高校留學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀與對策

鄧麗芝

摘 要： 在中國國際影響力日益提升帶來來華留學(xué)生不斷增多的現(xiàn)實背景下，提高高校留學(xué)生檔案管理水平已經(jīng)成為考驗高校國際化辦學(xué)水平的重要內(nèi)容。針對當(dāng)前高校留學(xué)生檔案管理出現(xiàn)的職能定位模糊、檔案管理分散、管理過程失范等突出問題，需要進(jìn)一步強化相關(guān)人員檔案意識、實行檔案電子化管理、推行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，進(jìn)而更好地為高校的國際化辦學(xué)服務(wù)。

關(guān)鍵詞： 留學(xué)生 檔案管理 國際化

在經(jīng)濟(jì)全球化迅速推進(jìn)的21世紀(jì)，國家間的合作交流為高校持續(xù)發(fā)展提供了不可獲取的國際資源，高等教育國際化隨之成為全球高校發(fā)展的必然趨勢。中國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展對中國教育走出去與留學(xué)生走進(jìn)來提供了良好契機(jī)，優(yōu)化留學(xué)生教育服務(wù)與管理，提高留學(xué)生教育質(zhì)量，已成為高校合作交流必須面對的問題。其中，高校留學(xué)生的檔案管理是提升高校合作交流質(zhì)量的關(guān)鍵一環(huán)，對于推進(jìn)留學(xué)生培養(yǎng)工作可持續(xù)性發(fā)展具有重要意義。

一、高校留學(xué)生檔案管理的重要意義

1950年11月，羅馬尼亞派出2名學(xué)生到清華大學(xué)報到學(xué)習(xí)，自此揭開了新中國外國學(xué)生來華留學(xué)深造的序幕。改革開放以來，來華留學(xué)生數(shù)量逐步增加，據(jù)統(tǒng)計，2016年共有來自205個國家和地區(qū)的442，773名各類外國留學(xué)人員在31個省、自治區(qū)、直轄市的829所高等學(xué)校、科研院所和其他教學(xué)機(jī)構(gòu)中學(xué)習(xí)[1]。在此背景下，如何對高校留學(xué)生檔案進(jìn)行科學(xué)管理與有效利用，成為關(guān)系到高校檔案事業(yè)的重要內(nèi)容，影響到高校對留學(xué)生培養(yǎng)與服務(wù)的質(zhì)量和水平。

（一）留學(xué)生檔案為高校留學(xué)生的服務(wù)管理提供基本依據(jù)。高校檔案館是高校發(fā)展過程中不可或缺的重要組成部分，對高校承擔(dān)人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新、國際交流合作的使命具有重要價值。留學(xué)生檔案反映了留學(xué)生的教育方式、招生宣傳、生源地、風(fēng)俗習(xí)慣等諸多信息，涵括了留學(xué)生生活、學(xué)習(xí)與就業(yè)等全面信息。加強高校留學(xué)生檔案管理，有助于高校留學(xué)生精準(zhǔn)化服務(wù)管理，提升留學(xué)生管理科學(xué)化水平，避免信息不對稱造成的管理盲區(qū)誤區(qū)。

（二）留學(xué)生檔案是留學(xué)生在華學(xué)習(xí)工作憑證價值的基本保障。《高等學(xué)校檔案管理辦法》明文規(guī)定：“高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。”高校檔案館是存儲在校師生檔案的重要場所，所出具的留學(xué)生檔案信息具有相應(yīng)的法律效力。作為留學(xué)生生活、學(xué)習(xí)、工作等基本信息的記載憑證，是對留學(xué)生檔案實體的實質(zhì)性保護(hù)，為留學(xué)生檔案利用與查詢提供便捷渠道。

（三）留學(xué)生檔案為高校留學(xué)生政策制定提供重要參考。留學(xué)生教育是高校教育國際化趨勢的必然要求，改革開放以來在華留學(xué)生日益增多，必然要求制定科學(xué)有效的留學(xué)生管理政策。留學(xué)生檔案呈現(xiàn)的是留學(xué)生的國籍、專業(yè)基礎(chǔ)、學(xué)歷背景、民族習(xí)慣等基本內(nèi)容，對留學(xué)生檔案的系統(tǒng)性掌握與分析，可以歸納出我國當(dāng)前留學(xué)生發(fā)展的基本態(tài)勢，并為未來留學(xué)生管理服務(wù)提供數(shù)據(jù)支撐，提高留學(xué)生招生的針對性。此外，作為高校一支特殊群體，留學(xué)生本身也是高校發(fā)展中的一筆重要資源，是向所在國宣傳學(xué)校的“民間大使”，充分挖掘留學(xué)生檔案價值對于提高留學(xué)生招生質(zhì)量亦有重要價值。

