探析加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理

李彬

摘 要：隨著不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度的貫徹落實(shí)，傳統(tǒng)的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)期的工作需要，不動(dòng)產(chǎn)檔案部門必須順應(yīng)不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一化管理的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案實(shí)施集約化管理改革。本文從分析加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理的重要意義入手，提出集約化管理的措施建議，期望對(duì)實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案利用價(jià)值有所幫助。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)；檔案；集約化管理

1加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理的重要意義

不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理是指對(duì)各類不動(dòng)產(chǎn)檔案信息資源進(jìn)行集中整合，理順檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)共享的一種管理模式。隨著不動(dòng)產(chǎn)登記工作的統(tǒng)一開展，加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理是順應(yīng)不動(dòng)產(chǎn)管理變革的必然趨勢(shì)，其重要意義體現(xiàn)在以下方面：

1.1有利于促進(jìn)政府職能轉(zhuǎn)型發(fā)展

在傳統(tǒng)的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理模式下，不動(dòng)產(chǎn)檔案一直處于分散管理狀態(tài)，使得各部門之間易出現(xiàn)責(zé)任推諉現(xiàn)象，既浪費(fèi)人力物力投入，又造成檔案管理與服務(wù)效率低下。而加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理，能夠進(jìn)一步豐富不動(dòng)產(chǎn)檔案資源，整合政府職能部門的工作職責(zé)，消除檔案工作多頭管理的現(xiàn)象，提高職能部門的辦公效率，進(jìn)而更好地履行政府部門服務(wù)職能。

1.2有利于提高不動(dòng)產(chǎn)檔案服務(wù)質(zhì)量

物權(quán)公示、界定不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利是不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的重要職能，關(guān)系到地方政府、企事業(yè)單位和人民群眾的切身利益。加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理，能夠快速收集整理不動(dòng)產(chǎn)登記資料，如實(shí)反映不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利的變化，為解決不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬問題提供法律依據(jù)。同時(shí)，不動(dòng)產(chǎn)檔案部門允許用戶在法律允許范圍內(nèi)查詢不動(dòng)產(chǎn)檔案資料，有助于維護(hù)用戶合法權(quán)益。

1.3有利于提升不動(dòng)產(chǎn)檔案信息利用效率

不動(dòng)產(chǎn)檔案是不動(dòng)產(chǎn)資源開發(fā)利用的重要依據(jù)。而不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理需要積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，在逐步實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理的前提下，有關(guān)不動(dòng)產(chǎn)管理的各個(gè)行政管理部門，如土地管理、房屋管理、林業(yè)管理、水域管理等部門，可隨時(shí)登錄不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)獲取不動(dòng)產(chǎn)檔案信息，從而為各部門制定不動(dòng)產(chǎn)規(guī)劃提供可靠依據(jù)，避免對(duì)不動(dòng)產(chǎn)資源進(jìn)行不合理開發(fā)和利用。

2加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理的措施建議

2.1加快檔案管理信息化建設(shè)

在對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行集約化管理的過程中，應(yīng)當(dāng)逐步加快信息化的建設(shè)速度，具體可從如下幾個(gè)方面著手開展工作：其一，應(yīng)加大軟硬件設(shè)備的投入力度，遵循科學(xué)合理、切實(shí)可行的原則，制定不動(dòng)產(chǎn)電子檔案管理制度，通過先進(jìn)的技術(shù)手段，推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的優(yōu)勢(shì)更加明顯，如體積小、容易保存、成本低、便于檢索，可使不動(dòng)產(chǎn)檔案積壓的問題得到進(jìn)一步緩解。其二，相關(guān)單位應(yīng)結(jié)合不動(dòng)產(chǎn)檔案的特點(diǎn)，制定與之相符的管理模式，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的共建共享。應(yīng)對(duì)系統(tǒng)的內(nèi)部資源進(jìn)行整合，推廣一張圖的管理模式，以此為依托構(gòu)建國(guó)土資源檔案綜合管理平臺(tái)，對(duì)基礎(chǔ)信息進(jìn)行整合，為國(guó)土資源項(xiàng)目的開發(fā)建設(shè)提供數(shù)據(jù)支撐。

