踐行綠色發(fā)展理念提升科研管理領(lǐng)域信息化應(yīng)用

王恩燕

摘要：科研管理領(lǐng)域的無紙化綠色辦公是高校管理信息化建設(shè)的一個(gè)重要窗口，也是踐行國家綠色發(fā)展理念的一個(gè)重要方面。進(jìn)一步推動科研管理領(lǐng)域的無紙化綠色辦公，將至少能降低80%以上的非必要浪費(fèi)。本文結(jié)合科研管理工作的現(xiàn)狀及實(shí)際需求，以從業(yè)人員、辦公手段、機(jī)制制度三方面為切入口，提出了綠色發(fā)展理念在科研管理領(lǐng)域進(jìn)一步推行的方法和措施建議。

關(guān)鍵詞：科研管理；綠色發(fā)展；無紙化綠色辦公

綠色發(fā)展的理念是貫穿于國家領(lǐng)導(dǎo)人治國理政的思想及行動之中，如“綠水青山就是金山銀山”的科學(xué)論斷的提出；推動形成綠色發(fā)展方式和生活方式，為人民群眾創(chuàng)造良好生產(chǎn)生活環(huán)境的強(qiáng)調(diào)；構(gòu)建人類命運(yùn)共同體，建設(shè)持久和平、普遍安全、共同繁榮、開放包容、清潔美麗的世界的呼吁等等。

高校是整個(gè)社會思想最活躍、最新潮信息技術(shù)推廣應(yīng)用的最前沿陣地?！案咝３袚?dān)著培養(yǎng)高素質(zhì)人才、引領(lǐng)科技創(chuàng)新的重大使命，高校管理創(chuàng)新是實(shí)現(xiàn)這一使命的必經(jīng)路徑。”在高校中深入推行無紙化綠色辦公思想，將會引領(lǐng)并促進(jìn)整個(gè)社會的節(jié)能減排作風(fēng)。

《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020年）》提出：“信息技術(shù)對教育發(fā)展具有革命性的影響，必須予以高度重視。”信息技術(shù)的高速發(fā)展，為高校的教育教學(xué)、服務(wù)管理提供了新的手段，也為高校管理的無紙化綠色辦公提供了可能。

近年來，為了實(shí)現(xiàn)無紙化綠色辦公的設(shè)想，各種措施都在實(shí)施：如推進(jìn)節(jié)約型機(jī)關(guān)建設(shè)、電子公文、網(wǎng)上審批等。科研管理領(lǐng)域也在推進(jìn)辦公自動化，如項(xiàng)目申報(bào)管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等的推廣及應(yīng)用。但是到目前為止，基本每個(gè)科研管理的過程中都離不開大量紙質(zhì)材料的使用，科研管理領(lǐng)域?qū)嵭袩o紙化綠色辦公并沒有取得非常理想的效果。

一、科研管理領(lǐng)域進(jìn)一步推動無紙化綠色辦公的意義

科研管理領(lǐng)域涉獵很多方面，如：科研人員管理、科研項(xiàng)目管理（申報(bào)、立項(xiàng)、中檢、結(jié)題）、科研成果管理（論文、專利、著作）、學(xué)科管理、研究生管理、平臺管理、地方合作服務(wù)管理、科研活動管理、科研服務(wù)管理、科研檔案管理、績效考評管理等等。其中，科研項(xiàng)目管理是最具代表性的事項(xiàng)，下面將選取2017年度國家自然科學(xué)基金和國家社科基金項(xiàng)目申報(bào)為例來分析在科研管理領(lǐng)域推動無紙化綠色辦公的意義。

2017年國家自然科學(xué)基金共受理187135項(xiàng)，決定資助合計(jì)40265項(xiàng)，立項(xiàng)比例約為21.52%，用紙量為32711.20kg；2017年國家社科基金年度項(xiàng)目和青年項(xiàng)目正式受理有效申報(bào)29440項(xiàng)，公布立項(xiàng)課題為4289項(xiàng)，立項(xiàng)比例約為14.57%，用紙量為12865.28kg。2017年度國家自然科學(xué)基金和國家社科基金兩者的平均立項(xiàng)率為20.57%，用紙量合計(jì)為45576.48kg。如果改為無紙化綠色辦公模式，即：申報(bào)時(shí)，只需要打印簽字蓋章頁，掃描上傳該頁后，即完成了申報(bào)，等項(xiàng)目審核完成立項(xiàng)后再遞交2份存檔材料。那么，需要的紙張量分別為：7038.32kg和749.72kg，合計(jì)為7788.04kg。節(jié)約用紙量分別達(dá)到78.48%和94.17%，平均為82.91%。具體數(shù)據(jù)如表1所示。

