新時期如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作

王智恩

摘 要：人事檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，需要醫(yī)院各個部門協(xié)同配合并長期努力才能形成，集中體現(xiàn)出醫(yī)院職工的工作情況，為醫(yī)院管理部門作出合理決策提供了有利條件。因此，醫(yī)院能否做好人事檔案管理工作關(guān)系到醫(yī)院的未來發(fā)展規(guī)劃。鑒于此，本文就新時期如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作展開詳細(xì)分析，并提出具體的研究思路，以供廣大讀者借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案管理；問題研究

醫(yī)院人事檔案既是醫(yī)院對醫(yī)護(hù)人員思想品德、專業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力、工作績效、學(xué)術(shù)水平各方面的集中評價，也是醫(yī)院對醫(yī)護(hù)工作人員工作情況的概括和總結(jié)，體現(xiàn)出了醫(yī)護(hù)人員的專業(yè)水平和工作素養(yǎng)，為醫(yī)院有效開發(fā)人力資源提供了參考。當(dāng)前，我國醫(yī)療制度正處在全面改革的關(guān)鍵階段，人事檔案工作在醫(yī)療制度改革中發(fā)揮著重要作用，因此在新的發(fā)展趨勢下，醫(yī)院對人事檔案管理人員也提出了新的要求。如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作，全面體現(xiàn)醫(yī)院的人力資源優(yōu)勢，進(jìn)一步為醫(yī)院聘請優(yōu)秀人才提供信息參考是目前醫(yī)院檔案管理人員要著力解決的問題[1]。

1 醫(yī)院人事檔案管理綜述

醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院在人力資源管理活動中的信息材料匯報及總結(jié)，集中體現(xiàn)出醫(yī)院內(nèi)部工作人員的個人素養(yǎng)和德才建設(shè)情況，是對醫(yī)院工作人員個人品行的集中記錄。主要記錄方式以文字材料為主，內(nèi)容不僅僅包括醫(yī)務(wù)工作者的個人學(xué)歷、背景、家庭等情況，還包括醫(yī)務(wù)工作人員的專業(yè)技能及主要工作經(jīng)歷等。在現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理體系中，人事檔案管理是重要的組成部分，是醫(yī)院人力資源管理部門形成的專門檔案，記錄了眾多醫(yī)務(wù)人員和其他醫(yī)務(wù)工作者在院工作期間的表現(xiàn)情況，為醫(yī)院管理層的人才選拔任用人才提供原始材料及參考信息。除此之外，醫(yī)院人事檔案是對醫(yī)務(wù)工作人員個人工作經(jīng)歷的全部記錄，有著重要的衍生職能，可以為醫(yī)務(wù)工作人員評定職稱、開展科學(xué)研究提供重要參考。

2 目前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

從目前我國醫(yī)院人事檔案管理模式來看，在制度、內(nèi)容、形式上還存在著較多不足，檔案信息記錄與保存還未形成完善的制度體系，缺乏信息記錄標(biāo)準(zhǔn)與保存模式對人事檔案信息管理進(jìn)行規(guī)范。人事檔案作為醫(yī)院人力資源體系的重要組成部分，是醫(yī)院各項制度政策落實的基礎(chǔ)和前提。一方面，很多醫(yī)院缺乏完善的人才評審機制，對工作人員工作情況不能有效評定，無法針對醫(yī)務(wù)工作者的具體工作能力進(jìn)行詳細(xì)的人事信息記錄，導(dǎo)致人事信息內(nèi)容匱乏。另一方面，在醫(yī)院人力資源管理中，人事檔案信息無法與人力資源管理有效對接，在人才任用、考核、選拔方面都缺乏與之對應(yīng)的制度和標(biāo)準(zhǔn)，檔案的信息準(zhǔn)確性不足，難以為決策者提供良好建議[2]。因此，在醫(yī)療制度改革背景下，著力加強和完善醫(yī)院人事檔案管理機制建設(shè)，對提高醫(yī)院凝聚力和競爭力有著重要意義，可促進(jìn)醫(yī)院各項工作卓有成效開展。

3 做好醫(yī)院人事檔案管理工作的有效策略

3.1 提升檔案管理人員對人事檔案管理的重視

人事檔案管理對醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)有著重要作用，一方面，必須提高檔案管理人員對人事檔案管理的認(rèn)識，使檔案管理者對人事檔案的作用及地位有更深一步的了解，意識到優(yōu)秀人才對醫(yī)院發(fā)展的作用。另一方面，醫(yī)院管理者也要意識到加強和完善人事檔案管理的重要作用，了解人事檔案管理是醫(yī)院整體管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，唯有從不同維度樹立正確的檔案管理意識，才能保障人事檔案管理工作有效落實。在檔案管理實踐中，檔案管理者要與醫(yī)院管理者協(xié)同開展檔案服務(wù)，針對重要的人事檔案信息有效保存、管理、利用，既要滿足未來使用的需求，也要為醫(yī)院人力部門任用和選拔優(yōu)秀人才提供參考，以保障醫(yī)院各個部門可以吸收到優(yōu)秀人才，提高自身技術(shù)實力。

