信息技術(shù)對企業(yè)檔案資源利用的影響分析

李竹

摘 要：現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案資源利用具有重要影響，能夠全面提升檔案資源開發(fā)與管理，并便于檔案信息再加工，促使檔案資源全面整合與優(yōu)化，在信息技術(shù)有效運(yùn)用下，能夠全面提升企業(yè)檔案資源的利用效率。為了有效發(fā)揮信息技術(shù)在企業(yè)檔案資源利用當(dāng)中的作用，需要深入研究目前企業(yè)檔案資源利用當(dāng)中信息技術(shù)運(yùn)用現(xiàn)狀，結(jié)合相關(guān)問題針對性的提出有效措施，全面加強(qiáng)企業(yè)檔案資源利用中信息技術(shù)的運(yùn)用力度。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；企業(yè)檔案資源；利用；影響

1 前言

信息技術(shù)對企業(yè)檔案資源利用具有重要影響，在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展過程中，積極在企業(yè)檔案資源利用當(dāng)中加強(qiáng)引用現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)，能夠促使企業(yè)檔案資源歸檔管理效率更高，并有助于檔案資源信息的再加工與優(yōu)化整合，全面提升檔案資源利用效率。為了充分發(fā)揮信息技術(shù)在企業(yè)檔案資源利用當(dāng)中的積極作用，需要企業(yè)檔案資源管理人員從思想上重視信息技術(shù)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，并在企業(yè)資源利用當(dāng)中加強(qiáng)信息技術(shù)使用力度。

2 信息技術(shù)對企業(yè)檔案資源利用的影響

2.1 促使企業(yè)檔案歸檔與管理更加高效

以往在企業(yè)檔案資源管理當(dāng)中，基本上都是通過管理人員手動歸檔并整理檔案資源，也就是檔案部門在受到相關(guān)檔案資源之后，都是管理人員以人工方式來對檔案加以歸類整理和儲存，在利用檔案資源的時(shí)候，也是管理人員以手動方式取出企業(yè)檔案資料。這種人工的檔案歸檔與管理方式過于落后，不僅浪費(fèi)大量人力與物力，檔案利用效率也非常低，對企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展都會造成一定影響。在企業(yè)檔案資源歸檔與管理當(dāng)中運(yùn)用信息技術(shù)，管理人員需要通過相關(guān)技術(shù)對檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，將數(shù)字化處理之后的檔案信息存儲到管理系統(tǒng)當(dāng)中，并將原始檔案存入庫房當(dāng)中。這種企業(yè)檔案資源管理方式，只需要通過電腦實(shí)現(xiàn)檔案資源的歸檔以及管理，不需手動對照文獻(xiàn)內(nèi)容，利用信息技術(shù)將檔案內(nèi)容存儲到企業(yè)網(wǎng)絡(luò)或者管理計(jì)算機(jī)當(dāng)中，在利用檔案資源的時(shí)候，只需在網(wǎng)絡(luò)終端查看就可以，不需要工作人員到庫房當(dāng)中尋找相關(guān)資料，促使企業(yè)檔案資源管理效率大大提高[1]。

2.2 便于檔案信息再加工

以往的企業(yè)檔案資源，基本上都是紙質(zhì)文檔，這些資源具有重要的證據(jù)屬性，是不能被再加工的。但是實(shí)際上很多檔案資源當(dāng)中存在一定問題，在對相關(guān)資源進(jìn)行保存以及利用過程中都會存在一定不便。在檔案資源開發(fā)以及利用當(dāng)中，通過運(yùn)用信息技術(shù)，能夠?qū)n案信息進(jìn)行數(shù)字化保存，原始檔案作為證據(jù)保存，這樣就把企業(yè)檔案資源的使用功能與證據(jù)功能分離開了。原始檔案作為重要的證據(jù)資源，原封不動的進(jìn)行入庫保存，數(shù)字版本的檔案資源可以進(jìn)行再加工，便于保存與使用，促使檔案再加工實(shí)現(xiàn)有效發(fā)展。

