試談人事檔案材料的收集與整理

何玲

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們的生活質(zhì)量得到了很大的改善，生活方式與工作方式也有了很大的轉(zhuǎn)變，而相應(yīng)的一些思想意識(shí)也在發(fā)生著一些變化。尤其對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)者來(lái)說(shuō)，就愈加的重視管理方面的工作，這是因?yàn)樽龊霉芾砉ぷ饔兄匾囊饬x。只有加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，才能約束人們的思想行為，同時(shí)對(duì)于工作要求也能加以規(guī)范與指導(dǎo)，避免出現(xiàn)紕漏，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益。而人事檔案管理就是管理工作中的重要內(nèi)容，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的影響，這就要求有關(guān)檔案管理人員能夠做好檔案資料的收集與整理，這具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案材料；收集；整理

人事檔案材料的收集與整理是檔案管理工作內(nèi)容中的重要部分，這也是檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，只有做好人事檔案的收集與整理工作，才能保證資料的全面性，使得檔案管理工作能夠更加規(guī)范，進(jìn)而提升檔案管理的水平，有助于提高檔案資料的利用率，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者做出科學(xué)的決策。但是在實(shí)際上，大多企業(yè)在人事檔案材料收集與整理的過(guò)程中還是會(huì)發(fā)生很多問(wèn)題，這些問(wèn)題嚴(yán)重制約了檔案管理工作的順利進(jìn)展，不利于企業(yè)的良好發(fā)展。這就需要有關(guān)管理人員能夠加以重視，通過(guò)采取一定的手段來(lái)加強(qiáng)檔案管理，提高材料收集與整理的效率，從而促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

1 人事檔案材料在收集和整理過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理意識(shí)不足

就我國(guó)目前實(shí)際情況來(lái)看，人才的檔案信息都會(huì)有專門的人員負(fù)責(zé)，由人事管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，而對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，在日常工作過(guò)程中，其本身不能直接接觸到自身的檔案材料，再加上我國(guó)對(duì)于檔案管理的重要性宣傳力度不足，使得大部分人群未意識(shí)到檔案材料對(duì)自己的重要性。這樣一來(lái)，由于在工作與學(xué)習(xí)中，沒(méi)有給予檔案管理足夠的重視，需要及時(shí)進(jìn)行處理和存放的檔案資料不能進(jìn)行正常保存，致使對(duì)個(gè)人的實(shí)際情況不能作出正確且有效地判斷。

1.2 收集和整理方式落后

人事檔案材料的收集與整理是檔案管理工作中的基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，這關(guān)系著后續(xù)材料的利用等，但是往往在材料收集與管理過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，尤其收集與管理方式落后問(wèn)題比較突出，這就是使得人們不得不加以重視。在大多企業(yè)人事檔案管理工作過(guò)程中，還是普遍采用的人工方式進(jìn)行管理，即使采用計(jì)算機(jī)等信息手段，也只是用在資料瀏覽、查詢方面，其余還是習(xí)慣人工收集與整理，這就制約了人事檔案材料管理工作的順利進(jìn)行。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

做好檔案管理工作尤為關(guān)鍵，只有做好人事檔案管理工作，才能為企業(yè)選拔優(yōu)秀的人才，進(jìn)而加快人才的建設(shè)，推動(dòng)企業(yè)向著良好的方向發(fā)展。但是在實(shí)際過(guò)程中，還存在著不少的問(wèn)題，處理以上問(wèn)題外，在檔案管理人員方面也存在著很大的問(wèn)題。檔案管理人員是開(kāi)展檔案管理工作的基本要素，只有保證其素質(zhì)過(guò)關(guān)，才能為工作的順利進(jìn)行增添一重保證。然而，事實(shí)上卻是有很大不同， 大多企業(yè)的檔案管理人員素質(zhì)是有待提高的，一些檔案管理人員的道德素質(zhì)以及職業(yè)素質(zhì)都有所欠缺，進(jìn)而使得檔案材料失真、不實(shí)以及不全等現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，這不利于檔案材料的收集與整理，對(duì)于工作質(zhì)量造成了嚴(yán)重的影響。

2 加強(qiáng)人事檔案材料收集與整理的有效途徑

2.1 提升檔案管理意識(shí)

