淺談高校學(xué)生檔案管理對(duì)學(xué)生就業(yè)的服務(wù)作用

董紅亮

摘 要：在現(xiàn)代化發(fā)展的過程中，高校學(xué)生的檔案就業(yè)服務(wù)功能在社會(huì)實(shí)踐中具有非常重要的作用。所以在開展工作的過程中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)這方面的管理與控制，制定出完善的措施來實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案就業(yè)服務(wù)的有效提升。本文介紹了學(xué)生檔案管理在就業(yè)中的服務(wù)作用，分析了現(xiàn)階段學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀問題，最后重點(diǎn)提出了一些加強(qiáng)檔案管理的措施，以期為高校的檔案管理人員提供參考。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生；檔案管理；學(xué)生就業(yè)

在當(dāng)前高校學(xué)生就業(yè)的過程中，檔案在其中扮演著非常重要的作用，檔案的內(nèi)容不僅包含了學(xué)生的個(gè)人簡歷、在校期間的成績，還包含了一些社會(huì)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等，這對(duì)學(xué)生日后的就業(yè)都有著一定的影響。因此，在信息化發(fā)展的背景下，要明確學(xué)生和就業(yè)之間的關(guān)系，找準(zhǔn)關(guān)鍵點(diǎn)，制定出完善的策略，加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)生的檔案管理工作，為日后的就業(yè)提供保障。

1 高校學(xué)生檔案管理對(duì)學(xué)生就業(yè)的服務(wù)作用

1.1 為學(xué)生和用人單位提供查閱服務(wù)的作用

學(xué)生在就業(yè)中，檔案有著非常重要的作用，在收集和整理等環(huán)節(jié)中，都涵蓋了他們?cè)谛Ｆ陂g的各種表現(xiàn)和社會(huì)實(shí)踐，也是綜合實(shí)力的一種體現(xiàn)。學(xué)生擇業(yè)過程中，在向用人單位推薦自己的時(shí)候，可以將檔案看作是主要證明材料。讓用人單位和學(xué)?？梢郧宄恼莆諏W(xué)生的個(gè)人信息，有利于畢業(yè)生就業(yè)。

1.2 做好檔案?jìng)鬟f的工作

高校檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，以傳遞的形式與學(xué)生的就業(yè)實(shí)現(xiàn)同現(xiàn)流動(dòng)。學(xué)生在畢業(yè)之后，是否找到了相應(yīng)的工作，檔案的傳遞工作都必須完成，這是檔案管理的基本需求。因此，檔案管理部門，要增強(qiáng)管理意識(shí)，整理畢業(yè)生的檔案，按照規(guī)定的時(shí)間給相關(guān)部門投遞檔案。

2 高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1 管理的意識(shí)淡薄

在高校學(xué)生日常的管理工作中，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠深刻。一般是有專業(yè)輔導(dǎo)員在管理，在缺乏檔案管理人員，沒有專業(yè)培訓(xùn)的情況，這些監(jiān)管人員的思想比較落后，業(yè)務(wù)水平也達(dá)到不到專業(yè)化的要求。不少省份的學(xué)生在遞交檔案的時(shí)候，往往是學(xué)生本人直接帶過來的，其中的一些紙質(zhì)檔案可能會(huì)有遺漏，嚴(yán)重影響了檔案的可靠性。

2.2 內(nèi)容簡單化

在管理工作上沒有太大的變化，學(xué)生的檔案主要是由各個(gè)部門收集、整理和歸納，其中包含了學(xué)籍檔案、登記表、成績表和團(tuán)員組織黨等內(nèi)容。但是這些還不足以體現(xiàn)學(xué)生的綜合能力，且在描述的過程中，缺乏實(shí)質(zhì)性，內(nèi)容方面沒有過多的創(chuàng)新?？煽啃砸膊桓?，對(duì)于學(xué)生日后的就業(yè)沒有過多的幫助。

2.3 管理方式落后

部分高校對(duì)于學(xué)生檔案的開發(fā)與利用還處于一個(gè)初始階段，在管理模式方面比較落后，一般都是手動(dòng)操作，沒有將信息技術(shù)應(yīng)用到其中，不能在短時(shí)間對(duì)大部分人需要的檔案信息實(shí)行統(tǒng)一化的查詢與管理。而檔案管理的體制和內(nèi)容也制約著學(xué)生檔案的開發(fā)與利用，畢業(yè)生在拿到檔案的時(shí)候，也只能證明這是自己的學(xué)業(yè)證據(jù)，對(duì)于用人單位而言，沒有任何實(shí)質(zhì)性的作用。

3 加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理，促進(jìn)學(xué)生就業(yè)的措施

3.1 加強(qiáng)宣傳力度，增強(qiáng)高校師生的檔案管理意識(shí)

