既要有相應(yīng)的技術(shù)支撐，也要建立相應(yīng)的大數(shù)據(jù)分析機(jī)制，根據(jù)醫(yī)院檔案信息資料本身特點(diǎn)以及檔案信息管理體系構(gòu)建多元化、全方位的信息管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案資料得到全方位保存與管理。同時(shí)，醫(yī)院檔案管理部門每天要處理大量信息資源，要針對不同類型的檔案信息資源分類存儲(chǔ)和長期保存，需要多個(gè)機(jī)構(gòu)或部門協(xié)同配合，要對各種結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化的信息數(shù)據(jù)有效收集和分類，如信函、通知、會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)報(bào)告、醫(yī)療信息記錄等，大部分信息傳播依靠網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，雖然內(nèi)部管理網(wǎng)絡(luò)有著較好的數(shù)據(jù)交互性和內(nèi)容連續(xù)性，但其信息管理機(jī)制不夠完善，難以滿足管理系統(tǒng)建設(shè)需求。因此，檔案管理部門應(yīng)協(xié)同多網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)共建信息傳播機(jī)制，引導(dǎo)多元主體參與其中，大量應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理，網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通，針對有價(jià)值的信息資源全面搜集、管理及整合。正如美國伯納德信息中心的調(diào)查顯示，檔案信息管理中3%～5%的工程問題是由信息資源匱乏及信息失真導(dǎo)致的，因此要全面建立OA系統(tǒng)，建立集成化的檔案管理系統(tǒng)，以保障醫(yī)院檔案資源高效管理及規(guī)范化應(yīng)用。

5 結(jié)語

醫(yī)院檔案信息管理作為現(xiàn)代醫(yī)院管理機(jī)制的重要組成部分，在推動(dòng)醫(yī)院信息化建設(shè)方面發(fā)揮著重要作用。作為醫(yī)院檔案管理人員要認(rèn)識到當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的不足，轉(zhuǎn)變思想意識，改進(jìn)工作方法，健全醫(yī)院檔案管理體系，結(jié)合先進(jìn)的技術(shù)工具改變醫(yī)院的管理體系，全面推動(dòng)醫(yī)院檔案管理各項(xiàng)工作有效落實(shí)。

參考文獻(xiàn)

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[2]梁鈺君.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題與對策研究[J].城建檔案，2016（03）：64-65.