高?；n案歸檔管理對策研究

曹吉

摘 要：基建檔案是高校檔案的重要組成部分，做好基建檔案管理工作能有效提升高?；ü芾硭揭约熬C合管理水平，促進高校穩(wěn)定健康發(fā)展?；诖耍疚年U述了高?；n案歸檔管理的重要性，提出了高?；n案歸檔管理的對策，最后就高?；n案資源開發(fā)作進一步探討，以期為高校基建檔案管理工作提供借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：基建檔案；歸檔管理；資源價值

近年來，隨著高等教育規(guī)模的不斷擴大，高?；ㄊ聵I(yè)蓬勃發(fā)展，隨之形成了大量的基建檔案，這些檔案不僅反映了高校建設(shè)發(fā)展的軌跡和面貌，同時是高校審計核查、改建擴建、土地維權(quán)的重要憑證，對高校發(fā)展意義非凡。但是，由于基建檔案產(chǎn)生于項目立項、設(shè)計、施工、驗收等各個環(huán)節(jié)，并且大多要經(jīng)過主管機關(guān)、建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位等多個部門，有些甚至要流轉(zhuǎn)數(shù)年時間待項目竣工且完成驗收后才能歸檔，給檔案管理使用造成了一點的困難。因此，如何做好基建檔案的歸檔管理與價值開發(fā)就成為擺在高校檔案部門面前的重要研究課題。

1 高校基建檔案歸檔管理的重要性

首先，高?；n案是學校歷史發(fā)展的真實寫照。高校基建檔案直接反映了學校建設(shè)、發(fā)展的基本情況，如實記載著學校建筑、工程實施全過程以及學校總體布局規(guī)劃，我們可以通過了解高?；n案來認識高校在不同發(fā)展時期的辦學理念、發(fā)展規(guī)劃以及發(fā)展規(guī)模等。

其次，高校基建檔案是監(jiān)督、管理學校建設(shè)項目的重要依據(jù)，同時也是學校維修、擴建的重要參考。特別是基建檔案中的一些建筑、結(jié)構(gòu)、管線竣工圖等是學校改擴建必不可少的資料，可為高校建設(shè)項目后期的穩(wěn)定運行提供必要保證。準確、完整地收集學?；n案，一方面能為高校發(fā)展提供寶貴的資源，另一方面還能促使學校建設(shè)朝著健康、有序方向發(fā)展。

再次，高?；n案是學校維權(quán)的重要依據(jù)。由于動拆遷等各種歷史遺留原因，高校與周邊單位的地界爭議普遍存在，尤其是公共事業(yè)用地和高校用地問題比較突出。高校可以通過政府出具的有關(guān)劃撥文件、土地證明、道路紅線圖、河道藍線圖等高?；n案資料，維護自身應(yīng)有的權(quán)益。

2 高校基建檔案歸檔管理

2.1 基建檔案的特點

基建檔案與高?；椖棵芮邢嚓P(guān)，其不但具有原始性、價值性、信息性等一般檔案的特點，還具有專業(yè)性、現(xiàn)實性、成套性、長期性等獨有特點。

成套性是指基建檔案反映了項目建設(shè)的全部活動及成果，從項目的立項、可行性研究，到設(shè)計、勘查、招標、施工，再到后來的使用維護及改建擴建，每個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生一系列的檔案文件，不同環(huán)節(jié)的檔案文件既有其階段性特點，又與整體的基建程序及建設(shè)內(nèi)容相銜接，因此具有成套性的特點。

專業(yè)性是指基建檔案都是與工程建設(shè)相關(guān)的資料，涉及施工、設(shè)計、勘探、消防等一系列的專業(yè)技術(shù)活動，不同的專業(yè)具有不同的技術(shù)內(nèi)容和施工工藝，其技術(shù)性非常強，并且有自己的一套規(guī)范流程可循。

現(xiàn)實性是基建檔案區(qū)別于其他檔案的重要特征，一般的檔案文件在歸檔之后，主要是用來查閱考證，而基建檔案在很長一段時間內(nèi)都會繼續(xù)發(fā)揮現(xiàn)行效用，只要項目實體依然存在，與之相關(guān)的管理、維護、改建等工作都會頻繁用到基建檔案，這就意味著基建檔案會一直處于現(xiàn)行使用過程。

長期性是指基建檔案的形成貫穿了項目建設(shè)的整個周期，并且牽扯多個部門及人員，這使得基建檔案的歸檔周期比較長，甚至需要數(shù)年時間。在工程項目竣工后使用往往長達數(shù)十年或上百年，因此，基建檔案的形成和管理將伴隨著建筑物的存在而持續(xù)進行。