再以浙江省的2017年度國家社科基金項(xiàng)目申報(bào)為例：各單位共提交申報(bào)材料1681份，初篩后報(bào)送全國社科規(guī)劃辦1338份，年度項(xiàng)目獲立244項(xiàng)，立項(xiàng)比例為18.24%，比全國平均立項(xiàng)率的14.57%高3.67個(gè)百分點(diǎn)。申報(bào)用紙量為187320頁，重818.59kg。無紙化綠色辦公實(shí)施情況下，以完成立項(xiàng)后再向國家社科基金規(guī)劃辦報(bào)送2份存檔材料，省里留1份留檔即共交3份材料計(jì)算，項(xiàng)目申報(bào)用紙量為14640頁，重63.98kg，節(jié)約用紙量達(dá)到92.18%。具體數(shù)據(jù)如表1所示。

現(xiàn)在的科研項(xiàng)目申報(bào)，雖然部分采用了網(wǎng)上項(xiàng)目申報(bào)系統(tǒng)申報(bào)，但是大部分還是要求在線打印，即無論是否立項(xiàng)，只要申報(bào)都必須提交多份紙質(zhì)書面材料。

以上僅為一個(gè)代表性事項(xiàng)中的一個(gè)種類的數(shù)據(jù)分析。除此之外，科研管理領(lǐng)域還存在其他多級別、多種類、多數(shù)量的項(xiàng)目申報(bào)，再加上科研管理領(lǐng)域管理的其他方面，可以想象，一年科研管理領(lǐng)域業(yè)務(wù)所消耗的紙張量更巨大。如此高頻率的大量紙張的使用，與當(dāng)下提及的“綠色發(fā)展”不相吻合。如果進(jìn)一步推動無紙化綠色辦公，既省時(shí)又環(huán)保，將至少能降低80%以上的非必要浪費(fèi)。

科研管理領(lǐng)域的無紙化綠色辦公是對《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》和教育部《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011-2020年）》的貫徹和落實(shí)?？蒲泄芾眍I(lǐng)域進(jìn)一步推動無紙化綠色辦公，就是在進(jìn)一步推動綠色發(fā)展，就是在積極承擔(dān)保護(hù)環(huán)境的責(zé)任，就是在響應(yīng)國家節(jié)能降耗的號召，更是在促進(jìn)人類命運(yùn)共同體的構(gòu)建。

二、科研管理領(lǐng)域進(jìn)一步推進(jìn)無紙化綠色辦公發(fā)展的方法建議

科研管理領(lǐng)域?qū)嵭袩o紙化綠色辦公并不是完全無紙化，而是盡可能降低不必要的浪費(fèi)。在現(xiàn)有的科研管理基礎(chǔ)上，如何進(jìn)一步推進(jìn)無紙化綠色辦公，本文將從以下幾個(gè)方面來探討：

（一）先進(jìn)管理理念學(xué)習(xí)與從業(yè)人員素養(yǎng)提升相結(jié)合

科研管理領(lǐng)域的辦公是一種相對特殊的辦公，其管理本身就需要在特定的條件及空間進(jìn)行，其管理對象更是引領(lǐng)時(shí)代先進(jìn)潮流的因素，因此，必須要有立于潮流更前頭的先進(jìn)管理理念才能更得心應(yīng)手的服務(wù)科研管理?？蒲泄芾眍I(lǐng)域的無紙化綠色辦公主要是借助于項(xiàng)目申報(bào)管理系統(tǒng)、各高校的OA辦公系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件及系統(tǒng)的應(yīng)用，這就需要科研管理工作人員、專家、學(xué)者、領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)決策者、使用者以及工作人員具有較高的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能和文化水平，即要求從業(yè)人員具有較高的人文及科學(xué)素養(yǎng)。

但是，部分具有決定權(quán)的專家、學(xué)者、領(lǐng)導(dǎo)和部分管理人員，或鑒于計(jì)算機(jī)水平不高、或不習(xí)慣電腦辦公、或?qū)o紙化綠色辦公存在質(zhì)疑等種種因素，制約著科研領(lǐng)域的無紙化綠色辦公發(fā)展。要想在科研領(lǐng)域進(jìn)一步推進(jìn)無紙化綠色辦公，需要針對這些不利因素來進(jìn)行先進(jìn)管理理念的學(xué)習(xí)和從業(yè)人員素養(yǎng)的提高。

首先，對于不習(xí)慣或者計(jì)算機(jī)水平不高的從業(yè)人員，提出必要的計(jì)算機(jī)水平要求，進(jìn)行專門的基礎(chǔ)培訓(xùn)和考核。相信通過對從業(yè)人員的計(jì)算機(jī)練習(xí)、應(yīng)用及水平要求的提出，能促進(jìn)從業(yè)人員計(jì)算機(jī)的習(xí)慣及熟練應(yīng)用，進(jìn)而整體提高計(jì)算機(jī)水平。

