信息化在科技檔案管理中的應(yīng)用分析

楊芬

[摘 要]隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其在地質(zhì)部門的應(yīng)用也越來越廣泛，科技檔案管理同樣已步入數(shù)字化、云計(jì)算時(shí)代?；诖耍疚膶⒕唧w探討信息化的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)和當(dāng)前科技檔案管理存在的不足以及應(yīng)對(duì)舉措，以供參考。

[關(guān)鍵詞]信息化；科技檔案管理；應(yīng)用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.16.075

[中圖分類號(hào)]G275.3；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）16-0-02

在地質(zhì)部門的日常管理工作中，科技檔案管理占據(jù)著非常重要的地位，在對(duì)科技檔案進(jìn)行管理時(shí)，需要對(duì)原始檔案進(jìn)行收錄整理，對(duì)新增數(shù)據(jù)進(jìn)行校正統(tǒng)計(jì)。由于科技檔案儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)信息較多，地質(zhì)部門引進(jìn)了現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建了科技檔案信息化管理系統(tǒng)，將檔案信息目錄完整地記錄在了服務(wù)器中，在調(diào)取科技檔案時(shí)，只需借助互聯(lián)網(wǎng)的共享功能即可查詢。信息化管理模式是對(duì)人工管理模式的創(chuàng)新，也是對(duì)人工管理模式的發(fā)展，保證了科技檔案服務(wù)功能的最終實(shí)現(xiàn)。

1 信息化應(yīng)用在科技檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

1.1 豐富檔案內(nèi)容

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)突飛猛進(jìn)，近幾年來我國(guó)提出了科教興國(guó)戰(zhàn)略，信息技術(shù)發(fā)展速度明顯加快。特別是進(jìn)入新時(shí)代以來，以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算為支撐，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用到了各行各業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域。作為基礎(chǔ)科技的前沿陣地，地質(zhì)部門自然也步入了數(shù)字化時(shí)代。從科技檔案管理方面來看，對(duì)傳統(tǒng)的科技檔案管理體系進(jìn)行了優(yōu)化。

科技檔案記錄的內(nèi)容非常豐富，且每一項(xiàng)內(nèi)容都具有重要的參考價(jià)值。檔案管理人員的任務(wù)就是提高檔案管理效率，為社會(huì)對(duì)象提供更好的檔案服務(wù)，傳統(tǒng)的管理方法，大部分都是采用人工收集資料的辦法。人為管理的隨意性很大，加上一些工作人員缺乏自身責(zé)任感，檔案管理就會(huì)出現(xiàn)或多或少的各類錯(cuò)誤，實(shí)效性會(huì)顯著降低，基至還有可能會(huì)出現(xiàn)一定的誤差。檔案管理信息化后，不僅可以減少人為偏差，確保信息內(nèi)容真實(shí)精確，而且能大大提升檔案管理的容量，全面豐富檔管理的內(nèi)容。除了基礎(chǔ)的地質(zhì)資料，還包括國(guó)內(nèi)外科研機(jī)構(gòu)提供的重要信息。由此可見，地質(zhì)部門科技檔案的信息化管理，已是大勢(shì)所趨，現(xiàn)實(shí)所需。

1.2 服務(wù)當(dāng)代社會(huì)

從性質(zhì)上來看，科技檔案屬于地質(zhì)調(diào)查人員創(chuàng)造出來的重要成果，一切成果都要為當(dāng)代社會(huì)服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)，為民生福祉服務(wù)，以促進(jìn)社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展作為最終目標(biāo)。在新時(shí)期，地質(zhì)部門的社會(huì)性越來越明顯，智慧成果的應(yīng)用效率越來越高。我國(guó)地質(zhì)部門和其他科研機(jī)構(gòu)等建立了合作關(guān)系，開發(fā)了各種應(yīng)用軟件，對(duì)科技成果匯交帶來了很大的便利，實(shí)現(xiàn)了科技檔案共享，提高了科技檔案的轉(zhuǎn)化效率。科技檔案的利用率越高，其所創(chuàng)造的社會(huì)價(jià)值越高。因此地質(zhì)部門需要關(guān)注科技檔案的利用途徑，對(duì)科技檔案內(nèi)容進(jìn)行不斷改進(jìn)。時(shí)代需要社會(huì)化的科技成果，而信息化的管理模式，顯然更能迎合時(shí)代的發(fā)展和需要，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)打造了開放的平臺(tái)，可容納海量的地質(zhì)科研成果。地質(zhì)部門和科研機(jī)構(gòu)只需登錄專業(yè)平臺(tái)，就能獲取和查看科技檔案開放部分的內(nèi)容，共享數(shù)字地質(zhì)帶來的成果。