我國(guó)現(xiàn)階段人事管理工作重要性意識(shí)不強(qiáng)的現(xiàn)象給人事檔案管理帶來(lái)的諸多不便，要使用有效措施和途徑提升公眾對(duì)檔案管理方面的意識(shí)。首先，要加強(qiáng)對(duì)人事檔案宣傳工作的力度，通過(guò)媒體提升對(duì)檔案管理的重要性的宣傳，使社會(huì)上的公眾更加了解人事檔案，從而使其能夠更加重視人事檔案管理工作。其次，還要在高校內(nèi)設(shè)置相應(yīng)的檔案管理課程。這是因?yàn)橹挥凶寣W(xué)生認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，熟悉其相關(guān)的工作程序，使學(xué)生在步入社會(huì)以后還能對(duì)人事檔案進(jìn)行關(guān)注，并且及時(shí)將檔案遞交給有關(guān)部門，補(bǔ)充其個(gè)人信息。此外，通過(guò)有關(guān)的宣傳和相應(yīng)課程的設(shè)置，進(jìn)而提高社會(huì)公眾對(duì)人事檔案的重視，推動(dòng)人事檔案管理工作質(zhì)量的有效提升。

2.2 構(gòu)建信息化的收集和整體檔案材料系統(tǒng)

隨著科技水平的發(fā)展，我國(guó)檔案管理的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案材料管理的信息化以及無(wú)紙化，因?yàn)橹挥羞@樣才能保證其工作效率穩(wěn)定地提升和發(fā)展。在收集和整理人事檔案的時(shí)候，一定要了解現(xiàn)在認(rèn)識(shí)檔案的實(shí)際管理狀況，然后應(yīng)用分階段方法對(duì)工作進(jìn)行開(kāi)發(fā)。

其一，應(yīng)該收集人事檔案的系統(tǒng)和整理人事檔案的輔助系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)發(fā)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)幫助人事檔案的管理人員對(duì)資料進(jìn)行收集和整理，利用此系統(tǒng)可以準(zhǔn)確地了解有關(guān)公民的實(shí)際學(xué)習(xí)情況和工作狀況，針對(duì)那些未及時(shí)提供人事檔案的人員，給予相應(yīng)的提醒，促使人事檔案部門順利地實(shí)施材料收集以及管理工作。

其二，在由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)收集和整理人事檔案資料的同時(shí)，還應(yīng)該開(kāi)發(fā)與公民信息相互聯(lián)系的系統(tǒng)，使公民的身份信息以及學(xué)歷認(rèn)證等系統(tǒng)可以得到相應(yīng)的開(kāi)發(fā)，進(jìn)而使人事檔案管理可以實(shí)現(xiàn)信息化，利用有關(guān)的信息系統(tǒng)可以對(duì)人事檔案材料進(jìn)行自動(dòng)的收集和整理，使公民的人事檔案變得更加充實(shí)。

2.3 培養(yǎng)檔案管理人才

培養(yǎng)專業(yè)的人事檔案管理人才是企業(yè)發(fā)展所需要的，只有加強(qiáng)檔案管理人才的建設(shè)，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提高。所以，這就要求企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者們能夠重視人事檔案管理人才的建設(shè)，積極的培養(yǎng)企業(yè)所需的檔案管理人才，可以加強(qiáng)檔案管理方面的培訓(xùn)，不斷的豐富他們的知識(shí)，同時(shí)也要注意提高對(duì)于管理人員現(xiàn)代化技術(shù)手段的實(shí)操訓(xùn)練，進(jìn)而全面提升檔案人員的現(xiàn)代化管理水平，提高現(xiàn)代技術(shù)設(shè)施的利用率，進(jìn)而使得管理人員能夠利用現(xiàn)代化的管理手段加強(qiáng)檔案材料的收集與整理，滿足檔案管理工作的需要。另外，企業(yè)管理者還應(yīng)該制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，這樣才能充分調(diào)動(dòng)員工們的積極性，對(duì)管理人員的行為能夠加以約束，從而避免一些不必要問(wèn)題的發(fā)生。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代的不斷向前發(fā)展，人才建設(shè)成為了眾多企業(yè)所考慮的問(wèn)題，只有加大人才的培養(yǎng)力度，同時(shí)合理的聘用人才，這樣才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的持續(xù)化。而這就不得不提人事檔案管理工作，因?yàn)檫@是企業(yè)任用人才的標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)查看人事檔案資料，能夠?qū)θ藛T的信息進(jìn)行了解，進(jìn)而方便企業(yè)管理者進(jìn)行決策，將人才放到適合的崗位上，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的平穩(wěn)運(yùn)行和良好發(fā)展。這也就體現(xiàn)了人事檔案管理工作的重要性。但是往往在檔案資料收集與整理的環(huán)節(jié)中出現(xiàn)不少問(wèn)題，使得檔案信息失真、不全、發(fā)生涂改等，這都不利于資料的有效利用。所以有關(guān)管理人員應(yīng)該針對(duì)這些問(wèn)題能夠積極的采取一些舉措來(lái)解決這些問(wèn)題，從而提高人事檔案管理的水平，真正促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的良好發(fā)展。

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