2.2 檔案的收集要點

高?；n案收集應(yīng)注意以下要點：

首先，高?；椖拷ㄔO(shè)過程中會產(chǎn)生大量的文件資料，并非所有資料都有收集價值，應(yīng)嚴格按照國家和地方上制定的規(guī)范性文件的歸檔范圍，將對學校及社會發(fā)展具有重要參考價值和長遠憑證作用的資料收集歸檔。

其次，基建項目檔案驗收的總要求是“完整、準確、系統(tǒng)、安全”。收集的文件資料應(yīng)當具有以上的特點，應(yīng)當完整反映基建項目建設(shè)的全過程。

再次，在基建檔案的收集過程中，不得違背或打亂檔案的自然形成規(guī)律，要保證不同檔案文件之間以及檔案與基建項目之間的有機聯(lián)系，確保檔案資料與項目準確對應(yīng)并體現(xiàn)成套性的特點。

2.3 檔案的管理工作

2.3.1 基建檔案的整理

第一，按照建設(shè)項目的檔案歸檔范圍，可參考《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《上海市工程建設(shè)規(guī)范建設(shè)項目（工程）竣工檔案編制技術(shù)規(guī)范》為依據(jù)，整理收集項目立項、總體規(guī)劃、土地證、許可證等各項文件材料，并按照編號順序收集，從而保證檔案的完整性。第二，按前期階段、設(shè)計階段、施工階段、竣工階段等四個時間節(jié)點將建設(shè)項目的批文、預結(jié)算材料、圖紙、驗收報告等文件進行分類整理，不能將不同階段的資料混合。第三，如果是同一項工程，應(yīng)該按照不同專業(yè)分開排列。對于若干單體組成的工程來說，也需要按照單體工程的各個階段進行分類歸檔。第四，分類組卷。按照時間順序?qū)Ω黝惞芾硇晕募M行分類組卷，例如，施工文件需要結(jié)合形成規(guī)律進行組卷，圖紙需要結(jié)合專業(yè)進行組卷。第五，需要根據(jù)項目圖紙、文字以及圖表的多少，合理組成若干案卷。第六，卷內(nèi)文件排列。若項目內(nèi)的文件材料不多，可按其形成階段排列卷內(nèi)文件；若圖紙、文字材料分別組卷，需要將同一結(jié)構(gòu)或反映同一問題的資料排列在一起，也可以按照重要程度和時間進行排列。第七，根據(jù)文件分類進行案卷裝訂。第八，為每個檔案材料合理編寫目錄序號，便于檔案查詢。

2.3.2 基建檔案的分類與案卷號

第一，確定檔案類別，并明確檔案代號。第二，確定階段代號，應(yīng)根據(jù)建設(shè)項目的立項、設(shè)計、施工、竣工四個不同階段來確定。應(yīng)填寫單位工程代號以及應(yīng)按順序編排階段內(nèi)的階段內(nèi)流水號和項目的總流水號。

3 高?；n案歸檔管理對策

3.1 提升檔案意識

高校領(lǐng)導應(yīng)加強基建檔案管理工作，提高檔案意識，并給予基建檔案管理足夠的經(jīng)費、人員支持。檔案管理部門也應(yīng)加強與基建部門之間的聯(lián)系，并對負責檔案管理的人員進行系統(tǒng)、專業(yè)的知識技能培訓，及時糾正基建檔案管理中的錯誤，進一步增強基建檔案管理的服務(wù)意識和管理水平。另外，基建檔案管理人員需要全面提高自身綜合素質(zhì)，主動收集各種信息、優(yōu)化卷宗質(zhì)量，全面提升高校基建檔案管理水平，及時解決檔案收集管理中的問題，使檔案管理工作處于主動地位。

3.2 規(guī)范檔案資料

為了更好地促進基建檔案資料的有序管理，必須從及時收集、正確分類整理、不遺漏交接手續(xù)等小細節(jié)入手，嚴格資料歸檔要求，尤其是加強變更資料管理，確保資料及時準確備份，并注意做好分類。對于任意涂改文件資料、紙張不統(tǒng)、蓋章不全等問題，必須及時要求更換。同時，各種文件的交接必須嚴格履行交接手續(xù)，并在交接單上詳細記錄標題、簽收人等各種信息。