3.2 規(guī)范檔案信息材料搜集、歸檔、鑒別

在醫(yī)院人事檔案管理工作實踐中，檔案管理者要將不同時期收集到的人事信息，包括工作者的工作經(jīng)歷、職業(yè)道德、業(yè)務(wù)能力、工作成績、綜合素質(zhì)等信息全部歸到記錄材料中，要全面且有針對性的搜集人事檔案，防止信息內(nèi)容重合，有目的、有計劃、有所側(cè)重的搜集人事信息。同時到管理者要將人事檔案鑒別工作落到實處，檔案信息材料在搜集整理后要仔細(xì)鑒別，看手續(xù)是否完備？信息表達(dá)是否清楚？觀點是否明確？將信息表達(dá)不準(zhǔn)、缺乏理論依據(jù)的材料予以剔除，對于和規(guī)章要求不一致的檔案材料要及時退還，在規(guī)定的時間內(nèi)，改正錯誤進(jìn)行歸檔，保障人事檔案的準(zhǔn)確性和全面性。歸檔過程中要及時退還不屬于歸檔范圍的材料，盡可能不散失信息內(nèi)容，不積壓人事檔案信息，要針對檔案管理機制優(yōu)化升級，以滿足人事檔案高效率管理的需要。對使用檔案各類程序要進(jìn)行規(guī)范，避免有人蓄意對檔案信息編造和篡改，減少檔案信息泄露和丟失的風(fēng)險，保障人事檔案信息與個人保持一致。

3.3 實現(xiàn)人事檔案管理信息化

面對當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)，為進(jìn)一步提高人事檔案管理效率，有必要將信息工具及技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理中。通過計算機技術(shù)構(gòu)建符合醫(yī)院實際管理的人事檔案數(shù)據(jù)庫，建立電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案管理電子化和網(wǎng)絡(luò)化，將人事檔案信息資源的共享性、交互性傳遞優(yōu)勢功能展現(xiàn)出來，促進(jìn)檔案管理工作有效落實。利用信息技術(shù)可實現(xiàn)人事信息系統(tǒng)的簡單查詢、復(fù)合搜索高速檢索、一元分析和多元分析，在信息方面為醫(yī)院決策層提供參考，對醫(yī)院人才隊伍規(guī)劃使用。利用高新技術(shù)對各種人事檔案信息有效管理和綜合利用，對人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，能強化醫(yī)院人事檔案管理機制，提高人事信息資源利用價值。同時借助互聯(lián)網(wǎng)工具，統(tǒng)計、分析大量的人事信息數(shù)據(jù)，能保障醫(yī)院人力資源管理部門提供信息服務(wù)的有效性，通過對醫(yī)院人事檔案信息進(jìn)行動態(tài)管理和及時歸檔，針對各個工作崗位上的員工的個人信息及時查詢，為決策者選擇和任用優(yōu)秀人才提供依據(jù)。要促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理具有較強的應(yīng)用效率，就要從檔案的數(shù)字化建設(shè)方面入手。雖然目前眾多醫(yī)院已經(jīng)完成了數(shù)字化建設(shè)，但這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院對人事檔案管理的需求。因此，在醫(yī)院檔案管理實踐中要針對醫(yī)院人事檔案建立集中化數(shù)據(jù)庫和信息搜索系統(tǒng)，在滿足人事檔案高效率管理的基礎(chǔ)上，著力健全人事檔案管理體系，將信息技術(shù)運用其中，將員工的個人信息檔案以及醫(yī)院內(nèi)部可供交流的檔案統(tǒng)一歸檔保存，使醫(yī)護(hù)工作人員能夠通過系統(tǒng)平臺使用賬號和密碼自動完成登錄。在人事檔案管理實踐中要充分發(fā)揮人事檔案對員工和企業(yè)發(fā)展的服務(wù)作用，在促進(jìn)醫(yī)院各部門選人、用人的同時，實現(xiàn)檔案信息分類存儲，可針對檔案內(nèi)容、格式等特征集中儲存和分類整理，這樣不僅能節(jié)省大量的人工成本，還能全面提高人事檔案管理效率，協(xié)同醫(yī)院各個科室部門共同推進(jìn)人事檔案管理數(shù)字化管理模式建設(shè)，全面提高人事檔案管理效率。