1.3 滿足多元需求

就目前來看，地質(zhì)科技檔案的實(shí)用功能正在增強(qiáng)，其使用范圍已經(jīng)不再局限于地質(zhì)部門內(nèi)部。國(guó)家想要開展某項(xiàng)事業(yè)，或者企業(yè)想要進(jìn)行某項(xiàng)工程建設(shè)，都需要借鑒科技檔案信息，以科技檔案數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)?？萍紮n案的需求量不斷拓展，面向的使用者也越來越多。每個(gè)使用者獲取檔案的途徑不同，對(duì)科技檔案的傳遞方式也提出了更高的要求。信息化管理模式，可以將紙質(zhì)的科技檔案轉(zhuǎn)換成電子科技檔案，并對(duì)電子科技檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和復(fù)制。其他人員在借閱科技檔案時(shí)，無須等待他人閱覽完成，這無疑給使用者帶來了更多的便利，大大提高了科技檔案的使用效率。同時(shí)，信息化管理模式精確記錄了科技檔案的借閱者信息，可以對(duì)借閱者進(jìn)行動(dòng)態(tài)追蹤，避免科技檔案出現(xiàn)惡意篡改、泄密等問題。

2 信息化在科技檔案管理應(yīng)用中的不足之處

2.1 信息意識(shí)淡薄

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)屬于新興技術(shù)的產(chǎn)物，很多地質(zhì)部門還沒有認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的重要性，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用在科技檔案管理工作中。事實(shí)上，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)科技檔案管理的重要性和緊迫性已相當(dāng)明顯。如果信息意識(shí)淡薄，不引起足夠的重視，科技檔案管理模式自然難以突破和創(chuàng)新。當(dāng)然，也有一些地質(zhì)部門認(rèn)識(shí)到了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的重要性，投入資金引進(jìn)了信息技術(shù)，但是后續(xù)的工作沒迅速跟上，沒有對(duì)信息化的科技檔案管理模式進(jìn)行系統(tǒng)思考，對(duì)科技檔案的應(yīng)用缺乏章法，自然不可能達(dá)到預(yù)期的效果、發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.2 基礎(chǔ)建設(shè)不力

任何新興事物的推進(jìn)，都離不開必要的投入，要推進(jìn)地質(zhì)部門檔案管理的信息化、數(shù)字化，同樣需不斷夯實(shí)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。由于信息意識(shí)淡薄等多種原因，部分地質(zhì)部門在信息技術(shù)的推進(jìn)方面投入很少，有的連基本的現(xiàn)代信息化設(shè)備也沒有采購，導(dǎo)致信息系統(tǒng)建設(shè)推進(jìn)緩慢，或停滯不前?？萍紮n案的信息化管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，絕不是輕而易舉的小事，地質(zhì)部門除推出一定的管理舉措，還必須加大信息化硬件、軟件建設(shè)的投入，根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行實(shí)時(shí)更新。這些工作當(dāng)然離不開必要的資金支持，沒有一定的資金投入，科技檔案信息系統(tǒng)自然無法構(gòu)建起來，數(shù)據(jù)更新速度就會(huì)滯緩，科技檔案的實(shí)際應(yīng)用就得不到保障。地質(zhì)部門需要開展的工作項(xiàng)目比較多，各方面都要費(fèi)用，但科技檔案方面的投入也需想方設(shè)法籌集資金。

2.3 信息人才欠缺

在信息化的背景下，社會(huì)對(duì)信息人才的需求量越來越多，地質(zhì)部門也不例外。信息化管理模式對(duì)工作人員提出了更高的要求，科技檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理能力，而且還要具備信息操作的能力。我國(guó)很多地質(zhì)部門的科技信息檔案管理人員都身兼多職，由于工作比較繁忙，這些管理人員并不能全身心投入科技檔案管理工作中。專業(yè)化的檔案管理人員非常少，且企業(yè)忽視了檔案管理人員的定向培養(yǎng)，阻礙了檔案管理人員的后天發(fā)展。人才匱乏對(duì)科技檔案管理產(chǎn)生了不利影響，一方面，信息化管理無法發(fā)揮效用，另一方面，科技檔案管理效率無法得到提升。由于缺乏必備的檔案管理能力，這些檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)方法對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄、收集等，從而浪費(fèi)了大量的信息技術(shù)資源。一些地質(zhì)部門為了構(gòu)建科技檔案管理的信息化系統(tǒng)，引進(jìn)了現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備。在信息人才欠缺的情況下，現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備也失去了效用，科技檔案管理的信息化舉步維艱。