3.3 同步管理

根據(jù)國家檔案局等各部門的規(guī)定，基建項目檔案管理必須與項目建設(shè)同步進行。在項目立項申請階段，就需要對文件材料進行整理和積累。在項目竣工階段，則需要加強文件資料的歸檔工作。在整個基建檔案管理過程中，基建部門必須發(fā)揮積極主動作用，安排檔案管理工作人員深入建設(shè)現(xiàn)場進行技術(shù)交底，對檔案管理全過程進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。在工程建設(shè)的計劃階段、實施階段、總結(jié)階段以及驗收階段均要同步開展相關(guān)檔案工作，做到工程開展到哪一階段，基建檔案管理工作就跟蹤到哪一階段。手勤和腿勤是同步跟蹤的關(guān)鍵，故而，基建檔案管理人員必須克服困難，不怕麻煩，積極主動掌握工程項目情況，及時收集和管理相應(yīng)的文件資料，確保及時歸檔，切忌將文件資料到處亂放。

3.4 完善管理制度

建立健全完善的管理制度，是開展基建檔案管理的重點。高等院校必須結(jié)合自身發(fā)展實際情況，制定科學合理的規(guī)章制度和相應(yīng)的崗位職責等，將基建檔案管理納入基建項目的日常管理工作中去，予以集中統(tǒng)一管理，并進行全面的監(jiān)督檢查，使得每位檔案工作人員的工作有法可依、有章可循。提高檔案管理人員績效優(yōu)秀分配率，充分調(diào)動基建檔案管理人員的工作積極性，使其自覺履行自身責任與義務(wù)。另外，高?？梢越Y(jié)合學校自身特點，制定相關(guān)的規(guī)范性文件，明確檔案資料的歸檔方式、收集范圍、編制格式以及完整性等問題，同時明確文件收集編制的標準和要求。

4 高校基建檔案資源開發(fā)

4.1 高?；n案資源開發(fā)要點

一是基建項目竣工資料。這部分資料詳細記錄著基建項目參建方的工作內(nèi)容、工作重點、施工成果以及驗收結(jié)果，對接下來基建工作的開展有重要參考價值。但是這部分資料也往往利用率較高，查找利用率高的另一面就是容易對原件產(chǎn)生損耗，因此尤其需要對這些資料進行信息化的開發(fā)，特別是將查詢使用頻率較高的檔案內(nèi)容進行信息化轉(zhuǎn)錄，除了方便查找使用，也是使檔案資料能夠更長久發(fā)揮價值的一種途徑。

二是基建項目圖紙資料。這部分材料是建設(shè)項目日后維護改建時參考價值最大、利用率最高的核心檔案資料。故而，建議在基建檔案資源開發(fā)過程中，優(yōu)先考慮這部分檔案資源的開發(fā)，盡快形成圖紙檔案資料的信息化。

4.2 高?；n案資源開發(fā)對策

首先，確定數(shù)字化技術(shù)。選擇合理的基建檔案開發(fā)方式，對提高檔案資源利用價值、節(jié)約檔案資源開發(fā)成本具有重要作用。高?；n案資源類型復雜、數(shù)量眾多，而且，高校的歷史悠久，基建檔案跨越年限較長，每年新增檔案情況不一。因此，要結(jié)合高校實際情況，合理確定數(shù)字化文件的格式、掃描順序等。另外，很多早期的基建檔案圖紙、文件等已經(jīng)發(fā)生損害，其圖紙型號不一，且缺少備份，站在經(jīng)濟及專業(yè)性等角度考慮，如果學校自行購置高昂的掃描儀，未免成本過高，故而，可以委托專業(yè)的圖文機構(gòu)來負責材料掃描工作，并將其制成光盤并錄入檔案數(shù)據(jù)庫中。

其次，優(yōu)化檢索方式。要合理歸檔信息化檔案資料，制定合理的檢索目錄，嚴格檔案利用程序，進而全面發(fā)揮檔案信息化的重要價值。在這一過程中，需注意如下幾點：①掃描案卷，需要仔細核對文件目錄與實際文件，保證兩者完全一致，及時修改不準確的目錄，不遺漏檔案內(nèi)容，為接下來的文件利用提供便利。②建立專門的基建檔案管理數(shù)據(jù)庫，并完善檢索目錄，與數(shù)字文本有效鏈接，以方便檔案檢索，我校已建立校內(nèi)的“檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)”，大大方便了檔案資料的查閱。③完善基建檔案管理借閱登記表，詳細記錄檔案借出、歸還人員、時間與方式等，并在檔案資源的開發(fā)利用中進行妥善保管，保證不損毀、不丟失。

5 結(jié)語

綜上所述，本文以高?；n案歸檔管理的重要性為切入點，詳細論述了高?；n案歸檔管理對策，并從檔案資源開發(fā)要點與開發(fā)對策等角度，探究了高?；n案資源開發(fā)的有效模式，多角度入手，旨在全面提升高校基建檔案整體的管理質(zhì)量。

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