業(yè)務(wù)檔案管理工作對(duì)社?；鸢踩挠绊懛治?/h1>

2018-11-10 13:50:20黃炳輝

中國(guó)管理信息化訂閱 2018年16期 收藏

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)

黃炳輝

[摘 要]社保業(yè)務(wù)檔案作為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中的重要組成，是參保人員享受保險(xiǎn)待遇的憑證，也是保證社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)。隨著近年社保業(yè)務(wù)的發(fā)展，社保覆蓋面、服務(wù)范圍逐漸擴(kuò)大，同時(shí)社?；鹈媾R的風(fēng)險(xiǎn)也越來(lái)越多，阻礙社保業(yè)務(wù)發(fā)展。本文從業(yè)務(wù)檔案管理工作對(duì)社?；鸢踩闹匾饔贸霭l(fā)，總結(jié)業(yè)務(wù)檔案管理工作保障社保基金安全的措施。

[關(guān)鍵詞]社會(huì)保險(xiǎn)；業(yè)務(wù)檔案；基金安全

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.16.072

[中圖分類(lèi)號(hào)]G271；F812.45 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）16-0-02

近年來(lái)，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)制越來(lái)越成熟，但是由于部分地區(qū)社保機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制制度不健全、管理模式落后等因素，不利于開(kāi)展社會(huì)保險(xiǎn)基金管理工作。因此，社會(huì)保險(xiǎn)基金管理工作需完善內(nèi)控機(jī)制，使其更加趨向于常規(guī)化，推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案健康發(fā)展。下面，筆者結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)，從以下幾點(diǎn)探討業(yè)務(wù)檔案管理工作對(duì)社?；鸢踩挠绊?。

1 業(yè)務(wù)檔案對(duì)社保基金安全的重要作用

在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中，業(yè)務(wù)檔案管理和社保基金關(guān)系密切，是保證基金安全性的前提條件。一般情況下，社?；鹪诎l(fā)放、轉(zhuǎn)移、征繳時(shí)參考相關(guān)規(guī)定會(huì)產(chǎn)生業(yè)務(wù)檔案，其記載著多年來(lái)參保人員的詳細(xì)信息，如參保記錄、參保費(fèi)用、享受的待遇等。在實(shí)際工作中，工作人員將業(yè)務(wù)檔案管理、社保基金結(jié)合在一起，參照業(yè)務(wù)檔案對(duì)基金進(jìn)行核對(duì)，比對(duì)檔案監(jiān)管基金，能有效預(yù)防漏發(fā)、冒領(lǐng)現(xiàn)象，便于充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案的作用，保證社?；鸢踩?/p>