二、當(dāng)前留學(xué)生檔案管理存在的主要問題

隨著在華留學(xué)生人數(shù)日益增加，留學(xué)生檔案意識日益增強，社會檔案意識日益強化，留學(xué)生檔案的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化問題顯得尤為重要。當(dāng)前，高校留學(xué)生檔案管理仍然存在一定的薄弱環(huán)節(jié)，這與高校國際化交流合作快速發(fā)展的趨勢之間仍有一定的距離。

第一，職能定位模糊，檔案意識薄弱。相對于目標(biāo)明確、分工明晰的高校日常檔案管理工作而言，一些高校對留學(xué)生檔案工作并沒有引起足夠重視。目前對于多數(shù)高校留學(xué)生教育管理機(jī)構(gòu)來說，都沒有設(shè)置專門的檔案保管部門，而是由行政管理部門兼管檔案，他們大多僅僅把檔案管理作為其部門的一項工作內(nèi)容，定期向?qū)W校檔案館移交相關(guān)范圍的檔案材料[2]。正因如此，在尚未建立系統(tǒng)的留學(xué)生檔案管理制度的前提下，留學(xué)生檔案缺乏專業(yè)的檔案人員進(jìn)行管理，兼職檔案管理人員的檔案保密意識、管理意識和服務(wù)意相對比較識薄弱，影響留學(xué)生檔案的管理服務(wù)水平和有效利用質(zhì)量。

第二，檔案管理分散，信息采集凌亂。留學(xué)生在華學(xué)習(xí)活動涉及學(xué)習(xí)、就業(yè)、工作等眾多內(nèi)容，而且每一項內(nèi)容可能又由不同部門分管，例如，留學(xué)生的教學(xué)資料多由教務(wù)部門管理，生活資料多由后勤物業(yè)部門管理，就業(yè)資料多由招生就業(yè)部門管理，這樣就會造成留學(xué)生檔案由多頭部門進(jìn)行管理，協(xié)同性不足，造成留學(xué)生檔案資料采集和存放分散，如此既給留學(xué)生本人的檔案利用帶來不便，又造成留學(xué)生檔案的社會價值利用不夠充分。

第三，管理過程失范，管理方法落后。留學(xué)生培養(yǎng)需要高校多部門通力合作，這是留學(xué)生培養(yǎng)工作的客觀要求，在一定程度上多部門管理帶來研究生檔案管理要求不統(tǒng)一、管理不規(guī)范的現(xiàn)實問題，以致同一內(nèi)容材料在不同部門呈現(xiàn)出不同的樣式，甚至內(nèi)容相互矛盾，影響留學(xué)生檔案的便捷化利用。此外，留學(xué)生檔案的分部門管理，由此出現(xiàn)一些非檔案專業(yè)的工作人員負(fù)責(zé)留學(xué)生檔案工作，這些工作人員仍以手工編織目錄為主，對信息化條件下檔案工作的新挑戰(zhàn)與新要求認(rèn)識不足，留學(xué)生檔案的管理環(huán)境、管理設(shè)備與查詢檢索系統(tǒng)難以滿足留學(xué)生檔案需求，影響網(wǎng)絡(luò)資源在留學(xué)生檔案管理中的普遍運用。