高校學(xué)生的檔案管理所涉及到的部門是非常多的，在校的領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)人員和教師要認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案管理在就業(yè)中的作用。所以要加強(qiáng)宣傳力度，思想觀念上有一定的提升，以認(rèn)真的態(tài)度對(duì)學(xué)生的未來負(fù)責(zé)，建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，保障學(xué)生檔案的完整性。通過對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的分析與研究，主動(dòng)利用各項(xiàng)信息技術(shù)，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和處理問題，探索出新的方法。檔案管理人員要積極參加學(xué)校組織的各項(xiàng)培訓(xùn)工作，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以多種方式實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的綜合利用率。學(xué)生自身也要不斷促進(jìn)自我檔案意識(shí)的增強(qiáng)，重視對(duì)自己檔案的管理，為之后的就業(yè)提供更多有效的保障。從思想上認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案不僅是學(xué)生在校的一種證明，更是用人單位選拔人才的主要依據(jù)。

在人才市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日漸激烈的背景下，畢業(yè)生的求職范圍也在擴(kuò)大，他們的求職意識(shí)在不斷增強(qiáng)，因此要充分發(fā)揮檔案材料對(duì)學(xué)生就業(yè)的指導(dǎo)性作用。從學(xué)生在入學(xué)開始，就需要對(duì)學(xué)生檔案管理形成重視，做好檔案管理工作。收集學(xué)生在校期間的社會(huì)實(shí)踐、選修成績等，還有對(duì)各類證書也要進(jìn)行及時(shí)的整理與歸類，為畢業(yè)生就業(yè)提供良好的基礎(chǔ)。

3.2 豐富管理的內(nèi)容，完善管理制度

在日常的管理工作中，應(yīng)該做到實(shí)事求是，將學(xué)生的思想素質(zhì)、學(xué)習(xí)成績和性格特征等都要進(jìn)行一個(gè)科學(xué)且合理化的客觀記錄。盡量使用一些專業(yè)化的語言去評(píng)價(jià)學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)。負(fù)責(zé)管理的檔案教師在收集材料的時(shí)候，要著重突出學(xué)生的個(gè)人特色。確保檔案的真實(shí)性。根據(jù)新時(shí)期的基本需求，在檔案管理方面也應(yīng)該有明確的規(guī)定，明確哪些材料是屬于歸納的范圍。尤其是學(xué)生在個(gè)人表現(xiàn)方面，所以要建立一套完整的管理體系，明確檔案部門的職責(zé)，對(duì)歸檔材料進(jìn)行選擇。增強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)工作，進(jìn)而提高檔案管理的效率，促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。

在完善管理制度的基礎(chǔ)上，還需要對(duì)管理內(nèi)容和手段進(jìn)行豐富。可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行信息化的處理，并通過學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，讓檔案管理工作集中化。還可以成立專門的檔案小組，有計(jì)劃、有組織的開展工作，構(gòu)建完善、先進(jìn)的管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮出檔案信息化的整體效益。還可以增加檔案信息數(shù)據(jù)管理的相關(guān)內(nèi)容，對(duì)檔案相關(guān)信息做好管理。不僅如此，還可以將其他方面的一些檔案資料納入到整體管理活動(dòng)之中，以此擴(kuò)大檔案管理的內(nèi)容范圍，提高管理的全面性，使其成為學(xué)校教育工作開展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.3 做好檔案管理的整理工作，發(fā)揮其在就業(yè)中的積極作用

高校應(yīng)該以時(shí)間為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)畢業(yè)生的檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一的歸納與整理，而在整理的過程中，對(duì)思想道德素質(zhì)材料、黨員組織材料等進(jìn)行分類。確保檔案內(nèi)容的有序性，這不僅是對(duì)學(xué)生個(gè)人信息的有效保障，也是利于在這個(gè)階段內(nèi)學(xué)校對(duì)學(xué)生信息的分類和匯總。在這樣的基礎(chǔ)上，學(xué)校就能根據(jù)學(xué)生不同職業(yè)發(fā)展傾向來做出合理化的就業(yè)指導(dǎo)，進(jìn)而提升學(xué)校的就業(yè)率。其次，從學(xué)校的角度出發(fā)，有責(zé)任將學(xué)校的發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)展示給用人單位，這樣可以建立一個(gè)長期合作的共享平臺(tái)，更好的幫助學(xué)生就業(yè)。做好檔案的審核作用，查看是否有遺漏的點(diǎn)，并在應(yīng)該蓋章的地方蓋上相應(yīng)的公章，確保每一位畢業(yè)生的檔案內(nèi)容完整，手續(xù)方面也都齊全，材料的可靠性高。最后，還要制定出完善的策略，加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)生檔案就業(yè)服務(wù)實(shí)效性的研究力度，確保后期查詢資料的便捷性。

4 結(jié)束語

高校學(xué)生檔案工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，隨著形勢(shì)的不斷變化，管理工作也應(yīng)該跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐，要進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新與發(fā)展。同時(shí)，高校也要積極了解當(dāng)前的就業(yè)形式，這對(duì)提升學(xué)生的檔案管理有著積極的作用，只有將檔案管理工作和學(xué)生的就業(yè)形式聯(lián)系在一起，才能促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)，實(shí)現(xiàn)教育改革的目的。

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