2 業(yè)務(wù)檔案是保證基金內(nèi)控到位的途徑

業(yè)務(wù)檔案是內(nèi)部監(jiān)督、控制的一手資料，也是保證基金安全的基礎(chǔ)。加大社保檔案的管理力度，保證基金內(nèi)控到位，能修復(fù)社保漏洞，保證基金安全。從當(dāng)前情況來(lái)看，業(yè)務(wù)檔案管理工作的作用主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。①業(yè)務(wù)檔案管理是保障基金安全的基礎(chǔ)。由于部分社保機(jī)構(gòu)缺乏對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理的重視，投入資金和精力較少，導(dǎo)致該管理工作缺乏一定的規(guī)范性、系統(tǒng)性，導(dǎo)致裝訂不規(guī)范、檔案丟失現(xiàn)象頻發(fā)，無(wú)法滿(mǎn)足管理人員、參保人員的信息查閱需求，不利于提高管理質(zhì)量和內(nèi)控效率。再加上社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量龐大，故而對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范、科學(xué)的整理和管理非常重要。②科學(xué)、合理地使用業(yè)務(wù)檔案是保障基金安全的有效手段。業(yè)務(wù)檔案管理包括收集、分析、整理、歸納和查閱等流程，各機(jī)構(gòu)及參保人員都通過(guò)間接或直接的方式參與其中，導(dǎo)致業(yè)務(wù)檔案管理錯(cuò)誤頻發(fā)，因此為保證業(yè)務(wù)檔案的完整性、真實(shí)性，需加強(qiáng)內(nèi)部管控，進(jìn)一步保障社保基金安全。③隨著人們養(yǎng)老保險(xiǎn)意識(shí)的增強(qiáng)，歷史繳費(fèi)作用逐漸顯現(xiàn)，斷保多年后再續(xù)保的人越來(lái)越多。由于歷史繳費(fèi)記錄不完整，部分參保人員權(quán)益得不到保障，而且實(shí)踐中也產(chǎn)生諸多爭(zhēng)議，為有效解決這些爭(zhēng)議，必須依據(jù)完整、準(zhǔn)確的個(gè)人信息，因此加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理工作尤為重要。如果業(yè)務(wù)檔案管理中缺乏安全、合理的管理流程和機(jī)制，就會(huì)使社保機(jī)構(gòu)的工作陷入瓶頸，甚至還會(huì)影響社保改革的進(jìn)程。所以，應(yīng)基于實(shí)際加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理，這是保護(hù)參保人員權(quán)益的基礎(chǔ)，也是保障社?；鸢踩闹匾e措。

3 業(yè)務(wù)檔案管理工作保障社?；鸢踩拇胧?/p>

3.1 增強(qiáng)社?；鸢踩庾R(shí)，加強(qiáng)檔案管理的宣傳力度

國(guó)家檔案局、人力資源保障部門(mén)應(yīng)制定業(yè)務(wù)檔案的管理要求，對(duì)相關(guān)的管理制度、執(zhí)行部門(mén)給出詳盡的規(guī)定。上級(jí)部門(mén)還要不斷增強(qiáng)社保基金安全意識(shí)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理，將其作為評(píng)定部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)工作的指標(biāo)之一，借助網(wǎng)絡(luò)、電視等手段宣傳業(yè)務(wù)檔案管理工作，保證社會(huì)公民充分了解業(yè)務(wù)檔案管理工作對(duì)社保基金安全性的作用。同時(shí)，社保機(jī)構(gòu)還要加強(qiáng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，組織專(zhuān)業(yè)人員參與業(yè)務(wù)檔案管理，并為他們提供工作場(chǎng)所，盡可能地滿(mǎn)足工作要求，保證業(yè)務(wù)檔案管理工作順利進(jìn)行；根據(jù)自身經(jīng)濟(jì)狀況適當(dāng)提高業(yè)務(wù)檔案管理部門(mén)的資金預(yù)算，提高工作人員的福利待遇，從而提高業(yè)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量。

3.2 建立信息化環(huán)境，健全內(nèi)控機(jī)制

在業(yè)務(wù)檔案管理工作中，建設(shè)以人為本、人機(jī)結(jié)合的信息系統(tǒng)對(duì)加強(qiáng)內(nèi)部控制具有重要的作用，具有成本低、維護(hù)便利、效率高、可靠性強(qiáng)的特征，能使內(nèi)部控制管理更加精細(xì)、合理。社保機(jī)構(gòu)應(yīng)建立信息化的業(yè)務(wù)檔案管理環(huán)境，合理使用計(jì)算機(jī)的統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確、運(yùn)算速度快等優(yōu)勢(shì)，將社保系統(tǒng)和銀行、編制機(jī)構(gòu)、繳費(fèi)單位系統(tǒng)結(jié)合在一起，不斷拓展檔案信息的收集面。與此同時(shí)，社保機(jī)構(gòu)還要集中處理檔案信息，及時(shí)將變動(dòng)后的信息傳遞至系統(tǒng)終端，便于統(tǒng)一檢查、核對(duì)檔案信息，推動(dòng)社?；鹩行蜻\(yùn)行。

