如何搞好區(qū)、鄉(xiāng)農(nóng)機(jī)站檔案工作

吳小立

摘要：隨著全球經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，區(qū)、鄉(xiāng)政府及農(nóng)機(jī)站越來越重視自身的檔案管理工作，是農(nóng)機(jī)站監(jiān)理管理工作中重要的一部分，也是農(nóng)機(jī)站可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。信息化時(shí)代賦予了區(qū)、鄉(xiāng)農(nóng)機(jī)檔案管理工作更大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足農(nóng)機(jī)站現(xiàn)階段的發(fā)展。本文對提高區(qū)、鄉(xiāng)農(nóng)機(jī)站檔案管理工作效率進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：農(nóng)機(jī)站；檔案管理；對策

前言：

現(xiàn)階段，為了實(shí)現(xiàn)我國全面農(nóng)業(yè)生產(chǎn)機(jī)械化，國家開始增加購買農(nóng)業(yè)機(jī)械設(shè)備的補(bǔ)貼力度，我國的農(nóng)業(yè)機(jī)械化水平呈上升趨勢，但對于農(nóng)業(yè)設(shè)備的正確使用情況普及度較差，安全生產(chǎn)制度并不完善，限制了農(nóng)機(jī)站檔案管理工作的發(fā)展。因此，想要農(nóng)機(jī)站發(fā)展，就必須要提高檔案管理效率。

一、現(xiàn)階段區(qū)、鄉(xiāng)農(nóng)機(jī)站檔案管理工作存在的問題

研究表明，我國農(nóng)機(jī)站的現(xiàn)代化農(nóng)機(jī)管理程度較差，與農(nóng)業(yè)機(jī)械化發(fā)展的程度不協(xié)調(diào)，主要存在以下問題：

（一）農(nóng)機(jī)檔案管理信息化程度較差

由于農(nóng)機(jī)檔案管理的普及性較差，偏遠(yuǎn)落后的區(qū)及鄉(xiāng)鎮(zhèn)并沒有建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理農(nóng)機(jī)檔案的意識，弱化了農(nóng)機(jī)檔案的作用，致使農(nóng)機(jī)檔案管理脫離農(nóng)業(yè)生產(chǎn)實(shí)際，管理人員缺少農(nóng)機(jī)檔案的支持，不能在工作中合理應(yīng)用農(nóng)機(jī)檔案的信息數(shù)據(jù)，從而限制了農(nóng)業(yè)機(jī)械水平的發(fā)展。

（二）農(nóng)機(jī)檔案的管理實(shí)施效果較差

雖然，國家已經(jīng)出臺了許多針對農(nóng)機(jī)站推廣工作及監(jiān)理業(yè)務(wù)的相關(guān)法律法規(guī)，但落實(shí)效果較差，許多地區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)仍在沿用之前的工作模式且管理較隨意，再加上管理制度不完善，管理人員的思想較散漫，長此以往，農(nóng)機(jī)檔案管理工作失去了其真正的作用。

（三）農(nóng)機(jī)檔案管理程度較差

農(nóng)機(jī)站的檔案管理人員一般由非專業(yè)的工作人員擔(dān)任，由于他們對檔案管理的專業(yè)知識了解程度較差，只能完成記錄、整理等較簡單的工作，還有一部分農(nóng)機(jī)站的管理人員出現(xiàn)兼職的現(xiàn)象，再加上工作人員的頻繁調(diào)動，致使檔案管理工作過于混亂，檔案信息缺少真實(shí)性或在管理過程中出現(xiàn)檔案丟失的情況，增加了農(nóng)機(jī)檔案管理的不確定性[1]。