2.2統(tǒng)一檔案收集整理工作

不動(dòng)產(chǎn)檔案的收集整理是集約化管理開展的重要內(nèi)容，為實(shí)現(xiàn)資源集約的共享模式，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)前端控制，為不動(dòng)產(chǎn)檔案資料的靈活入庫(kù)提供條件。因此，要逐步增進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理各系統(tǒng)之間的聯(lián)系，從而確保檔案管理的連續(xù)性，提高檔案的利用效率。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照實(shí)際工作的進(jìn)展情況，靈活移交入庫(kù)。不動(dòng)產(chǎn)資料的管理者應(yīng)結(jié)合工作情況，依據(jù)統(tǒng)一的流程，對(duì)歸檔材料進(jìn)行階段性移交，并在確保材料齊全的前提下，經(jīng)過審批通過的不動(dòng)產(chǎn)資料，及時(shí)進(jìn)行立卷歸檔。對(duì)于一些過渡性的材料，或是暫時(shí)無(wú)需歸檔的資料，可設(shè)置專架對(duì)這部分資料進(jìn)行保存。此外，作為管理者應(yīng)當(dāng)發(fā)揮出自身的主觀能動(dòng)性，在日常工作中，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案交接材料進(jìn)行逐項(xiàng)核對(duì)，并對(duì)其中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行反復(fù)確認(rèn)。對(duì)于經(jīng)常發(fā)生變化的檔案數(shù)據(jù)，如地基檔案等，不動(dòng)產(chǎn)管理部門應(yīng)當(dāng)借助先進(jìn)的技術(shù)，進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤管理。

2.3規(guī)范歸檔業(yè)務(wù)流程

不動(dòng)產(chǎn)檔案的集約化管理，需要有與之相配套的業(yè)務(wù)流程，尤其是歸檔環(huán)節(jié)，為此，應(yīng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案歸檔環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程加以規(guī)范，具體措施如下：首先，應(yīng)對(duì)檔案的登記形式進(jìn)行統(tǒng)一，建立不動(dòng)產(chǎn)單元制度，對(duì)編碼形式加以統(tǒng)一，由此除了可對(duì)各類不動(dòng)產(chǎn)資源進(jìn)行區(qū)分之外，還能使不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的規(guī)范性進(jìn)一步增強(qiáng)。其次，應(yīng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)歸檔的范圍及具體的分類規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)一。制定科學(xué)的分類標(biāo)準(zhǔn)，為歸檔范圍的劃定提供依據(jù)。具體包括不動(dòng)產(chǎn)管理活動(dòng)中形成的具有利用價(jià)值的文字、圖片、影像資料、文件等等。對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理進(jìn)行規(guī)范時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分考慮資源利用需求的特殊性，有區(qū)別地對(duì)不動(dòng)產(chǎn)領(lǐng)域檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃定，應(yīng)當(dāng)確保涵蓋的內(nèi)容全面，還要與實(shí)際的操作相結(jié)合，避免有檔案就歸檔的情況，或是有類無(wú)文、有文無(wú)類的情況發(fā)生。對(duì)于依據(jù)不明、范圍不清的問題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

2.4拓展檔案增值服務(wù)

不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理要積極拓展檔案增值服務(wù)，提高不動(dòng)產(chǎn)檔案的利用效率，實(shí)現(xiàn)最大化的利用價(jià)值。不動(dòng)產(chǎn)檔案部門應(yīng)積極舉辦不動(dòng)產(chǎn)特色檔案展示參觀活動(dòng)，讓社會(huì)公眾可以體會(huì)到不動(dòng)產(chǎn)檔案的豐富性，主動(dòng)參與不動(dòng)產(chǎn)資源的保護(hù)工作中。政府部門要向社會(huì)公眾定期發(fā)布不動(dòng)產(chǎn)特色檔案名錄、不動(dòng)產(chǎn)資源開發(fā)和保護(hù)的相關(guān)信息，讓廣大人民群眾了解不動(dòng)產(chǎn)管理工作的開展情況。同時(shí)，不動(dòng)產(chǎn)檔案部門還要不斷改進(jìn)檔案服務(wù)質(zhì)量，簡(jiǎn)化檔案借閱手續(xù)，創(chuàng)新信息傳播路徑，加快建設(shè)在線公共服務(wù)系統(tǒng)，使用戶可以登錄系統(tǒng)在線閱覽所需的不動(dòng)產(chǎn)信息，提高不動(dòng)產(chǎn)檔案服務(wù)的便捷性。此外，不動(dòng)產(chǎn)檔案部門還要建設(shè)網(wǎng)站、論壇、微博等信息交流平臺(tái)，及時(shí)與用戶進(jìn)行溝通交流，擴(kuò)大社會(huì)弱勢(shì)群體的數(shù)據(jù)資源采集范圍，為弱勢(shì)群體提供檔案利用服務(wù)。

結(jié)論

總而言之，不動(dòng)產(chǎn)檔案工作要積極推進(jìn)集約化管理、信息化管理的建設(shè)進(jìn)程，以滿足不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記管理工作的需要，不斷提高不動(dòng)產(chǎn)管理水平。不動(dòng)產(chǎn)檔案部門要統(tǒng)一不動(dòng)產(chǎn)檔案收集整理工作，規(guī)范歸檔業(yè)務(wù)流程，拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域，從而提升不動(dòng)產(chǎn)檔案利用效率和服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)行業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：唐山市不動(dòng)產(chǎn)登記中心）