2.3 檔案資源進(jìn)一步優(yōu)化整合

以往在企業(yè)檔案資源管理當(dāng)中，通常會對珍貴的檔案資源實(shí)現(xiàn)保密管理，企業(yè)各個(gè)部門的檔案資源都具有一定保密性質(zhì)，基本上在保存與管理、利用過程中都是區(qū)分部門的，這樣難以優(yōu)化整合企業(yè)檔案資源。在運(yùn)用信息技術(shù)之后，企業(yè)檔案資源都實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化處理，各種類型的資源都會被上傳至企業(yè)信息平臺當(dāng)中，企業(yè)內(nèi)部不同部門的檔案資源都實(shí)現(xiàn)了有效結(jié)合，在企業(yè)內(nèi)部可以對各部門檔案資源實(shí)現(xiàn)共享并利用。企業(yè)用戶可以利用網(wǎng)絡(luò)向企業(yè)信息平臺當(dāng)中連接，按照個(gè)人權(quán)限對所需檔案自行查閱，有利于企業(yè)檔案資源的整合利用。

2.4 檔案資源利用效率更高

以往在企業(yè)檔案資源管理過程中，要利用檔案資源必須由工作人員在檔案館當(dāng)中查詢相關(guān)檔案，對紙質(zhì)檔案的查閱需要耗費(fèi)大量時(shí)間與精力，同時(shí)利用者還需要經(jīng)過一系列審批程序才能具有查閱相關(guān)檔案資源的權(quán)限，這種管理模式導(dǎo)致企業(yè)檔案資源利用效率非常低。在企業(yè)檔案資源利用當(dāng)中充分運(yùn)用信息技術(shù)，能夠促使用戶按照需求直接在網(wǎng)絡(luò)終端查閱相關(guān)檔案內(nèi)容，并結(jié)合自身權(quán)限對各項(xiàng)檔案資源實(shí)現(xiàn)及時(shí)、便捷的查閱，不需要離開工作崗位就可以利用企業(yè)檔案資源，這促使企業(yè)檔案資源利用效率大大提升[2]。

3 企業(yè)檔案資源利用中運(yùn)用信息技術(shù)的現(xiàn)狀

3.1 缺乏充足的信息化利用意識

目前，很多企業(yè)的檔案管理部門屬于企業(yè)的附屬部門，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)檔案資源的開發(fā)與利用缺乏正確認(rèn)識，不夠重視企業(yè)檔案管理部門，在企業(yè)改革與發(fā)展過程中，沒有投入過多精力與資金對企業(yè)檔案部門加以改革與建設(shè)，導(dǎo)致很多企業(yè)檔案資源管理與利用還是沿用傳統(tǒng)手段進(jìn)行，影響了企業(yè)檔案資源利用中信息技術(shù)的有效運(yùn)用，檔案資源利用效率低下，也難以發(fā)揮企業(yè)檔案資源在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的重要作用。

3.2 信息化基礎(chǔ)建設(shè)欠缺

由于很多企業(yè)不夠重視檔案管理部門，也不會投入過多精力與資金來建設(shè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，導(dǎo)致目前多數(shù)企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)較為薄弱。雖然一些企業(yè)也開始重視檔案資源開發(fā)與利用中信息技術(shù)的運(yùn)用，但是投入的建設(shè)資金有限，沒有形成運(yùn)用規(guī)模，且對一些資源開發(fā)利用的信息技術(shù)缺乏更新，導(dǎo)致企業(yè)檔案資源利用整體信息技術(shù)設(shè)施較為落后。