（四）管理人員職責(zé)不明確

機(jī)械設(shè)備檔案管理、機(jī)械設(shè)備運(yùn)行狀況檔案管理及農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理工作是農(nóng)機(jī)檔案管理的主要工作，由于其專業(yè)性較強(qiáng)，需要專業(yè)的技術(shù)人員對其進(jìn)行管理。但在現(xiàn)階段的農(nóng)機(jī)檔案管理過程中，農(nóng)機(jī)站技術(shù)人員的數(shù)量較少，工作職責(zé)不明確，已有的技術(shù)人員管理意識沒有跟上時(shí)代的步伐，缺少系統(tǒng)性的新技術(shù)培訓(xùn)等等，這些都限制了農(nóng)機(jī)站檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（五）農(nóng)機(jī)檔案管理模式較落后

雖然無紙化辦公已經(jīng)在政府機(jī)關(guān)實(shí)行數(shù)年，但仍有一些區(qū)、鄉(xiāng)的農(nóng)機(jī)檔案管理沿用人工手動整理、人工檢索等習(xí)慣。這種管理模式的落后，妨礙了農(nóng)機(jī)檔案的整合利用，無法對農(nóng)業(yè)機(jī)械設(shè)備實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)管理，農(nóng)機(jī)監(jiān)理缺少信息數(shù)據(jù)的支持，不能更好的為農(nóng)機(jī)檔案管理的發(fā)展提供依據(jù)，同時(shí)檔案管理類別較單一，許多新農(nóng)業(yè)機(jī)械設(shè)備的運(yùn)行數(shù)據(jù)還處于空白。

二、提高區(qū)、鄉(xiāng)農(nóng)機(jī)站檔案管理工作的措施

（一）完善農(nóng)機(jī)檔案管理系統(tǒng)的信息化功能

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國農(nóng)機(jī)檔案管理的發(fā)展方向趨向電子化，所以，創(chuàng)建農(nóng)機(jī)檔案管理信息化平臺是非常重要的。管理人員可以在這個(gè)平臺上對農(nóng)業(yè)機(jī)械設(shè)備檔案及操作人員的檔案進(jìn)行科學(xué)化統(tǒng)一管理，還要在基于這個(gè)系統(tǒng)建立一個(gè)農(nóng)業(yè)機(jī)械信息網(wǎng)站，使其能夠更好的服務(wù)農(nóng)民，為農(nóng)民提供最新的農(nóng)產(chǎn)品銷售信息、新機(jī)械設(shè)備、新技術(shù)的講解及先進(jìn)的管理理念，豐富農(nóng)民的農(nóng)業(yè)機(jī)械知識，為農(nóng)民的生產(chǎn)生活提供便利。

（二）增加農(nóng)機(jī)檔案收集的宣傳力度

一方面，農(nóng)機(jī)宣傳部門的工作人員，要加大當(dāng)?shù)剞r(nóng)業(yè)生產(chǎn)工作的宣傳力度，吸引國家對純農(nóng)田機(jī)械設(shè)備的資金扶持，農(nóng)民購買這種設(shè)備時(shí)，政府也要給予相應(yīng)的補(bǔ)貼，對已賣出的機(jī)械設(shè)備進(jìn)行存檔、編號記錄，并制定相應(yīng)的農(nóng)機(jī)檔案；另一方面，豐富農(nóng)機(jī)宣傳部門的工作模式。工作人員可以利用報(bào)紙、電視、網(wǎng)絡(luò)、電臺等形式宣傳農(nóng)機(jī)檔案管理工作，以農(nóng)民的性格習(xí)慣為基礎(chǔ)開展相關(guān)的安全知識教育活動，將國家出臺的農(nóng)業(yè)安全生產(chǎn)的相關(guān)規(guī)定做成詼諧、幽默的宣傳漫畫，在廣場、政府、銀行等各個(gè)地點(diǎn)進(jìn)行播放，讓農(nóng)民真正意識到建立農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案并進(jìn)行科學(xué)管理的重要性。

（三）提高管理人員的綜合素質(zhì)