三、提升留學(xué)生檔案管理工作水平的思考

為改變當(dāng)前留學(xué)生檔案管理滯后于留學(xué)生發(fā)展的狀況，需要采取多種方式提高留學(xué)生檔案館管理科學(xué)化水平。

第一，明確檔案管理職責(zé)，增強相關(guān)人員檔案意識。留學(xué)生檔案是高校檔案工作的重要組成部分，由于檔案語言、管理部門、文化背景等，留學(xué)生檔案管理的協(xié)同性問題影響到檔案本身的開放與利用。為此，一要理順留學(xué)生檔案管理部門的各自責(zé)任，明確各自分工。2008年教育部頒布《高等學(xué)校檔案管理辦法》，其中確定外事類檔案包含“學(xué)校開展校級交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國或港澳臺地區(qū)專家、教師、國際學(xué)生、港澳臺學(xué)生等的材料”。高校留學(xué)生管理部門作為專門負(fù)責(zé)留學(xué)生招生就業(yè)與管理服務(wù)、唯一參與留學(xué)生培養(yǎng)全過程的專業(yè)部門，對留學(xué)生工作有著比其他部門更深刻的了解，在留學(xué)生檔案管理方面應(yīng)起到統(tǒng)籌規(guī)劃的作用。檔案館作為檔案管理的專業(yè)性部門，應(yīng)對檔案的歸檔管理、保存利用等方面提出相應(yīng)的明確要求；教學(xué)單位和管理部門根據(jù)搜集的檔案資料，結(jié)合檔案館和留學(xué)生管理部門的要求進(jìn)行整理歸檔，并交留學(xué)生管理部門最后查驗，最后交檔案館存檔。二是開展留學(xué)生檔案管理的常規(guī)性培訓(xùn)，明確強化管理部門的檔案意識。一般而言，留學(xué)生檔案管理涉及檔案館、留學(xué)生管理部門、教務(wù)處、學(xué)生處、后勤保障等部門，需要定期召開留學(xué)生檔案管理的常規(guī)性會議，確保留學(xué)生檔案在校、院兩級各模塊內(nèi)容的銜接與備份，檔案工作人員交流工作經(jīng)驗，探討出現(xiàn)的問題，提高檔案工作水平，保留學(xué)生檔案資源的一致性與完整性[3]。

第二，實行檔案電子化管理，提高檔案管理利用便捷化。21世紀(jì)是信息化時代，檔案管理需要緊跟信息化發(fā)展的步伐，由于檔案的信息化管理具備信息存儲海量性、信息交流便捷性、信息查詢低成本性等基本特征，因此，不少高校檔案館在校內(nèi)師生檔案管理方面都對信息化建設(shè)做出了有益探索。從留學(xué)生檔案保存現(xiàn)狀看，紙質(zhì)檔案居多，電子檔案較少，雖然教育部國際合作與交流司研制了《全國來華留學(xué)生管理信息系統(tǒng)》，為在華留學(xué)生的招生、教學(xué)、生活服務(wù)和管理提供了重要數(shù)據(jù)和基本依據(jù)，但是部分高校僅將此系統(tǒng)作為數(shù)據(jù)填報的一種工具，對系統(tǒng)內(nèi)的信息資源利用程度不高。為此，需要完善全國統(tǒng)一共用的系統(tǒng)，在實現(xiàn)系統(tǒng)本身的信息錄入、填報與匯中基本功能的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步拓展系統(tǒng)附加功能，對留學(xué)生的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、質(zhì)量評估與生源開發(fā)提供可資利用的重要信息，也為留學(xué)生檔案的存儲、歸檔與查詢提供一種便捷的渠道。就單個學(xué)校內(nèi)部的留學(xué)生檔案信息化管理而言，需要建立留學(xué)生檔案資源共享平臺，克服多部門管理對檔案利用不充分問題的出現(xiàn)，為留學(xué)生在華工作、學(xué)習(xí)、生活提供便捷通道。

第三，推行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高檔案利用水平。標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理的內(nèi)在要求，是推動檔案有效利用開發(fā)的重要保障。推進(jìn)留學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，當(dāng)前最重要的是建立和完善留學(xué)生檔案管理制度。2008年教育部頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，涉及留學(xué)生檔案管理的部分內(nèi)容，為高校制定留學(xué)生管理相關(guān)制度的基本依據(jù)。就高校層面來說，不同層級高校的留學(xué)生規(guī)模、留學(xué)生要求、課程設(shè)置等方面存在差異，為此，在制定留學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求過程中，一方面，必須遵從留學(xué)生檔案管理、正常檔案管理的一般規(guī)律，將留學(xué)生檔案納入高校檔案事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，另一方面，需要考慮各自高校留學(xué)生基本情況開展管理，在借鑒其他高校留學(xué)生檔案管理的同時，根據(jù)自身實際制定符合本校留學(xué)生檔案發(fā)展發(fā)展的規(guī)章制度，促使帶有普遍性的管理規(guī)則在本校留學(xué)生管理之中得以具體化和具有可操作性。

參考文獻(xiàn)：

[1]教育部發(fā)布2016年出國留學(xué)和來華留學(xué)[EB/OL].http：//news.sciencenet.cn/htmlnews/2017/3/369188.shtm，2017.3.3.

[2]劉禮堂.高等教育理論與實踐研究探索集[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，2015：359.

[3]何淑冰.有效加強高校留學(xué)生檔案管理的若干思考[J].蘭臺世界，2016（18）.

基金項目：本文系重慶郵電大學(xué)國際化教育研究項目“重慶市高校留學(xué)生學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀與優(yōu)化”[GJJY16-2-09]的階段性成果。