3 信息化在科技檔案管理中的應(yīng)用舉措

3.1 深化信息觀念

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)是時(shí)代發(fā)展的大勢(shì)所趨，也給各行各業(yè)帶來了極大的便利。作為國(guó)家基礎(chǔ)科學(xué)的地質(zhì)部門，更應(yīng)走在時(shí)代的前列，深化信息觀念，通過加大投入、健全制度、強(qiáng)化管理、培養(yǎng)人才等舉措，大力推進(jìn)地質(zhì)事業(yè)和科技檔案管理信息化。當(dāng)然，在應(yīng)用信息技術(shù)構(gòu)建科技檔案管理系統(tǒng)時(shí)，地質(zhì)部門應(yīng)該注重保護(hù)科技檔案，避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)遺漏、惡意篡改、竊取等問題。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以互聯(lián)網(wǎng)為依托，而互聯(lián)網(wǎng)具有極強(qiáng)的自發(fā)性，互聯(lián)網(wǎng)中有許多黑客，這些黑客會(huì)為了牟取暴利而采用違法手段盜取系統(tǒng)信息。對(duì)于地質(zhì)部門和科研機(jī)構(gòu)而言，科技檔案非常重要，科技檔案是地質(zhì)工作的基礎(chǔ)，也是科研實(shí)踐的依據(jù)。如果科技檔案丟失，地質(zhì)工作、科研實(shí)踐就無法展開。近年來，我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境得到凈化，但是仍有不法分子在利用互聯(lián)網(wǎng)制度的漏洞，對(duì)他人財(cái)富進(jìn)行侵害。地質(zhì)部門應(yīng)該明確科技檔案管理人員的工作責(zé)任和任務(wù)，建立健全檔案管理制度和保密制度，對(duì)檔案借閱者身份進(jìn)行核實(shí)，追蹤檔案信息，確保檔案安全合理利用。

3.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)

信息化的科技檔案管理，顯然離不開必要的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，地質(zhì)部門應(yīng)該根據(jù)各自的實(shí)際加大投入，不斷更新科技檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)硬件軟件進(jìn)行檢查和維護(hù)。在構(gòu)建信息化的科技檔案系統(tǒng)時(shí)，地質(zhì)部門應(yīng)該派遣專業(yè)的技術(shù)人員，和科技公司進(jìn)行合作，使設(shè)計(jì)出來的科技檔案系統(tǒng)完全符合地質(zhì)部門的需要。地質(zhì)部門的資金有限，因此需要做好資金配置工作，避免出現(xiàn)資金流失、資金鏈斷裂等問題。信息化的科技檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具有兼容性，地質(zhì)部門需要對(duì)科技檔案技術(shù)進(jìn)行更新，隨時(shí)記錄新的檔案數(shù)據(jù)，確保檔案的完整性和科學(xué)性。為了簡(jiǎn)化工作步驟，地質(zhì)部門可以對(duì)紙質(zhì)科技檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換，通過原文輸入和掃描方法形成電子檔案。

3.3 培養(yǎng)信息人才

管理人員的個(gè)人能力直接關(guān)系科技檔案管理的質(zhì)量，管理人員的個(gè)人能力越強(qiáng)，科技檔案管理質(zhì)量越高。地質(zhì)部門應(yīng)該認(rèn)識(shí)到科技檔案管理人員的重要性，嚴(yán)格管理人員的選拔流程，檢驗(yàn)管理人員是否掌握信息技術(shù)知識(shí)。為了發(fā)揮科技檔案管理的實(shí)效性，地質(zhì)部門應(yīng)該設(shè)立專門的信息科技檔案管理部門，并為這個(gè)部門配備專業(yè)的信息管理人才。為了增強(qiáng)信息科技檔案管理部門的號(hào)召力，地質(zhì)部門可以提供高薪吸引人才的注意力。在日常工作的過程中，地質(zhì)部門應(yīng)該對(duì)科技檔案管理人員進(jìn)行定期教育和培訓(xùn)，使管理人員的信息化知識(shí)體系與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)，地質(zhì)部門應(yīng)該邀請(qǐng)信息技術(shù)學(xué)者召開座談會(huì)等，讓科技檔案管理人員參與座談會(huì)，積極與信息技術(shù)學(xué)者進(jìn)行討論，以實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變。

4 結(jié) 語

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)水平不斷提升，應(yīng)用范圍也越來越廣泛，地質(zhì)部門更應(yīng)給予高度重視，大力推進(jìn)科技檔案管理信息化，優(yōu)化科技檔案管理，提高地質(zhì)工作效率。信息化的科技檔案管理對(duì)管理人員、管理制度、基礎(chǔ)設(shè)施等提出了更高的要求，為了提升科技檔案管理水平，地質(zhì)部門必須投入更多的資金，引進(jìn)現(xiàn)代化的信息技術(shù)，不斷壯大信息人才隊(duì)伍，構(gòu)建科學(xué)的科技檔案管理系統(tǒng)，力促地質(zhì)事業(yè)邁上新臺(tái)階。

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