管理人員是農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理的第一生產(chǎn)力，農(nóng)機(jī)站的相關(guān)部門應(yīng)以當(dāng)?shù)剞r(nóng)民情況及工作開展情況為基礎(chǔ)，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理講師對管理人員開展培訓(xùn)教育活動，提高檔案管理人員的專業(yè)性，增加管理人員的農(nóng)機(jī)安全管理的意識，全面提高管理人員的綜合素養(yǎng)，還可以制定相應(yīng)的獎懲制度，調(diào)動管理人員的工作積極性，提高管理人員的服務(wù)意識，強(qiáng)化農(nóng)機(jī)站的服務(wù)性質(zhì)。[2]。

由于農(nóng)機(jī)站地域的限制，管理人員在進(jìn)行農(nóng)機(jī)檔案管理工作的過程容易遇到各種各樣的問題，若不能及時(shí)解決，檔案管理工作將無法向下推行。當(dāng)?shù)卣梢詤^(qū)域?yàn)閱挝唤⑥r(nóng)業(yè)檔案管理的局域網(wǎng)，這個(gè)局域網(wǎng)中要有相關(guān)法律法規(guī)查詢功能、農(nóng)機(jī)檔案管理方法功能、農(nóng)機(jī)檔案管理論壇功能，為農(nóng)機(jī)檔案管理人員的工作提供便利，管理人員采用實(shí)名制登錄，在論壇中可以提出自己在工作中遇到的問題與其他管理人員進(jìn)行探討，找到解決問題的辦法，從而實(shí)現(xiàn)高效的農(nóng)機(jī)檔案管理模式。

（四）重視農(nóng)機(jī)檔案的保存工作

傳統(tǒng)農(nóng)機(jī)站的檔案保管形式一般是文件盒分類，再放到對應(yīng)的檔案管理柜中，這往往對存放條件有較高的要求，既要選擇能夠長期保存的紙質(zhì)，又要使用能夠長期顯現(xiàn)的書寫筆，而且對照片、錄音、視頻等動態(tài)檔案管理工作較復(fù)雜。一旦檔案室的溫度、濕度、光線等周圍環(huán)境改變，農(nóng)機(jī)檔案有可能終身丟失。所以，管理人員要增加農(nóng)機(jī)檔案的電子檔案管理，將現(xiàn)有的農(nóng)機(jī)檔案進(jìn)行掃描存檔，然后進(jìn)行人工錄入，再安排其他管理人員對已經(jīng)錄入的信息進(jìn)行核實(shí)，保證農(nóng)機(jī)檔案信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，然后再將紙質(zhì)農(nóng)機(jī)檔案進(jìn)行封存保管，在檔案管理室中增設(shè)溫度計(jì)、濕度計(jì)、火災(zāi)預(yù)警器、水災(zāi)預(yù)警器等等。當(dāng)管理人員想要調(diào)用、查看相應(yīng)的機(jī)械檔案時(shí)，可以通過系統(tǒng)搜索進(jìn)行查看，避免翻找紙質(zhì)農(nóng)機(jī)檔案耽誤更多的時(shí)間，還能保證農(nóng)機(jī)紙質(zhì)檔案的完整性，節(jié)省了農(nóng)機(jī)站運(yùn)營中的人力、物力投入。

結(jié)論：

綜上所述，想要提高區(qū)、鄉(xiāng)農(nóng)機(jī)站的工作效率，就必須要完善檔案管理的相關(guān)制度，將原始檔案錄入電腦形成電子檔案，增加管理人員的利用率，提高農(nóng)機(jī)檔案管理人員的檔案管理知識及管理能力，是農(nóng)機(jī)檔案管理人員素質(zhì)趨向?qū)I(yè)化，為農(nóng)民和社會提供更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王文廣.淺析農(nóng)機(jī)站如何做好檔案管理工作[J].農(nóng)業(yè)科技，2014（11）：208.

[2]李中秋.論如何做好農(nóng)機(jī)化檔案管理工作[J].現(xiàn)代交際，2014（12）：54.