在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作中，工作人員要對(duì)管理流程進(jìn)行規(guī)范，保證檔案資料的完整性、真實(shí)性，從而不斷提高檔案管理的質(zhì)量和效率。社保機(jī)構(gòu)要依托我國(guó)頒布的和檔案管理相關(guān)的政策，健全業(yè)務(wù)檔案管理工作制度，基于工作要求明確檔案信息的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和要求，構(gòu)建全面、科學(xué)的管理體系，能保證各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。對(duì)于種類(lèi)不同的業(yè)務(wù)檔案管理，工作人員還要還要明確各環(huán)節(jié)流程，保證能夠進(jìn)行集中化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，從而不斷提升管理水平。

3.3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化建設(shè)，夯實(shí)內(nèi)控基礎(chǔ)

業(yè)務(wù)檔案和每位參保人員的利益有著直接關(guān)系，憑證效果顯著。通過(guò)規(guī)范化管理業(yè)務(wù)檔案，能夯實(shí)內(nèi)部控制基礎(chǔ)，保證社?；鸢踩?。社保機(jī)構(gòu)要建立社保檔案的管理機(jī)構(gòu)，明確相關(guān)人員的工作職責(zé)；完善規(guī)章制度，編制行之有效的方案，明確業(yè)務(wù)檔案的管理期限，保證立卷有標(biāo)準(zhǔn)，歸檔有范圍，保密有條例，查閱有規(guī)定，使各環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，從而實(shí)現(xiàn)最終的科學(xué)管理目標(biāo)。另外，社保機(jī)構(gòu)還要健全內(nèi)控機(jī)制，制定科學(xué)、合理的牽制機(jī)制，對(duì)于重點(diǎn)的業(yè)務(wù)檔案稽查，要落實(shí)雙控、雙崗機(jī)制，規(guī)范受理、審批、復(fù)核、支付等業(yè)務(wù)流程，將業(yè)務(wù)檔案管理工作納入日常工作中，并和績(jī)效工資、年終考核掛鉤，作為年終評(píng)選的依據(jù)。

同時(shí)，社保機(jī)構(gòu)還要投入足夠資金加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，分開(kāi)進(jìn)行資料存儲(chǔ)、辦公和查閱工作，為檔案資料設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案柜，并對(duì)檔案信息存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行管理和控制，預(yù)防因不良天氣帶來(lái)的損害現(xiàn)象，并對(duì)檔案室實(shí)施系統(tǒng)、規(guī)范的管理，保證檔案室的安全性。此外，社保機(jī)構(gòu)要加大對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和利用，將信息系統(tǒng)和保險(xiǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行對(duì)接，統(tǒng)一檔案信息數(shù)據(jù)格式，以實(shí)現(xiàn)最終的業(yè)務(wù)檔案管理目標(biāo)。社保業(yè)務(wù)檔案信息是對(duì)參保人員真實(shí)情況的反映，故而還要重視其保密性，定期組織管理人員參與專(zhuān)業(yè)教育和培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理安全意識(shí)，保證檔案管理有效、高效地進(jìn)行。

3.4 加強(qiáng)基金安全教育，提高綜合素養(yǎng)