其次，綠色發(fā)展辦公理念的灌輸。不可避免的，在科研管理領(lǐng)域中的辦公中，總是存在這樣那樣不必要的浪費(fèi)，只要將綠色發(fā)展辦公理念徹底的灌輸?shù)矫總€(gè)從業(yè)人員的心里去，才能讓他們的素養(yǎng)從根本上自動提高。錢是你自己的，但是資源是大家的。浪費(fèi)辦公材料就是在浪費(fèi)地球的資源。

最后，科研管理領(lǐng)域的無紙化綠色辦公從上往下的推行。上級部門不要求紙質(zhì)版的材料后，下級部門基本也不會要求紙質(zhì)版材料。所以，除了必要的材料及批示外，上級部門、專家及領(lǐng)導(dǎo)盡可能的轉(zhuǎn)變辦公觀念，重視并帶頭落實(shí)科研管理領(lǐng)域的無紙化綠色辦公。

（二）信息化系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)與自主開發(fā)相結(jié)合

科研管理領(lǐng)域無紙化綠色辦公是基于相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件及系統(tǒng)的應(yīng)用基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的，而為了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及對接的方便，下級部門的系統(tǒng)一般是以上級部門的系統(tǒng)為模板，要么直接用同一家開發(fā)單位的軟件模板，要么依據(jù)該模板自主開發(fā)應(yīng)用軟件，但是不管怎么變，總是離不了上級部門系統(tǒng)軟件的影子。因此，為了更好的推進(jìn)科研管理領(lǐng)域的無紙化綠色辦公，上級管理部門的信息化系統(tǒng)在頂層設(shè)計(jì)開發(fā)時(shí)，一定要盡可能的先進(jìn)、全面、與時(shí)俱進(jìn)。而自主開發(fā)系統(tǒng)時(shí)，也一定要結(jié)合上級管理部門及不同管理部門的要求，盡可能的考慮并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)及直接對接功能，進(jìn)而為科研管理領(lǐng)域的無紙化綠色辦公進(jìn)一步推進(jìn)提供有利的支持。

各信息化系統(tǒng)通過頂層設(shè)計(jì)能促使各辦公系統(tǒng)形成校內(nèi)不同部門之間、校外不同管理級別之間的工作、信息、知識的整合共享管理，完善科研業(yè)務(wù)管理，進(jìn)而帶動、促進(jìn)并推動整個(gè)社會的無紙化綠色辦公實(shí)施進(jìn)程。

（三）管理機(jī)制約束與制度保障相結(jié)合

科研管理領(lǐng)域的無紙化綠色辦公在運(yùn)行的過程中，無可避免的會遇到各種問題，如安全性問題、保密性問題、便利性問題、及時(shí)性問題、法律效力問題等。為了更好的解決這些問題，必須要建立簡單、可靠、協(xié)調(diào)、緊密的管理機(jī)制來進(jìn)行約束。在這個(gè)管理機(jī)制中，從業(yè)人員的責(zé)任要明確，各級權(quán)限要分明，流程要有據(jù)可查等。

在約束的同時(shí)也要制定制度來保障科研管理領(lǐng)域無紙化綠色辦公的運(yùn)行。在這個(gè)保障制度中，至少要涵蓋以下保障內(nèi)容：如通過建立專門的網(wǎng)絡(luò)安全部門，來保障級別及部門的網(wǎng)絡(luò)安全性和保密性；通過技術(shù)支持人員，來保障各系統(tǒng)的正常穩(wěn)定運(yùn)行；通過多級別管理人員及領(lǐng)導(dǎo)的電子簽名及同意，來保障法律效力；通過系統(tǒng)后臺的短信等相關(guān)通訊平臺及多終端支持手段，來保障各種事宜的及時(shí)處理等。

三、結(jié)論

在科研管理領(lǐng)域進(jìn)一步推動無紙化綠色辦公是時(shí)代和發(fā)展的要求，科研管理領(lǐng)域的無紙化綠色辦公還有進(jìn)一步推廣的巨大價(jià)值，但是要實(shí)現(xiàn)其進(jìn)一步推廣還存在一定的問題?；谶@些問題及對綠色發(fā)展理念、國家和教育部發(fā)展規(guī)劃的貫徹落實(shí)的需求，本文提出了通過從業(yè)人員先進(jìn)管理理念的學(xué)習(xí)和素養(yǎng)的提升、信息化工具的設(shè)計(jì)開發(fā)、管理機(jī)制與制度的約束與保障等來進(jìn)一步推動科研管理領(lǐng)域的無紙化綠色辦公綠色發(fā)展理念的建議。