3.3 信息技術(shù)使用強(qiáng)度不足

雖然一些企業(yè)也開始在企業(yè)檔案資源利用中運(yùn)用信息技術(shù)，但是實(shí)際使用力度不足，很多企業(yè)還是通過傳統(tǒng)多媒體和網(wǎng)絡(luò)社交工具來進(jìn)行檔案管理，這種信息技術(shù)相對較為落后，與現(xiàn)代發(fā)達(dá)的信息技術(shù)相比使用強(qiáng)度比較低下。比如一些企業(yè)在檔案信息資源利用當(dāng)中，已經(jīng)引進(jìn)并使用了先進(jìn)的信息化平臺，但是這些專業(yè)化先進(jìn)檔案資源管理平臺在實(shí)際使用當(dāng)中尚未形成一定規(guī)模，使用力度較為有限。

4 加強(qiáng)企業(yè)檔案資源利用中信息技術(shù)運(yùn)用的對策

4.1 正確認(rèn)識企業(yè)檔案資源利用中信息技術(shù)的重要意義

要有效加強(qiáng)企業(yè)檔案資源利用中信息技術(shù)的運(yùn)用，首先要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理部門相關(guān)人員高度重視信息技術(shù)的引進(jìn)與運(yùn)用，在實(shí)際工作當(dāng)中對信息技術(shù)運(yùn)用的優(yōu)點(diǎn)與不足進(jìn)行充分總結(jié)，對信息技術(shù)的運(yùn)用進(jìn)行不斷改進(jìn)與優(yōu)化。檔案資源管理人員要及時(shí)將資源利用信息及時(shí)匯報(bào)給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，促使領(lǐng)導(dǎo)重視企業(yè)檔案資源部門，并進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資源利用當(dāng)中信息技術(shù)的引進(jìn)，促使信息技術(shù)更有效的推進(jìn)企業(yè)檔案資源利用。

4.2 加強(qiáng)建設(shè)信息化基礎(chǔ)設(shè)施

在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)管理部門加強(qiáng)重視企業(yè)檔案資源利用中運(yùn)用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，全面加強(qiáng)企業(yè)檔案資源管理當(dāng)中各方面的信息化設(shè)施建設(shè)[3]。一方面，要在企業(yè)檔案資源利用中加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，重視網(wǎng)絡(luò)平臺以及網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施的全面建設(shè)；另一方面，要加強(qiáng)檔案管理設(shè)備建設(shè)，重視計(jì)算機(jī)、現(xiàn)代化掃描儀等設(shè)備購置。

4.3 增強(qiáng)信息技術(shù)在企業(yè)檔案資源利用中的使用力度

在企業(yè)檔案資源利用中，要加強(qiáng)信息技術(shù)的使用力度。一方面，要合理建設(shè)專業(yè)信息化檔案資源管理平臺，允許不同部門在同一平臺當(dāng)中上傳檔案各自檔案資源，并實(shí)現(xiàn)資源共享，并結(jié)合需求賦予不同部門查閱相關(guān)資源的權(quán)限；另一方面，要加強(qiáng)云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化新型信息技術(shù)在企業(yè)檔案資源利用當(dāng)中的運(yùn)用。

5 結(jié)束語

企業(yè)檔案資源的利用，對企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展都具有重要意義，為了有效推進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展，有必要加強(qiáng)企業(yè)檔案資源利用。信息技術(shù)對企業(yè)檔案資源利用具有重要影響，能夠全面提升檔案資源的開發(fā)與利用效率，促使企業(yè)在更加有效的利用檔案資源過程中實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展。在企業(yè)檔案資源利用中運(yùn)用信息技術(shù)，要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與管理人員充分重視企業(yè)檔案資源信息化建設(shè)，加強(qiáng)信息技術(shù)在企業(yè)檔案資源利用中的使用力度。

參考文獻(xiàn)

[1]李娟. 現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響及對策探索[J]. 產(chǎn)業(yè)與科技論壇， 2016， 15（20）：268-269.

[2]李笑. 信息技術(shù)在檔案資源開發(fā)與利用中的應(yīng)用策略研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017（18）：42-43.

[3]李鳳霞. 現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息資源開發(fā)利用中的關(guān)系探析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2016（17）：42-44.