3.4 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

在醫(yī)院檔案管理工作實踐中，能否充分發(fā)揮檔案工作服務(wù)效能是實現(xiàn)醫(yī)院良好發(fā)展的重要前提，有必要針對檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)建設(shè)，不斷豐富其政治理論素養(yǎng)，提高其業(yè)務(wù)能力。首先應(yīng)加強檔案管理人員思想政治素質(zhì)建設(shè)。檔案管理人員擁有的思想政治品德是與自身工作崗位相匹配的職業(yè)品德和思想素養(yǎng)，檔案管理人員必須以正確的政治理論為指導(dǎo)，保持自身堅定的政治立場，樹立正確的價值觀，保持高度的責(zé)任感和使命感。其次是要加強檔案管理人員業(yè)務(wù)能力素質(zhì)建設(shè)。檔案工作是醫(yī)院管理機制的重要組成部分，具有較強的專業(yè)性，檔案管理人員必須經(jīng)過專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)上崗，既要有扎實的理論素養(yǎng)，也要掌握先進(jìn)的管理技能及方法，形成較強的業(yè)務(wù)素質(zhì)，高效率的完成檔案管理工作。檔案管理工作人員不僅要牢牢掌握傳統(tǒng)檔案管理的方法和技能，還要學(xué)會運用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息化管理，逐步提高自身的技能素質(zhì)，確保檔案管理工作又好又快發(fā)展。

3.5 完善人事檔案管理制度建設(shè)

在醫(yī)院人事檔案管理過程中要深化人事檔案管理制度改革，首先要完善人事檔案管理制度建設(shè)。醫(yī)院應(yīng)就人事檔案的格式制定嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，要求醫(yī)院內(nèi)部各科室按照相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)提供相應(yīng)的紙質(zhì)文件信息和電子檔案，以全面減輕檔案工作人員的工作壓力。其次，醫(yī)院應(yīng)就檔案工作人員的崗位制定嚴(yán)格的管理細(xì)則，并確定相應(yīng)的職責(zé)，對不同崗位的檔案管理人員進(jìn)行詳細(xì)的職能劃分，并對檔案管理人員建立相應(yīng)的績效考核制度，保證在績效考核制度下，人事檔案工作人員能夠根據(jù)工作性質(zhì)的不同，有效發(fā)揮自身的工作積極性及責(zé)任心，積極推動醫(yī)院檔案管理事業(yè)進(jìn)步，只有如此，才能促進(jìn)檔案工作人員為醫(yī)院檔案事業(yè)進(jìn)步作出貢獻(xiàn)。同時要加強檔案管理人員的知識培訓(xùn)，要在積極促進(jìn)檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)理論知識的前提下，不斷提升自身的技能水平，適應(yīng)不同的檔案管理工作環(huán)境，要跳出傳統(tǒng)檔案管理模式的限制，創(chuàng)新人事檔案管理工作思路，推動人事檔案管理工作又好又快發(fā)展。

3.6 強化檔案工作人員服務(wù)意識

提高人事檔案工作人員服務(wù)意識是提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是提高人事檔案工作服務(wù)質(zhì)量的主要途徑。要想實現(xiàn)這一目標(biāo)，醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)從兩方面著手，一方面應(yīng)對年齡較大的檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)的計算機技能化培訓(xùn)，使他們能夠熟練的使用計算機，依托互聯(lián)網(wǎng)對檔案信息進(jìn)行管理和操作，另一方面應(yīng)強化人事檔案管理人員的服務(wù)意識，增強其業(yè)務(wù)能力，使其能將多種服務(wù)方法及技術(shù)應(yīng)用到檔案管理服務(wù)中，以全面提高人事檔案管理效率。同時，醫(yī)院應(yīng)全面重視優(yōu)秀檔案管理人才的引進(jìn)，以保障先進(jìn)的檔案管理模式能夠有效運行。例如醫(yī)院可根據(jù)檔案管理的實際需求，使用新技術(shù)、新方法，高效便捷的處理各類檔案信息。同時醫(yī)院也可以從高校引入挖掘優(yōu)秀人才，招聘專業(yè)畢業(yè)生，使他們的專業(yè)信息素養(yǎng)能和醫(yī)院檔案管理工作有效結(jié)合，創(chuàng)新人事檔案管理工作模式，全面提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率。

4 結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要環(huán)節(jié)，對醫(yī)院人力資源管理工作的開展有著重要影響。在醫(yī)療體制改革深度推行的背景下，醫(yī)院管理者要深刻認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要作用，將人事檔案管理工作落實到位，規(guī)范化、科學(xué)化對人事檔案信息收集、管理、利用，要將信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)工具、現(xiàn)代化的考核制度應(yīng)用到人事檔案管理體系建設(shè)中，實現(xiàn)檔案信息資源的全部整合和高效利用，為醫(yī)院進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]黨維玲，楊孝軍.新形勢下醫(yī)院人事檔案管理探討[J].中國社區(qū)醫(yī)師（醫(yī)學(xué)專業(yè)），2012，14（14）：421+423.

[2]關(guān)力.醫(yī)院人事檔案信息化管理的思路[J].中國病案，2013，14（04）：37-39.