業(yè)務(wù)檔案管理是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性和政策性都比較強(qiáng)的工作，特別是事業(yè)單位的社保檔案，在具備專(zhuān)業(yè)性的同時(shí)還具有政治性。作為檔案管理人員，除要掌握基礎(chǔ)性的基金安全知識(shí)外，還要具備一定的業(yè)務(wù)能力和法律意識(shí)。基于此，社保機(jī)構(gòu)需加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的基金安全教育，借助各種手段提高他們的管理意識(shí)和自律性。首先，開(kāi)展各種形式的警示教育活動(dòng)。與檔案管理機(jī)構(gòu)建立友好關(guān)系，邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員講述教材，增強(qiáng)他們的依法建檔、管檔意識(shí)、管理責(zé)任感。其次，組間一支高素質(zhì)、復(fù)合型的內(nèi)控團(tuán)隊(duì)?；谏绫C(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，有目的、有計(jì)劃地對(duì)內(nèi)部人員進(jìn)行培養(yǎng)，為他們提供盡可能多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，通過(guò)內(nèi)部稽查、核對(duì)機(jī)制約束員工，提高內(nèi)部控制的執(zhí)行力度。最后，提高管理人員的職業(yè)修養(yǎng)。對(duì)全體管理人員進(jìn)行思想素質(zhì)教育，并于教育結(jié)束后進(jìn)行考核，只有考核合格者才能上崗工作，提升全體員工的職業(yè)修養(yǎng)。

3.5 定期評(píng)估業(yè)務(wù)檔案，保障社?；鸢踩?/p>

在時(shí)間推移、社?；疝D(zhuǎn)移的背景下，社保機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案信息不斷更新和變化。相應(yīng)的，社保基金風(fēng)險(xiǎn)也處于動(dòng)態(tài)的變化中。這種情況下，社保機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的審計(jì)人員，定期監(jiān)控和評(píng)估業(yè)務(wù)檔案。在對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行評(píng)估時(shí)，社保機(jī)構(gòu)要嚴(yán)格按照相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格把控基金流向和流量，全面評(píng)估資產(chǎn)現(xiàn)狀，并基于業(yè)務(wù)流程制定與之相適應(yīng)的流程進(jìn)行監(jiān)督和防范。另外，社保機(jī)構(gòu)還可邀請(qǐng)工作經(jīng)驗(yàn)豐富的審計(jì)人員進(jìn)行評(píng)估，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案存在的問(wèn)題，預(yù)防發(fā)生暗箱操作現(xiàn)象?？傊ㄆ谠u(píng)估業(yè)務(wù)檔案信息，能發(fā)現(xiàn)和預(yù)防基金漏報(bào)、錯(cuò)報(bào)，使社保機(jī)構(gòu)的內(nèi)部控制工作更加趨向于常態(tài)化，進(jìn)一步保證社?；鸬陌踩浴?/p>

除此之外，檔案管理部門(mén)還要采購(gòu)實(shí)用性、先進(jìn)性的辦公設(shè)備，安排專(zhuān)人記錄檔案信息數(shù)據(jù)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，有效整合和利用業(yè)務(wù)檔案信息。同時(shí)，檔案管理部門(mén)要根據(jù)自身情況和工作狀況革新檔案管理軟件，做到自動(dòng)管理、檢索和統(tǒng)計(jì)檔案資料，便于全面掌控業(yè)務(wù)檔案信息，為日后工作的開(kāi)展提供保障。

4 結(jié) 語(yǔ)

在社保業(yè)務(wù)發(fā)展、覆蓋面擴(kuò)大的背景下，社?；鸢踩珕?wèn)題越來(lái)越突出，會(huì)降低業(yè)務(wù)檔案管理效率，阻礙社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)發(fā)展。因此，社保機(jī)構(gòu)需加強(qiáng)業(yè)務(wù)保險(xiǎn)管理，比如：吸取國(guó)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，健全內(nèi)部控制機(jī)制，加大社保風(fēng)險(xiǎn)的防控力度，保證業(yè)務(wù)檔案管理工作的順利進(jìn)行。另外，社保機(jī)構(gòu)還要積極、主動(dòng)地解決內(nèi)部控制建設(shè)中存在的問(wèn)題，及時(shí)轉(zhuǎn)變管理理念，將社?；鸢踩鳛槟繕?biāo)，建設(shè)內(nèi)控機(jī)制作為基礎(chǔ)，規(guī)范業(yè)務(wù)檔案管理流程，并定期對(duì)其進(jìn)行評(píng)估，以此保障社保基金安全，促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

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